??建設(shè)智慧校園　打造高校檔案管理機(jī)制

任苗苗

檔案作為重要信息資源需要進(jìn)行簡(jiǎn)單、安全、快捷的現(xiàn)代化管理，檔案管理工作肩負(fù)著“保存歷史、還原歷史、總結(jié)歷史、評(píng)價(jià)歷史、促進(jìn)發(fā)展”的使命。當(dāng)前在數(shù)智化時(shí)代，檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型和電子文件管理對(duì)檔案工作提出了新的技術(shù)要求。與信息技術(shù)深度融合是檔案工作走向現(xiàn)代化的必由之路。在智慧校園建設(shè)背景下，高校應(yīng)建立檔案安全管理長(zhǎng)效機(jī)制，推動(dòng)檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展、轉(zhuǎn)型發(fā)展、高質(zhì)量發(fā)展。

數(shù)字化轉(zhuǎn)型是當(dāng)前各大領(lǐng)域的一大熱點(diǎn)，隨著人工智能、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的日漸成熟，智慧校園已然成為未來(lái)校園的發(fā)展趨勢(shì)。智慧校園建設(shè)一直是教育信息化建設(shè)的重點(diǎn)工程，在當(dāng)前背景下，“數(shù)智化”既是國(guó)家政策的導(dǎo)向，也有利于滿足檔案治理的需求，并取得了顯著成效。

智慧校園綜述

智慧校園的概念特征

信息化時(shí)代背景下，高校智慧校園的發(fā)展面臨著思想、方法和認(rèn)知等方面的困難，深刻影響著大學(xué)信息化的全面發(fā)展。智慧校園指的是以物聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的智慧化的校園工作、學(xué)習(xí)和生活一體化環(huán)境，這個(gè)一體化環(huán)境以各種應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)為載體，將教學(xué)、科研、管理和校園生活進(jìn)行充分融合（如圖1）。數(shù)據(jù)治理是建設(shè)智慧校園的必由之路，有效的數(shù)據(jù)治理可以確保數(shù)據(jù)高效可信，從而全面釋放數(shù)據(jù)資產(chǎn)的價(jià)值，為高校的健康發(fā)展賦能。

智慧校園建設(shè)的發(fā)展

推動(dòng)智慧校園建設(shè)的意義重大，不僅有利于實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，有效避免出現(xiàn)“信息孤島”，還有利于提高工作效率和信息化應(yīng)用水平，同時(shí)提升學(xué)校形象，增強(qiáng)其綜合競(jìng)爭(zhēng)力。近年來(lái)，國(guó)家出臺(tái)了大量政策支撐中國(guó)智慧校園的建設(shè)與完善，《國(guó)家教育事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃》明確指出要支持各級(jí)各類(lèi)學(xué)校建設(shè)智慧校園，綜合利用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能和虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)探索未來(lái)校園管理新模式。因此，高校必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)智慧校園建設(shè)思路，通過(guò)打造“云中大學(xué)”，完善強(qiáng)大的智慧校園“底座”，借助新媒體平臺(tái)，從智慧環(huán)境、數(shù)字資源、信息素養(yǎng)等六個(gè)方面明確智慧校園建設(shè)的目標(biāo)和任務(wù)，構(gòu)建基于云端的統(tǒng)一身份認(rèn)證系統(tǒng)，建設(shè)混合云校園平臺(tái)。

高校智慧檔案管理工作

在信息化時(shí)代，從數(shù)字化校園向智能化校園的轉(zhuǎn)變是高校轉(zhuǎn)型的明確方向。以國(guó)家政策為指引，智慧校園建設(shè)之路就在腳下，實(shí)現(xiàn)全面覆蓋只是時(shí)間問(wèn)題。教育部數(shù)據(jù)表明，2022年，全國(guó)共有高等學(xué)校3013所；全國(guó)普通、職業(yè)本專(zhuān)科共招生1014.54萬(wàn)人，比上年增長(zhǎng)6.11%；全國(guó)共有高等教育專(zhuān)任教師197.78萬(wàn)人。檔案是全國(guó)3000多所高等學(xué)校工作的重要組成部分，檔案工作是提效管理和辦學(xué)的必要條件，是維護(hù)高校歷史真實(shí)面貌的重要工作。對(duì)于高校而言，檔案是在日常校園管理、招生工作、教學(xué)工作、學(xué)?；A(chǔ)建設(shè)、校園科學(xué)研究等活動(dòng)中直接或間接形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)、學(xué)校和學(xué)生具有保存價(jià)值的記錄，是對(duì)大學(xué)的辦學(xué)歷程、教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、科研成果等的全面真實(shí)記錄，具有極大的數(shù)據(jù)價(jià)值和科研價(jià)值。與傳統(tǒng)的檔案管理相比，基于智慧校園建設(shè)背景所開(kāi)展的高校檔案管理工作具有無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)。

傳統(tǒng)高校檔案管理存在的問(wèn)題

高校檔案材料較分散，收集、提交不及時(shí)

高校檔案種類(lèi)眾多，分散在各個(gè)院系；兼職檔案管理人員沒(méi)有受過(guò)專(zhuān)業(yè)訓(xùn)練，工作效率不高，在進(jìn)行檔案收集工作時(shí)常出現(xiàn)漏收或誤收的現(xiàn)象；管理機(jī)制缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃，檔案收集的完整性和提交的及時(shí)性不足。

檔案存儲(chǔ)空間不足，急需拓展數(shù)字檔案室

許多高校用密集架對(duì)檔案進(jìn)行排架和保存，隨著業(yè)務(wù)量逐年遞增，檔案數(shù)量大幅增加，檔案存放空間不足，檔案電子化、數(shù)字化進(jìn)程緩慢，難以滿足增量管理的需求。

服務(wù)理念及方式滯后，降低檔案利用效率

高校檔案尤其是教學(xué)、科研等資料，使用率高，靠人工服務(wù)難以滿足用戶的需求，急需通過(guò)在線化、數(shù)字化手段提升檔案查閱、借用效率，助力高校管理與運(yùn)營(yíng)更好地開(kāi)展。當(dāng)前傳統(tǒng)高校檔案管理工作需要制訂智慧高校檔案數(shù)字化管理解決方案，助力高校實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理升級(jí)，賦能教學(xué)提質(zhì)提效。

檔案管理制度不完善，缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員

對(duì)于高校檔案管理來(lái)說(shuō)，其管理制度直接影響著檔案管理各項(xiàng)工作的效率及質(zhì)量，管理制度不完善會(huì)在一定程度上造成檔案管理混亂。就實(shí)際情況來(lái)看，高校在檔案管理制度建設(shè)方面投入的精力較少，制定的管理制度不夠完善，未能明確每個(gè)崗位的工作職責(zé)，存在職責(zé)交叉、多頭管理等問(wèn)題，嚴(yán)重影響了高校檔案管理的工作質(zhì)效。同時(shí)，高校檔案管理人員的能力及素質(zhì)是開(kāi)展各項(xiàng)工作的重要基礎(chǔ)，但是部分檔案管理人員身兼多職，檔案管理能力不足，無(wú)法保證高校檔案管理的工作質(zhì)量，也無(wú)法滿足檔案管理的信息化發(fā)展需求。

智慧校園建設(shè)下完善高校檔案管理機(jī)制的路徑研究

高校應(yīng)以檔案數(shù)字化建設(shè)為契機(jī)，優(yōu)化檔案的收集、管理、使用業(yè)務(wù)流程，進(jìn)一步加快數(shù)字檔案的規(guī)范化管理，推動(dòng)高校檔案管理工作邁上新臺(tái)階，促進(jìn)高校檔案管理的高質(zhì)量發(fā)展。

加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，建立完善的檔案管理工作制度

高校應(yīng)當(dāng)成立智慧校園建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，結(jié)合學(xué)校辦學(xué)特色，制訂學(xué)校信息化發(fā)展規(guī)劃和智慧校園建設(shè)計(jì)劃，秉承“需求導(dǎo)向、分步實(shí)施、軟硬并重、突出應(yīng)用”的建設(shè)理念，將智慧環(huán)境、智慧學(xué)習(xí)、智慧管理三條主線作為建設(shè)的重點(diǎn)，按計(jì)劃推進(jìn)智慧校園建設(shè)。依規(guī)管檔是保證檔案工作健康發(fā)展的重要手段，要嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，嚴(yán)格履行檔案查閱手續(xù)，杜絕隨意翻閱等現(xiàn)象，確保檔案管理安全可靠。根據(jù)高校實(shí)際情況構(gòu)建科學(xué)的檔案管理體系，進(jìn)一步加強(qiáng)高校檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，將高校檔案管理工作推上科學(xué)化、規(guī)范化、制度化之路。同時(shí)，在檔案管理設(shè)施上加大經(jīng)費(fèi)投入，檔案室實(shí)行專(zhuān)人管理，為檔案管理人員安排專(zhuān)用辦公室，配置電腦、打印復(fù)印一體機(jī)、檔案盒、檔案裝訂設(shè)備等專(zhuān)用設(shè)施，進(jìn)一步提高高校檔案精細(xì)化管理水平。

創(chuàng)新理念，實(shí)現(xiàn)與智慧校園的有效連接

智慧校園信息化建設(shè)的不斷深入對(duì)高校檔案管理提出了更高的要求。如何將大數(shù)據(jù)等新興技術(shù)應(yīng)用于高校數(shù)字檔案館，做好智慧校園背景下的高校檔案管理工作是當(dāng)前的重要課題。高校必須遵循“泛檔案觀”“以人為本”“知識(shí)服務(wù)”理念，在落實(shí)國(guó)家檔案局規(guī)范性文件的同時(shí)，根據(jù)高校檔案館轉(zhuǎn)型需求制訂高校檔案館信息化解決方案。在高校檔案管理工作中結(jié)合云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等新興技術(shù)，在建設(shè)數(shù)字檔案館基礎(chǔ)上，以全面透徹的感知、寬帶泛在的互聯(lián)、智能融合的應(yīng)用以及以人為本的可持續(xù)創(chuàng)新理念為主要建設(shè)內(nèi)容，對(duì)數(shù)字檔案信息進(jìn)行異構(gòu)采集、智能管理、安全保存，并通過(guò)各種平臺(tái)提供公共檔案信息主動(dòng)服務(wù)和共享利用的檔案信息集成系統(tǒng)。

挖掘特色，實(shí)現(xiàn)高校檔案全生命周期管理

推動(dòng)高校智慧檔案館建設(shè)是推動(dòng)高校智慧校園工作提升跨越的有力抓手?！爸腔蹤n案館”是智慧城市背景下社會(huì)公眾對(duì)檔案事業(yè)的一種期望，是檔案工作者為適應(yīng)智慧城市發(fā)展給未來(lái)的檔案館設(shè)定的一個(gè)愿景。它是檔案資源、檔案管理業(yè)務(wù)、檔案館舍設(shè)施以及檔案管理人員在以云計(jì)算構(gòu)筑的信息生態(tài)環(huán)境下呈現(xiàn)出的檔案館新形態(tài)。高校智慧檔案館的建設(shè)離不開(kāi)無(wú)線射頻識(shí)別技術(shù)，RFID讀寫(xiě)器通過(guò)無(wú)線信號(hào)采集檔案信息，通過(guò)RFID芯片實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案從形成、歸檔、利用及精準(zhǔn)定位查找等全生命周期的管理，實(shí)現(xiàn)了檔案的無(wú)序存放、有序管理，擺脫了高校檔案存放次序混亂的困境（見(jiàn)圖2）。智慧化高校檔案管理要實(shí)現(xiàn)以人為本的可持續(xù)創(chuàng)新，為學(xué)生提供包括學(xué)籍檔案翻譯與認(rèn)證、成績(jī)復(fù)印蓋章、學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證、在讀證明等在內(nèi)的自助式檔案服務(wù)。同時(shí)，結(jié)合3D技術(shù)與多媒體技術(shù)，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)在線展示校園特色文化。為了更好地管理和長(zhǎng)期保存教務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的大量電子文件，探索實(shí)踐電子文件單套制管理模式和應(yīng)用OFD版式格式，也是高校智慧檔案館建設(shè)的“必修課”。

科學(xué)管理，切實(shí)增強(qiáng)高校檔案管理的安全性

檔案實(shí)體保管安全、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全、系統(tǒng)應(yīng)用安全、用戶訪問(wèn)安全等可以為檔案提供多層次安全保護(hù)，加強(qiáng)智能融合的應(yīng)用。建立科學(xué)高效的高校檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案的全周期管理，從文件產(chǎn)生源頭著手，實(shí)現(xiàn)文檔檔案一體化管理，從檔案收集整理到歸檔入庫(kù)，到借閱使用，打破傳統(tǒng)檔案管理方式，確保檔案“收存管用”更加高效，保證文件處于受控安全的狀態(tài)。以高校檔案信息資源庫(kù)為主要依托，采用先進(jìn)的數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，通過(guò)文件分類(lèi)、文件聚類(lèi)、語(yǔ)義分析、專(zhuān)題聚合、多維建模等手段對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行深入挖掘，將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為知識(shí)，并構(gòu)建知識(shí)庫(kù)。寬帶泛在網(wǎng)絡(luò)極大地提高了工作的效率，保障了檔案管理的安全性。如基于局域網(wǎng)，通過(guò)集成自助查詢終端和身份識(shí)別設(shè)備等，為到館查檔的師生提供高效、便捷、自助式的檔案利用服務(wù)；基于校園網(wǎng)，面向在校學(xué)生、教職工提供全面的檔案信息資源利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)跨門(mén)類(lèi)、跨格式、跨數(shù)據(jù)庫(kù)的全文檢索；基于移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)，開(kāi)放檔案利用，實(shí)現(xiàn)在線查檔。

順應(yīng)時(shí)代，加快建設(shè)檔案管理人才隊(duì)伍

檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)至關(guān)重要。智慧校園建設(shè)背景下，高校檔案管理工作的重要任務(wù)就是加快推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)。第一，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)。切實(shí)做好日常的檔案資料數(shù)字化歸檔工作，大力提升學(xué)校檔案信息化管理水平。第二，規(guī)范檔案管理，建立健全檔案管理機(jī)制。第三，加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，運(yùn)用現(xiàn)代化管理技術(shù)，推動(dòng)高校檔案實(shí)現(xiàn)資源數(shù)字化、管理現(xiàn)代化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，不斷提高高校檔案管理的科學(xué)化水平。在未來(lái)，智慧校園背景下的高校檔案管理人員應(yīng)進(jìn)一步提升檔案利用服務(wù)水平，助推歷史文化傳承，努力推動(dòng)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，使檔案能夠真正服務(wù)于校園和社會(huì)。

新時(shí)代，檔案工作是維護(hù)學(xué)校歷史真實(shí)面貌，服務(wù)學(xué)校中心工作，保障廣大師生根本利益的重要事業(yè)，檔案管理智能化、便捷化、信息化成為檔案管理人員的主要訴求。智慧校園建設(shè)背景下，應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)檔案資源體系、治理體系、利用體系、安全體系建設(shè)，推動(dòng)檔案治理效得到新提升，檔案資源建設(shè)邁出新步伐，檔案利用服務(wù)達(dá)到新水平，檔案安全防線得到新加強(qiáng)，檔案信息化建設(shè)再上新臺(tái)階，校史研究、檔案編研再出新成果，創(chuàng)建多校區(qū)檔案事業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展的新機(jī)制，檔案科技創(chuàng)新實(shí)現(xiàn)新突破，檔案人才隊(duì)伍建設(shè)取得新發(fā)展，從而充分發(fā)揮檔案工作存史、資政、育人的作用，助力高校高質(zhì)量發(fā)展。

（作者單位：浙江廣廈建設(shè)職業(yè)技術(shù)大學(xué)）