檔案信息化建設(shè)與檔案管理的研究

摘 要：“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，采用信息化手段對檔案管理進(jìn)行有效改革創(chuàng)新與管理，不僅能增強(qiáng)檔案管理的實(shí)效性，還能提高檔案信息的利用率，最大限度地發(fā)揮檔案的作用，為企業(yè)單位相關(guān)工作的開展提供強(qiáng)有力的支持。本文從檔案信息化建設(shè)與檔案管理的價值與原則角度出發(fā)，深入探索提升檔案信息化建設(shè)與檔案管理水平的有效策略，希望能革新檔案管理形式，推動檔案事業(yè)高質(zhì)量、可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)；檔案管理；策略

做好檔案信息化建設(shè)是新時代實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的必然之舉，對推進(jìn)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，提高檔案服務(wù)質(zhì)量有積極推動作用。檔案管理工作者要重視檔案信息化建設(shè)，以新理念、新技術(shù)、新手段從多個角度、多層次全方位加大檔案信息化建設(shè)力度，推動檔案管理質(zhì)量和效率不斷提升，滿足檔案服務(wù)社會的發(fā)展需求，為企業(yè)、為社會提供優(yōu)質(zhì)可靠的檔案服務(wù)。同時，檔案管理部門還要立足自身發(fā)展現(xiàn)狀，以多元化手段革新檔案管理，創(chuàng)設(shè)良好檔案信息化建設(shè)與檔案管理環(huán)境，為全面實(shí)現(xiàn)檔案管理優(yōu)化與創(chuàng)新提供助力。

一、檔案信息化建設(shè)對檔案管理的價值

1.有利于拓展與完善檔案信息存儲量，提升檔案管理水平

當(dāng)前，在檔案信息化建設(shè)的推動影響下，檔案管理部門能夠借助數(shù)字掃描、縮微技術(shù)、光盤技術(shù)等先進(jìn)信息化技術(shù)完善、豐富檔案信息存儲方法和數(shù)量，提高檔案存儲密度，降低存儲成本，為企業(yè)、社會創(chuàng)造出更多經(jīng)濟(jì)效益。同時，通過加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)還能實(shí)現(xiàn)對海量檔案信息資源的有效存儲和安全、高效傳遞與共享，確保檔案資源得到有效優(yōu)化配置，提高其利用率，增強(qiáng)檔案管理的實(shí)效性，為檔案管理部門對外提供完善信息化檔案服務(wù)奠定良好基礎(chǔ)。這樣還能大大壓縮檔案管理人員的工作量，提高其工作效率，為領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行決策提供精準(zhǔn)信息參考，為相關(guān)企業(yè)單位運(yùn)行發(fā)展提供支持。

2.有利于推進(jìn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化發(fā)展，推動檔案自動管理

信息化時代的到來，加快各行業(yè)領(lǐng)域的現(xiàn)代化建設(shè)，特別是檔案管理行業(yè)，對自身現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化、服務(wù)化的需求與日俱增。檔案管理與信息技術(shù)的融合，不僅能產(chǎn)生令人意想不到的管理效果，還能充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢，為用戶提供標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)，推動檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。同時，檔案管理部門人員職能也會隨之發(fā)生改變，由原來的保管、提供利用轉(zhuǎn)化為采集、管理、服務(wù)三位一體，為相關(guān)企業(yè)單位提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)，提高檔案資源的利用率。例如，在檔案管理工作期間，檔案管理人員有效應(yīng)用信息技術(shù)，將檔案數(shù)據(jù)以信息的方式進(jìn)行存儲，不僅豐富檔案資源存儲形式，還為不同部門之間檔案資源共享提供便利，為各行業(yè)各部門快速、有效查詢檔案信息提供便利。同時，信息化、數(shù)字化檔案也讓檔案管理分類更加明確、合理，對檔案信息的查找、調(diào)用也更加便捷、高效，這對相關(guān)企業(yè)單位運(yùn)行發(fā)展都有積極的推動作用。

3.有利于查詢檔案資料降低管理難度，打造智慧檔案系統(tǒng)

信息化與檔案管理工作的深度融合，不僅有助于發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)、信息、知識的時代價值，還對提升檔案信息資源的利用率，催生檔案管理新模式、新業(yè)態(tài)有積極作用。通過信息化與檔案管理的“化學(xué)反應(yīng)”，能形成一個完整的現(xiàn)代化檔案管理體系，為用戶查詢檔案提供智能服務(wù)。同時，以電子檔案來保存檔案資源還能有效解決紙質(zhì)檔案存儲難的問題，能夠有效降低檔案收集、保存的處理難題，確保其完整性、安全性。大數(shù)據(jù)時代，數(shù)字化的應(yīng)用促使檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)了跨界、跨行業(yè)、跨時空地域的管理，真正達(dá)到資源優(yōu)化整合的效果，促進(jìn)信息快速流轉(zhuǎn)、融合，推動企業(yè)單位檔案信息資源共享規(guī)模、服務(wù)質(zhì)量同步快速發(fā)展。隨著信息化的不斷加深，這一現(xiàn)象還會持續(xù)深化，檔案信息化建設(shè)也會更加深入，檔案管理的整體效率也會大幅度提升，對檔案管理發(fā)展也大有裨益。例如，青海人社在檔案一體化建設(shè)中，以電子檔案系統(tǒng)為基礎(chǔ)，通過標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，將全省檔案數(shù)據(jù)集中管理，形成省級電子檔案庫，為跨部門、跨區(qū)域業(yè)務(wù)聯(lián)辦提供助力，也為實(shí)現(xiàn)全省通辦打下良好基礎(chǔ)。同時，青海人社還通過業(yè)務(wù)與檔案協(xié)作，高度整合檔案資源，為全省提供完善、高效的檔案查借閱服務(wù)，為檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、智能化轉(zhuǎn)型奠定基礎(chǔ)。

二、檔案信息化建設(shè)與檔案管理的三大原則

1.技術(shù)規(guī)范性原則

在檔案信息化建設(shè)與管理工作中，檔案管理部門一定要遵循技術(shù)適用性、規(guī)范性原則，要確保檔案信息化建設(shè)持續(xù)進(jìn)行下去，滿足各個領(lǐng)域?qū)n案資料大批量、快速化查閱需求。檔案管理部門要立足本單位發(fā)展實(shí)況，以合適的系統(tǒng)軟件平臺，通過兼容性較強(qiáng)的拓展接口來全面拓展系統(tǒng)平臺中各項(xiàng)功能，為后期新技術(shù)、新架構(gòu)、新內(nèi)容的融入打好基礎(chǔ)，也將檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢展示出來，提高眾人對檔案信息化建設(shè)的重視和關(guān)注。另外，檔案管理部門還要制定明確的規(guī)定，以規(guī)范化內(nèi)容、方式來約束檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)，為之后的檔案管理活動做好框架，提高工作效率。

2.安全保密性原則

檔案信息化建設(shè)是一把“雙刃劍”，既有助于檔案存儲、管理、查閱、調(diào)用，也可能會讓檔案管理受網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客的攻擊，導(dǎo)致重要檔案資料丟失，影響企業(yè)單位工作運(yùn)行。對此，檔案管理部門要時刻遵循安全、保密性，依法履行公民保密義務(wù)，明確涉密權(quán)利和義務(wù)，確保檔案信息化建設(shè)的安全性。如需攜帶涉密檔案信息外出或外調(diào)用涉密檔案信息，操作人員必須要獲得相關(guān)保密部門的審核批準(zhǔn)。在帶回單位之后，部門負(fù)責(zé)人要及時查看信息的安全性、完整性，確保其不被丟失或受外界病毒侵入。同時，檔案管理部門還要立足“用戶需求”，以真實(shí)、精準(zhǔn)的檔案資源來確保資料的準(zhǔn)確性、全面性，避免因檔案信息不準(zhǔn)影響企業(yè)工作。另外，檔案管理部門還要建立安全管理制度，構(gòu)建安全保障系統(tǒng)，從根本上提高檔案信息化抗風(fēng)險能力，提高其安全系數(shù)，保證檔案資源的基本安全。

3.效益統(tǒng)籌性原則

紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理需要投入大量人力、物力、財力和技術(shù)。因此，在檔案信息化建設(shè)中，檔案管理部門要嚴(yán)格遵循效益性原則，統(tǒng)籌安排，做好紙質(zhì)檔案資料的精準(zhǔn)遷移，提高工作效率。檔案管理部門還要從自身發(fā)展需求入手，通過全面研究、深挖需求、分析總結(jié)等方法，重點(diǎn)解決優(yōu)化中的實(shí)際問題，為檔案信息化建設(shè)鋪平道路，提高建設(shè)效率。對于大型檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目，檔案管理部門也要充分考慮效益期限，要以低投入、高產(chǎn)出的投資理念來開發(fā)信息化項(xiàng)目，創(chuàng)造高經(jīng)濟(jì)效益，帶動其他項(xiàng)目發(fā)展。

三、檔案信息化建設(shè)與檔案管理的策略

1.加強(qiáng)對信息化建設(shè)的重視，為其奠定可靠理論基礎(chǔ)

對于檔案信息化建設(shè)，檔案管理部門先要從思想上加強(qiáng)重視，這樣才能確保其順利、高效進(jìn)行下去。對此，檔案管理部門要全面、精準(zhǔn)認(rèn)知檔案信息化建設(shè)的重要性和價值，要以此來革新管理層、檔案管理部門人員的思想理念，以良好管理意識來推動檔案信息化建設(shè)，確保以檔案信息化建設(shè)為基礎(chǔ)的檔案管理工作能有序展開，提高檔案管理實(shí)效性。同時，檔案管理部門還要積極實(shí)施檔案信息數(shù)字化轉(zhuǎn)化，要制定一個統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，以規(guī)范化、統(tǒng)一性原則來提升電子檔案建設(shè)的規(guī)范性，構(gòu)建數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，為檔案信息化建設(shè)和管理奠定理論基礎(chǔ)。例如，臨沭縣人社局在建設(shè)信息化檔案管理過程中，先從思想上高度重視檔案信息化建設(shè)工作，大力提升信息化建設(shè)水平，提高檔案利用率和管理實(shí)效性。同時，該局還非常重視對外部先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的借鑒吸收，通過到外地實(shí)地考察等方式來學(xué)習(xí)信息化建設(shè)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和方法，開闊建設(shè)思路和眼界，為檔案信息化建設(shè)提供強(qiáng)大理論支持和助力。如今，該局的檔案信息化建設(shè)工作已取得顯著成效，不僅掃描電子檔案37萬頁，還實(shí)現(xiàn)邊錄入邊使用效果，為人社系統(tǒng)業(yè)務(wù)提供數(shù)據(jù)支持，推動人社業(yè)務(wù)提質(zhì)增效，方便群眾辦事創(chuàng)業(yè)。

2.構(gòu)建完善的信息化管理體系，推動文檔一體化發(fā)展

檔案信息化建設(shè)不僅包含各種基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、信息資源建設(shè)，更涉及制度規(guī)范、安全保障體系建設(shè)等內(nèi)容，因此，檔案管理部門要制定合理、科學(xué)的信息化建設(shè)總規(guī)則，增強(qiáng)信息化平臺建設(shè)的實(shí)效性，推進(jìn)其健康可持續(xù)發(fā)展。

（1）檔案管理部門要立足自身發(fā)展情況，以客觀性、規(guī)范性展開相關(guān)建設(shè)工作，做好總規(guī)劃、總布局，推動檔案管理信息化建設(shè)工作有序展開。對建設(shè)中遇到的問題，檔案管理部門可以結(jié)合實(shí)際進(jìn)行合理調(diào)整，避免檔案信息化管理過程中出現(xiàn)問題，影響建設(shè)完整性。為避免檔案管理部門刻板執(zhí)行情況的發(fā)生，檔案管理部門之間還要彼此強(qiáng)化溝通、聯(lián)系，以有效溝通來解決建設(shè)中的問題，實(shí)現(xiàn)整體化布局，提高工作效率。

（2）檔案管理部門要注意對部門指導(dǎo)意見和實(shí)際現(xiàn)狀的結(jié)合，要以符合國家信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)來切實(shí)開展工作，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的快速進(jìn)行。期間，檔案管理部門要秉承科學(xué)發(fā)展觀來確保溝通的實(shí)效性，要積極吸取先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，改革完善管理制度，優(yōu)化創(chuàng)新檔案管理服務(wù)體系，提高管理水平，確保各部門能夠共享檔案信息化建設(shè)成果。

（3）檔案管理部門要從實(shí)際發(fā)展角度出發(fā)，借助信息軟件推動文檔一體化管理，實(shí)現(xiàn)特色檔案管理。在檔案信息化建設(shè)已成必然之舉的前提下，檔案管理部門要順勢而為，改革創(chuàng)新檔案信息化管理手段，將各種先進(jìn)數(shù)字化管理方式融入檔案信息化建設(shè)中，發(fā)揮其作用，推動檔案管理一體化建設(shè)，提高其建設(shè)實(shí)效性。同時，檔案管理部門還要根據(jù)本地發(fā)展實(shí)情，借助信息軟件來建設(shè)特色電子檔案索引數(shù)據(jù)庫，提高重要數(shù)據(jù)保存安全性，提升工作人員工作效率，推進(jìn)檔案信息化管理工作高效發(fā)展。例如，南寧人社局推出的“智慧人社”，立足群眾需求，以“最多跑一次”的要求優(yōu)化流程，以標(biāo)準(zhǔn)化體系實(shí)現(xiàn)人社業(yè)務(wù)、信息全面規(guī)范化，為群眾提供便捷、高效、零距離的檔案服務(wù)，提高該局服務(wù)質(zhì)量。同時，南寧人社局建立的“智慧人社”還實(shí)現(xiàn)人社內(nèi)部各業(yè)務(wù)互聯(lián)互通，不僅能“單點(diǎn)登錄、全網(wǎng)通辦”，還搭建“一網(wǎng)一微一端一體機(jī)”服務(wù)矩陣，將服務(wù)延伸到網(wǎng)上經(jīng)辦，實(shí)現(xiàn)真正的“一網(wǎng)通辦”，達(dá)到業(yè)務(wù)檔案、線上線下一體化的效果，有效提升服務(wù)質(zhì)量和辦事效率，為群眾提供優(yōu)質(zhì)貼心服務(wù)，得到群眾的一致好評。

3.積極建設(shè)專業(yè)化人才隊(duì)伍，為其發(fā)展提供人才支持

檔案信息化建設(shè)需要檔案管理部門將管理模式的重心從實(shí)體平移到信息化上，在這個過程中，管理人員需要不斷運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)來完成相關(guān)作業(yè)。因此，需要專業(yè)化人才隊(duì)伍來為構(gòu)建高質(zhì)量檔案信息化建設(shè)與管理提供堅(jiān)實(shí)智力與人才支持。

（1）積極開展線上人才培訓(xùn)平臺

如今，線上學(xué)習(xí)已成為各企業(yè)單位培訓(xùn)優(yōu)秀人才的重要手段，也是企業(yè)拓展培訓(xùn)手段的重要渠道。檔案管理部門可以借助各種線上優(yōu)質(zhì)教育資源、微信公眾號、微博等渠道來搜索與之相關(guān)的信息，及時獲取、解讀國家有關(guān)檔案管理領(lǐng)域的政策規(guī)定，為線上人才培訓(xùn)提供支持。同時，網(wǎng)上還有很多有關(guān)檔案管理工作重難點(diǎn)、分析信息化建設(shè)技術(shù)難點(diǎn)、實(shí)際操作技能展示等課程和資源，內(nèi)容豐富、形式多樣，檔案管理部門可以組織員工進(jìn)行線上學(xué)習(xí)，利用集中或碎片時間來快速熟知和掌握檔案數(shù)字化管理的信息技術(shù)，提高檔案信息化管理水平，為檔案信息化建設(shè)奠定人才基礎(chǔ)。

（2）加大線下人才定向培養(yǎng)活動

為更好地貫徹黨和國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，規(guī)范檔案信息化建設(shè)，幫助檔案管理人員及時掌握檔案管理新理論、新知識、新技術(shù)，檔案管理部門要定期組織員工展開線下培訓(xùn)，以定向培養(yǎng)的方式來強(qiáng)化員工對某一方面的認(rèn)知和理解，保證培訓(xùn)實(shí)效性。同時，線下培訓(xùn)期間，檔案管理部門還可以邀請各級檔案管理系統(tǒng)專家、信息化教授以及其他社會培訓(xùn)機(jī)構(gòu)專業(yè)導(dǎo)師來開展學(xué)術(shù)會議、講座或訪問等活動，提高線下培訓(xùn)的質(zhì)量。例如，六安市人社局舉辦的檔案管理工作專題培訓(xùn)會，培訓(xùn)內(nèi)容除系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案管理方面的法律法規(guī)之外，還對當(dāng)前國內(nèi)較為先進(jìn)的前沿技術(shù)成果以及檔案法規(guī)進(jìn)行系統(tǒng)性分析、解讀，利用信息技術(shù)為參訓(xùn)人員直觀講解檔案信息化建設(shè)的理論與實(shí)踐課程，提升參訓(xùn)人員的理論基礎(chǔ)。同時，為提高培訓(xùn)的實(shí)效性，該局還為參訓(xùn)人員提供了由專業(yè)師資團(tuán)隊(duì)編著的，涵蓋基本理論、概念和發(fā)展方向的檔案管理崗位培訓(xùn)課程，方便參訓(xùn)人員學(xué)習(xí)，對參訓(xùn)人員學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)提升工作技能有積極推動作用。

（3）大力引進(jìn)優(yōu)秀人才

固有的思想理念很容易影響檔案管理人員的工作熱情和效率，阻礙檔案信息化建設(shè)發(fā)展。對此，檔案管理部門要做好外部優(yōu)秀專業(yè)人才引進(jìn)機(jī)制，要以外來優(yōu)秀人才激活內(nèi)部“活性”，點(diǎn)燃內(nèi)部員工學(xué)習(xí)熱情，提高檔案信息化建設(shè)實(shí)效性。檔案管理部門還要圍繞檔案信息化建設(shè)與檔案管理對外來人才進(jìn)行專業(yè)化考核，要摒棄“重學(xué)歷輕實(shí)踐”的錯誤理念，以人崗相適的原則來引入新型人才，促進(jìn)內(nèi)部人才融合，提高人才隊(duì)伍建設(shè)。檔案管理部門還要抬高招聘門檻，要選擇專業(yè)素養(yǎng)高、職業(yè)能力強(qiáng)、充分了解信息技術(shù)和知識的員工，要確保其能擔(dān)任日常工作職責(zé)。同時，檔案管理部門還要設(shè)置人才競爭機(jī)制，要利用競爭來激發(fā)檔案管理人員工作熱情和積極性，促使其主動參與信息化建設(shè)隊(duì)伍中，提高其信息化素養(yǎng)，為高效構(gòu)建檔案信息化提供人才支持。

四、結(jié)語

檔案信息化建設(shè)與管理是一項(xiàng)復(fù)雜、系統(tǒng)的工程，檔案管理部門要充分意識到這項(xiàng)工程的重要性和價值，創(chuàng)新其管理模式，以新理念加快檔案信息化建設(shè)步伐，推進(jìn)其不斷優(yōu)化創(chuàng)新發(fā)展，保證檔案管理的安全性和完整性。同時，檔案管理部門還要與時俱進(jìn)，緊跟時代步伐，以資源整合實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理，以強(qiáng)化管理人員責(zé)任意識來提高檔案管理工作效率，推動檔案信息化建設(shè)與檔案管理良性發(fā)展。

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（作者單位：內(nèi)蒙古自治區(qū)赤峰市紅山區(qū)人力資源和社會保障局人事人才服務(wù)中心）

基金項(xiàng)目：信息技術(shù)背景下人事檔案管理工作的改革探究，項(xiàng)目編號：KJCX21868。

作者簡介：孟凡強(qiáng)（1984—），男，漢族，山東日照人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理 。