淺談房地產(chǎn)檔案管理的問題及對(duì)策

摘 要：隨著時(shí)代發(fā)展，城鎮(zhèn)化水平逐漸提升，我國(guó)房地產(chǎn)行業(yè)得到空前的發(fā)展機(jī)遇。房地產(chǎn)檔案管理記載企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的信息數(shù)據(jù)，在行業(yè)發(fā)展中起著重要的作用。隨著社會(huì)發(fā)展，房地產(chǎn)檔案的數(shù)量不斷增加，在新的時(shí)代如何有效管理檔案，為企業(yè)調(diào)整經(jīng)營(yíng)規(guī)模和戰(zhàn)略、促進(jìn)項(xiàng)目順利實(shí)施提供科學(xué)的導(dǎo)向，成為目前房地產(chǎn)行業(yè)的重要研究話題。本文嘗試從強(qiáng)化檔案管理機(jī)制建設(shè)、健全檔案管理制度、構(gòu)建檔案數(shù)字管理系統(tǒng)、豐富檔案資料的收集方式以及加快檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)等幾個(gè)方面提出具體的優(yōu)化策略，希望為房地產(chǎn)行業(yè)更好地開展檔案管理工作提供一些思路。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)；檔案管理；問題；對(duì)策

房地產(chǎn)檔案管理是房地產(chǎn)權(quán)管理中具有留存價(jià)值的房地財(cái)產(chǎn)歷史記錄，具有一定的法律效力。檔案資料管理不僅在房地產(chǎn)企業(yè)參與經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中發(fā)揮著巨大的作用，是房地產(chǎn)企業(yè)行政管理工作的重點(diǎn)任務(wù)，同時(shí)在每一個(gè)環(huán)節(jié)都切實(shí)保障著群眾的利益。房地產(chǎn)業(yè)是一項(xiàng)復(fù)雜龐大的整體性工程，而且隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，房地產(chǎn)檔案資料的來源更加廣泛，內(nèi)容更加繁雜，高效的檔案管理工作可以為房地產(chǎn)企業(yè)發(fā)展改革提供有力的促進(jìn)作用，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的統(tǒng)一。

一、房地產(chǎn)檔案管理存在的問題

1.檔案管理工作機(jī)制不健全

從目前的房地產(chǎn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展現(xiàn)狀來看，部分企業(yè)認(rèn)為提高房屋建設(shè)質(zhì)量可以為企業(yè)發(fā)展帶來巨大的經(jīng)濟(jì)效益，而將其列為企業(yè)經(jīng)營(yíng)中的重點(diǎn)工作，很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)忽視了檔案資料管理的重要意義，導(dǎo)致檔案管理工作在開展過程中缺乏指導(dǎo)，發(fā)展較為緩慢。首先，從企業(yè)管理層面來看，部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理只是簡(jiǎn)單將企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的數(shù)據(jù)信息保存下來，不出現(xiàn)信息丟失的情況即可，這種認(rèn)識(shí)誤區(qū)使檔案管理工作沒有納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃中，缺乏專門的檔案管理機(jī)構(gòu)和專業(yè)的工作人員，使得有關(guān)部門開展檔案管理工作存在較大的隨意性。其次，部分企業(yè)檔案資料來源方式較為單一，依舊沿用企業(yè)相關(guān)部門的信息交接，使得檔案信息的范圍以及深度都存在巨大的局限性，檔案信息分類缺乏依據(jù)，不利于檔案管理工作效率的提升。

2.檔案管理制度不完善

近年來，房地產(chǎn)行業(yè)隨著城鎮(zhèn)化水平的提升得到飛速發(fā)展，行業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的范圍不斷增加，雖然企業(yè)內(nèi)部各個(gè)工作部門設(shè)置較為齊全，但部分企業(yè)成立時(shí)間不長(zhǎng)，內(nèi)部管理制度不完善，缺乏科學(xué)有效的管理流程，企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理在出現(xiàn)問題時(shí)，時(shí)常會(huì)發(fā)生相互推卸責(zé)任的現(xiàn)象，嚴(yán)重阻礙企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展。部分房地產(chǎn)企業(yè)缺乏合理有效的檔案管理制度，現(xiàn)有的工作流程中缺乏有關(guān)文件收集、分析、歸檔的工作規(guī)范，使檔案管理工作存在較大的盲目性。依據(jù)房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展特點(diǎn)，檔案保存的周期較長(zhǎng)，部分企業(yè)在不同時(shí)期對(duì)于檔案管理工作的要求各異，加之檔案管理人員的流動(dòng)性較大，不利于檔案管理工作的有序開展，甚至造成檔案數(shù)據(jù)資料的丟失、損壞，危害檔案資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作涉及的部門較多，需要各個(gè)部門機(jī)構(gòu)的協(xié)同合作才能完成有效的資料收集、歸檔工作，如果對(duì)整個(gè)工作過程缺乏嚴(yán)格的管理和控制，難以確保檔案信息的完整性。此外，房地產(chǎn)檔案信息驗(yàn)收審核工作不夠嚴(yán)格。根據(jù)相關(guān)法律規(guī)定，房地產(chǎn)行業(yè)的檔案資料必須記錄真實(shí)、準(zhǔn)確的信息，不得與事實(shí)相違背。部分房地產(chǎn)行業(yè)的檔案管理人員在接收檔案信息數(shù)據(jù)時(shí)，沒有依據(jù)相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)來審核查驗(yàn)這些數(shù)據(jù)的真實(shí)性，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案存在的問題而急于歸檔。在后期企業(yè)有關(guān)部門檢查時(shí)才進(jìn)行突擊查驗(yàn)，缺失的信息難以在短期內(nèi)得到收集補(bǔ)充，一定程度上限制手頭工作的進(jìn)程，嚴(yán)重影響工作效率。因?yàn)?，部分企業(yè)的檔案管理制度在各個(gè)時(shí)期內(nèi)都會(huì)進(jìn)行相應(yīng)的更新，工作標(biāo)準(zhǔn)存在一定的差異性，在驗(yàn)收環(huán)節(jié)會(huì)出現(xiàn)以往的檔案分類、歸檔等與現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的現(xiàn)象，限制檔案管理工作的有序開展。

3.檔案資源缺乏有效開發(fā)

由于房地產(chǎn)企業(yè)的檔案管理工作牽扯到多個(gè)部門，房地產(chǎn)內(nèi)部管理機(jī)構(gòu)和外部機(jī)構(gòu)缺乏有效的溝通聯(lián)絡(luò)，使得檔案管理工作長(zhǎng)期處于“各自為政”的窘境，缺乏高效的信息共享機(jī)制，嚴(yán)重限制檔案信息資源的開發(fā)利用。從目前的檔案管理工作實(shí)施情況來看，部分企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作只是為了留存企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的信息數(shù)據(jù)，僅供于內(nèi)部存檔，而很少用于研究和制定決策。部分房地產(chǎn)企業(yè)的檔案研究工作僅僅是基于整理分析基礎(chǔ)的檔案資料，只是記錄企業(yè)的發(fā)展經(jīng)營(yíng)信息，如機(jī)構(gòu)改革、數(shù)據(jù)匯集等，檔案編研工作用于企業(yè)改進(jìn)項(xiàng)目建設(shè)和制定決策上的力度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足，嚴(yán)重浪費(fèi)檔案資源的利用價(jià)值，一定程度上缺乏科學(xué)性。

4.檔案缺乏數(shù)字化管理

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，信息時(shí)代已經(jīng)來臨。房地產(chǎn)行業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不適用于新時(shí)代背景下的企業(yè)發(fā)展。以往的房地產(chǎn)檔案管理工作，紙質(zhì)檔案是記錄信息數(shù)據(jù)的主要方式，這種傳統(tǒng)的檔案保存方式往往抵御風(fēng)險(xiǎn)的能力較差，容易受環(huán)境的影響，檔案管理工作面臨較大的安全隱患，雖然經(jīng)常會(huì)進(jìn)行一些防潮、防火、防發(fā)霉、防蟲害等保護(hù)措施，但依舊會(huì)受不可抗力因素的干擾，如地震、臺(tái)風(fēng)、海嘯等自然危害。近年來，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)發(fā)展如日中天，已經(jīng)融入人類生產(chǎn)生活的各個(gè)領(lǐng)域，發(fā)揮著巨大的促進(jìn)作用。房地產(chǎn)行業(yè)也逐漸重視起數(shù)字化管理在檔案管理中的重要作用，將計(jì)算機(jī)信息用于檔案數(shù)據(jù)的管理分析工作。但從當(dāng)前的利用情況來看，部分企業(yè)對(duì)數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)缺乏有效的開發(fā)和管理，電子檔案信息的分類依舊存在混亂的現(xiàn)象，查找信息的速率仍然不高。此外，部分管理程序、軟件的更新?lián)Q代周期較短，部分軟件安全性能較差，容易造成數(shù)據(jù)丟失的現(xiàn)象，嚴(yán)重限制檔案管理工作的順利開展。

5.檔案管理人員專業(yè)能力不高

在目前的檔案管理工作中，由于部分企業(yè)并沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的重要作用，沒有重視檔案管理的人才隊(duì)伍建設(shè)。部分企業(yè)的檔案管理人員身兼數(shù)職，檔案管理工作大部分是歸于行政部門和后勤部門，這些工作人員不僅要承擔(dān)本職工作，還要應(yīng)對(duì)復(fù)雜的檔案管理工作，時(shí)間和精力的限制影響檔案管理工作的效率和質(zhì)量。在房地產(chǎn)行業(yè)檔案管理過程中，由于薪酬問題，人員更替速率快，且檔案管理工作較為零碎繁雜，在檔案管理崗位上會(huì)出現(xiàn)管理人員綜合能力參差不齊的現(xiàn)象。部分工作人員信息素養(yǎng)不高，對(duì)數(shù)字化檔案管理的工作內(nèi)容以及流程不熟悉，不能有效發(fā)揮信息技術(shù)在檔案管理中的促進(jìn)作用，影響檔案管理工作的效率，一定程度上造成資源浪費(fèi)。部分工作人員缺乏相應(yīng)的管理工作知識(shí)和能力，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)部門也缺乏相應(yīng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理的工作效率不高，嚴(yán)重者會(huì)導(dǎo)致管理工作出現(xiàn)較大的失誤，不僅嚴(yán)重影響檔案管理工作的健康發(fā)展，而且也會(huì)給企業(yè)發(fā)展經(jīng)營(yíng)帶來不利影響。

二、房地產(chǎn)檔案管理的優(yōu)化路徑

1.強(qiáng)化檔案管理機(jī)制建設(shè)

首先，政府相關(guān)部門應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)房地產(chǎn)行業(yè)檔案管理的監(jiān)督和管理。房地產(chǎn)檔案管理體系涉及一個(gè)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況，關(guān)系到行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，國(guó)家有關(guān)部門應(yīng)該制定統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，規(guī)范房地產(chǎn)行業(yè)的檔案管理工作。由于當(dāng)?shù)氐禺a(chǎn)行業(yè)的檔案管理涉及人民群眾的切身利益，在監(jiān)管過程中不可麻痹大意。以法律法規(guī)來引起房地產(chǎn)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)于檔案管理工作的重視程度，從而在企業(yè)內(nèi)部制定相關(guān)的工作規(guī)范和行為準(zhǔn)則，自上而下地形成良好的檔案管理氛圍。其次，房地產(chǎn)企業(yè)內(nèi)部應(yīng)該結(jié)合企業(yè)自身發(fā)展的經(jīng)營(yíng)狀況，構(gòu)建科學(xué)合理的檔案管理工作機(jī)構(gòu)，設(shè)立專門的檔案管理工作小組和研究辦公室，配備相應(yīng)的工作人員，設(shè)置領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，組織檔案管理工作的有序開展，不斷規(guī)范檔案管理過程中的收集、整理、歸檔等各個(gè)工作環(huán)節(jié)，明確責(zé)任，各盡其職，共同努力做好相關(guān)的檔案管理工作。此外，積極研究科學(xué)先進(jìn)的檔案管理方式，采用科學(xué)的方法來完善檔案管理工作。房地產(chǎn)企業(yè)自身應(yīng)該借鑒其他企業(yè)有效的檔案管理方式，根據(jù)自身實(shí)際情況加以改造利用，不斷完善本企業(yè)的檔案管理工作機(jī)制，確保檔案管理工作產(chǎn)生積極的價(jià)值，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供導(dǎo)向作用。

2.健全檔案管理制度

有序開展檔案管理工作離不開制度的約束和規(guī)范。首先，房地產(chǎn)企業(yè)要規(guī)范檔案管理工作的流程以及工作準(zhǔn)則，制定從上而下的員工管理辦法，規(guī)范檔案管理工作人員的行為，讓工作人員開展具體的管理工作流程，在企業(yè)檔案管理工作開展過程中做到有法可依。建立健全相應(yīng)的檔案管理制度，促進(jìn)檔案管理在房地產(chǎn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)中發(fā)揮有效的促進(jìn)作用，實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)效益的最大化。其次，房地產(chǎn)檔案管理部門要持續(xù)完善檔案管理工作中的相關(guān)制度，細(xì)化到每一個(gè)工作流程，健全檔案審核驗(yàn)收制度、檔案歸檔制度、檔案查閱制度、檔案銷毀制度等。企業(yè)應(yīng)該依據(jù)國(guó)家相關(guān)的檔案管理、分類標(biāo)準(zhǔn)來制定適合于企業(yè)自身發(fā)展情況的分類準(zhǔn)則、歸檔條件范圍、保管期限等，強(qiáng)化對(duì)管理過程的把控，關(guān)注每個(gè)工作細(xì)節(jié)，將工作要求落到實(shí)處，確保檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)。企業(yè)還應(yīng)該整合優(yōu)化項(xiàng)目資料的管理模式，落實(shí)專人負(fù)責(zé)制，做到誰形成、誰負(fù)責(zé)，構(gòu)建完善的追責(zé)機(jī)制，從起始環(huán)節(jié)做好管理工作，確保檔案資料的整體性和完整性，促進(jìn)房地產(chǎn)檔案管理工作制度化、規(guī)范化發(fā)展。企業(yè)不僅只健全工作制度，還應(yīng)該強(qiáng)化對(duì)工作落實(shí)情況的監(jiān)督和管理。企業(yè)可以建立定期和不定期檢驗(yàn)項(xiàng)目檔案管理工作，督促檔案管理部門將工作落實(shí)到位，有效約束檔案管理工作的開展。最后，企業(yè)應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代發(fā)展特點(diǎn)，轉(zhuǎn)變企業(yè)發(fā)展經(jīng)營(yíng)理念，形成良好的檔案管理企業(yè)文化，意識(shí)到科學(xué)高效的檔案管理對(duì)于人們財(cái)產(chǎn)以及企業(yè)發(fā)展的重要作用，讓工作人員認(rèn)同這種理念，從而在具體的檔案管理工作中積極貫徹企業(yè)發(fā)展理念，確保檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)都是依法合規(guī)地進(jìn)行。

3.構(gòu)建檔案數(shù)字管理系統(tǒng)

在信息化時(shí)代，房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)該重視檔案信息化管理建設(shè)。首先，建立相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)和軟件，加大信息化建設(shè)與檔案資源的開發(fā)力度，促進(jìn)辦公流程和檔案管理的有效關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)入庫檔案的特定瀏覽功能，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)維護(hù)，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的防盜功能與抵御病毒的能力，提高軟件、硬件系統(tǒng)的安全性能，構(gòu)建完善的信息數(shù)據(jù)共享機(jī)制，不斷增強(qiáng)檔案管理的信息化程度。在實(shí)際的房地產(chǎn)檔案管理工作中，要確保紙質(zhì)檔案和電子檔案數(shù)據(jù)一致性，提高檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，進(jìn)一步擴(kuò)大檔案的留存范圍，避免電子檔案或者紙質(zhì)檔案任何一方信息的丟失為企業(yè)發(fā)展造成危害。其次，企業(yè)應(yīng)該配置專門的人才來管理信息化檔案，運(yùn)用專業(yè)的管理知識(shí)來開展檔案管理工作，利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)功能來詳細(xì)、準(zhǔn)確地整理、分析檔案信息，做好歸檔工作。同時(shí)，做好相關(guān)管理軟件、程序、系統(tǒng)的更新與維護(hù)，保障檔案數(shù)字管理系統(tǒng)的健康運(yùn)行。此外，在當(dāng)前新的時(shí)代發(fā)展階段，房地產(chǎn)檔案信息化管理逐漸成為潮流，將檔案信息數(shù)據(jù)儲(chǔ)存于強(qiáng)大的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，不僅提高整理、查閱等工作環(huán)節(jié)的效率，還可以促進(jìn)數(shù)據(jù)的分析和研究，得出可靠的分析結(jié)果，為房地產(chǎn)企業(yè)的項(xiàng)目規(guī)劃以及決策制定提供一定的指導(dǎo)作用。信息技術(shù)在為房地產(chǎn)檔案管理工作帶來便利的同時(shí)，相關(guān)部門不可忽視存在的信息安全隱患。企業(yè)應(yīng)該適當(dāng)加大資金支持，引進(jìn)優(yōu)秀的專業(yè)人才，開發(fā)完善的檔案管理信息系統(tǒng)，提高電子系統(tǒng)抵抗病毒和黑客攻擊的能力，避免企業(yè)關(guān)鍵的檔案信息和數(shù)據(jù)的泄露與流失，進(jìn)一步保護(hù)檔案的安全性和完整性。

4.豐富檔案資料的收集方式

在房地產(chǎn)企業(yè)的檔案管理工作中，信息收集是整個(gè)工作的初始環(huán)節(jié)，影響著檔案管理工作的質(zhì)量和效率。因此，檔案信息的收集工作不能僅靠相關(guān)部門的匯總交接，企業(yè)應(yīng)該制定相應(yīng)的規(guī)則，讓檔案管理工作人員深入相關(guān)的工作環(huán)節(jié)，建立部門聯(lián)動(dòng)機(jī)制，切實(shí)把控檔案數(shù)據(jù)的來源以及準(zhǔn)確性，確保檔案管理工作的規(guī)范性。在收集方法上，切不可看到電子檔案管理方式的先進(jìn)性，就忽視紙質(zhì)檔案的重要性。要強(qiáng)化紙質(zhì)檔案和電子檔案的共同記載作用，做好檔案信息的編碼、分類、歸檔等工作，利用先進(jìn)的紙質(zhì)檔案保護(hù)技術(shù)，提高其抵御風(fēng)險(xiǎn)的能力。

5.加快檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

為了保證房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理法規(guī)制度正常運(yùn)轉(zhuǎn)執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)高效管理，企業(yè)需要大量的專業(yè)管理人才。當(dāng)今社會(huì)是信息技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)期，檔案管理人員需要掌握先進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)，并在具體的檔案管理活動(dòng)中加以運(yùn)用，促進(jìn)房地產(chǎn)企業(yè)現(xiàn)代化管理水平的不斷提高，推動(dòng)房地產(chǎn)行業(yè)穩(wěn)步持續(xù)發(fā)展。因此，企業(yè)要培養(yǎng)或者引進(jìn)掌握新型管理知識(shí)和技術(shù)的專業(yè)人才，打造一支善于管理企業(yè)檔案的人才隊(duì)伍來協(xié)助企業(yè)在信息化時(shí)代站穩(wěn)腳跟，增強(qiáng)核心競(jìng)爭(zhēng)能力。此外，企業(yè)要重視人才培養(yǎng)計(jì)劃，定期展開檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，保證制度建設(shè)和人才培養(yǎng)同步進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化運(yùn)行。企業(yè)應(yīng)該鼓勵(lì)檔案管理人員結(jié)合網(wǎng)絡(luò)上的先進(jìn)知識(shí)和技術(shù)進(jìn)行自學(xué)，不斷提升自身的專業(yè)素養(yǎng)，并設(shè)置相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制。通過邀請(qǐng)專家開展教育講座、組織人員與其他企業(yè)進(jìn)行交流等方式，全面提高檔案管理人才隊(duì)伍的專業(yè)水平，提高企業(yè)檔案管理工作的水平。

三、結(jié)束語

新時(shí)代，房地產(chǎn)行業(yè)面臨新的發(fā)展機(jī)遇。房地產(chǎn)檔案管理工作有著復(fù)雜瑣碎的特點(diǎn)，企業(yè)要根據(jù)自身發(fā)展經(jīng)營(yíng)狀況，仔細(xì)分析自身管理發(fā)展存在的不足，對(duì)標(biāo)業(yè)內(nèi)經(jīng)驗(yàn)，甚至借鑒國(guó)際先進(jìn)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，不斷革新自身管理方式，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理持續(xù)發(fā)展，為企業(yè)良好的發(fā)展經(jīng)營(yíng)不斷增添活力。

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（作者單位：安康中心城區(qū)房產(chǎn)交易與物業(yè)事務(wù)中心）

作者簡(jiǎn)介：梁軍（1971—），男，回族，陜西安康人，大專，中級(jí)職稱，研究方向：房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、檔案管理。