民辦高校招標(biāo)采購管理信息化建設(shè)研究

陳杰

在我國招標(biāo)投標(biāo)法、工程建設(shè)項目貨物招標(biāo)投標(biāo)辦法等相關(guān)法律法規(guī)指引下，近年來民辦高校招標(biāo)采購管理工作越來越制度化、嚴(yán)謹(jǐn)化，然而在傳統(tǒng)招標(biāo)采購管理下還存在采購工作效率低、資金來源廣、信息資料多等一系列問題，使得民辦高校招標(biāo)采購工作難以滿足時代發(fā)展的現(xiàn)實需求。因此，加快民辦高校招標(biāo)采購管理信息化建設(shè)，充分利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢開展招標(biāo)采購工作已然成為當(dāng)前的必然趨勢，這將更有利于規(guī)范招標(biāo)采購流程、提升工作效率、保證招標(biāo)質(zhì)量。本文就當(dāng)前民辦高校招標(biāo)采購管理工作的特點和現(xiàn)狀開展分析，探討招標(biāo)采購管理信息化建設(shè)的必要性及相關(guān)策略等內(nèi)容。

一、民辦高校招標(biāo)采購管理工作的特點

我國普通高等教育事業(yè)發(fā)展速度日益加快、規(guī)模逐漸擴大，民辦高校相應(yīng)的招標(biāo)采購管理工作任務(wù)也隨之越來越繁重，而其中所凸顯出來的問題也越來越多，這給民辦高校招標(biāo)采購管理工作帶來更大難度和困境。對于民辦高校而言，從本質(zhì)上來講盡管也是國家教育單位，但其仍具備社會營利性特征，其招標(biāo)采購管理工作的開展與公辦高校相比還存在一定的特殊性，具體表現(xiàn)在如下兩個方面：

（一）招標(biāo)采購資金來源渠道較單一

民辦高校的教育辦學(xué)資金除經(jīng)營性收費項目以外，其余均為創(chuàng)辦者自籌或社會捐贈。盡管資金來源渠道較為單一，但采購經(jīng)費的用途卻十分寬泛，而這也就加重了資金統(tǒng)計的強度，如果還采用傳統(tǒng)人工紙質(zhì)化的統(tǒng)計模式，不具備數(shù)據(jù)統(tǒng)計的動態(tài)化跟進效果，則無法及時有效地掌握這些經(jīng)費的具體使用去處，不利于民辦高校對儀器設(shè)備采購經(jīng)費的充分合理利用。

（二）招標(biāo)采購管理周期比較長

民辦高校在開展招標(biāo)采購活動的過程中，必須先行提交采購申請，待審批通過后方可執(zhí)行采購業(yè)務(wù)，整個采購流程的工作周期通常都會比較長，有些民辦高校的采購管理人員為簡化采購過程，往往會采取先采購物資后報采購計劃的做法，此種未經(jīng)上級批復(fù)的混亂性采購行為，不但讓招標(biāo)采購管理的監(jiān)督機制形同虛設(shè)，還極易造成某些教學(xué)科研儀器設(shè)備的重復(fù)采買，使得采購超支預(yù)算范疇，過度浪費采購資金，打亂高校自身制訂的采購計劃。

二、民辦高校招標(biāo)采購管理信息化建設(shè)的必要性

（一）招標(biāo)采購范圍廣，管理機制多

隨著民辦高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴大，近年來很多高校的招標(biāo)采購任務(wù)逐漸加重，其采購所涉范圍寬泛，不僅有貨物商品，同時還包括服務(wù)項目，甚至關(guān)系到工程建設(shè)方面，其采購內(nèi)容多而繁雜。對于民辦高校而言，通常采購較為頻繁且量大的主要是教學(xué)科研所需的各種儀器設(shè)備。其中，采購需求主體為各大部門和院系，采購經(jīng)費則經(jīng)由本校財務(wù)部門撥款，因此參與采購管理的相關(guān)單位和部門也較為復(fù)雜。近幾年，隨著民辦高校招標(biāo)采購管理制度的不斷優(yōu)化完善，很多民辦高校也相繼效仿公辦高校的辦法組建了獨立的招標(biāo)采購管理部，由該部門全面系統(tǒng)負(fù)責(zé)整個院校的招標(biāo)采購工作，并對相關(guān)管理機制予以制定和完善。

（二）招標(biāo)采購?fù)怀隹蒲行枨螅邆漭^強專業(yè)性

民辦高校作為國家人才培養(yǎng)的主力軍，旨在通過開展一系列教學(xué)科研活動從而達到培養(yǎng)優(yōu)質(zhì)人才的目的，因此招標(biāo)采購服務(wù)對象主要面向教學(xué)與科研兩大方面。很多民辦高校為擴大社會影響力，滿足現(xiàn)代化教育需求，積極配置大量先進、高端的教學(xué)科研儀器設(shè)備，很多儀器設(shè)備除了具備教學(xué)科研通用功能之外，還有一些存在使用領(lǐng)域的特殊性和專業(yè)性要求。此外，為更好地改善民辦高校辦學(xué)條件，高校管理層在專項撥款、科研經(jīng)費支出以及項目執(zhí)行周期管理等方面均有著較高要求，并將這些納入項目績效考核范疇。

三、民辦高校招標(biāo)采購管理信息化建設(shè)的重要意義

（一）優(yōu)化招標(biāo)采購內(nèi)部控制管理方式

在民辦高校招標(biāo)采購管理中，做好內(nèi)部控制是保證招標(biāo)采購工作得以順利有效開展的主要手段，它可以更好地促進高校各項經(jīng)濟活動的良性有序發(fā)展。從上述可知，民辦高校招標(biāo)采購管理工作十分復(fù)雜煩瑣，工作體量較大，同時在內(nèi)控管理中還會涉及一些風(fēng)險問題，管控起來十分麻煩。而在信息化背景下招標(biāo)采購管理則可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的流程化，繼而有效提高采購數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)性。通過利用信息化的招標(biāo)采購系統(tǒng)平臺，可將原本存在風(fēng)險性的數(shù)據(jù)進行系統(tǒng)化收集，從而對這些數(shù)據(jù)進行追溯和跟蹤，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的進一步監(jiān)管；同時，系統(tǒng)平臺還可快速采集并分析大數(shù)據(jù)，在此基礎(chǔ)上提高招標(biāo)采購內(nèi)控機制的運作效率，為后期采購工作的優(yōu)化改進提供動力支持。

（二）為招標(biāo)采購管理營造新的生態(tài)環(huán)境

當(dāng)前，教育部也在積極號召各大類型高校加快招標(biāo)采購信息化建設(shè)。相比而言，信息化背景下的招標(biāo)采購工作與傳統(tǒng)招標(biāo)采購管理方式存在較大差別，具有顯著優(yōu)勢，從而能為民辦高校營造一個更為理想、生態(tài)化的招標(biāo)采購管理環(huán)境。比如通過信息化招標(biāo)采購系統(tǒng)平臺，使得采購過程中各項信息不會受到約束，同時整個招標(biāo)采購過程也會融入更多的信息化思維，它可讓采購活動在進行之中更具運作化規(guī)律及市場化需求，促使民辦高校招標(biāo)采購管理主體與投標(biāo)單位建立更為及時、密切的聯(lián)系，推進采購工作的有序高效開展；還可利用開評標(biāo)系統(tǒng)突破以往傳統(tǒng)招標(biāo)采購活動在時間、空間上的限制，加快采購流程。

四、民辦高校招標(biāo)采購管理信息化建設(shè)的重要模塊

（一）構(gòu)建信息化招標(biāo)采購系統(tǒng)平臺

民辦高校要將傳統(tǒng)招標(biāo)采購管理工作從線下轉(zhuǎn)移到線上，從分散化變成集中化，則必須以信息化招標(biāo)采購系統(tǒng)平臺為依托，將原本復(fù)雜的采購業(yè)務(wù)流程化繁為簡，開通供應(yīng)商準(zhǔn)入機制，實現(xiàn)各單位和部門之間業(yè)務(wù)的優(yōu)化協(xié)調(diào)，促使系統(tǒng)平臺實現(xiàn)采購各項任務(wù)功能的利用。首先要針對采購計劃、采購預(yù)算進行考評信息化，為后續(xù)數(shù)據(jù)的應(yīng)用分析提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持；其次要對采購項目的全程跟進管理，確保采購工作的順利執(zhí)行；再次就是充分利用好電子開評標(biāo)系統(tǒng)；最后就是對供應(yīng)商資源庫及采購資料等加強管理。

（二）加強專家資源庫的建立

民辦高校要構(gòu)建屬于自身的專家資源庫，以此方便對校內(nèi)、校外專家進行平臺化統(tǒng)一管理，系統(tǒng)平臺還應(yīng)配置語音通知功能，以此保證招標(biāo)采購的絕對公平合理性，促使專業(yè)資源可在平臺范圍內(nèi)聚集共享。專家資源庫的建立還應(yīng)根據(jù)角色需求實施分類，以便招標(biāo)專家、招標(biāo)人、系統(tǒng)管理員、招標(biāo)采購人員等按其工作職責(zé)需要方便使用。

五、民辦高校招標(biāo)采購信息化建設(shè)的實施路徑

（一）由校方自行建設(shè)

民辦高校自行建設(shè)信息化招標(biāo)采購系統(tǒng)平臺，主要是從民辦高校自身資源儲備、未來戰(zhàn)略價值兩個維度進行綜合考量的，相應(yīng)地也會在建設(shè)資金與技術(shù)投入方面的需求更高。對于民辦高校而言，此種自建模式要更適用于一些辦學(xué)綜合實力強、信息化建設(shè)基礎(chǔ)牢靠的院校。因為它們在系統(tǒng)平臺建設(shè)初期更具資金與技術(shù)投入保障，如此一來，也為后期招標(biāo)采購體系的順利推行提供了更強有力的支持，在采購環(huán)節(jié)上具備更大安全穩(wěn)定性，促使招標(biāo)采購工作得以順利有序落實。此外，在成熟化模式下，民辦高校還可以借此系統(tǒng)平臺吸引其他民辦高校加入其中，從而實現(xiàn)采購信息數(shù)據(jù)的相互聯(lián)通，各民辦高校之間達到專家資源、供應(yīng)商資源以及采購項目數(shù)據(jù)的傳輸共享。

（二）校方聯(lián)合企業(yè)共同建設(shè)

自建模式下，對于民辦高校而言，信息化招標(biāo)采購系統(tǒng)平臺的建設(shè)資金不是一筆小額投資，同時此種模式下的招標(biāo)采購營利性相對較弱?；诖?，民辦高校如能與社會企業(yè)形成共建合作關(guān)系，共同出資建立招標(biāo)采購系統(tǒng)平臺，能為民辦高校自身節(jié)省不少信息化建設(shè)投入資金，同時鑒于參與建設(shè)企業(yè)在行業(yè)中的優(yōu)勢地位所帶來的影響力，借助供應(yīng)商體系及自身采購渠道吸引企業(yè)參與到招標(biāo)采購活動之中，此種模式對于民辦高校來說不失為一個一舉兩得的好辦法。需要注意的是，為保證系統(tǒng)平臺的正常有序運作，確保采購業(yè)務(wù)的順利有效開展，民辦高校一定要做好全面細(xì)致的考察，甄選合適的企業(yè)，形成一個相對穩(wěn)定、系統(tǒng)化的運作團隊，才能更好地實現(xiàn)相互之間在資金、人才以及信息數(shù)據(jù)等方面的合作共贏。

（三）通過政府或行業(yè)統(tǒng)一協(xié)調(diào)建設(shè)

據(jù)了解，當(dāng)前最為穩(wěn)妥和主流的互聯(lián)網(wǎng)招標(biāo)采購模式是以政府引導(dǎo)為先、專業(yè)行業(yè)協(xié)會統(tǒng)一規(guī)劃為主。此種模式可在一定程度上幫助民辦高校減少建設(shè)資金的投入，在平臺技術(shù)方面所需的投入也不會很多，而在信息數(shù)據(jù)的獲取層面則依舊具備方便快捷的優(yōu)勢。此外，該模式還可最大化規(guī)避一些在招標(biāo)采購環(huán)節(jié)中的不嚴(yán)謹(jǐn)、不合規(guī)現(xiàn)象。然而它也并不是沒有缺點的，比如信息數(shù)據(jù)在管控和應(yīng)用層面可能會受制于系統(tǒng)平臺建設(shè)方的限制，平臺所提供的信息數(shù)據(jù)可能難以滿足深度分析的需求，用戶所需求的個性化功能也無法實現(xiàn)要求，此種模式使得系統(tǒng)平臺的共享程度較差。

總的來說，當(dāng)前民辦高校招標(biāo)采購工作量大、涵蓋面廣、任務(wù)繁重，同時很多教學(xué)科研儀器設(shè)備的采購還有著較強的專業(yè)性、時效性特征，這些都對招標(biāo)采購管理工作提出了更大挑戰(zhàn)。因此，民辦高校只有轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)招標(biāo)采購模式，積極構(gòu)建信息化招標(biāo)采購系統(tǒng)平臺，合理簡化采購流程和環(huán)節(jié)，拓寬采購方式和渠道，達到信息數(shù)據(jù)的合理共享，才能從整體上提高招標(biāo)采購管理工作能效。綜上所述，筆者從民辦高校招標(biāo)采購信息化建設(shè)的必要性、信息化招標(biāo)采購系統(tǒng)平臺建設(shè)的重要模塊和主體路徑進行分析，以期突破高校原有的招標(biāo)采購管理模式，改變傳統(tǒng)采購的煩瑣復(fù)雜方式，促使招標(biāo)采購工作得以順利高效完成，切實提升民辦高校招標(biāo)采購管理水平。