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    會(huì)計(jì)信息化檔案管理中存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)

    2023-06-01 21:28:02朱開(kāi)
    關(guān)鍵詞:會(huì)計(jì)信息化檔案管理措施

    朱開(kāi)

    【摘? 要】近年來(lái),伴隨著會(huì)計(jì)電算化技術(shù)的廣泛應(yīng)用,電子憑證和檔案已經(jīng)取代了原來(lái)手工記賬產(chǎn)生的紙質(zhì)憑證。與此同時(shí),會(huì)計(jì)檔案的產(chǎn)生與保管方式發(fā)生了質(zhì)的變化,傳統(tǒng)的保管方式已經(jīng)無(wú)法滿足信息化檔案保管的需要。論文從會(huì)計(jì)信息化檔案的特點(diǎn)入手,對(duì)其重要性進(jìn)行了闡述,并對(duì)管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析,最后提出了一些會(huì)計(jì)信息化檔案管理的改進(jìn)措施。

    【關(guān)鍵詞】會(huì)計(jì)信息化;檔案管理;措施

    【中圖分類(lèi)號(hào)】G275.9;F232【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A【文章編號(hào)】1673-1069(2023)05-0086-03

    1 引言

    隨著會(huì)計(jì)電算化技術(shù)在會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中不斷推進(jìn)、應(yīng)用,會(huì)計(jì)檔案也由傳統(tǒng)手工記賬中的紙質(zhì)憑證升級(jí)為電子檔案。信息化檔案將會(huì)計(jì)人員的工作成果反映在計(jì)算機(jī)磁性介質(zhì)上,為會(huì)計(jì)憑證、賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表的查閱提供了便利,同時(shí)也被賦予了許多新的特點(diǎn)。這些新的特點(diǎn)使信息化檔案的管理面臨著新的挑戰(zhàn)。只有高度重視信息化檔案管理,信息化檔案才能在經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮更大的作用。

    2 會(huì)計(jì)信息化檔案的特點(diǎn)

    第一,形式上的多樣性。會(huì)計(jì)信息化檔案的多樣性表現(xiàn)為內(nèi)容的多樣性和載體的多樣性。在內(nèi)容上,信息化檔案包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的書(shū)面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)包括且不限于會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及記載會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證等數(shù)據(jù)。在載體上,因?yàn)闀?huì)計(jì)信息化使用了新的技術(shù),這使信息化檔案的載體形式更加多樣化。信息化檔案的載體不僅包括新型的磁性介質(zhì)或光盤(pán)等形式,還包括記載會(huì)計(jì)資料信息載體的紙質(zhì)形式。財(cái)政部、國(guó)家檔案局在《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷(xiāo)入賬歸檔的通知》中明確規(guī)定:符合檔案管理要求的電子會(huì)計(jì)檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力。除法律、行政法規(guī)另有規(guī)定外,電子會(huì)計(jì)檔案可不再另以紙質(zhì)形式保存。雖然該通知沒(méi)有強(qiáng)制要求同時(shí)使用紙質(zhì)形式,但在實(shí)踐中,為便于相關(guān)人員查詢,很多單位通常都是以電子憑證和紙質(zhì)憑證一起保存。

    第二,環(huán)境的依賴性。會(huì)計(jì)信息化檔案的存放對(duì)計(jì)算機(jī)硬件有嚴(yán)格要求,載體的質(zhì)量、存放環(huán)境都可能對(duì)會(huì)計(jì)檔案產(chǎn)生不利影響,防水、防火、防塵、防磁、防鼠等各種防護(hù)措施一樣都不能少。會(huì)計(jì)檔案對(duì)軟件系統(tǒng)也有依賴性,軟件有效期、軟件供應(yīng)商的后續(xù)服務(wù)都會(huì)對(duì)會(huì)計(jì)檔案產(chǎn)生影響。

    第三,保管的便捷性。會(huì)計(jì)信息化的載體往往是計(jì)算機(jī)、硬盤(pán)等,相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔,這些電子設(shè)備的存儲(chǔ)量往往是紙質(zhì)文檔的數(shù)倍。相對(duì)來(lái)說(shuō),信息化會(huì)計(jì)檔案的保管比較便捷,便于信息資源共享。

    第四,控制的復(fù)雜性。一是技術(shù)上的復(fù)雜性。信息化程度越高,相應(yīng)的程序化要求越多,對(duì)從事會(huì)計(jì)檔案保管人員的綜合能力要求也水漲船高。二是風(fēng)險(xiǎn)控制的復(fù)雜性。如果單位未能充分重視數(shù)據(jù)安全,并且未能采取有效的安全措施,那么會(huì)計(jì)檔案遭受復(fù)制、損毀和泄露的風(fēng)險(xiǎn)可能性將會(huì)急劇攀升。

    3 企業(yè)會(huì)計(jì)信息化檔案管理的重要性

    3.1 有利于適應(yīng)時(shí)代的需要

    在信息化時(shí)代,傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)信息檔案管理已經(jīng)不適用,現(xiàn)在需要建立健全完善、合理、先進(jìn)的單位會(huì)計(jì)檔案管理體系。單位會(huì)計(jì)信息化檔案管理從小處說(shuō),可以提升單位會(huì)計(jì)系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)效率,為決策者提供更多的決策依據(jù);從大處說(shuō),可以提升單位的競(jìng)爭(zhēng)力。歸根結(jié)底就是適應(yīng)時(shí)代的需要。

    3.2 有利于珍貴檔案資料保存

    在計(jì)算機(jī)沒(méi)有普及的時(shí)代,紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案反復(fù)翻閱利用后會(huì)被污染,造成損失,而且容易丟失。在信息化時(shí)代,這些都可以很好地被避免。例如,利用金蝶或者用友軟件做的賬本身就是電子版本的,可以長(zhǎng)期保存。在金稅四期推行的今天,電子發(fā)票取代紙質(zhì)發(fā)票已經(jīng)是大勢(shì)所趨。這些電子資料始終被記錄在網(wǎng)絡(luò)中,隨時(shí)可以調(diào)取。

    3.3 有利于會(huì)計(jì)檔案資源共享

    盡管傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體會(huì)計(jì)檔案管理有容易識(shí)別、存儲(chǔ)方式更加直觀的優(yōu)點(diǎn),但其收集、整理、檢索、利用方面效率都比較低。例如,一些資料只允許查閱不允許復(fù)印,查找起來(lái)十分不便利。紙質(zhì)資料最大的缺點(diǎn)就是不能同時(shí)滿足多方對(duì)同一資料的利用。隨著信息化檔案的普及,許多原本困擾人們的問(wèn)題得到了有效的解決。電子檔案通過(guò)計(jì)算機(jī)的識(shí)別、處理和存儲(chǔ)技術(shù),實(shí)現(xiàn)了從紙質(zhì)文件到網(wǎng)絡(luò)文件的跨媒體傳輸?;ヂ?lián)網(wǎng)是有記憶的,所以信息化檔案可以滿足任何部門(mén)在任何時(shí)間段對(duì)會(huì)計(jì)檔案資料的利用。會(huì)計(jì)信息化有利于會(huì)計(jì)檔案資源共享,提高了會(huì)計(jì)檔案信息的準(zhǔn)確性,有效保證單位會(huì)計(jì)工作的推進(jìn)。

    4 會(huì)計(jì)信息化檔案管理存在的問(wèn)題

    第一,單位管理人員認(rèn)識(shí)不到位。“火車(chē)跑得快,全靠車(chē)頭帶”。但現(xiàn)實(shí)中,多數(shù)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息化檔案的管理都缺乏足夠的重視。單位領(lǐng)導(dǎo)不重視會(huì)計(jì)信息化檔案管理,表現(xiàn)在信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施落后、單位缺少檔案管理方面的規(guī)章制度,最重要的是單位缺少會(huì)計(jì)信息化檔案管理方面的人才。很多單位盡管配備有會(huì)計(jì)檔案室,但會(huì)計(jì)檔案保管人員往往是會(huì)計(jì)人員兼任,這顯然不利于對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理。

    第二,檔案管理人員能力不足?,F(xiàn)實(shí)中,各單位具體負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的會(huì)計(jì)人員的整體素質(zhì)不達(dá)標(biāo),綜合能力參差不齊。由于缺乏兼具專(zhuān)業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才,會(huì)計(jì)人員只能把電算化作為一種簡(jiǎn)單的記賬工具來(lái)使用。由會(huì)計(jì)人員兼任檔案保管的這種方式,增加了會(huì)計(jì)人員的工作強(qiáng)度,這無(wú)異于“趕鴨子上架”。盡管許多會(huì)計(jì)人員都掌握了一些基本的會(huì)計(jì)軟件操作技巧,但由于缺乏計(jì)算機(jī)技術(shù)的知識(shí),他們?cè)诿鎸?duì)一些突發(fā)事件時(shí)往往束手無(wú)策,從而導(dǎo)致系統(tǒng)出現(xiàn)故障,最糟糕的結(jié)果就是數(shù)據(jù)的損失,其后果難以預(yù)料。

    第三,會(huì)計(jì)檔案制度不完善。根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)要求,企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)設(shè)置檔案保管機(jī)構(gòu),檔案管理機(jī)構(gòu)和財(cái)務(wù)管理機(jī)構(gòu)是平行關(guān)系。但實(shí)際工作中,會(huì)計(jì)檔案保管工作并不完善,規(guī)范性有待提高。在大多數(shù)單位,尤其是一些中小型單位,沒(méi)有設(shè)置檔案管理機(jī)構(gòu),更不用說(shuō)設(shè)置會(huì)計(jì)檔案保管機(jī)構(gòu)了。沒(méi)有相應(yīng)的機(jī)構(gòu),就更不需要說(shuō)配備專(zhuān)職的檔案管理人員了。當(dāng)然,更大的漏洞是很多單位根本沒(méi)有根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)設(shè)置相應(yīng)的檔案管理辦法。有些單位即使有會(huì)計(jì)檔案管理辦法,也只是寥寥數(shù)語(yǔ),將其作為單位財(cái)務(wù)管理制度中的一部分。

    第四,會(huì)計(jì)檔案安全防范措施不夠。信息化雖然大大提升了會(huì)計(jì)工作效率,但同時(shí)存在巨大的安全隱患,電子信息有易復(fù)制、容易被盜竊的風(fēng)險(xiǎn)。由于計(jì)算機(jī)軟硬件性能的低下,可能會(huì)嚴(yán)重?fù)p害所儲(chǔ)存的信息,從而使電子文件的安全性和完整性受到嚴(yán)重的威脅。面對(duì)如此多的風(fēng)險(xiǎn),很多單位缺乏相應(yīng)的防范措施,導(dǎo)致系統(tǒng)被黑客攻擊,商業(yè)秘密被外人竊取。

    5 會(huì)計(jì)信息化檔案管理的改進(jìn)措施

    第一,物質(zhì)上保證?!肮び破涫卤叵壤淦鳌?,為實(shí)現(xiàn)有效的信息化管理,公司應(yīng)當(dāng)精心挑選合適的財(cái)務(wù)軟件,建立完善的數(shù)據(jù)保管系統(tǒng),同時(shí)還應(yīng)當(dāng)獲得專(zhuān)家的技術(shù)指導(dǎo)。

    ①在選擇財(cái)務(wù)軟件時(shí),軟件公司的資質(zhì)和能力應(yīng)該是最重要的因素,因?yàn)樗鼈兛梢詭椭鷨挝桓玫貞?yīng)對(duì)各種風(fēng)險(xiǎn)。此外,還應(yīng)該考慮軟件的功能完整性,特別是要注意它們是否能夠兼容過(guò)去的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),以確保單位的財(cái)務(wù)管理更加有效率。

    ②環(huán)境的保護(hù)。為實(shí)現(xiàn)安全可靠的存儲(chǔ),我們需要選擇具有良好的耐火、耐磁、耐濕、耐腐蝕、耐蟲(chóng)、耐磨損的存儲(chǔ)材料。此外,我們還需要在信息化檔案的存放過(guò)程中,嚴(yán)格遵守相關(guān)的安全規(guī)定,避免接觸到任何可能造成危害的灰塵、水分、靜電和熱量。為確保數(shù)據(jù)的安全,我們應(yīng)該更多地關(guān)注并采取措施來(lái)提高監(jiān)控能力和防盜技術(shù)。

    第二,技術(shù)上保證。對(duì)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)信息化檔案的介質(zhì),使用前一定要進(jìn)行病毒查殺,這是常規(guī)操作。此外,為確保會(huì)計(jì)信息化檔案的安全性,我們需要為其提供保密功能,以確保所產(chǎn)生的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)得到有效的加密。

    第三,人才上保證。單位競(jìng)爭(zhēng)的關(guān)鍵是人才的競(jìng)爭(zhēng),為更加完善地實(shí)施當(dāng)前的會(huì)計(jì)檔案信息化管理,我們必須努力招募和培訓(xùn)優(yōu)秀的檔案管理者,他們不僅要具備良好的專(zhuān)業(yè)技能,還要具備豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),才能熟練地處理各種復(fù)雜的檔案問(wèn)題,為促進(jìn)會(huì)計(jì)信息化的發(fā)展打下扎實(shí)的根基。如何培養(yǎng)人才,這是一個(gè)老生常談的話題,我們要堅(jiān)持自我培養(yǎng)和引進(jìn)人才兩條路并行。

    ①對(duì)在職員工進(jìn)行繼續(xù)教育培訓(xùn)。對(duì)絕大多數(shù)單位來(lái)說(shuō),這種途徑節(jié)約了時(shí)間、降低了成本,有其無(wú)可比擬的優(yōu)越性,這無(wú)疑是一種培養(yǎng)復(fù)合型會(huì)計(jì)電子檔案保管人才的快捷途徑。對(duì)在職員工進(jìn)行信息化檔案方面的培訓(xùn),首先是不斷加強(qiáng)思想認(rèn)識(shí),提高對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案工作的認(rèn)知水平,促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理工作的效率和質(zhì)量的提升。其次是要采用不同的方式、渠道對(duì)目前的從業(yè)人員進(jìn)行培訓(xùn),培訓(xùn)目的除了提高信息技術(shù)管理水平,還要提升會(huì)計(jì)專(zhuān)業(yè)技能。

    ②引進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理復(fù)合型人才。為更好地實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理,我們需要招聘具備會(huì)計(jì)學(xué)、計(jì)算機(jī)、檔案學(xué)以及管理學(xué)等多學(xué)科背景的人才,并且他們必須精通計(jì)算機(jī)軟件的操作和維護(hù)技能。簡(jiǎn)而言之,要求所聘用的人才理論和實(shí)踐俱佳。招聘時(shí),應(yīng)該對(duì)應(yīng)聘人員進(jìn)行篩查。除了對(duì)應(yīng)聘人員的知識(shí)、技能進(jìn)行必要的測(cè)試外,還應(yīng)該審查應(yīng)聘人員的道德水平和誠(chéng)信水平,因?yàn)檎\(chéng)實(shí)守信是對(duì)會(huì)計(jì)人員的基本要求。

    第四,從制度上加以保證。物質(zhì)上的準(zhǔn)備和人才的儲(chǔ)備都是會(huì)計(jì)檔案保管的硬件,連接二者的紐帶就是完善的會(huì)計(jì)檔案管理制度。

    ①?gòu)膯挝唤嵌?,需要建立?yán)格的內(nèi)部控制制度。隨著科技的發(fā)展,越來(lái)越多的單位開(kāi)始采用先進(jìn)的技術(shù)來(lái)改善現(xiàn)有的會(huì)計(jì)檔案,以滿足單位的需求。因此,單位應(yīng)該積極推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案的信息化,加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的監(jiān)督,確保其完整、準(zhǔn)確、及時(shí)且有效地被使用。為確保會(huì)計(jì)檔案的合規(guī)運(yùn)行,所有涉及這一領(lǐng)域的從業(yè)者必須牢固樹(shù)立以科學(xué)的方法進(jìn)行管理、高效的運(yùn)行以及持續(xù)的熱情為客戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)的思想,以實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范運(yùn)行。此外,為更好地實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的信息化,還需要將對(duì)內(nèi)監(jiān)控的范疇拓展到一些以往僅限于手動(dòng)操作的領(lǐng)域,如對(duì)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)、運(yùn)行、安全性的監(jiān)督,以及對(duì)調(diào)度、更新的審批權(quán)限的監(jiān)督。隨著會(huì)計(jì)檔案信息化技術(shù)的發(fā)展,內(nèi)部控制方式也發(fā)生了巨大變化,以程序?yàn)榛A(chǔ),實(shí)施了各種形式的監(jiān)管,以確保數(shù)據(jù)精確、安全可靠,并且形成了完整的監(jiān)督管理體系,以此來(lái)提高會(huì)計(jì)電子檔案的安全性與可靠性。

    ②為確保相關(guān)人員的權(quán)利得到充分保障,應(yīng)當(dāng)建立一套完善的授權(quán)操作機(jī)制,并且實(shí)行專(zhuān)人專(zhuān)職的管理模式。為適應(yīng)當(dāng)前的情況,我們應(yīng)該遵循責(zé)任、權(quán)力、報(bào)酬、績(jī)效的原則,并且加強(qiáng)與時(shí)俱進(jìn)的會(huì)計(jì)檔案管理體系。具體來(lái)說(shuō),我們應(yīng)該設(shè)置一個(gè)明確的權(quán)力層次,并且為每個(gè)員工設(shè)置一個(gè)獨(dú)立的工作崗位,以確保他們能夠承擔(dān)起各自的工作。為確保檔案的有效運(yùn)作,我們將嚴(yán)格執(zhí)行崗位責(zé)任制,并對(duì)所有工作進(jìn)行有效的監(jiān)督與限制。我們將根據(jù)每位工作者的責(zé)任,積極推進(jìn)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警,確保所有工作流程都得到有效的處置,并制定有效的應(yīng)對(duì)預(yù)警機(jī)制,以確保檔案的安全。此外,我們還可以建立一套專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)安全制度,并對(duì)其進(jìn)行有效的管理。

    為確保會(huì)計(jì)電子檔案的完整性,工作人員必須經(jīng)常檢查并核實(shí)所收集的所有文件,并將其與原始文件進(jìn)行比較。此外,為更好地控制整個(gè)流程,我們還需要指派一名專(zhuān)業(yè)人士來(lái)監(jiān)督并處理所有的信息,并將所有的信息都存儲(chǔ)起來(lái),使其可供后續(xù)使用。為確保信息安全,我們建議將所有的文件都存放于專(zhuān)門(mén)的檔案館,禁止任何外部訪問(wèn)。我們還建議建立完善的檔案整合、檢索、分類(lèi)、核對(duì)等系統(tǒng),避免信息的破壞、遺忘或被盜用。

    ③從制度上保證對(duì)過(guò)程的監(jiān)控。對(duì)信息化檔案進(jìn)行管理,除了對(duì)人進(jìn)行約束,還要對(duì)操作流程進(jìn)行監(jiān)控。為更好地管理和保護(hù)會(huì)計(jì)檔案,我們制定了一套嚴(yán)格的借閱流程。這套流程包括:首先,經(jīng)辦人需要提交申請(qǐng),其次由單位財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行審批,最后由單位主管會(huì)計(jì)進(jìn)行審核,并將相關(guān)電子憑證信息推入系統(tǒng)。這套流程已經(jīng)被固化,以便更好地管理和保護(hù)會(huì)計(jì)檔案。對(duì)采用磁性介質(zhì)保存的文檔,無(wú)關(guān)人員禁止進(jìn)入檔案室。

    為確保會(huì)計(jì)電子檔案的有效存儲(chǔ),我們需要建立一套完善的標(biāo)準(zhǔn),以確保所有的信息都能夠被有效地記錄下來(lái)。為此,我們建議使用“雙備份法”來(lái)記錄所有的信息,并且記錄下所有信息的生成日期以及使用者的身份信息。為確保財(cái)務(wù)信息的安全和準(zhǔn)確,我們應(yīng)該經(jīng)常審核和更新財(cái)務(wù)電子文件,以確保其完整性和可靠性。

    6 結(jié)語(yǔ)

    在信息化的今天,會(huì)計(jì)電算化已經(jīng)在各企事業(yè)單位普及。隨著科技的發(fā)展,信息化檔案已經(jīng)成為一種不可或缺的工具,它具有諸多優(yōu)勢(shì)。在信息化時(shí)代,實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的電子化管理仍然是一項(xiàng)挑戰(zhàn)。單位負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人必須高度重視會(huì)計(jì)電子信息的保管工作,結(jié)合會(huì)計(jì)檔案電子化管理的特點(diǎn),積極探索會(huì)計(jì)信息化檔案保管的有效途徑,并付諸于實(shí)踐。我們不僅要充分利用會(huì)計(jì)檔案的電子化管理,還要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)信息的審核,從而使其具備較高的精度和完整度,從而使得決策者得到更加精準(zhǔn)的信息,從而實(shí)現(xiàn)單位的高效運(yùn)營(yíng)。

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    【6】張婉瑩.新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》背景下的高校會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財(cái)務(wù),2018(15):23-24.

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