醫(yī)療機構(gòu)基于全流程采購風(fēng)險要點管控實踐

徐曉露

摘 要：為貫徹落實《國家衛(wèi)生健康委關(guān)于進一步規(guī)范和加強政府采購管理工作的通知》《國家衛(wèi)生健康委辦公廳關(guān)于全面落實規(guī)范和加強政府采購管理三年專項行動工作的通知》精神，進一步加強醫(yī)療機構(gòu)采購管理，規(guī)范采購行為，醫(yī)院在編制采購預(yù)算、制定招標文件，公開采購信息、執(zhí)行集中采購、簽訂合同、公示和備案、處理質(zhì)疑與投訴、保存采購過程性文件、執(zhí)行履約驗收和監(jiān)督檢查等方面進行了持續(xù)改進。文章對此進行了探討。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 采購與流程控制與監(jiān)管機制 天門市中醫(yī)醫(yī)院

中圖分類號：F224.3

文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2023）04-244-02

近年來，筆者所在的湖北省天門市中醫(yī)醫(yī)院以構(gòu)筑采購全流程控制與監(jiān)管為目標，制定了一套基于風(fēng)險防控的政府采購行為事前、事中、事后的長效監(jiān)管機制，分享如下。

一、強化醫(yī)院主體責(zé)任，優(yōu)化采購流程

為進一步加強政府采購管理，嚴格落實各項政府采購制度，不斷強化采購人主體責(zé)任，持續(xù)優(yōu)化政府采購營商環(huán)境，根據(jù)《財政部關(guān)于加強政府采購活動內(nèi)部控制管理的指導(dǎo)意見》和《省財政廳關(guān)于加強政府采購活動內(nèi)部控制管理的通知》要求，醫(yī)院按照“全面管控與突出重點并舉、分工制衡與提升效能并重、權(quán)責(zé)對等與依法懲處并行”的基本原則，以“分事行權(quán)、分崗設(shè)權(quán)、分級授權(quán)”為主線，通過制定制度、健全機制、完善措施、規(guī)范流程，實現(xiàn)對政府采購活動內(nèi)部權(quán)力運行的有效制約。

一是按標分類管理。醫(yī)院根據(jù)采購項目申報部門及部門管理范圍對招采責(zé)任科室進行劃分，醫(yī)院基本建設(shè)由基建科負責(zé)，醫(yī)療設(shè)備采購及設(shè)備維保服務(wù)由設(shè)備科負責(zé)，藥品采購由藥劑科負責(zé)，醫(yī)用材料及辦公用品采購由行政倉庫負責(zé)，計算機硬件、軟件采購信息系統(tǒng)維保由信息科負責(zé)，后勤設(shè)備及保潔類服務(wù)由總務(wù)科負責(zé)，監(jiān)控、消防及保安服務(wù)由保衛(wèi)科負責(zé)，財務(wù)科對各部門預(yù)算執(zhí)行情況進行監(jiān)督、評價并納入部門績效考核。

二是明確崗位責(zé)任。醫(yī)院成立以院長為組長，分管招標的副院長為副組長，招投標管理辦公室、紀檢監(jiān)察室、財務(wù)科、審計科、國有資產(chǎn)管理科、物價科、績效辦、醫(yī)療保險管理辦公室為組員的內(nèi)控領(lǐng)導(dǎo)小組，負責(zé)全院內(nèi)部控制制度的建立和有效實施。各職能科室分別對崗位聯(lián)動的權(quán)力運行、財務(wù)內(nèi)部控制制度的落實、物價政策的落實、國有資產(chǎn)的管理、項目績效考核、落實醫(yī)保政策等方面，對項目承辦部門進行定期督查其招采過程中執(zhí)行權(quán)、決策權(quán)等權(quán)力行使的情況，及時發(fā)現(xiàn)招采過程中出現(xiàn)的問題，及時進行提醒改進。

三是內(nèi)部分析審計。醫(yī)院細化內(nèi)部各部門審核要素、審核標準、審核權(quán)限對照要求逐層把關(guān)。審計科依據(jù)法律制度和有關(guān)政策要求每年都會對上年采購項目抽取1至2項進行全過程審計，審計報告提交院黨委會審閱；審計科還負責(zé)對所有維保項目結(jié)算前乙方的履約情況進行審核，沒按合同要求服務(wù)到位的，醫(yī)院財務(wù)科會拒付相關(guān)費用；國資科對大型設(shè)備及新采購設(shè)備每季度進行經(jīng)濟效益分析，對應(yīng)用效果不佳的提醒采購申請科室加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、拓展業(yè)務(wù)范圍、提高設(shè)備使用率等。

四是減少質(zhì)疑投訴。醫(yī)院加強對政府采購項目質(zhì)疑投訴回復(fù)的管理，醫(yī)院的政府采購項目品類繁多，對應(yīng)的供應(yīng)商既有供應(yīng)設(shè)備的，也有供應(yīng)耗材的，還有提供服務(wù)類項目的。參與的供應(yīng)商不僅僅是單個項目的投標人，也很有可能是這個項目的合作伙伴，醫(yī)院本著優(yōu)化營商環(huán)境的原則，在政府采購項目中加強對采購項目質(zhì)疑投訴的管理，在采購活動中嚴格執(zhí)行政府采購及招投標負面清單，在需求管理、文件編制、審核，合規(guī)性審查等方面力求嚴謹，從源頭上減少供應(yīng)商的質(zhì)疑投訴，在2022年度實現(xiàn)了政府采購項目“零質(zhì)疑、零投訴”。

二、落實政府采購，支持中小企業(yè)

根據(jù)《財政部工業(yè)和信息化部關(guān)于印發(fā)<政府采購促進中小企業(yè)發(fā)展管理辦法>的通知》和《湖北省財政廳湖北省經(jīng)濟和信息化廳關(guān)于進一步加強政府采購促進中小企業(yè)發(fā)展的通知》文件規(guī)定，醫(yī)院嚴格落實政府采購支持中小企業(yè)發(fā)展有關(guān)政策要求，提高政府采購預(yù)留份額、加大評審優(yōu)惠力度、降低政府采購交易成本等，近兩年來醫(yī)院專門面向中小企業(yè)采購金額達千萬元以上。醫(yī)院在采購活動中盡量提高招標的成功率，項目的流標不僅會耽誤采購人的采購時間，而且也會提高投標人的成本，投標人每次參加采購活動都會耗費較大的人力物力成本，為了降低投標人的政府采購交易成本，醫(yī)院一直在采購活動中強調(diào)采購的成功率，并做了如下工作：

一是認真進行招標方案編制。醫(yī)院年度預(yù)算和政府采購預(yù)算批復(fù)后，各項目承辦部門根據(jù)預(yù)算批復(fù)情況編制本部門年度采購計劃，報招標辦統(tǒng)籌安排并實行招標預(yù)案管理。招標辦通過分析所采購項目基本特征、技術(shù)要求、市場供求狀況以及招標的經(jīng)濟性和適用性分析，合理選擇最適合的招標形式，科學(xué)編制招標預(yù)案。

二是合法選擇供應(yīng)商參與。根據(jù)招標項目的特性及項目承辦部門的技術(shù)要求，客觀地設(shè)置供應(yīng)商資格審查條件，防止出現(xiàn)歧視性、指定性條款，避免法律風(fēng)險，確保招標文件科學(xué)、嚴謹、合理合法，具有可操作性。

三是科學(xué)設(shè)置最高限價。最高限價的設(shè)置因為關(guān)系到項目采購成本，所以它既是招標工作的重點，也是招標方案中的難點，有部分政府采購的項目就是最高限價設(shè)置過低而導(dǎo)致流標，或者設(shè)置過高導(dǎo)致成交額虛高的情況發(fā)生。為避免或減少類似事情出現(xiàn)，醫(yī)院會在采購前期做好市場調(diào)研和市場價格走勢分析，分析近年來同地區(qū)類似項目的采購成交情況，在對數(shù)據(jù)進行充分分析的前提下，盡量合理地設(shè)置最高限價。

四是針對性制定評標辦法。對不同項目的采購特點，需制定相對應(yīng)的評標辦法并不斷優(yōu)化，降低商務(wù)風(fēng)險，切實提高招采質(zhì)量。如在型號多、供應(yīng)商多的物資招標中，通過優(yōu)化綜合評標法的分值設(shè)置，可以有效避免因供應(yīng)商串標、圍標、報價偏離以及投機報價等導(dǎo)致招標失敗的情況發(fā)生。

三、排查管控風(fēng)險，明確管理要點

醫(yī)院設(shè)置了獨立的招投標管理辦公室，具體負責(zé)醫(yī)院所有招標采購事宜，招標辦根據(jù)各級各類行政部門近年督查檢查及自查自糾中發(fā)現(xiàn)的問題，查找采購各環(huán)節(jié)風(fēng)險點，通過對風(fēng)險點分析及預(yù)判，構(gòu)建了以關(guān)鍵環(huán)節(jié)、關(guān)鍵職能為目標的內(nèi)控審核制度，重新規(guī)范招標采購流程，修訂采購全流程控制與監(jiān)管等制度，指導(dǎo)全院招采工作依法、依規(guī)進行。

一是預(yù)算編制環(huán)節(jié)風(fēng)險點。各職能部門編制的投資采購預(yù)算是否經(jīng)過醫(yī)院學(xué)術(shù)（管理）委員會的集體討論表決；采購部門是否對采購?fù)顿Y項目所帶來的社會效益、產(chǎn)生的經(jīng)濟效益進行分析；是否確定采購方式；采購預(yù)算是否納入到醫(yī)院的年度財務(wù)預(yù)算；財務(wù)預(yù)算是否得到院辦公會、院黨委會、職工代表大會討論并表決通過等。

二是采購環(huán)節(jié)風(fēng)險點。標的是否清晰、參數(shù)設(shè)置是否符合醫(yī)院業(yè)務(wù)開展的要求；是否充分進行市場調(diào)研及詢價；招標文件是否有歧義、標書條款是否符合政府采購法規(guī)定；開標、評標、中標、成交結(jié)果等流程是否符合政府采購法要求等。

三是合同簽訂及履約驗收風(fēng)險點。采購合同項目、要素是否齊全；重要條款表述是否清晰、附件是否完整；技術(shù)條款是否符合醫(yī)院要求；商務(wù)條款是否明晰；執(zhí)行合同的各項時限是否已進行明確；特別是項目完工期限是否可操作可執(zhí)行；多部門驗收責(zé)任是否落實等。

四是其他事項風(fēng)險點。未盡事宜的解決途徑、采購過程中廉政風(fēng)險、采購科室、分管職能科室與招采部門崗位間的制衡機制，采購需求制定與內(nèi)部審核、采購文件編制與復(fù)核、合同簽訂與驗收等崗位是否分開設(shè)置等。

四、拓寬管理思路，抓牢監(jiān)管工作

一是重心前移，實施事前監(jiān)管。醫(yī)院在貫徹全面預(yù)算管理制度基礎(chǔ)上，將預(yù)算管理與可行性論證相結(jié)合，從采購需求的確立開始，醫(yī)院便開始對采購活動進行了監(jiān)管。醫(yī)院建立需求會審制度，采購項目立項須具備可行性分析報告或設(shè)備論證報告，分管職能科室審核，經(jīng)醫(yī)學(xué)裝備委員會充分論證后，由分管院長提交院黨委會或院長辦公會審批，職代會審議通過后方可列入醫(yī)院年度財務(wù)預(yù)算，并提交市衛(wèi)生行政主管部門備案，市國資辦批復(fù)及政府采購辦公室備份。院內(nèi)自采活動中，醫(yī)院的流程監(jiān)管從投標公司報名開始，對投標公司報名資格審核是由院監(jiān)察科、分管職能科與招標辦多部門共同審核簽字確認，確保投標公司資質(zhì)與信譽水平符合招標項目需求的同時，保證了對所有投標公司進行無偏認可，任何滿足投標要求的公司都能參與到醫(yī)院的相關(guān)項目投標活動中來。

二是把控關(guān)鍵、事中全程監(jiān)督。各項目采購預(yù)算金額確定前，醫(yī)院要求由分管職能科室對該采購項目的規(guī)格及技術(shù)參數(shù)、產(chǎn)品美譽度、市場占有率、產(chǎn)品性能的穩(wěn)定性、售后服務(wù)能力及水平、其他醫(yī)療機構(gòu)的采購價格等情況開展調(diào)查，初步確定項目要求和預(yù)算金額；針對投資額較大項目，醫(yī)院在網(wǎng)站上向供應(yīng)商發(fā)布意向征集公告，邀請不少于3家供應(yīng)商進行商討項目運作方案及意向價，通過這些基礎(chǔ)性的工作來確保采購預(yù)算整體編制的合理性和可執(zhí)行性。院內(nèi)自采項目開標評標，合理運用隨機性控制，執(zhí)行評委由招標辦在開標當天從專家?guī)熘须S機抽取，同時會邀請項目科室所在支部的書記參與進來，監(jiān)標計票人由從招標辦以外的職代會常委中邀請，投標公司現(xiàn)場抽簽決定參加順序，所有評委均無記名投票，醫(yī)院審計、監(jiān)察部門隨機參與過程監(jiān)督，確保開標評審環(huán)節(jié)公開公平公正。

三是依法履約，加強事后審核。醫(yī)院認真落實事后審核流程，采購主體工作完成后，醫(yī)院和中標公司簽訂醫(yī)用設(shè)備和醫(yī)用材料等廉潔購銷協(xié)議，明確規(guī)定甲乙雙方均確嚴禁非法獲益及行風(fēng)建設(shè)制度相關(guān)條款，對采購事后事項進行進一步的約束和制約。醫(yī)院招標辦對各類采購合同訂立了統(tǒng)一的項目合同模板，合同內(nèi)容經(jīng)醫(yī)院法律顧問審核，保證采購項目執(zhí)行的合法性，維護采購雙方的既得利益，同時嚴格貫徹執(zhí)行采購備案項目合同公示公開制度，對于采購備案管理范圍內(nèi)的采購項目合同，簽訂后依法依規(guī)在政府采購網(wǎng)公開公示。醫(yī)院對各項采購驗收都要求多部門參與各負其責(zé)，使用科室負責(zé)對實際使用效果是否達到目的和要求進行驗收，分管職能科室負責(zé)對設(shè)備性能或工程質(zhì)量是否達到招采要求進行評判，招標辦負責(zé)監(jiān)督采購結(jié)果與投標事項是否一致，驗收報告并經(jīng)三方共同簽字確認。醫(yī)院對內(nèi)部控制進行事后控制評價，并形成一套評價機制，及時發(fā)現(xiàn)內(nèi)控審批中的風(fēng)險和缺陷，針對各風(fēng)險缺陷修訂流程細節(jié)，及時應(yīng)對和整改。

醫(yī)院全面落實規(guī)范和加強政府采購管理三年來共計開展采購任務(wù)上百項，其中政府采購項目占40%左右（包括政府集中采購項目和分散采購項目）。通過建立全采購流程控制與監(jiān)管制度，醫(yī)院對采購全過程各項細節(jié)做到全面把控，監(jiān)管提前、抓牢內(nèi)控、貫穿全程，建立基于事前、事中、事后的全采購流程控制與監(jiān)管，并根據(jù)事后評價不斷循環(huán)改進，規(guī)避了管控風(fēng)險，穩(wěn)步提升了采購管理質(zhì)量。而且，全流程采購控制也有效提高醫(yī)院預(yù)算管理水平，規(guī)范預(yù)算管理，嚴格控制成本費用支出，三年來采購項目綜合預(yù)算結(jié)余率達到了10%，有效為醫(yī)院減少了采購成本。

參考文獻：

[1] 本報記者崔衛(wèi)衛(wèi)，通訊員綦用政.湖北：中小企業(yè)預(yù)留份額提至40%.政府采購信息報，2022-02-14

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[3] 李峻，肖輝，夏夢瑤.十八大以來我國職業(yè)教育發(fā)展的軌跡、成就與前瞻[J].職教發(fā)展研究，2022（03）：01-11

（作者單位：湖北省天門市中醫(yī)醫(yī)院 湖北天門 431700）

（責(zé)編：若佳）