淺談檔案公共服務(wù)能力的提升

韓曼

要想提升檔案公共服務(wù)能力，首先，應(yīng)從概念內(nèi)容和能力提升的必要性?xún)蓚€(gè)方面對(duì)檔案公共服務(wù)能力進(jìn)行概述；其次，從政府、檔案館、社會(huì)三個(gè)層面分析制約檔案公共服務(wù)能力提升的因素；最后，從意識(shí)、體制、公關(guān)、資源、服務(wù)、人才六個(gè)方面提出提升檔案公共服務(wù)能力的策略。

近年來(lái)，我國(guó)檔案部門(mén)加大了檔案公共服務(wù)的力度。2009年全國(guó)檔案館工作會(huì)議首次正式提出建設(shè)公共檔案館的目標(biāo)，此后每一年國(guó)家檔案局的工作報(bào)告都把檔案公共服務(wù)作為重要工作來(lái)部署[1]。檔案公共服務(wù)在越來(lái)越多的地方實(shí)行，被越來(lái)越多的人關(guān)注。但是，檔案公共服務(wù)能力的提升還面臨不少制約因素，在諸多方面仍需努力改進(jìn)。

檔案館公共服務(wù)能力概述

檔案館公共服務(wù)能力是指檔案館為社會(huì)公眾提供信息資源、知識(shí)服務(wù)等方面的能力。隨著社會(huì)信息化程度的提高和公眾對(duì)知識(shí)、文化需求的增加，檔案館公共服務(wù)能力的重要性日益突顯。提高檔案館公共服務(wù)能力，可以為公眾提供更加全面、深入的信息資源和知識(shí)服務(wù)，促進(jìn)文化遺產(chǎn)的保護(hù)和傳承。檔案館公共服務(wù)是檔案館向社會(huì)開(kāi)放，服務(wù)于社會(huì)的重要表現(xiàn)形式，是檔案館承擔(dān)社會(huì)責(zé)任的具體體現(xiàn)，也是檔案館保護(hù)和傳承文化遺產(chǎn)的重要手段之一[2]。

檔案館提高自身公共服務(wù)能力的必要性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是符合時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)和公眾需求，二是推動(dòng)檔案館事業(yè)健康發(fā)展，三是提高檔案館的社會(huì)影響力和公信力[3]。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)和公眾對(duì)知識(shí)、文化需求的增加，檔案館公共服務(wù)能力的重要性日益突顯。檔案館公共服務(wù)能力的提高可以為公眾提供更加全面、深入的信息資源和知識(shí)服務(wù)，滿足公眾對(duì)知識(shí)和文化的需求，促進(jìn)文化遺產(chǎn)的保護(hù)和傳承，同時(shí)也可以提高檔案館的社會(huì)影響力和公信力，推動(dòng)檔案館事業(yè)健康發(fā)展。因此，提高檔案館公共服務(wù)能力已經(jīng)成為當(dāng)前檔案館工作的重要任務(wù)之一[4]。

檔案館公共服務(wù)應(yīng)具備基本的收集、保管、利用、數(shù)字化、宣傳、交流等功能，還應(yīng)承擔(dān)保存人類(lèi)文化的職責(zé)。只有提升檔案館的公共服務(wù)能力，才能實(shí)現(xiàn)“兩個(gè)轉(zhuǎn)變”，建立“兩個(gè)體系”。改善工作中重機(jī)關(guān)、團(tuán)體利用，輕個(gè)人利用的現(xiàn)象，要求檔案館不斷拓展公共服務(wù)功能，突顯其文化性、開(kāi)放性、服務(wù)性、特色性和休閑性特征，建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系[5]。

檔案館提高自身公共服務(wù)能力的必然性

檔案館的公共服務(wù)能力會(huì)直接影響檔案館作用的發(fā)揮，其可以帶來(lái)以下幾個(gè)方面的好處。

第一，更好地滿足公眾需求。檔案館是為公眾服務(wù)的機(jī)構(gòu)，公共服務(wù)能力的提高可以更好地滿足公眾需求。例如，為公眾提供更加全面、深入的檔案信息查詢(xún)服務(wù)，為用戶(hù)帶來(lái)更多樣化的參觀體驗(yàn)等。

第二，提升檔案館的社會(huì)影響力。隨著社會(huì)的發(fā)展，公眾對(duì)檔案館的要求也在不斷增長(zhǎng)。提高公共服務(wù)能力，可以讓檔案館更好地滿足社會(huì)需求，從而提升檔案館的社會(huì)影響力。

第三，加強(qiáng)檔案的保護(hù)和利用。檔案館所收藏的檔案具有歷史、文化、科技等多重價(jià)值，提高公共服務(wù)能力可以讓公眾更好地認(rèn)識(shí)和理解檔案，從而提高檔案的利用率。

第四，改善檔案館的管理、運(yùn)營(yíng)模式。檔案館公共服務(wù)能力的提高需要借助現(xiàn)代化技術(shù)，創(chuàng)新管理方法，這也將提升檔案館的管理和運(yùn)營(yíng)水平。

總之，提高檔案館自身的公共服務(wù)能力是必要的，這不僅可以提升檔案館的社會(huì)影響力，還可以加強(qiáng)檔案的保護(hù)和利用，同時(shí)也能夠提升檔案館自身的管理和運(yùn)營(yíng)水平[6]。

提升檔案館公共服務(wù)能力的途徑

重視檔案館館藏資源建設(shè)

檔案館的公共服務(wù)能力與其館藏資源的豐富程度密切相關(guān)。因此，檔案館應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案館館藏資源的建設(shè)和管理，不斷提升館藏資源的數(shù)量和質(zhì)量。此外，檔案館還應(yīng)該積極利用數(shù)字化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將館藏資源數(shù)字化，使之可以更加便捷地為民眾服務(wù)。檔案館還應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案館館藏資源的收集、整理和利用，提高檔案館館藏資源的質(zhì)量和可用性，滿足公眾對(duì)信息資源和知識(shí)服務(wù)的需求[7]。檔案館的規(guī)劃設(shè)計(jì)要超前，功能分區(qū)要科學(xué)，設(shè)施配置要完善，要采取系統(tǒng)設(shè)備“一步到位”的配置方法，確保發(fā)揮檔案館啟用后的各項(xiàng)功能。從檔案資源的交流與共享來(lái)說(shuō)，檔案資源條塊分割，各守一方。目前，許多綜合檔案館和專(zhuān)業(yè)檔案館之間并未建立起有效的檔案信息資源共享機(jī)制，這導(dǎo)致檔案館之間的檔案資源難以共享。同時(shí)，各檔案館對(duì)目錄信息的管理方式不同，沒(méi)有形成一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的目錄信息管理系統(tǒng)，使得不同檔案館之間的目錄信息無(wú)法實(shí)現(xiàn)互通。因此，各檔案館需要加強(qiáng)合作，共同建立檔案信息資源的標(biāo)準(zhǔn)化管理和共享機(jī)制，以便各檔案館實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享和利用。

提高檔案服務(wù)意識(shí)，強(qiáng)化檔案服務(wù)理念

檔案館工作人員應(yīng)該樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)地向公眾提供信息咨詢(xún)和知識(shí)服務(wù)，秉持開(kāi)放共享的服務(wù)理念，推動(dòng)檔案館工作從“過(guò)去式”向“現(xiàn)在式”和“未來(lái)式”轉(zhuǎn)變。檔案館公共服務(wù)能力的提高不僅在于檔案館工作人員技術(shù)的提升，更在于其服務(wù)意識(shí)和服務(wù)理念的提升。因此，檔案館應(yīng)該通過(guò)開(kāi)展培訓(xùn)、講座等形式，提高檔案工作人員的服務(wù)意識(shí)和服務(wù)理念，使之具備更加專(zhuān)業(yè)化、細(xì)致化的服務(wù)能力。

扁平化組織結(jié)構(gòu)

檔案館的組織結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)更加扁平化，要強(qiáng)化各個(gè)職能部門(mén)之間的溝通和協(xié)作，形成高效的工作機(jī)制。此外，檔案館應(yīng)當(dāng)建立健全績(jī)效評(píng)價(jià)制度，確保工作人員的績(jī)效與其工作能力相匹配。檔案館應(yīng)該實(shí)現(xiàn)組織結(jié)構(gòu)扁平化，縮短決策時(shí)間和執(zhí)行周期，提高檔案工作人員的工作效率和應(yīng)變能力，從而為公眾提供更加及時(shí)和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。扁平化組織結(jié)構(gòu)具體包括以下幾個(gè)方面。

1.部門(mén)化組織結(jié)構(gòu)

檔案公共服務(wù)部門(mén)作為一個(gè)獨(dú)立的部門(mén)，隸屬于上級(jí)機(jī)構(gòu)，可以形成相對(duì)獨(dú)立的工作體系，實(shí)現(xiàn)更加高效的運(yùn)作。

2.職能化組織結(jié)構(gòu)

根據(jù)檔案公共服務(wù)的職能和任務(wù)，設(shè)置相應(yīng)的職能部門(mén)或職能小組，創(chuàng)建職能分工明確、協(xié)同配合的工作模式。

3.項(xiàng)目化組織結(jié)構(gòu)

以項(xiàng)目為中心，組織相應(yīng)的團(tuán)隊(duì)進(jìn)行檔案公共服務(wù)，項(xiàng)目完成后解散團(tuán)隊(duì)，以提高工作效率和靈活性。

4.矩陣式組織結(jié)構(gòu)

在職能化或部門(mén)化基礎(chǔ)上，加強(qiáng)橫向協(xié)調(diào)，形成一種交叉式的組織結(jié)構(gòu)，以實(shí)現(xiàn)資源共享、信息交流等目的。

5.自組織式組織結(jié)構(gòu)

推崇自主管理和自組織理念，鼓勵(lì)員工自發(fā)組建小團(tuán)隊(duì)，自主開(kāi)展檔案公共服務(wù)工作，構(gòu)建更加靈活、高效的服務(wù)模式。

建立高校圖書(shū)館組織聯(lián)盟

檔案館可以與高校圖書(shū)館等相關(guān)機(jī)構(gòu)建立組織聯(lián)盟，共同開(kāi)展檔案信息資源的共享和交流，提高服務(wù)效率和質(zhì)量，擴(kuò)大服務(wù)范圍。此外，通過(guò)聯(lián)盟合作，檔案館還可以開(kāi)展更加多樣化的公共服務(wù)活動(dòng)，提高公共服務(wù)的覆蓋范圍和影響力。

轉(zhuǎn)變職能，使檔案館成為公共服務(wù)的示范窗口

檔案館應(yīng)該轉(zhuǎn)變職能，將自身定位為公共服務(wù)的示范窗口，加強(qiáng)對(duì)公眾需求的了解和反饋，不斷創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容和方式，提高服務(wù)滿意度，并且要加強(qiáng)對(duì)公眾的宣傳和教育，積極組織公共服務(wù)活動(dòng)，向公眾展示檔案館的館藏資源和公共服務(wù)能力，提升公眾對(duì)檔案館的認(rèn)知和信任度。

豐富檔案館的信息資源

1.擴(kuò)大檔案館的收集范圍

檔案館可以積極收集與本地區(qū)有關(guān)的歷史文化、社會(huì)經(jīng)濟(jì)等方面的信息資源，如歷史文物、古籍、報(bào)刊、地方志等；還可以收集現(xiàn)代文獻(xiàn)、數(shù)字檔案等新興的信息資源。

2.建立檔案資源共享平臺(tái)

檔案館可以建立檔案資源共享平臺(tái)，將所收集的信息資源進(jìn)行分類(lèi)整理，形成多樣化、立體化的信息資源庫(kù)。同時(shí)，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)和社交媒體等渠道向社會(huì)公眾提供便捷的信息查詢(xún)、下載和利用服務(wù)。

3.普及檔案資源的利用方法

檔案館可以通過(guò)組織各類(lèi)活動(dòng)，向社會(huì)公眾普及檔案資源的利用方法和技巧，引導(dǎo)社會(huì)公眾更加深入地了解和利用檔案資源。

4.加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為檔案館發(fā)展的必然趨勢(shì)。檔案館可以加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)，將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，并開(kāi)發(fā)相應(yīng)的數(shù)字化服務(wù)平臺(tái)，以便更好地向社會(huì)公眾提供數(shù)字化服務(wù)。

5.建立檔案資源開(kāi)放機(jī)制

檔案館可以建立檔案資源開(kāi)放機(jī)制，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和政策，將部分信息資源免費(fèi)向社會(huì)公眾開(kāi)放，促進(jìn)檔案資源的共享與利用，同時(shí)也可以吸引更多社會(huì)力量參與到檔案資源的保護(hù)和利用中來(lái)。為滿足公共服務(wù)的高要求，提升檔案信息的公共性和全面性，可以借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的整合和綜合利用，通過(guò)數(shù)據(jù)化進(jìn)行信息傳遞，根據(jù)組織架構(gòu)開(kāi)放相應(yīng)的管理權(quán)限。還可以定期開(kāi)展座談會(huì)、專(zhuān)題講座，設(shè)置報(bào)紙專(zhuān)欄，觀看檔案專(zhuān)題片，在網(wǎng)上公布檔案目錄，引導(dǎo)市民參觀檔案館，以及開(kāi)展檔案進(jìn)社區(qū)、進(jìn)農(nóng)村、進(jìn)校園等形式多樣的檔案文化惠民活動(dòng)。積極創(chuàng)新檔案文化傳播方式，用各種媒體打造多重平臺(tái)，尤其注重新媒體的傳播作用。通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案館可開(kāi)放和可管理的資源進(jìn)行整合，一方面可以方便用戶(hù)查找所需要的資料，另一方面可以為檔案館管理提供便利。

拓寬檔案服務(wù)的渠道

不斷拓寬檔案服務(wù)渠道的目的是更好地滿足用戶(hù)的需求，提高檔案服務(wù)的質(zhì)量和效率，同時(shí)也可以降低檔案服務(wù)的成本。數(shù)字化轉(zhuǎn)型、移動(dòng)化服務(wù)、云服務(wù)、智能化服務(wù)等手段，可以讓用戶(hù)更加便捷地查詢(xún)檔案資料，加強(qiáng)用戶(hù)與檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)之間的互動(dòng)和交流，提高檔案服務(wù)的透明度和可信度，進(jìn)一步推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展。此外，通過(guò)創(chuàng)新手段不斷拓寬檔案服務(wù)的渠道，有利于保護(hù)和傳承歷史文化遺產(chǎn)，促進(jìn)社會(huì)和諧穩(wěn)定發(fā)展。

1.利用移動(dòng)應(yīng)用程序

建立檔案館移動(dòng)應(yīng)用程序，促進(jìn)檔案資源數(shù)字化，為公眾提供便捷的查詢(xún)、瀏覽和下載服務(wù)。檔案館通過(guò)移動(dòng)應(yīng)用程序可以將服務(wù)推向更廣泛的社會(huì)群體，并滿足不同人群對(duì)檔案資源的需求。

2.利用各大社交媒體平臺(tái)

利用微信、微博、抖音等社交媒體平臺(tái)，向社會(huì)公眾推廣檔案資源的利用價(jià)值，也可以通過(guò)社交媒體平臺(tái)與社會(huì)公眾進(jìn)行互動(dòng)，提升社會(huì)公眾對(duì)檔案館的信任感和認(rèn)可度。

3.利用虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)

檔案資源管理是一個(gè)適用虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)的領(lǐng)域。虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)可以將檔案館中的珍貴歷史文獻(xiàn)、照片、錄音等資源數(shù)字化并以三維形式進(jìn)行展示，讓人們可以更加直觀地了解相關(guān)歷史事件和文化背景。同時(shí)，虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)還可以為研究人員提供更加便捷和高效的檔案資源查閱服務(wù)，進(jìn)一步促進(jìn)文化和歷史研究的發(fā)展。

4.利用大數(shù)據(jù)技術(shù)

利用大數(shù)據(jù)技術(shù)分析社會(huì)公眾對(duì)檔案資源的需求和利用情況，以便更好地滿足社會(huì)公眾的需求，并及時(shí)調(diào)整檔案服務(wù)的方向和內(nèi)容。

5.建立合作共享機(jī)制

建立檔案資源合作共享機(jī)制，與其他機(jī)構(gòu)、企業(yè)等建立合作關(guān)系，加強(qiáng)檔案資源的保護(hù)和利用。

人才建設(shè)

從育人角度來(lái)說(shuō)，要增強(qiáng)對(duì)檔案人才的教育和培養(yǎng)，學(xué)校檔案專(zhuān)業(yè)課程的設(shè)置應(yīng)以實(shí)際工作為導(dǎo)向，從源頭考慮。在教學(xué)過(guò)程中，應(yīng)該注重提升學(xué)生的實(shí)踐能力。在工作過(guò)程中，要通過(guò)各種形式的培訓(xùn)教育、自修自學(xué)等持續(xù)開(kāi)展檔案教育工作，并加強(qiáng)對(duì)學(xué)生人文素質(zhì)和綜合素質(zhì)的培養(yǎng)。

從用人角度來(lái)說(shuō)，要優(yōu)化員工隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，對(duì)人才進(jìn)行合理配置和使用，優(yōu)化人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，根據(jù)各部門(mén)的工作任務(wù)和各崗位的具體要求，對(duì)新招人員設(shè)定年齡、學(xué)歷、技術(shù)能力等方面的基本要求，使之有利于員工成長(zhǎng)和檔案館的健康運(yùn)行。

檔案館逐步從封閉、半封閉狀態(tài)走向開(kāi)放的狀態(tài)是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。在新的歷史階段，檔案工作必須不斷創(chuàng)新，其中最重要的任務(wù)之一是提高檔案工作的公共性和社會(huì)性，在意識(shí)、體制、公關(guān)、資源、服務(wù)、人才等各方面多措并舉，增強(qiáng)公共服務(wù)能力，提升公共服務(wù)水平，努力實(shí)現(xiàn)檔案館的社會(huì)功能，充分發(fā)揮檔案館的公共價(jià)值，促進(jìn)檔案館的健康可持續(xù)發(fā)展。

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