企業(yè)辦公室工作精細化管理策略

劉凌冰

提高辦公室工作效率，可以給企業(yè)帶來顯著的經(jīng)濟效益。在以前的企業(yè)管理中，辦公室工作呈現(xiàn)粗放化態(tài)勢，不利于其他工作的有效開展?；谶@種情況，很多企業(yè)都開始推行精細化管理理念，改變辦公室工作的現(xiàn)狀。本文首先闡述了企業(yè)辦公室工作精細化管理的重要意義，在明確現(xiàn)階段精細化管理存在困境的基礎上，從積極更新辦公室工作理念、細化辦公室內(nèi)部崗位職責、構(gòu)建科學合理的考核體系、推動辦公室智慧工作創(chuàng)新、建立動態(tài)監(jiān)督管控模塊等五個方面，探討了企業(yè)辦公室工作精細化管理的有效策略。

隨著我國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，企業(yè)面臨的行業(yè)競爭也變得越來越激烈。企業(yè)辦公室工作可以對業(yè)務發(fā)展產(chǎn)生戰(zhàn)略指引效果，并增強內(nèi)部管理的規(guī)范性，凝聚企業(yè)內(nèi)外部發(fā)展力量。這也要求企業(yè)做好辦公室工作，提高辦公室工作質(zhì)量。目前我國很多企業(yè)都開始重視辦公室工作，并且已經(jīng)融入了精細化管理理念，但是一些企業(yè)并沒有取得預期效果。這是因為較多企業(yè)都沒有把握好辦公室工作精細化管理的具體思路，導致精細化管理成了一個口號。在這種情況下，就有必要深入探索辦公室工作精細化管理的有效路徑。

一、企業(yè)辦公室工作精細化管理的重要意義

（一）規(guī)范企業(yè)內(nèi)部管理

企業(yè)在辦公室工作中引入精細化管理理念，可以較好規(guī)范內(nèi)部管理，提高企業(yè)內(nèi)部環(huán)境的和諧性。目前我國很多企業(yè)都存在粗放化管理情況，導致內(nèi)部氛圍非常不和諧，存在管理層與基層員工的矛盾沖突。但是在引入精細化管理理念以后，辦公室工作就會變得更加規(guī)范，并將其傳導到管理層中，使得管理人員能夠執(zhí)行人性化管理和民主管理制度。這樣，企業(yè)內(nèi)部管理體系就會得到創(chuàng)新拓展，有利于企業(yè)的和諧穩(wěn)定發(fā)展。

（二）增強內(nèi)部業(yè)務效率

企業(yè)辦公室工作的精細化管理可以顯著提高內(nèi)部業(yè)務效率。這是因為企業(yè)辦公室工作是連接高層戰(zhàn)略決策與基層業(yè)務內(nèi)容的橋梁，保證各項戰(zhàn)略決策能夠落實到各項業(yè)務活動中，同時也能夠?qū)⒒鶎訕I(yè)務的運作效果反饋到高層。在辦公室工作精細化轉(zhuǎn)變以后，高層領(lǐng)導與基層員工之間的聯(lián)系就會更加緊密，使得企業(yè)各項業(yè)務得到明確的指引，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的上通下達。這樣，企業(yè)各項業(yè)務的運作效率就能夠有效提升，增強企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的綜合效益。

（三）提高企業(yè)核心競爭力

企業(yè)辦公室工作引入精細化管理理念以后，可以顯著提高核心競爭力。當前我國很多企業(yè)面臨的市場競爭壓力都比較大，導致越來越難在復雜行業(yè)環(huán)境中取得競爭優(yōu)勢。在推動企業(yè)辦公室工作精細化轉(zhuǎn)變以后，就可以整合內(nèi)外部發(fā)展資源，凝聚企業(yè)發(fā)展力量，明確企業(yè)的核心優(yōu)勢。不僅如此，精細化的辦公室工作也能夠提供具有戰(zhàn)略決策價值的信息，使得企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展具有較強的前瞻性，幫助企業(yè)取得長遠發(fā)展成果。

二、企業(yè)辦公室工作精細化管理的問題

對于企業(yè)來說，辦公室工作可以較好推動企業(yè)的長遠發(fā)展，幫助企業(yè)在復雜行業(yè)環(huán)境中取得競爭優(yōu)勢。但是結(jié)合企業(yè)辦公室工作現(xiàn)狀來看，較多企業(yè)在執(zhí)行精細化管理過程中都還存在較多問題，導致辦公室工作很難取得預期效果。這里結(jié)合企業(yè)辦公室工作的實際情況展開深入分析，闡述辦公室工作精細化管理的具體困境。

（一）工作理念比較落后

現(xiàn)階段很多企業(yè)已經(jīng)開始重視辦公室工作的精細化轉(zhuǎn)變，開始調(diào)整工作制度內(nèi)容。但是需要注意的是，不少企業(yè)并沒有更新辦公室工作理念，導致辦公室工作創(chuàng)新很難開展。之所以出現(xiàn)這種情況，主要是因為部分公司領(lǐng)導認為辦公室工作只是輔助作用，主要面向企業(yè)內(nèi)部進行指令傳達。這種認識忽視了辦公室工作人員的個人價值，同時也沒有立足于戰(zhàn)略層面考量辦公室工作的作用。在辦公室工作重要性得不到認可的時候，辦公室工作的頂層設計也存在較多欠缺，導致辦公室工作在實踐過程中容易遭到較多阻礙，很難取得預期的效果。

（二）崗位職責交叉沖突

辦公室崗位設計比較多，有文字秘書、機要檔案、信息管理員、后勤保障等崗位，各個崗位工作內(nèi)容存在差異，但同時也有一定關(guān)聯(lián)性。這也導致不同崗位存在相互推諉責任的情況。辦公室工作人員直接面向上級領(lǐng)導轉(zhuǎn)述工作內(nèi)容，在崗位責任交叉沖突的情況下，他們就很難準確傳達信息，導致公司內(nèi)部問題被掩蓋，給公司的經(jīng)營發(fā)展帶來較多安全隱患。在辦公室工作出現(xiàn)問題的時候，也很難準確定位相關(guān)責任人，不利于問題的解決。不僅如此，崗位職責交叉也導致現(xiàn)行管理制度對辦公室崗位無法產(chǎn)生較強約束力，部分員工在參與工作的時候容易麻痹大意，無法保證辦公室工作質(zhì)量。

（三）考核機制比較粗糙

當前我國大部分企業(yè)都引入了績效考核模塊，用以評價員工的工作效果，并設計了相對應的激勵體系。但現(xiàn)階段企業(yè)的績效考核主要集中在生產(chǎn)部門、銷售部門等職能部門中，忽視了辦公室工作的績效考核。這也導致辦公室人員的工作成果很難得到正確的評價，一般都采用了部門所有人員平分績效的方式。這種模式很難調(diào)動辦公室工作人員的積極性，更容易引發(fā)消極怠工問題。之所以出現(xiàn)這種情況，主要是因為辦公室崗位工作內(nèi)容比較復雜，很難進行定量考核。而定性考核又存在較強的主觀性，無法有效評判辦公室員工的工作效果。在這些問題的綜合影響下，辦公室崗位的考核機制就顯得非常粗糙，很難客觀全面評價辦公室工作效果。

（四）信息技術(shù)應用不足

當前我國已經(jīng)全面進入了信息化時代，信息技術(shù)直接改變了企業(yè)辦公室工作的整體格局。在靈活使用信息技術(shù)以后，辦公室工作效率可以得到顯著提升，同時也能夠有效避免出現(xiàn)人為失誤。但目前很多企業(yè)在辦公室工作中雖然引入了信息技術(shù)，但整體層次較低，比如OA辦公協(xié)同系統(tǒng)等。這也導致企業(yè)辦公室工作很難發(fā)揮信息技術(shù)的價值，應該在后續(xù)發(fā)展中積極進行創(chuàng)新拓展。

（五）缺乏動態(tài)監(jiān)督管理

辦公室工作內(nèi)容比較繁瑣，給工作監(jiān)督帶來較大困難。目前我國很多企業(yè)對于辦公室工作的監(jiān)督管理流于形式，導致辦公室工作很難得到有效控制，總是在出現(xiàn)問題以后才能夠介入處理，容易給企業(yè)帶來較大損失。比如辦公室工作人員需要做好文秘、資料存檔、會議記錄等多種工作，公司平時很少監(jiān)督人員完成這些工作，總是在需要使用到資料的時候才發(fā)現(xiàn)問題，給公司正常業(yè)務開展帶來了阻礙。再比如說，辦公室較多工作都需要得到領(lǐng)導的審批，但目前關(guān)于審批環(huán)節(jié)的監(jiān)督不到位，導致部分工作在沒有得到審批的情況下進行，更容易出現(xiàn)問題。

三、企業(yè)辦公室工作精細化管理的有效策略

企業(yè)辦公室工作精細化管理具有較為顯著的戰(zhàn)略價值，但是目前較多企業(yè)在推動辦公室工作精細化轉(zhuǎn)變的過程中，都遭遇了較多困境。這也要求企業(yè)可以結(jié)合自身實際情況，積極探索辦公室工作存在的欠缺，從多個角度做好精細化管理的創(chuàng)新拓展。

（一）積極更新辦公室工作理念

企業(yè)辦公室工作在精細化管理過程中，需要積極更新辦公室工作理念，轉(zhuǎn)變辦公室工作的整體面貌。一方面，企業(yè)高層領(lǐng)導應該充分認識到辦公室工作的戰(zhàn)略價值，將其上升到戰(zhàn)略管理的層面上。在新形勢背景下，辦公室工作不僅僅可以起到輔助作用，還能夠給企業(yè)提供戰(zhàn)略決策支持。在平時，企業(yè)可以召開關(guān)于辦公室工作的高層會議，轉(zhuǎn)變高層領(lǐng)導對辦公室工作的認識，完善頂層設計，給辦公室工作創(chuàng)新鋪平道路。另一方面，企業(yè)還要做好精細化管理理念的宣傳教育，提高每一個辦公室工作人員對精細化管理理念的認知水平。在這個過程中，企業(yè)可以科學規(guī)劃辦公室工作的目標，結(jié)合不同崗位細化辦公室工作任務，提高各環(huán)節(jié)管理的規(guī)范性。這樣，精細化管理就可以深入到高層領(lǐng)導與辦公室人員等群體中，改變辦公室工作的整體格局。

（二）細化辦公室內(nèi)部崗位職責

企業(yè)辦公室工作在推行精細化管理的時候，也要細化各個崗位的職責，可以顯著提高辦公室人員參與工作的積極性，避免他們在出現(xiàn)問題的時候相互推諉。這也要求企業(yè)可以針對不同辦公室工作內(nèi)容展開深入分析，明確各個崗位的工作內(nèi)容，并依托于此明確不同崗位的職責邊界。在這個過程中，企業(yè)應該關(guān)注不同崗位的交叉工作內(nèi)容，實現(xiàn)崗位職責的細化。在具體操作層面，企業(yè)可以結(jié)合辦公室工作崗位要求和內(nèi)容，制定完善的崗位責任書，使得員工參與工作的過程中可以直觀明確自身的權(quán)限與職責，使得每一項工作都有據(jù)可依。與此同時，企業(yè)也要做好辦公室工作人員的調(diào)研工作，讓他們談一談自己在參與工作過程中，對于崗位職責的感受，以及其他崗位有沒有推卸責任等。通過這種方式，企業(yè)就可以站在辦公室工作人員角度思考內(nèi)部崗位職責分配的合理性，保證后續(xù)制定的崗位責任邊界能夠得到有效明確。在辦公室工作出現(xiàn)問題以后，企業(yè)也要嚴格按照崗位職責追究相關(guān)人員責任，保證責任劃分的精準性。

（三）構(gòu)建科學合理的考核體系

目前企業(yè)辦公室工作的績效考核體系之所以難以發(fā)揮作用，主要是因為考核指標比較模糊。因此在后續(xù)時間里，企業(yè)可以通過宏觀與微觀相結(jié)合的方式，制定科學合理的考核指標體系。在宏觀層面上，可以考察員工的工作態(tài)度、工作責任感等定性指標，主要從員工自身、員工同事、其他部門人員、領(lǐng)導等主體搜集。這類指標相對來說比較主觀，可以在績效考核中起到輔助作用。在微觀層面上，主要為辦公室工作崗位的定量指標，考察員工工作完成效果。由于辦公室工作內(nèi)容的復雜性，導致定量指標設計比較困難。因此企業(yè)可以科學拆解辦公室工作崗位的具體環(huán)節(jié)，提高績效考核指標的細化程度。這樣，績效考核指標就能夠充分反映辦公室工作成果，實現(xiàn)績效激勵的精細化轉(zhuǎn)變。但辦公室崗位的績效考核工作比較繁冗，很有可能出現(xiàn)績效考核指標不合理的情況。因此企業(yè)應該做好辦公室崗位績效考核的反饋溝通工作，了解每一次績效考核工作的效果，同時還要積極接受辦公室工作人員提出的績效申訴，明確現(xiàn)階段績效考核體系存在的具體問題。這樣，企業(yè)就可以使用PDCA循環(huán)工具，在長期發(fā)展中切實提高績效考核體系的科學性，使其發(fā)揮更好的作用。

（四）推動辦公室智慧工作創(chuàng)新

企業(yè)辦公室工作精細化管理過程中，也要靈活使用現(xiàn)代智慧信息技術(shù)，打造智慧辦公室。這也要求企業(yè)可以切實提高內(nèi)部信息化建設水平，在完成基礎信息化改造以后，引入大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能、專家系統(tǒng)等模塊，實現(xiàn)辦公室工作的線上化轉(zhuǎn)型。比如在會議管理方面，企業(yè)可以使用釘釘?shù)染€上平臺召開視頻會議，接著通過內(nèi)部智慧信息平臺自動導入會議信息，實現(xiàn)會議的智能化管理。再比如說，企業(yè)可以使用智慧秘書代替?zhèn)鹘y(tǒng)秘書的部分工作，將傳統(tǒng)秘書從重復性工作中解放出來，實現(xiàn)辦公室工作的細化分工。除此之外，辦公室工作需要協(xié)調(diào)好不同部門，實現(xiàn)行政信息在多部門之間的流通。企業(yè)可以打通內(nèi)部信息系統(tǒng)，將不同部門緊密聯(lián)系在一起，避免出現(xiàn)信息孤島的問題，提高內(nèi)部信息的共享水平。比如目前一些施工企業(yè)開始使用“如流”智能辦公平臺，可以自動處理等多項行政工作，實現(xiàn)辦公室工作的提質(zhì)創(chuàng)新。

（五）建立動態(tài)監(jiān)督管控模塊

由于辦公室工作內(nèi)容比較繁瑣與復雜，針對所有工作展開監(jiān)督管理工作是不現(xiàn)實的。因此后續(xù)可以進行辦公室工作內(nèi)容的分類，明確關(guān)鍵事項，并基于這些內(nèi)容建立動態(tài)監(jiān)督管理模塊。在動態(tài)監(jiān)督過程中，相關(guān)人員需要聚焦到關(guān)鍵事項的全流程環(huán)節(jié)中，明確任務分工與責任劃分，并進行工作成果的評價，督促工作任務能夠順利完成。在動態(tài)監(jiān)督管控模塊中，還要增設應急協(xié)作，應對企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中出現(xiàn)的各類突發(fā)狀況。這也要求企業(yè)可以針對所有可能發(fā)生的突發(fā)情況展開深入分析，充分發(fā)揮辦公室工作的協(xié)作能力，協(xié)調(diào)好各方力量，快速進行應急處理。通過這些方式，可以較好提高辦公室工作的規(guī)范性，避免發(fā)生重要失誤，同時也可以在突發(fā)情況出現(xiàn)的時候進行應急管理，保證企業(yè)的穩(wěn)定運作。

結(jié)語：

綜合來看，精細化管理理念能夠顯著提高辦公室工作的最終成效，增強企業(yè)的核心競爭力。因此對于企業(yè)來說，也應該明確新時代背景下辦公室工作的戰(zhàn)略價值，并積極更新工作理念。這也要求企業(yè)做好辦公室工作與其他業(yè)務內(nèi)容的對接，明確各個崗位的職責內(nèi)容，保證每一個辦公室工作人員都可以規(guī)范開展工作。與此同時，企業(yè)還要積極引入智慧信息技術(shù)，通過智能化模塊替代傳統(tǒng)辦公室工作內(nèi)容，打造新時代智慧辦公室體系。這樣，辦公室工作精細化水平就能夠顯著提升，促進企業(yè)長遠可持續(xù)發(fā)展。

（作者單位：湖南華升股份有限公司）