現(xiàn)代企業(yè)制度下如何做好秘書(shū)工作

關(guān)嬌

秘書(shū)工作是黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位辦公室工作的重要組成部分，承擔(dān)著輔助決策、協(xié)調(diào)服務(wù)、辦文、辦會(huì)、辦事等多項(xiàng)職能，一個(gè)好的秘書(shū)人員應(yīng)該是領(lǐng)導(dǎo)者的參謀與助手。那么怎樣才能做好這項(xiàng)工作呢？現(xiàn)結(jié)合自己的工作實(shí)踐，從角色定位、應(yīng)該具備的基本素質(zhì)和如何提高辦公室秘書(shū)工作的質(zhì)量和水平等幾個(gè)方面，談一點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)。

一、秘書(shū)人員在企業(yè)中要準(zhǔn)確把握角色定位

? 1.秘書(shū)人員是企業(yè)管理工作最直接的參與者

文秘人員是與領(lǐng)導(dǎo)最接近的崗位，無(wú)論是會(huì)議紀(jì)要的撰寫(xiě)還是信息收集的提供，基本上自始至終參與了企業(yè)每一項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)決策形成的全過(guò)程。僅從這一點(diǎn)來(lái)說(shuō)，不管是主動(dòng)參與還是被動(dòng)參與，秘書(shū)人員都實(shí)實(shí)在在參與了決策過(guò)程，他們的工作效率、質(zhì)量會(huì)對(duì)決策質(zhì)量或多或少起到影響，他們是名副其實(shí)的企業(yè)管理工作的參與者。

? 2.秘書(shū)人員是企業(yè)管理的信息收集者和提供者

收集和提供企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)信息是秘書(shū)人員日常的主要工作之一，這就要求他們要做有心人，自覺(jué)及時(shí)地收集一切與企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理相關(guān)的信息，隨時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供其所需的信息內(nèi)容，為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)決策做好信息準(zhǔn)備。

? 3.秘書(shū)人員是企業(yè)各項(xiàng)管理計(jì)劃的督察落實(shí)者

執(zhí)行力是企業(yè)管理效率的重要標(biāo)志。一些成功的企業(yè)往往把提高執(zhí)行力作為企業(yè)管理的首要任務(wù)來(lái)抓，而一些企業(yè)之所以效率低下，也往往是由于企業(yè)的決策得不到及時(shí)有效的執(zhí)行。所以，在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)決策、方針與目標(biāo)確定后，除了由領(lǐng)導(dǎo)自己直接傳達(dá)管理意圖外，在更多的情況下，需要秘書(shū)人員和下一層管理者來(lái)進(jìn)一步傳達(dá)、督促、落實(shí)管理意圖。這樣，秘書(shū)人員就要對(duì)經(jīng)營(yíng)決策、方針與目標(biāo)進(jìn)行深入具體的部署，并做好落實(shí)過(guò)程中的協(xié)調(diào)、提醒、督促工作，隨時(shí)掌握真實(shí)地經(jīng)營(yíng)決策、方針與目標(biāo)的落實(shí)情況。

? 二、企業(yè)秘書(shū)人員應(yīng)該具備的基本素質(zhì)

? 1.必須具有較高的思想素質(zhì)

秘書(shū)的工作性質(zhì)決定了秘書(shū)人員非常接近企業(yè)的管理核心，這就需要他們必須具有強(qiáng)烈的工作責(zé)任心、進(jìn)取心和吃苦耐勞的精神，具備大局意識(shí)、原則意識(shí)、保密意識(shí)和作風(fēng)謹(jǐn)慎、嚴(yán)以律己的行為意識(shí)。

? 2.必須具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)

秘書(shū)人員的主要工作可分為辦文、辦事、辦會(huì)，這就要求他們應(yīng)具備較強(qiáng)的文字寫(xiě)作能力、統(tǒng)籌兼顧的辦事能力、分析判斷能力和敏銳的反應(yīng)能力。特別是文字寫(xiě)作能力，是應(yīng)該成為秘書(shū)人員的看家本領(lǐng)。文字工作是一項(xiàng)非常辛苦的工作，尤其是文秘工作，要成天面對(duì)各類請(qǐng)示報(bào)告、匯報(bào)材料、職代會(huì)報(bào)告以及講話稿等文字材料的起草撰寫(xiě)，工作量非常大。這就要求他們不僅要具有扎實(shí)的文字功底，而且要掌握大量的信息，并對(duì)大量的信息加以甄別篩選，通過(guò)歸納、總結(jié)、提煉，形成一份經(jīng)得起推敲的完整材料。

? 3.必須具有較強(qiáng)的工作協(xié)調(diào)能力

日常工作中的辦文、辦事、辦會(huì)都需要各級(jí)部門(mén)的配合。作為承上啟下、上傳下達(dá)的職能者，秘書(shū)人員要時(shí)時(shí)刻刻做好關(guān)系協(xié)調(diào)、工作協(xié)調(diào)。企業(yè)是一個(gè)復(fù)雜的集合體，由于企業(yè)每個(gè)成員所在部門(mén)情況、利益不同以及對(duì)待問(wèn)題的角度、認(rèn)知水平不同，所以必然存在差異和分歧，有分歧就會(huì)有矛盾。這就需要進(jìn)行科學(xué)的協(xié)調(diào)，統(tǒng)一各個(gè)群體的認(rèn)知，進(jìn)而解決各種矛盾。

? 4.必須具有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力

秘書(shū)工作的性質(zhì)和秘書(shū)人員在企業(yè)中的特殊地位，要求他們必須成為一名一專多能的復(fù)合型人才。為此，學(xué)習(xí)應(yīng)該成為文秘人員每日必做的功課。尤其是在進(jìn)入信息化時(shí)代的今天，科學(xué)技術(shù)日新月異，知識(shí)更新以分秒來(lái)論，如果稍有停頓，就很可能被時(shí)代淘汰。企業(yè)秘書(shū)人員更要注重學(xué)習(xí)，不僅要學(xué)習(xí)文秘專業(yè)知識(shí)，也要努力學(xué)習(xí)科技、人文、歷史等方面的知識(shí)，同時(shí)要加強(qiáng)政治理論知識(shí)學(xué)習(xí)，及時(shí)全面掌握國(guó)家、行業(yè)內(nèi)外最新動(dòng)態(tài)。

? 5.要具有處理突發(fā)性事件的能力

企業(yè)中經(jīng)常會(huì)發(fā)生事故性、自然性、行政性的突發(fā)事件。秘書(shū)人員要具備應(yīng)變意識(shí)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)迅速、準(zhǔn)確地處理好這類事件。這就要求在事件發(fā)生時(shí)，一是做到頭腦冷靜，耐心聽(tīng)取各部門(mén)的反映，把事情的原因、性質(zhì)弄清楚，將心理調(diào)整到最佳狀態(tài)，沉著冷靜，從容應(yīng)對(duì)。二是有充當(dāng)多重角色的能力，既要當(dāng)好事件的協(xié)調(diào)者，又要充當(dāng)信息的傳播者，在領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的情況下，還要充當(dāng)事件的指揮者。

三、如何提高辦公室文秘工作的質(zhì)量和水平

? 1.提升秘書(shū)工作者職業(yè)能力

在提升辦公室秘書(shū)工作質(zhì)量與水平的過(guò)程中，需要強(qiáng)化秘書(shū)人員的職業(yè)能力，并通過(guò)促進(jìn)秘書(shū)工作人員創(chuàng)新發(fā)展等形式，讓其更好地參與到企業(yè)發(fā)展和相關(guān)工作中。秘書(shū)人員要不斷強(qiáng)化自身在文件起草方面的職業(yè)能力，通過(guò)學(xué)習(xí)文書(shū)起草方式、靈活運(yùn)用各種文書(shū)等形式，培養(yǎng)自身的思想修養(yǎng)和知識(shí)儲(chǔ)備，通過(guò)更加高質(zhì)量的文件寫(xiě)作內(nèi)容和風(fēng)格，準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)的講話意圖和語(yǔ)言風(fēng)格，促進(jìn)職業(yè)能力的發(fā)展。

? 2.提升秘書(shū)工作者的綜合素質(zhì)

辦公室秘書(shū)人員在日常工作過(guò)程中，需要提升自我綜合素質(zhì)與能力。單位需要加強(qiáng)對(duì)秘書(shū)人員綜合素質(zhì)和整體素質(zhì)的培養(yǎng)力度，可以定期對(duì)辦公室秘書(shū)人員進(jìn)行培訓(xùn)，增強(qiáng)秘書(shū)工作人員對(duì)秘書(shū)工作流程、內(nèi)容的全面了解，還可以通過(guò)強(qiáng)化秘書(shū)人員表達(dá)能力、合作能力、溝通能力等形式，促進(jìn)相關(guān)工作的合理開(kāi)展。辦公室秘書(shū)人員要不斷鞏固自身的專業(yè)知識(shí)和溝通交流能力，通過(guò)與各部門(mén)之間有效溝通互動(dòng)等形式，促進(jìn)秘書(shū)工作順利開(kāi)展。秘書(shū)人員需要強(qiáng)化自主學(xué)習(xí)能力，通過(guò)對(duì)現(xiàn)代化管理系統(tǒng)、知識(shí)系統(tǒng)進(jìn)行學(xué)習(xí)等策略，提升自我政治素養(yǎng)和綜合素養(yǎng)，運(yùn)用現(xiàn)代化的管理理念和方式，推動(dòng)自我管理能力與水平全面發(fā)展。

? 3.要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高業(yè)務(wù)技能

當(dāng)今時(shí)代，社會(huì)發(fā)展日新月異。秘書(shū)人員一定要樹(shù)立學(xué)習(xí)意識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)技能。首先，要認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的路線方針政策，做到政治意識(shí)明確，才能保證正確的工作方向；其次，要加強(qiáng)辦公室業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，了解時(shí)代發(fā)展變化，努力學(xué)習(xí)秘書(shū)工作的經(jīng)驗(yàn)和做法，提高自己的業(yè)務(wù)水平；最后，要掌握現(xiàn)代辦公設(shè)備和技術(shù)的應(yīng)用，更加高效地做好辦公室工作。

新時(shí)期，辦公室秘書(shū)人員要想促進(jìn)各項(xiàng)工作順利完成，必須通過(guò)提升自身職業(yè)能力、綜合素質(zhì)及樹(shù)立大局觀等策略，促進(jìn)自身專業(yè)技能和工作素養(yǎng)不斷提升。除此之外，還可以通過(guò)強(qiáng)化文秘實(shí)際操作水平等形式，為完成各項(xiàng)工作提供保障。

（作者單位：山西汾西重工有限責(zé)任公司 ）