巧用釘釘小功能，提升學(xué)校運(yùn)行效率

趙國(guó)慶 汪麗莉

釘釘是阿里巴巴集團(tuán)針對(duì)中小企業(yè)開(kāi)發(fā)的一款綜合性管理辦公服務(wù)平臺(tái)，旨在加速中小企業(yè)管理現(xiàn)代化，提升企業(yè)運(yùn)維的信息化程度。經(jīng)過(guò)幾年的不間斷迭代，這一平臺(tái)已經(jīng)十分成熟，給千百萬(wàn)中小企業(yè)的發(fā)展提供了強(qiáng)勁的助推力。中小學(xué)作為團(tuán)體組織，與企業(yè)有著很多的相似之處，如果能借助釘釘平臺(tái)來(lái)提升校園管理水平，將會(huì)使得教育現(xiàn)代化過(guò)程獲得跳躍性的外在助力。本文以筆者所在學(xué)校日常運(yùn)維過(guò)程中使用釘釘平臺(tái)的一些特色功能為入口，向大家介紹這套系統(tǒng)在教育教學(xué)和教育管理中的應(yīng)用特點(diǎn)，展示校園內(nèi)人、物、場(chǎng)地、信息流高效管理的過(guò)程。

每到教學(xué)比賽季，錄播教室就會(huì)變得十分搶手，每個(gè)參賽教師都想先用教室，如果安排不妥當(dāng)，就會(huì)導(dǎo)致大家時(shí)間上頻繁撞車等問(wèn)題，浪費(fèi)師生本就緊張的教學(xué)時(shí)間。教師們?cè)趺瓷暾?qǐng)，管理員怎么排班，便成了讓人頭疼的問(wèn)題，此前我們?cè)捎眠^(guò)微信群接龍、在線收集表單等方法，但使用效率低，既不方便動(dòng)態(tài)調(diào)整，也不方便大家隨時(shí)查詢。

智能會(huì)議室是釘釘打造的智能化會(huì)議室管理系統(tǒng)，可以方便地管理單位內(nèi)的會(huì)議場(chǎng)地與智能化設(shè)備，充分將時(shí)間與空間靈活組合，再多的會(huì)議需求都能用最佳的方法進(jìn)行安排。本著借鑒與改造相結(jié)合的原則，我們只要對(duì)這個(gè)智能會(huì)議室功能稍加改造，便可以用來(lái)管理我們的錄播教室。

首先需要單位管理員登陸釘釘管理后臺(tái)，可以直接訪問(wèn)oa.dingtalk.com或者在釘釘軟件里點(diǎn)擊后臺(tái)管理選項(xiàng)，隨后在工作臺(tái)設(shè)置里右鍵點(diǎn)擊選擇啟用智能會(huì)議室功能，并將智能會(huì)議室圖標(biāo)放置在全員工作臺(tái)相應(yīng)的欄目分類之下。接著后臺(tái)點(diǎn)擊進(jìn)入智能會(huì)議室設(shè)置界面，在會(huì)議室管理里點(diǎn)擊“添加會(huì)議室”，這里需要設(shè)置會(huì)議室名稱，如“錄播教室一”，在地圖上可以通過(guò)點(diǎn)擊或手動(dòng)輸入名稱來(lái)定位場(chǎng)地位置，輸入可容納人數(shù)，勾選該教室內(nèi)可用的智能設(shè)備名稱，在擴(kuò)展信息里需要啟用開(kāi)放預(yù)訂功能，至于預(yù)訂審批功能可視學(xué)校情況自行決定是否使用，對(duì)于大型學(xué)校還可以指定哪些學(xué)科組教師用幾號(hào)教室。此外，在高級(jí)管理中可以對(duì)預(yù)約時(shí)間與開(kāi)放時(shí)間進(jìn)行管理，一般建議預(yù)約功能是全天候啟用，而開(kāi)放時(shí)間選擇與正常上下學(xué)時(shí)間一致。通過(guò)以上的設(shè)置，這個(gè)錄播教室即可在釘釘工作臺(tái)上供教師預(yù)約使用，組織內(nèi)通過(guò)授權(quán)的教師可以通過(guò)點(diǎn)擊工作臺(tái)上對(duì)應(yīng)圖標(biāo)進(jìn)入預(yù)約，還可以掃描管理員設(shè)置過(guò)程中產(chǎn)生的會(huì)議二維碼進(jìn)行快速預(yù)約。

預(yù)約過(guò)程十分簡(jiǎn)單，點(diǎn)開(kāi)智能會(huì)議室頁(yè)面后進(jìn)入會(huì)議預(yù)約項(xiàng)，界面會(huì)出現(xiàn)讓你選擇需要使用的時(shí)段，如那個(gè)時(shí)段已經(jīng)被別人占用，會(huì)呈灰色不可選狀態(tài)。選定時(shí)段后可以填寫(xiě)一些備注信息，如有哪些同事會(huì)隨堂聽(tīng)課，被選定的同事會(huì)在上課前收到釘釘系統(tǒng)提醒，此外，預(yù)約會(huì)同時(shí)自動(dòng)加入提醒鬧鐘與日程，開(kāi)始前十五分鐘將提醒你進(jìn)入教室準(zhǔn)備。

如果在正式使用前你突然有事，可以在我的預(yù)訂中取消預(yù)訂，把該時(shí)段重新放入預(yù)約池，以便正在等待的同事可以繼續(xù)預(yù)約。

學(xué)校辦公設(shè)備中，打印機(jī)是剛需，面對(duì)動(dòng)輒幾棟辦公樓幾十個(gè)辦公室的工作環(huán)境，每個(gè)辦公室配備一臺(tái)打印設(shè)備是不現(xiàn)實(shí)的，這里不是說(shuō)采購(gòu)成本負(fù)擔(dān)不起，而是維護(hù)成本過(guò)高，使用效率不高，整個(gè)設(shè)備處于難以控制或不可監(jiān)管狀態(tài)。釘釘智能云打印以單位組織為依托，將打印業(yè)務(wù)與設(shè)備管理有機(jī)地整合起來(lái)，既保證了所有教師打印的便捷性，電腦可打印、手機(jī)可打印、校內(nèi)可打印、校外遠(yuǎn)程還可打印，又能對(duì)打印任務(wù)進(jìn)行詳細(xì)統(tǒng)計(jì)，嚴(yán)格控制打印設(shè)備使用者范圍，對(duì)濫用打印資源行為進(jìn)行有效有力的監(jiān)管。

首先，管理員在管理后臺(tái)工作臺(tái)啟用智能云打印功能，方法和啟用智能會(huì)議室一致，然后將圖標(biāo)放置在全員工作臺(tái)指定的分類下，如智能硬件分欄里。其次，管理員需要在專業(yè)打印機(jī)放置的場(chǎng)所（我們一般放在教務(wù)處），在連接打印機(jī)的電腦上登錄自己的釘釘，從釘釘工作臺(tái)上點(diǎn)擊智能云打印圖標(biāo)，根據(jù)系統(tǒng)提示，安裝一個(gè)“釘釘打印共享服務(wù)”程序。然后點(diǎn)擊服務(wù)程序界面上的“+”號(hào)添加打印機(jī)，這里可以勾選所有連接在這臺(tái)電腦上的打印機(jī)，同時(shí)選擇組織里哪些部門(mén)和哪些人可以使用哪臺(tái)打印機(jī)，比如黑白的打印機(jī)可以供全體教師使用，彩色打印機(jī)只給負(fù)責(zé)宣傳的辦公室成員使用，這個(gè)配置過(guò)程中會(huì)需要驗(yàn)證身份，請(qǐng)使用管理員釘釘掃描出現(xiàn)的二維碼。完成配置后，共享服務(wù)程序會(huì)處于鎖定保護(hù)狀態(tài)，即普通用戶無(wú)法修改配置，不可刪除打印機(jī)。

教師使用云打印服務(wù)，分電腦端和手機(jī)端兩種情況。在計(jì)算機(jī)上打印，要保持釘釘?shù)卿洜顟B(tài)，第一次使用時(shí)請(qǐng)點(diǎn)進(jìn)工作臺(tái)上的智能云打印，先點(diǎn)擊一下“安裝電腦打印客戶端”，他會(huì)自動(dòng)安裝一個(gè)虛擬打印驅(qū)動(dòng)程序，稍等一下就好。然后在需要打印時(shí)，只需在打印機(jī)中選擇“釘釘智能云打印機(jī)”即可。這個(gè)設(shè)置過(guò)程比局域網(wǎng)里通過(guò)Windows系統(tǒng)的共享打印機(jī)設(shè)置過(guò)程更簡(jiǎn)單，使用過(guò)程也更加穩(wěn)定，不會(huì)受到系統(tǒng)補(bǔ)丁、殺毒軟件或網(wǎng)絡(luò)協(xié)議的干擾。

手機(jī)端使用會(huì)更方便一些，工作臺(tái)上直接點(diǎn)開(kāi)智能云打印，然后選擇手機(jī)打印，再選擇對(duì)應(yīng)的圖片或者文檔，打印機(jī)時(shí)還可進(jìn)一步選擇用哪個(gè)打印機(jī)輸出。同時(shí)，其還支持聊天中的文件快速打印，省去在手機(jī)中翻找文件的煩惱。此外，如果是重要或涉密文件，可以啟用安全掃碼打印功能，這樣發(fā)送過(guò)的文檔處于排隊(duì)狀態(tài)，只有當(dāng)你走到打印機(jī)前，掃描管理員初始設(shè)置時(shí)貼在打印機(jī)上的二維碼才會(huì)安全輸出稿件。

在管理方面，管理和運(yùn)維人員可以清晰地看到統(tǒng)計(jì)情況，包括打印次數(shù)、紙張數(shù)量、具體人員和詳細(xì)時(shí)間，這可以有效地對(duì)打印耗材進(jìn)行監(jiān)管，杜絕不必要的非工作打印活動(dòng)。

及時(shí)跟家長(zhǎng)溝通，發(fā)布重要或緊急通知是學(xué)校管理中的剛需，通過(guò)短信或微信等即時(shí)通信軟件雖然也可以發(fā)送，但家長(zhǎng)是否收到不好確認(rèn)，如果每次都要家長(zhǎng)在群里回復(fù)確認(rèn)信息，又會(huì)形成龐大的信息流，對(duì)群里重要信息的發(fā)布形成干擾，同時(shí)也不便于發(fā)布者統(tǒng)計(jì)，如何解決發(fā)布與發(fā)布后的追蹤是個(gè)十分迫切的問(wèn)題。釘釘家校通知功能可以有效解決上述問(wèn)題，它能根據(jù)權(quán)限設(shè)置，以班級(jí)為單位，也能以年級(jí)組為單位，還可以整校為單位，快速精準(zhǔn)發(fā)布通知，同時(shí)能單向追蹤信息的反饋簽字確認(rèn)信息，并回收這些確認(rèn)信息以供存檔。

管理員登錄管理后臺(tái)，在工作臺(tái)上啟用家校通知功能，并將其圖標(biāo)安排在相應(yīng)的功能分組之下。在權(quán)限設(shè)置里可以指定使用者發(fā)送范圍，比如本班教師只可以發(fā)送給本班級(jí)，年級(jí)組長(zhǎng)可以發(fā)送到整個(gè)年級(jí)，而校長(zhǎng)室或少先隊(duì)輔導(dǎo)員可以全校齊發(fā)。此外，系統(tǒng)提供了非常豐富的模板，基本涵蓋了目前各種學(xué)校應(yīng)用場(chǎng)景，如防溺水、疫情防控等，稍加修改便可以使用。

具體使用時(shí)，點(diǎn)擊對(duì)應(yīng)發(fā)送目標(biāo)上的“+”號(hào)，選擇對(duì)應(yīng)的模板或自定義內(nèi)容，選擇通知范圍，如果是重要信息需要家長(zhǎng)簽字的，要把需家長(zhǎng)簽字確認(rèn)開(kāi)關(guān)開(kāi)啟。然后點(diǎn)發(fā)布即可，也可以使用定時(shí)發(fā)布功能作預(yù)約發(fā)送。信息發(fā)布后可以看到精確的簽字確認(rèn)信息；已確認(rèn)總?cè)藬?shù)，未確認(rèn)總?cè)藬?shù)，分別在哪個(gè)年級(jí)哪個(gè)班級(jí)。如果有班級(jí)家長(zhǎng)沒(méi)有確認(rèn)，還可以通過(guò)釘功能直接對(duì)家長(zhǎng)進(jìn)行提醒，或者釘班主任，催促他及時(shí)聯(lián)系學(xué)生家長(zhǎng)進(jìn)行確認(rèn)，真可謂一個(gè)都不能少，一個(gè)都不會(huì)少。

隨著學(xué)校與社區(qū)及相關(guān)行政單位的聯(lián)系日益密切，為配合他們完成各項(xiàng)細(xì)分任務(wù)，需要及時(shí)從家長(zhǎng)處獲取一些關(guān)鍵數(shù)據(jù)，如何快速回收相應(yīng)工作的成果，成了教師特別是班主任的日常工作中一個(gè)重要問(wèn)題。針對(duì)高效數(shù)據(jù)的收集與整理，釘釘在設(shè)計(jì)時(shí)就考慮到了這一剛需，智能填表（或班級(jí)填表）可以輕松完成這一任務(wù)。這里需要先說(shuō)明一下，默認(rèn)情況下，班級(jí)填表功能在班級(jí)群里是默認(rèn)開(kāi)啟的，是針對(duì)班級(jí)范圍里人員可見(jiàn)；智能填表需要在后臺(tái)設(shè)置開(kāi)通，是針對(duì)全體成員可用的。此外，智能填表還具有權(quán)限設(shè)置功能，可以限定哪些員工可以發(fā)起數(shù)據(jù)收集活動(dòng)。

在釘釘工作臺(tái)上打開(kāi)智能填表功能后，會(huì)有三個(gè)大的功能標(biāo)簽，分別為創(chuàng)建、填寫(xiě)與統(tǒng)計(jì)。

創(chuàng)建標(biāo)簽用來(lái)設(shè)計(jì)表單，本身提供了許多常用模板，比如疫情、問(wèn)卷、收集、報(bào)名、投票、評(píng)測(cè)等，這些模板只要稍加修改即可在我們當(dāng)前的場(chǎng)景下使用。一般情況下，我們需要設(shè)計(jì)一些個(gè)性化的表單，這時(shí)直接點(diǎn)“+”號(hào)，選擇創(chuàng)建空白收集表。在新建狀態(tài)下，可以修改個(gè)性化的封面圖片，填寫(xiě)表單標(biāo)題，完善填寫(xiě)簡(jiǎn)要說(shuō)明，緊挨著的是表單主設(shè)計(jì)區(qū)，在這里可以添加主要收集項(xiàng)目，每個(gè)項(xiàng)目為一題。系統(tǒng)目前提供了諸如問(wèn)答題、單選題、多選題這樣通用型題目，還有身份證、手機(jī)號(hào)和數(shù)字這種帶填寫(xiě)校驗(yàn)的題型，用來(lái)保證填寫(xiě)者按要求完成數(shù)據(jù)填報(bào)。另外，針對(duì)疫情防控應(yīng)用，系統(tǒng)提供了省市區(qū)、當(dāng)前位置、日期時(shí)間、通信行程卡與手寫(xiě)簽名應(yīng)用，對(duì)于單位企業(yè)存儲(chǔ)足夠的情況下，還可以在這里收集圖片與通用文件，應(yīng)該說(shuō)，提供的數(shù)據(jù)類型是十分豐富的。選中對(duì)應(yīng)的題型，直接拖放到主表單中，如果有同類型題，可以使用下面的復(fù)制功能，對(duì)于后加的重要項(xiàng)目，可以通過(guò)排序功能將其調(diào)整到表單前方。

制作完成后，建議先預(yù)覽，沒(méi)有問(wèn)題后，點(diǎn)完成。然后進(jìn)入第二階段：發(fā)布。在這個(gè)界面里可以設(shè)置表單圖標(biāo)和三個(gè)重要的投放指標(biāo)：誰(shuí)可以填寫(xiě)、填寫(xiě)次數(shù)與周期、回收數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。誰(shuí)可以填寫(xiě)的設(shè)定在填寫(xiě)設(shè)置里，可以允許任何人填寫(xiě)，也可以限制為學(xué)校內(nèi)師生，甚至還可以指定到具體班級(jí)或者指定的個(gè)人，且可以將表單以主動(dòng)推送方式投送到組織內(nèi)指定接收目標(biāo)，或者每個(gè)人，緊急任務(wù)還可以設(shè)置成待辦與釘通知，這樣會(huì)在軟件內(nèi)用聲光形式加強(qiáng)信息通知力度。填寫(xiě)次數(shù)與周期在表單設(shè)置里，這里可以設(shè)置表單定期投送、定期填寫(xiě)，這在周期性數(shù)據(jù)收集上非常有用。對(duì)于限定人次的活動(dòng)可以設(shè)置每人限填一次，對(duì)于重大事項(xiàng)可以將“是否可以修改填寫(xiě)內(nèi)容”設(shè)置為否，對(duì)于非記名性投票可以將是否可以匿名填寫(xiě)的功能開(kāi)啟。

數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)設(shè)置是為數(shù)據(jù)收集過(guò)程中顯示跟蹤表單填寫(xiě)進(jìn)度提供的一項(xiàng)可選參數(shù)，比如可以設(shè)置共享數(shù)據(jù)給組織內(nèi)哪些人看，有人填寫(xiě)后是否提醒我，定期推送簡(jiǎn)明統(tǒng)計(jì)結(jié)果等。在正式收集到的數(shù)據(jù)中，像選擇題會(huì)有直觀的扇形圖標(biāo)注各結(jié)果的分布情況，周期性數(shù)據(jù)還會(huì)以周期為單位形成獨(dú)自的收集任務(wù)，自動(dòng)定時(shí)發(fā)送。這些數(shù)據(jù)可以在線直接編輯，亦可導(dǎo)出為本地Excel文件，做進(jìn)一步分析處理。

學(xué)校后勤是做好教學(xué)工作的重要支撐，面對(duì)越來(lái)越豐富的教學(xué)環(huán)境與手段，從場(chǎng)地?cái)?shù)量到物資儲(chǔ)備都在呈直線式上升，前期投入時(shí)一般還會(huì)有建設(shè)方參與，一旦交付后，如何維護(hù)和保養(yǎng)，如何第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障并反饋，便成了一個(gè)大而細(xì)的工程，如果單獨(dú)靠學(xué)校的總務(wù)主任，這是一項(xiàng)難以高質(zhì)量完成的工作。得益于釘釘對(duì)學(xué)校工作的深入探索，為了幫助教師和后勤部門(mén)管理好場(chǎng)地環(huán)境與教學(xué)設(shè)備，釘釘投放了兩個(gè)針對(duì)性非常強(qiáng)的功能板塊：總務(wù)報(bào)修和電教報(bào)修。這兩項(xiàng)功能的啟用過(guò)程，如前所述，根據(jù)學(xué)校自己的分類喜好，放置在工作臺(tái)對(duì)應(yīng)分類之下。進(jìn)入總務(wù)報(bào)修后，最上方會(huì)有三個(gè)標(biāo)簽頁(yè)，分別為發(fā)起提交、查看報(bào)表和查看數(shù)據(jù)。

發(fā)起提交頁(yè)為各位班主任或授課教師發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，用來(lái)向總務(wù)處發(fā)送報(bào)修申請(qǐng)表。主要項(xiàng)目包括報(bào)修主題，這里一般預(yù)先設(shè)定好可能出現(xiàn)問(wèn)題的范圍，如開(kāi)關(guān)插座、門(mén)窗把手，報(bào)修地點(diǎn)需要描述準(zhǔn)確位置，如四一班教室，具體內(nèi)容需要報(bào)修者描述清楚問(wèn)題現(xiàn)象，如無(wú)法描述準(zhǔn)確的，可以在后面的上傳圖片處拍照上傳，部門(mén)一般會(huì)默認(rèn)為當(dāng)前部門(mén)，如果需要，還可以把報(bào)修單發(fā)送至辦公群，流程部分顯示了報(bào)修審批處理的進(jìn)度，這里可以使用或批，即幾個(gè)人中只要有一個(gè)人處理就算完成工作，也可以采用與批，即需要幾個(gè)人分別按流程處理，如果需要加快進(jìn)度，還可以把這個(gè)單據(jù)通過(guò)單獨(dú)聊天形式發(fā)送給審批人。查看報(bào)表標(biāo)簽頁(yè)，是作為后勤管理方進(jìn)行分類匯總統(tǒng)計(jì)使用的，這里可以查看指定時(shí)間段內(nèi)一共產(chǎn)生了多少次報(bào)修活動(dòng)，分別是哪些類別，哪個(gè)類別或哪個(gè)場(chǎng)地的報(bào)修最多，這些數(shù)據(jù)可以呈報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層，方便在后期采購(gòu)與預(yù)算時(shí)留夠資源，也為總務(wù)處下一步工作重點(diǎn)指明方向。查看數(shù)據(jù)標(biāo)簽頁(yè)，會(huì)按時(shí)間順序列出當(dāng)前的報(bào)修記錄，點(diǎn)擊可以展開(kāi)詳情頁(yè)，主要作為歷史數(shù)據(jù)存檔使用。當(dāng)報(bào)修人填完報(bào)修單后，后勤管理員會(huì)收到審批提示信息，如果有預(yù)案，可以補(bǔ)充說(shuō)明實(shí)施時(shí)間或物料情況，然后點(diǎn)審批通過(guò)，報(bào)修人就會(huì)收到反饋；如果非后勤的業(yè)務(wù)范圍，可以填寫(xiě)說(shuō)明信息后點(diǎn)拒絕，完成工單的回執(zhí)信息。

電教報(bào)修的設(shè)置與流程和總務(wù)基本一致，單列出來(lái)主要是電教設(shè)備資源的特殊性，需要的響應(yīng)時(shí)間更快。

現(xiàn)代化學(xué)校除了理念現(xiàn)代化、設(shè)備現(xiàn)代化，組織管理更需要現(xiàn)代化，借助于釘釘平臺(tái)，可以充分調(diào)動(dòng)所有教育資源，全面優(yōu)化人財(cái)物的調(diào)配效率，提高信息流動(dòng)速度，讓優(yōu)秀的教師可以全身心地投入教學(xué)，使得管理團(tuán)隊(duì)有時(shí)間與精力聚焦教育的核心關(guān)切，將智慧校園這一理念落實(shí)到具體的每一項(xiàng)事務(wù)之上。