檔案文獻編纂中的收集與選材探究

裴煜

一、引言

林云陔，出生于1881年，廣東信宜人，早年加入同盟會，后由孫中山選派赴美，獲美國紐約圣喬治大學碩士學位。在時局動蕩，市長頻繁更換的19世紀二三十年代，林云陔三度擔任廣州市市長，累計任期超過四年，是這一時期履職時間最長的市政府“負責人”。1923年2月8日林云陔首次出任廣州市市長，同年2月26日卸任。1927年5月20日至1931年6月8日再任廣州市市政委員長（市長），期間曾因張黃之亂短暫去職，正是這次相對持續(xù)、穩(wěn)定的任職為林云陔實現(xiàn)其施政理念創(chuàng)造了條件，一系列新的市政建設(shè)思想得以傳播、現(xiàn)代城市規(guī)劃得以萌芽、各類建設(shè)項目得以展開，廣州成為開風氣之先、全國聞名的“模范市”。

林云陔的市政建設(shè)理念早在主政廣州之前便有跡可循，1919年，時任《建設(shè)》雜志主編的林云陔在第一卷發(fā)表文章稱“人民既有執(zhí)業(yè)以謀生，尤須有休養(yǎng)與娛樂以養(yǎng)生。夫養(yǎng)生之道不一，各視其性所近為斷。以通例言之，運動以求健康，演劇以勵人心，音樂以和性情，圖書館以供誦讀，園林以供玩賞，社交以增感情，皆足以供休養(yǎng)與娛樂也”[1]，足見他將發(fā)展公共文化事業(yè)、改善人民生活條件作為重要的市政建設(shè)使命。作為開明的留美歸國知識分子，親身游歷、目睹了美國各大都市景況，林云陔受到了歐美等發(fā)達國家城市建設(shè)理論和實踐的影響。在他親自草擬的《廣州市施政計劃書》中，認為“最新之城市設(shè)計，以‘田園城市為最優(yōu)良”，反映出其對埃比尼澤·霍德華等人提出的“田園城市”理論的認同與褒揚。在同為留美回國的工務局局長程天固的鼎力配合下，《廣州工務之實施計劃》《確定廣州全市馬路線意見書》等借鑒發(fā)達國家城市建設(shè)經(jīng)驗而又充分融入本土特色的、具有開創(chuàng)意義的重要規(guī)劃性文件逐步制定，對廣州的城市發(fā)展空間布局和功能規(guī)劃產(chǎn)生了深刻影響。其在任期內(nèi)開辟東山模范住宅區(qū)，籌建中山圖書館、修復鎮(zhèn)海樓并設(shè)立市里博物院、興建市府合署大樓、架設(shè)海珠橋，既是其施政理念的落地，也為廣州留下了許多“會說話的”歷史建筑。

林云陔檔案文獻選編是民國時期廣州市歷任市長檔案文獻選編（以下簡稱歷任市長選編）的組成部分。整體選編的目的在于通過梳理、甄選歷任市長任職期間形成的有關(guān)重大歷史事件、重要市政措施、重要機構(gòu)設(shè)置的檔案，以及其他反映當時社會、政治、經(jīng)濟、文化等各方面情況的檔案文獻，為認識民國時期的廣州、讀懂廣州城市發(fā)展歷史，提供真實的檔案支撐。以歷任市長相關(guān)檔案串聯(lián)起廣州近代化進程的諸多嘗試、逐步蛻變，喚起并刻寫屬于廣州的城市記憶。

二、收集

檔案文獻收集，或稱檔案文獻查找，是指根據(jù)編纂題目的要求和選材大綱的范圍，在比較全面、深入掌握檔案文獻狀況的基礎(chǔ)上，將能反映編纂題目的相關(guān)檔案文獻信息查詢、搜集到一起，以供進一步挑選的工作[2]。收集工作是具體編纂工作環(huán)節(jié)的開端，是為檔案文獻編纂尋找原料的過程[3]，收集到的檔案文獻是否廣泛、豐富、齊全，在很大程度上決定了最終編纂成果的質(zhì)量優(yōu)劣。

（一）收集原則

“廣征博采”是指導收集工作最根本的原則，換言之即是要做到全面查找、寧多勿漏。本次林云陔相關(guān)檔案文獻的收集階段，也把“最大限度將有價值的檔案文獻集中起來”作為主要目標。全面查找要求圍繞主題在各個文化機構(gòu)的館藏中加以檢索搜集，就林云陔檔案文獻選編而言，選材大綱明確收集內(nèi)容為其任廣州市市長（市政委員長）期間形成的有重要價值的檔案文獻，因此，廣州市檔案館的館藏成為查找的重點。在館藏中，市政府及其所屬機關(guān)形成的檔案是值得關(guān)注的“富礦區(qū)”，同時市政公報、民國日報等館藏資料也是不可忽視的“開發(fā)區(qū)”，尤其是市政公報，作為民國時期政府信息公開發(fā)布的重要渠道，完整系統(tǒng)地刊載了許多具有重要意義的市政府訓令、指令、布告等，能夠有效彌補部分事實缺乏檔案原件呈現(xiàn)的缺憾。

（二）收集策略

檔案文獻收集策略是指圍繞主題將相關(guān)有價值的檔案文獻從資源庫中經(jīng)過初步篩選匯集起來的具體方法。收集策略回答三個問題：用什么收集、在哪里收集、怎樣收集。策略應當適應主題特點和資源組織方式，并在收集過程中根據(jù)效果動態(tài)調(diào)整。

首先要明確收集線索。有的放矢的查找離不開明確的關(guān)鍵詞、主題詞，它們通常來自選材大綱的可操作化。選材大綱是收集工作的依據(jù)，但具有概括性和抽象性，在開始收集時，需要對選材大綱的要求進行可操作化處理，將抽象概念轉(zhuǎn)化為具體概念，形成收集線索。例如，選材大綱要求選入林云陔任市長期間反映重要機構(gòu)設(shè)置、重要政策措施、重要市政建設(shè)的檔案，通過調(diào)查研究，可以將以上概念逐一分解細化，重要機構(gòu)設(shè)置可具體化為成立社會局、城市設(shè)計委員會、購料委員會、恢復公用局等，重要政策措施可具體化為更新全市自動電話、設(shè)置省港長途電話等，重要市政建設(shè)可具體化為續(xù)建市立第二醫(yī)院、籌建中山圖書館、修葺鎮(zhèn)海樓設(shè)立市立博物院、動工興建海珠橋等。調(diào)查研究的途徑由淺入深，包括查閱工具書如《民國人物辭典》《廣州百科全書》等了解人物生平，查找學術(shù)論文掌握人物的主要成就和歷史評價，查找該人物撰寫的文章、回憶錄，理解其思想主張和自我評價等。

其次要明確收集范圍。從空間上而言，根據(jù)全宗檔案與編纂主題的相關(guān)性高低可將全宗分為直接全宗和間接全宗。林云陔相關(guān)檔案分布在市政府及所屬機關(guān)等不同全宗，市政府全宗是市長履職形成檔案的主要歸屬，可視為直接全宗，工務局等各機關(guān)的全宗則為間接全宗。直接全宗和間接全宗共同構(gòu)成查找的空間范圍。有經(jīng)驗的檔案編撰者進一步提出“先查與編研課題關(guān)系密切，相關(guān)檔案密集度高的，價值和質(zhì)量也較高的全宗，再查散在的零星文獻”的查找順序[4]。從時間上而言，編纂選題的時間斷限構(gòu)成查找的時間范圍。林云陔檔案選編查找的時間范圍則主要集中在其三段任期內(nèi)。

正式收集時，在廣州市檔案館數(shù)字檔案平臺中，選擇民國檔案資源庫市政府全宗，以“林云陔”為關(guān)鍵詞，結(jié)合時間范圍1923、1927至1931，在題名、關(guān)鍵詞、責任者字段進行綜合檢索可以得到數(shù)千條檔案信息。由于檢索結(jié)果數(shù)量巨大，編者采取逐條瀏覽檔案目錄的方式，排除明顯無關(guān)或價值較低的檔案，并根據(jù)寧多勿漏的原則盡可能全面選取反映林云陔在任成就的檔案。再以同樣方式在各機關(guān)的全宗中檢索，補充收集相關(guān)零散檔案。通過“廣撒網(wǎng)”式的普遍搜集，大部分有價值檔案被納入備用范圍。為避免遺漏重要檔案，還需要進行有針對性的重點收集。分別以前期分解得到的具體關(guān)鍵詞為收集線索進行搜集，如以“城市設(shè)計委員會”為關(guān)鍵詞查找有關(guān)該委員會設(shè)立的檔案。

完成初步收集后，還需補充收集以進一步豐富原材料庫。補充收集的前提是對初篩檔案，尤其是其中的重要檔案進行深入閱讀，利用檔案之間的有機聯(lián)系進一步擴大搜索范圍，獲得新的有價值檔案。重要檔案通常能夠提供新的搜集線索，如林云陔擬定的《廣州市施政計劃書》作為其掌理廣州市政兩年之后的總結(jié)兼計劃性文件，對兩年來的政府工作成就進行了回顧和梳理，同時為之后一段時期的工作確定了重點方向和實施計劃，這篇市長視角的自述，提綱挈領(lǐng)地展現(xiàn)了林云陔的建設(shè)思路，為把握收集重點和方向提供了指引。

三、選材

選材即材料篩選，是對收集到的檔案進行鑒別、分析、比較、選擇，剔除無關(guān)、虛假、重復、相形見絀或價值不高的材料，留選可靠、精粹的材料的過程[5]。一方面，選材是檔案文獻編纂過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在很大程度上決定編研成果的質(zhì)量；另一方面選材數(shù)量、要求則也受到預先確定的編研成果形式的影響。影印出版的選編相對轉(zhuǎn)錄出版的選編而言，相同幅面承載的文字信息更少，因此對選用材料數(shù)量的限制更加嚴格，只能選用相對少量、精粹的檔案反映編纂主題。為了呈現(xiàn)相關(guān)檔案文獻的原貌、原跡，拉近讀者與檔案的距離，歷任市長檔案選編選取影印出版形式，從而要求選材精簡、具有代表性。

（一）選材原則

善擇慎取是選材工作的基本原則。與廣征博采的收集原則相對應，檔案材料的運用并不是以多為上，而要善于鑒別、審慎比較、則善而從[6]。就內(nèi)容而言，“善”是指具有代表性、典型性，能夠具體、集中反映編纂主題下的某一歷史事實，就形式而言，“善”要求“善本”，具備一定的清晰度和完整性。選材之所以要求具備代表性和典型性，是由檔案文獻的龐雜性和編纂出版物篇幅的有限性之間的矛盾決定的。具有典型性的材料來源于一般，又集中體現(xiàn)和代表一般，材料的典型性越強，就越能大范圍、高質(zhì)量地代表所要反映的事物，從而能用相對少的材料說明相對多的問題[7]。另一方面，檔案文獻信息要得到充分利用與共享，前提是要能夠識別檔案文獻所承載的信息，因此文獻的清晰度和完整性是必不可少的判斷指標[8]。為此，編纂者需要仔細辨別備選檔案的內(nèi)容價值及形式優(yōu)劣，做到去粗存精。

（二）選材策略

層層篩選具有代表性的歷史事實、事件、活動及其形成的有代表性的檔案。代表性是相對概念，從人物類的檔案選編來說，歷史人物的形象是被他主導或參與的眾多歷史事實、事件、活動所勾勒出來的，其中有一些事實、事件、活動更為重要，更能夠代表其觀點、立場、成就，與此同時，某一歷史事實在發(fā)生發(fā)展過程中形成了一定數(shù)量的檔案材料，其中有一些材料更具有說明力、更能反映該事實的基本面貌。因此要使選編整體具有代表性，則需層層篩選有代表性的歷史事實以及反映歷史事實的有代表性的檔案材料。以林云陔檔案材料選編為例，林云陔任廣州市長期間開展了許多市政建設(shè)，如修復鎮(zhèn)海樓、籌建中山圖書館、建造中山紀念堂及紀念碑、海珠橋、市府合署大樓等，這些至今仍在市民社會生活中發(fā)揮重要作用、為當?shù)厝嗣穸炷茉數(shù)闹攸c建設(shè)項目應該在選編中突出體現(xiàn)。同時，還需從每個項目中選擇少數(shù)具有代表性的材料，可以是一組在項目提出建設(shè)、通過市行政會議表決、開工建設(shè)、建成使用等節(jié)點形成的材料，優(yōu)選其中能夠代表林云陔個人關(guān)切、態(tài)度或留有其批語等手跡的檔案。

注重材料的信息密度。信息載量過低的材料不足以支撐還原事件和活動，從而影響選編整體的詳實程度。編者在選材中發(fā)現(xiàn)，訓令作為一種重要的傳達行政機關(guān)指令的文種，其所記載的內(nèi)容具有權(quán)威性、確定性，是官方意志的集中體現(xiàn)，尤其是關(guān)于重要事件、活動的訓令有標志性的意義，但是通常訓令的內(nèi)容較為簡短，信息密度低，如果僅選用一篇訓令，則無法較好反映事件的過程及面貌，此時則需要補充相關(guān)的呈文、提議書等，便于呈現(xiàn)該事件的來龍去脈和更豐富的細節(jié)。如林云陔提出建設(shè)模范住宅區(qū)，可以追溯到《劃定廣州市模范住宅區(qū)案飭工務局遵照辦理的令》這份檔案，但是關(guān)于模范住宅區(qū)的具體內(nèi)容、規(guī)范卻無從體現(xiàn)，因而還需要補充信息密度更高，能夠說明模范住宅區(qū)內(nèi)涵的檔案——《廣州市設(shè)計委員會提交籌建模范住宅區(qū)修正草案請廣州市政廳備案的呈》，以便讀者了解模范住宅區(qū)的實質(zhì)內(nèi)容。

在比較中選擇合適的版本。對于既有市政公報又有原始檔案的材料，優(yōu)先選擇檔案原件，因為原件能夠展示更多背景信息，更具現(xiàn)場感、真實感。優(yōu)先選擇文件正本，由于歷史原因，部分檔案在發(fā)文機關(guān)全宗中只有底稿，缺少正本，此時可以在收文機關(guān)的全宗中搜索該檔案的正本，只有在無法找到正本的情況下才使用簽發(fā)稿。對于歸檔有歷次修改稿的提議書等檔案，不同稿本之間存在細微區(qū)別，應當仔細鑒別，選擇最終通過議決的版本。此外，基于選材的清晰性、完整性原則，對于涂改嚴重或頁面殘破不堪影響識讀的稿本，應當繼續(xù)搜尋是否有更加整潔、完好的可替代檔案。

參考文獻：

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[7] 丁永奎，曹喜琛.檔案史料編纂學概要，M.北京：檔案出版社，1982.44-45.

[8] 陳維.檔案文獻編纂選材的清晰度與完整性探討[J].蘭臺世界，2021（11）：3.

作者單位：廣州市檔案發(fā)展中心（廣州市音像資料館）