基于情境感知的智能辦公產(chǎn)品設計實踐

羅心榆 董瑩 賴燕瓊

關(guān)鍵詞：情境感知 智能化 辦公產(chǎn)品 產(chǎn)品設計 用戶體驗

引言

在辦公室，人們需要處理大量工作，與不同部門的人進行溝通；高強度的工作節(jié)奏和高效率的工作方式讓人們無暇顧及自己的情緒。情境感知是能夠連接人、設備和環(huán)境的研究方法，目前較多運用在計算機系統(tǒng)。該文深入分析情境感知在辦公情境下的優(yōu)勢與特性，探究用戶在辦公情境下的行為與感受并將數(shù)據(jù)可視化，最終設計出一款具有時代性的智能辦公產(chǎn)品，拓寬情境感知的應用領(lǐng)域，為智能辦公產(chǎn)品提供新的設計思路和設計參考。

一、情境感知闡述

（一）情境感知概念。情境，它是一個具有特殊性的普遍存在；既包含了產(chǎn)品與主體，同時還有其他環(huán)境因素如溫度、氣味、地點等。

想要讓電子設備更好地融入用戶生活同時滿足用戶的情感化需求，這就需要計算系統(tǒng)能夠理解用戶所處的“情境”以及情境中不同元素之間的復雜關(guān)系，這種能力被稱為“感知”[1]。情境感知的主要目標就是主動感知人周圍情境信息的變化，根據(jù)當前任務的需要，在恰當?shù)臅r機提供恰當?shù)男畔⒑头誟2]。通過對目標環(huán)境的深入提煉和分析，情境感知將目標情境、設計對象和可視化后的用戶感知數(shù)據(jù)等因素納入到智能辦公產(chǎn)品設計中，成為連接產(chǎn)品、情境和用戶之間獨特的技術(shù)橋梁。

（二）情境感知應用。

1.情境感知因素分類。情境感知的應用，使智能設備能夠?qū)Σ煌膭討B(tài)情景進行持續(xù)性的識別與反應。情境因素是情境感知可以利用的基本數(shù)據(jù)，通過對情境因素的分析，可以直觀地看到某環(huán)境下用戶和行為的變化狀態(tài)。情境因素分為環(huán)境、用戶和行為。環(huán)境包含地址、溫度、面積、氣味等，用戶包含性別、年齡、職業(yè)等，行為包括狀態(tài)、目的、軌跡等。情境因素的劃分有利于設計師在智能辦公產(chǎn)品設計中有目的、有規(guī)劃、有方向地收集信息。

2.情境感知應用流程。情境感知可從兩個角度進行應用，其一是站在用戶的角度，研究用戶在特定情境下的需求與感知；其二是通過獲得的用戶對情境的感知信息，研究如何應用在設計流程中來增強用戶體驗。從“感知”到“利用感知”，從“用戶信息”到“利用獲取的用戶信息為用戶服務”，情境感知的應用為各類產(chǎn)品的設計提供了完整且具有反饋作用的方法論。

應用過程，可分為獲取、再現(xiàn)、提煉和應用4個步驟。獲取，按照情境因素類別收集目標情境數(shù)據(jù)與信息；再現(xiàn)，將收集到的信息可視化，搭建出用戶在目標情境下的行為與情緒數(shù)據(jù)化模型；提煉，通過分析用戶群體的位置信息、行為反應和行動軌跡等提煉用戶的隱形需求；應用，將獲取到的用戶隱形需求應用在后續(xù)的設計中，提出新的可執(zhí)行策略。

3.情境感知應用現(xiàn)狀。情境感知早期運用在計算機領(lǐng)域：在二十世紀90年代，計算機技術(shù)有限，人們?yōu)榱烁玫馗兄⒓皶r掌控用戶位置，故將情境感知運用在計算機領(lǐng)域。隨著發(fā)展和延伸，情境感知的研究不再局限于終端設備，人們將使用情境給用戶提供與用戶任務相關(guān)信息或者服務的系統(tǒng)均稱為情境感知系統(tǒng)[3]。作為智能科技發(fā)展的新趨勢，情境感知技術(shù)的成熟得益于大數(shù)據(jù)的輔助，能妥善地處理以及存儲各種傳感器所收集到的數(shù)據(jù)[4]。

從目前收集到的文獻可看到，情境感知應用的范圍廣泛：有應用在界面設計來提高交互體驗的，如文晗的《基于情境感知的汽車人機交互界面設計研究》，幫助了解用戶在不同情境下的使用需求，對情境信息進行取、歸納和整理，通過可視化設計使信息要素合理顯示于汽車人機交互界面，提高用戶獲取信息的效率[5]；有應用在服務設計并衍生出目標系統(tǒng)的，如韓業(yè)江等人的《基于情境感知技術(shù)的智慧圖書館服務策略研究》，情境感知技術(shù)融合大數(shù)據(jù)、云計算等高新技術(shù)，讓智慧圖書館更加便捷地實現(xiàn)情境信息的獲取和傳遞，既推動了圖書館的資源建設和服務推廣，又提升了用戶的服務體驗[6]；也有將其引入產(chǎn)品的創(chuàng)新設計中，如曾麗霞的《基于情境感知的智能穿戴設備交互設計研究》[7]和左自磊的《基于情境感知的智能家居系統(tǒng)設計研究》[8]等，使生活中的各類智能產(chǎn)品有了新的發(fā)展方向。但研究往往較少涉及用戶心理及體驗等內(nèi)容，僅是將情境認知中的信息流動過程作為了主要的切入點[9]。隨著技術(shù)的發(fā)展，情境感知的應用角度與方式將會被更好地挖掘出來。

二、情境感知與智能辦公產(chǎn)品結(jié)合

（一）智能辦公產(chǎn)品發(fā)展現(xiàn)狀。智能辦公產(chǎn)品是一種融合了技術(shù)對公司、辦公者及辦公環(huán)境的提升有著重要作用的智能設備，其類型頗多，有以用戶身體舒適為主的多功能電腦桌椅，也有以用戶快捷為主的智慧辦公系統(tǒng)；使用最為廣泛的是具有視聽、信息處理、傳輸?shù)裙δ艿闹悄苻k公設備，主要包括電腦、打印機、掃描儀、投影儀等設備，給人們帶來了運輸便利、資料共享、遠距離辦公等優(yōu)勢。

目前已有的智能辦公產(chǎn)品研究主要分為三類：第一類是基于某項理論的辦公產(chǎn)品設計，如交互設計方法、用戶需求理論和情感化設計，尤其以辦公家具為主，第二類是基于某項技術(shù)如MVC、STM32等的智能辦公系統(tǒng)，第三類是辦公App，將理論運用App上的如李鐳的《室內(nèi)移動辦公環(huán)境下情境感知在手機中的應用研究與設計》[10]。

（二）情境感知應用在智能辦公產(chǎn)品中的優(yōu)勢。

1.滿足辦公者的情感化和個性化需求。產(chǎn)品應該根據(jù)其所面向的環(huán)境或其目標用戶體現(xiàn)其人性化的設計[11]；情境感知的運用有助于挖掘環(huán)境與人的關(guān)系；對情境因素的收集越豐富，越能準確獲取用戶的需求。從而提高辦公者在公共環(huán)境的體驗感與工作效率，為公司制造更強的工作效益。

2.提高設備主動性與智能性。用戶體驗研究是進行產(chǎn)品設計的前提和基礎，在整個產(chǎn)品設計過程中起了至關(guān)重要的作用[12]。產(chǎn)品的智能不僅要包括技術(shù)運用，還應把用戶體驗放在首位。在產(chǎn)品交互設計中滿足用戶的隱性需求，是設計出好的交互設計的關(guān)鍵，只有關(guān)注了用戶的隱形需求，才能將產(chǎn)品的情感關(guān)懷傳遞給用戶[13]。

3.延伸智能辦公產(chǎn)品的設計方式。疫情時代催生的“線上辦公模式”與新科技的發(fā)展為智能辦公產(chǎn)品的成長搭建了良好的環(huán)境。情境感知包含著更多的可能性，在未來，智能辦公產(chǎn)品應以更人性、更貼切的角色融入在人們的生活中。

三、基于情境感知的設計創(chuàng)新

文章定位于研究情境感知在智能辦公產(chǎn)品設計上的多樣化應用，從用戶角度出發(fā)探索不同類型的工作者在辦公情境下的行為和情緒反饋。調(diào)研過程使用定性與定量調(diào)研兩種方式相結(jié)合開展研究，首先使用定性調(diào)研的方式探究在辦公情境下環(huán)境因素的特點與用戶的行為變化，挖掘辦公情境的問題，尋找智能辦公產(chǎn)品設計的切入點；接著使用定量調(diào)研的方式，確定用戶對于辦公情境因素的感知與要求，最后將定性與定量雙向研究結(jié)果應用于后續(xù)的設計過程。

（一）調(diào)研準備。筆者選取了位于湖南省長沙市的柯弋文化傳媒公司作為調(diào)研對象，這是成立兩年的影像傳媒公司，其人員配置明確，有行政財務部、攝影部、后勤部、后期團隊、設計部共5個部門；業(yè)務范圍廣，包括影視廣告、攝影、平面廣告、微電影制作及短視頻運營。該公司的辦公區(qū)域包括行政辦公區(qū)、攝影棚和設計部，休閑區(qū)域包括就餐區(qū)、生活區(qū)和陽臺。辦公區(qū)域供人們進行工作處理和部門會議等，休閑區(qū)域供人們解決三餐和休息等。從5個部門中各抽取一人作為調(diào)研對象，對他們進行行為觀察和訪談交流。

（二）調(diào)研過程。

1.訪談實施與分析。訪談法是定性研究的常用方法之一。此次訪談的目標是獲取調(diào)研對象在辦公情境下的個人習慣、習慣偏好以及對于辦公情境的真實感受。為了獲取被訪者真實且有效的信息，故采用了結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化相結(jié)合的談話模式。整個過程分為準備階段、進行階段和總結(jié)階段，首先與5名被訪者做好訪前溝通，了解其姓名、年齡與職業(yè)，并預定好訪談的時間地點，接著按照“工作內(nèi)容、生活習慣和個人節(jié)奏、對于辦公情境的真實感受和優(yōu)化建議”的結(jié)構(gòu)進行采訪交流，最后將資料進行總結(jié)和分析。如表1。

從訪談結(jié)果可以得出，5名調(diào)研對象在辦公室的感受圍繞著以下3個方面：（1）任務規(guī)劃的合理性直接影響效率的快慢。（2）其他辦公者會打擾到私人的辦公空間。（3）身心狀態(tài)與辦公狀態(tài)相互影響。

各部門的工作內(nèi)容各不相同，每個人的工作節(jié)奏與習慣也各有差異，但是工作效率仍是在辦公情境下衡量一名工作者的重要指標。效率往往被認為是個人的事情，實際上對于辦公者而言，效率是辦公情境因素的綜合展現(xiàn)。效率、環(huán)境和身心狀態(tài)這三項因素互相影響，形成一個閉合路徑，牽一發(fā)而動全身。

2.情境因素提取。真實的情境數(shù)據(jù)是支撐后續(xù)分析的有力材料，結(jié)合訪談結(jié)果，從用戶軌跡出發(fā)，分析其蘊含的環(huán)境、用戶與任務因素，并將獲取的信息可視化。

（1）行動軌跡可視化。通過可視化處理，能夠直觀清晰地看到5名調(diào)研對象各有特征的軌跡：軌跡都呈現(xiàn)發(fā)散性，但因為走動次數(shù)使軌跡的面積各不相同。小君（紫）多來往于行政辦公區(qū)與設計部之間；明仔（橙）與靜柯（黃）都要來往于攝影棚、設計部與休閑區(qū)，但是前者走動更為頻繁。璐璐（藍）軌跡十分單一，小寧（綠）去設計部的次數(shù)最少。

5名調(diào)研對象的行動軌跡具有共性，將5條軌跡疊加并進行圖形化處理，能夠看到該區(qū)域位于公司平面圖的中心。這片區(qū)域不僅連接了各個部門，更是人員溝通的必經(jīng)之路，但正因為其在公共環(huán)境的必然性，使走動的和正辦公的兩類用戶都忽視了其同時承載的私人環(huán)境。私人辦公環(huán)境的保證與否，也將會直接影響辦公者的效率高低，如圖1。

（2）走動區(qū)域可視化。行動軌跡承載辦公者走動的區(qū)域，通過分析走動的目的地、次數(shù)和時段，能夠獲取個體的習慣、需求和工作要求，這需要設計師搭建出一個具有聯(lián)系性、整體性、針對性的辦公情境系統(tǒng)。九點半到十一點半是人員走動最頻繁的時間。這段時間，工作節(jié)奏緊促，部門交流密集，辦公者要保持高效率的狀態(tài)，完成待修改、進行中與待開始三類工作任務。集中于設計部的走動也讓工作中的辦公者被打擾，需要其積極調(diào)整身心狀態(tài)。在下午的辦公時間，五名調(diào)研對象的走動整體明顯減少，工作節(jié)奏趨于穩(wěn)定，但是長時間的緊繃狀態(tài)也讓辦公者的身心拉到了極限。如圖2。

（3）區(qū)域重合可視化。同一時段，在公共區(qū)域停留的人數(shù)多少會直接影響在場其他用戶的私人環(huán)境。在已獲取的用戶行動區(qū)域的基礎上，統(tǒng)計同時段、同區(qū)域的調(diào)研對象，并以顏色作為統(tǒng)一和區(qū)分。能夠看到，在辦公時段，設計部和攝影棚是多個調(diào)研對象共處的。如圖3。

設計部和攝影棚都位于該公司中心偏下的區(qū)域，是出入必然經(jīng)過的位置。與工作節(jié)奏相協(xié)調(diào)，在早上九點半到十一點，共處在設計部的人員最多。走動和部門溝通是是在所難免的事情，而這導致了三類隱性心理：（1）溝通繁忙，忽視聲音對其他在場辦公者影響。（2）他人正在進行任務溝通，不方便提出“降低音量”的建議。（3）不知道對方是否忙碌，直接打擾給別人帶來麻煩。

3.調(diào)研結(jié)果分析。用戶、環(huán)境和任務三者環(huán)環(huán)相扣，用戶的身心狀態(tài)會影響工作質(zhì)量，壓抑的工作氛圍又影響著用戶的情緒，部門人員的走動打擾私人辦公環(huán)境；挖掘辦公者的真實需求，需要透過普遍問題尋找內(nèi)在的因素關(guān)系，并基于辦公情境的關(guān)系鏈，找到智能辦公產(chǎn)品新的切入口，如圖4。

“環(huán)境影響用戶”和“任務影響用戶”是目前辦公室的常見問題，辦公者被動地接受著來自各方的影響。當把關(guān)系鏈反過來，轉(zhuǎn)為“用戶展示環(huán)境”或“用戶看到任務”，在主動性的干預下：私人狀態(tài)成為了一種共享資源，成為當下時段的個人標簽，使其他用戶注意；任務能夠被可視化，時間的流逝與任務的數(shù)量成為能夠隨時掌握的信息。用戶本身的狀態(tài)、需求等信息能夠構(gòu)建一個用戶信息環(huán)境?？梢詫⒎椒偨Y(jié)為：（1）用戶主動展示個人狀態(tài)，使其他用戶改變在公共環(huán)境下的行為。（2）將工作任務可視化，使用戶能夠直觀地看到工作進程。（3）展示辦公時間的流逝，使用戶擁有切實的時間觀念。

這3種方法的“主動性”與“綜合性”，也將成為下文中智能辦公產(chǎn)品設計的重要設計理念。目前的智能辦公產(chǎn)品或強調(diào)用戶的身心感受，或強調(diào)任務規(guī)劃的便利，單一向地考慮辦公者的需求。情境感知的運用充分展示了辦公環(huán)境的綜合性，未來的智能辦公產(chǎn)品應以更多元化與整體性的角度去看待辦公問題，全面考慮辦公環(huán)境的各項因素，從本質(zhì)上地滿足辦公者的需求。

四、基于情境感知理論的智能辦公產(chǎn)品設計實踐與驗證

（一）“等等燈”設計構(gòu)思。良好的辦公環(huán)境需要雙向構(gòu)建，不僅需要其他用戶的改變，更需要個人信息的可視化?！暗鹊葻簟币源藶槁淠_點，構(gòu)建能夠主動表達且進行傳達的功能系統(tǒng)。區(qū)別于現(xiàn)有的大量智能辦公產(chǎn)品，“等等燈”是一個基于具備用戶、他人、環(huán)境和用戶四類因素的系統(tǒng)的綜合性產(chǎn)品。通過視覺交互的方式，將用戶需求作為公共信息展示，使他人控制在公共環(huán)境下的行為舉止；將任務、時間以有趣的圖案展示，使用戶能夠快速掌握自己的任務進程；最終目的是提高工作效率，為公司帶來良好的工作效益。

（二）“等等燈”功能與操作

“等等燈”的命名源于辦公室內(nèi)各種情感需求，如“等等，待會兒再聊天吧！”“再過10分鐘就能夠把任務安成！”它是一款專門為辦公族設計的智能辦公產(chǎn)品，結(jié)合微信小程序“等等燈”進行操作。使用者只要在小程序上進行設置，就能夠控制產(chǎn)品的視覺圖案。產(chǎn)品的視覺圖案以“日出日落、潮漲潮汐”為主題。這是來自大自然的風景，也是人們閑暇時刻常去觀賞的風景，在視覺上給用戶帶來充足的情緒安慰。

產(chǎn)品功能主要分為“個人狀態(tài)展示”“事項管理記錄”和“任務時間流動”。其攜帶輕便，在使用場景上普適性強，通過小程序掃碼連接產(chǎn)品，調(diào)整完成后即可放在辦公桌、書架等位置上使用。其小程序頁面簡潔，操作簡單，用戶只需要注冊賬號并授權(quán)登錄即可進行操作，往右滑動便是功能欄目，如圖5。

1.個人狀態(tài)展示?！暗鹊葻簟钡臓顟B(tài)展示分為3個，工作模式、聊天模式和勿擾模式。在小程序設置后，產(chǎn)品上的“太陽”圖標會出現(xiàn)相對應狀態(tài)：“工作模式”使用的是公文包，“聊天模式”使用的是聊天框，“勿擾模式”使用的是靜音狀態(tài)的喇叭。這些極具隱喻的視覺符號是人們生活常見的，能夠被迅速捕捉，提醒過往的人員關(guān)注用戶的當下狀態(tài)，如圖6。

2.事項管理記錄。在小程序上能夠設置每天需要完成的任務，任務的數(shù)量將通過層疊的海浪展示，層疊的海浪如同大自然波瀾壯闊的大海。每次完成任務，在屏幕上點擊即可消除一層海浪。即使是忙碌的狀態(tài)，也能夠快速看到所剩任務數(shù)量；當一天工作結(jié)束后，海浪全部消失，呈現(xiàn)出開闊平靜的風景。海浪左上角的太陽與辦公時間相關(guān)，一日時間逐漸消失，太陽的顏色也從濃郁變?yōu)槠降?，如圖7。

3.任務時間流動。每項任務的目標時間在小程序上設定，時間的流逝通過產(chǎn)品邊緣的燈管顯示。使用者只需要查看光管的發(fā)光面積，就可知道剩余時間。與現(xiàn)有的計時軟件不同，“等等燈”的目的在于保證使用者的舒適度，其視覺與功能適配，使用輕松、簡單和平和的圖案，來構(gòu)建具有功能性的視覺符號，如圖8。

結(jié)語

基于情境感知理論的智能辦公產(chǎn)品“等等燈”的設計，深挖辦公情境與用戶感知之間的關(guān)系并找到“信息共享”這一切入點；讓智能辦公產(chǎn)品不僅具有科技的智能性，同時能夠更貼合、更人性化地融入在用戶的辦公過程。區(qū)別于其他智能辦公產(chǎn)品，“等等燈”的功能與視覺相輔相成。其三個主要功能與“日出日落、潮漲潮汐”結(jié)合，辦公者與其他人員能夠從圖案的變化捕捉到信息，從而構(gòu)建一個雙向的私人辦公空間。如同能夠感同身受的朋友一般，“等等燈”為辦公者提供了一種全新的產(chǎn)品使用體驗，幫助辦公者構(gòu)建一個無需語言溝通就能自處的私人環(huán)境；幫助員工解決公共環(huán)境影響的效率低、時間管理概念差、員工溝通途徑單一等問題；有利于打造情緒與效率結(jié)合，并最終達到公司效益最大化、環(huán)境最優(yōu)化、員工與管理階層雙贏的局面。