企業(yè)智慧報銷系統(tǒng)設(shè)計

王言倫

摘要：面對“互聯(lián)網(wǎng)+”以及數(shù)字化浪潮的劇烈沖擊，為滿足疫情防控?zé)o接觸辦公的需要，文章擬構(gòu)建了一款基于OCR識別、智能比對及打包封裝等多種技術(shù)于一體的全流程、全場景智慧報銷系統(tǒng)，來解決傳統(tǒng)財務(wù)報銷耗時低效的問題，打造無接觸自助報銷新模式。智慧報銷系統(tǒng)的構(gòu)建，既是助力財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要手段，也是企業(yè)集團實現(xiàn)提質(zhì)增效長遠(yuǎn)目標(biāo)的有力依托。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”；智慧報銷；企業(yè)管理

中圖分類號：TP311.1文獻標(biāo)志碼：A

0 引言

隨著各行各業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的迅速開展，低效率、純?nèi)斯さ膫鹘y(tǒng)作業(yè)模式已逐漸被高效率、自動化的現(xiàn)代作業(yè)模式所取代，會計行業(yè)也在不斷地探索如何更好地走出一條數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展之路。2020年以來，智能化審核受到了人們的重視和青睞。

本文基于財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的背景，為適應(yīng)疫情防控免接觸工作需求，探索構(gòu)建了一款集合遠(yuǎn)程報銷、智能審核、線上簽批、自動化稅務(wù)管理、電子存檔等多重功能的智慧報銷系統(tǒng)。該系統(tǒng)擬具備“慧看、慧審、慧支付、慧建檔、慧共享、慧分析、慧打包”七大創(chuàng)新功能，將信息識別、審核比對、發(fā)票查驗、結(jié)轉(zhuǎn)憑證、建檔存檔等功能融為一體，貫穿了報銷業(yè)務(wù)從提報、簽批、入賬、付款、電子檔案到數(shù)據(jù)分析共享全部業(yè)務(wù)流程，是一款全流程、全場景、全智能化的報銷系統(tǒng)。

該系統(tǒng)不僅能提高財務(wù)報銷效率、減輕財務(wù)人員工作量，還會使財務(wù)審核過程更加流程化、規(guī)范化，避免人為操縱會計信息，提升財務(wù)管理效益。在集團化企業(yè)中，該系統(tǒng)還可以通過預(yù)留接口與業(yè)務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)安全互通，打通業(yè)財壁壘。

1 傳統(tǒng)報銷模式的現(xiàn)狀分析

企業(yè)的發(fā)展使財務(wù)日核算量5年內(nèi)增長了一倍以上，僅靠人工審核的傳統(tǒng)報銷方式已嚴(yán)重制約了財務(wù)工作效率，阻礙了管理思維和戰(zhàn)略眼光的發(fā)展。傳統(tǒng)報銷模式主要存在以下七大問題［1］：（1）報銷流程長，報銷環(huán)節(jié)多。業(yè)務(wù)人員為了完成財務(wù)報銷，需要歷經(jīng)多個部門、多位領(lǐng)導(dǎo)流轉(zhuǎn)簽批。（2）財務(wù)審核材料繁雜。人工審核量大，財務(wù)規(guī)則多且復(fù)雜，信息審批精確性低。（3）紙質(zhì)單據(jù)保管安全性低。紙質(zhì)報銷單據(jù)在報銷人手中停留時間較長，存在保管不善遺失風(fēng)險。（4）發(fā)票查驗難度大。發(fā)票查驗需要登錄稅務(wù)局網(wǎng)站逐張對發(fā)票真?zhèn)芜M行查驗，電子發(fā)票的推廣應(yīng)用后，對電子發(fā)票重復(fù)報銷方面更加大了監(jiān)管難度。（5）紙質(zhì)線下簽批監(jiān)管難。存在代簽及篡改風(fēng)險，難以辨別真?zhèn)?，且若監(jiān)管領(lǐng)導(dǎo)出差需要多次跑簽名。（6）財務(wù)審核環(huán)節(jié)滯后。傳統(tǒng)報銷模式中，財務(wù)人員審核為最后環(huán)節(jié)，此時發(fā)現(xiàn)問題，報銷材料不合格，需要業(yè)務(wù)人員反復(fù)修改。（7）孤島式的報銷數(shù)據(jù)資源零散化。數(shù)據(jù)資源過于零散，無法為公司經(jīng)營發(fā)展提供智慧輸出和數(shù)字支撐。

2 基于智慧報銷系統(tǒng)的新模式構(gòu)建

財務(wù)是所有經(jīng)濟業(yè)務(wù)的最終反映，報銷是財務(wù)的數(shù)據(jù)源頭?；趥鹘y(tǒng)報銷模式存在的種種問題，本文擬構(gòu)建一款智慧報銷系統(tǒng)，依托現(xiàn)有的科技手段，破解工作中的難題，推動財務(wù)報銷向智慧化、數(shù)字化轉(zhuǎn)型，該系統(tǒng)需具備以下七大功能。

2.1 慧看：一次采集，全景調(diào)用

報銷人員將報銷材料掃描輸入至系統(tǒng)自助終端，系統(tǒng)利用OCR技術(shù)對內(nèi)容進行智慧識別并提取關(guān)鍵信息，形成報銷業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)一次采集，全業(yè)務(wù)場景調(diào)用。

2.2 慧審：智能審核，線上審批

將財務(wù)、稅務(wù)審核規(guī)則嵌入系統(tǒng)，標(biāo)準(zhǔn)合同、表單、發(fā)票等相關(guān)票樣，系統(tǒng)可通過結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)積累，智能匹配財務(wù)規(guī)則，對原始憑證的合規(guī)性、完整性和邏輯性進行智能化審核，自動對關(guān)鍵信息進行比對，用智能審核替代人工審核，同步觸發(fā)線上審批流程，完成審批。同時，可直連稅務(wù)系統(tǒng)，同步完成發(fā)票真?zhèn)舞b別、重復(fù)報銷發(fā)票號碼比對以及專票認(rèn)證等工作。

2.3 慧支付：憑證匹配，“一鍵”支付

報銷單據(jù)審批通過后，系統(tǒng)可將形成的電子化原始憑證傳遞至ERP，與ERP訂單自動匹配，生成財務(wù)記賬憑證，同步傳遞付款申請，“一鍵式”完成資金支付，實時反饋付款信息，實現(xiàn)報銷流程閉環(huán)管理。

2.4 慧建檔：序時存儲，同步建檔

報銷結(jié)束，系統(tǒng)將全部資料完成序時存儲，并與ERP系統(tǒng)傳回的會計憑證進行匹配，按月形成帶有電子目錄的會計憑證數(shù)字化檔案，方便隨時調(diào)檔及查詢。

2.5 慧共享：數(shù)據(jù)匯總，按需分享

系統(tǒng)可將捕獲的業(yè)財基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進行分類、匯總、存儲，按照不同層面的需求形成多維度、立體化信息，共享給企業(yè)內(nèi)外部使用者。

2.6 慧分析：整合分析，輔助決策

系統(tǒng)可迎合決策者需求，把孤島式的報銷數(shù)據(jù)從零散化向集成化轉(zhuǎn)變，形成全場景數(shù)據(jù)庫，輔助開展成本結(jié)構(gòu)、稅負(fù)情況分析，為公司經(jīng)營發(fā)展提供智慧輸出和數(shù)字支撐。

2.7 慧打包：一鍵打包，無接觸投遞

系統(tǒng)擬設(shè)計打包快遞功能，將完成審核的報銷材料通過自助封裝機裝置“一鍵打包”，通過自助快遞柜無接觸地直接送達(dá)財務(wù)部報銷專屬快遞柜并提醒財務(wù)取件。

該系統(tǒng)的構(gòu)建，覆蓋了報銷業(yè)務(wù)的全流程，將實現(xiàn)與資料審核、線上簽批、入賬付款、發(fā)票管理、電子檔案建設(shè)、數(shù)據(jù)分析共享等功能相整合。在集團企業(yè)的應(yīng)用中，還可以與業(yè)務(wù)、財務(wù)系統(tǒng)互聯(lián)互通，實現(xiàn)企業(yè)集團省市縣多層級核算、審批、支付主體的無接觸自助報銷需求，構(gòu)建了一個無接觸自助報銷網(wǎng)，是一套覆蓋面廣、業(yè)務(wù)全面的智慧報銷系統(tǒng)。智慧報銷系統(tǒng)流程，如圖1所示。

根據(jù)智慧財務(wù)審核系統(tǒng)擬設(shè)定的相關(guān)功能模塊，系統(tǒng)設(shè)備終端的功能區(qū)，如圖2所示。

報銷人員將報銷材料通過材料入口進行投遞，終端設(shè)有專門的發(fā)票聯(lián)入口，與紙質(zhì)材料分開放入，系統(tǒng)將自動完成資料掃描及稽核比對，資料存在問題即時退回并提供資料修改及補充說明，在材料出口處即可取回資料。若資料無問題系統(tǒng)自動進行打包，報銷人員可在取件口處取出打包好的資料，放入自助快遞柜。終端實時將電子檔案及校驗結(jié)果傳遞至財務(wù)部門。同時，終端還設(shè)有二代身份證掃描區(qū)、指紋儀、條碼掃描儀以及攝像頭，全方位提升報銷的安全性與便捷性。

3 智慧報銷系統(tǒng)建設(shè)的可行性分析

基于公司目前經(jīng)營管理現(xiàn)狀，智慧財務(wù)報銷系統(tǒng)的建設(shè)條件已經(jīng)具備，主要基于以下4個方面的認(rèn)識。

3.1 經(jīng)營環(huán)境迅速變化，數(shù)字化時代已經(jīng)到來

展望“十四五”，我國具有先天優(yōu)勢的大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)必將會迎來高速的增長期。在數(shù)字化迅猛發(fā)展的今天，推進財務(wù)智慧報銷系統(tǒng)的建設(shè)正合時宜。

3.2 專業(yè)系統(tǒng)已經(jīng)建成，系統(tǒng)的建設(shè)基礎(chǔ)筑牢

近年來，ERP、財務(wù)管控、經(jīng)法、集中部署、多維等一些專業(yè)系統(tǒng)已基本建成，且運行穩(wěn)定，財務(wù)中臺的建設(shè)將進一步建立起系統(tǒng)間的互聯(lián)互通，智慧財務(wù)報銷系統(tǒng)平臺建設(shè)已經(jīng)擁有寶貴的基礎(chǔ)資源。

3.3 業(yè)財融合不斷深入，數(shù)據(jù)壁壘亟須打破

目前，財務(wù)系統(tǒng)與各專業(yè)系統(tǒng)日漸融合，但還僅停留在業(yè)財鏈路被打通的原始階段，系統(tǒng)數(shù)據(jù)并不能及時地得到獲取與共享，大數(shù)據(jù)的分析處理能力及服務(wù)公司決策的能力還沒有實現(xiàn)［2］。因此，需要打破數(shù)據(jù)壁壘，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享融通、提升管理質(zhì)效的橋梁。

3.4 市場競爭日益激烈，提質(zhì)增效大勢所趨

隨著能源改革的持續(xù)推進，電網(wǎng)企業(yè)經(jīng)營不斷面臨新的挑戰(zhàn)。智慧報銷系統(tǒng)的應(yīng)用，將會給企業(yè)資源配置提供可靠的數(shù)據(jù)參考，助力企業(yè)提質(zhì)增效。

4 智慧報銷系統(tǒng)的預(yù)計實施成效

4.1 實現(xiàn)4個提升

4.1.1 提升報銷業(yè)務(wù)效率

報銷審核時間預(yù)計縮短至傳統(tǒng)人工審核方式的1/20，有效提高報銷審核的效率。

4.1.2 提升會計信息質(zhì)量

智慧報銷系統(tǒng)能夠自動執(zhí)行事先植入的會計審核規(guī)則。流程的規(guī)范化、智能化能在很大程度上避免人為操縱會計信息的現(xiàn)象，彌補因財務(wù)舞弊導(dǎo)致的會計信息失真，有利于增強會計信息的可靠性［3］。

4.1.3 提升輔助決策質(zhì)效

經(jīng)過系統(tǒng)處理過的標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)，借助數(shù)據(jù)挖掘和管理工具進行快速分析處理，使冰冷的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和財務(wù)數(shù)據(jù)生成更貼近實際的財務(wù)輔助決策分析報告。

4.1.4 提升風(fēng)險管控能力

人工審核報銷材料可能會受到情緒波動、疲勞狀態(tài)等影響，易發(fā)生疏漏，給企業(yè)帶來不必要的隱患，基于財務(wù)智能的智慧報銷系統(tǒng)則可以有效地降低財務(wù)風(fēng)險。

4.2 助力兩個轉(zhuǎn)型

4.2.1 財務(wù)人員轉(zhuǎn)型

將重復(fù)率高、可標(biāo)準(zhǔn)化的工作交給機器去完成，將財務(wù)人員解放出來去完成管理分析工作，助力財務(wù)人員從核算會計向管理會計轉(zhuǎn)型。

4.2.2 財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型

智慧報銷系統(tǒng)可覆蓋報銷業(yè)務(wù)的全流程，貫穿于報銷材料掃描至最終歸檔的各環(huán)節(jié)，并且與ERP、財務(wù)管控、多維精益管理等系統(tǒng)對接，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的貫通共享，為公司帶來顯著的財務(wù)價值并提供持續(xù)動力。

5 結(jié)語

《中華人民共和國國民經(jīng)濟和社會發(fā)展第十四個五年規(guī)劃和2035年遠(yuǎn)景目標(biāo)綱要》明確提出了“要加快數(shù)字化發(fā)展，協(xié)同推進數(shù)字產(chǎn)業(yè)化和產(chǎn)業(yè)數(shù)字化”。“十四五”期間，我國將不斷推進數(shù)字化轉(zhuǎn)型帶動生產(chǎn)、經(jīng)營、管理方式的轉(zhuǎn)變，進一步提升效率、加強控制、增加效益，助力企業(yè)釋放更多的生產(chǎn)力。

本文緊跟中國企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型與財務(wù)變革的步伐，符合未來財務(wù)發(fā)展的趨勢，無論是在應(yīng)用實踐上，還是進一步的研究領(lǐng)域，都具有廣闊的發(fā)展前景。同時，本系統(tǒng)的探索與應(yīng)用，將助力現(xiàn)代企業(yè)突破人工成本高、財務(wù)人員不足這一發(fā)展瓶頸，為企業(yè)提質(zhì)增效目標(biāo)的實現(xiàn)打下了基礎(chǔ)。

下一步，筆者還將不斷探索財務(wù)理念和管理實踐的創(chuàng)新，通過研究財務(wù)的自動化、智能化、數(shù)字化，將新的技術(shù)、新的思維、新的方法融入日常工作的方方面面，助力更多企業(yè)完成財務(wù)轉(zhuǎn)型，守護企業(yè)創(chuàng)造更大的價值。

參考文獻

［1］張長江，許敏.“大智移云”時代的會計創(chuàng)新與企業(yè)可持續(xù)發(fā)展——中國會計學(xué)會高等工科院校分會第26屆學(xué)術(shù)年會綜述［J］.會計研究，2020（7）：190-192.

［2］章倩，周敏，馮珍慧.疫情常態(tài)防控下公立醫(yī)院智慧財務(wù)工作的探索［J］.江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理，2021（1）：76-78.

［3］楊濤，辛清泉.高校智能財務(wù)系統(tǒng)建設(shè)的實踐與思考［J］.財會月刊，2021（8）：42-47.

（編輯 姚 鑫）