淺談公路工程內(nèi)業(yè)資料的組卷

文·王秀婷

工程項(xiàng)目包含內(nèi)業(yè)和外業(yè)兩個(gè)方面的工作，最終外業(yè)形成工程主體，內(nèi)業(yè)形成工程檔案，內(nèi)外業(yè)竣工驗(yàn)收后交付管養(yǎng)單位。內(nèi)業(yè)資料在也叫原始資料、質(zhì)量保證資料或技術(shù)檔案資料，是指新建和改建的公路橋梁、公路隧道和公路渡口等項(xiàng)目自立項(xiàng)開始至竣工驗(yàn)收全過(guò)程產(chǎn)生的，反映項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用和安全管理基本情況，對(duì)建成后工程管理、維護(hù)、改擴(kuò)建具有保存、查考利用價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式和載體的歷史記錄。

一、內(nèi)業(yè)資料的構(gòu)成

一是建設(shè)工程文件，即在工程準(zhǔn)備階段、實(shí)施階段、試運(yùn)行階段形成的各種形式的信息記錄，像管理文件、監(jiān)理文件、施工文件、檢測(cè)和咨詢文件、竣工圖和竣（交）工驗(yàn)收文件等；二是工程合同文件，包括施工合同、檢測(cè)合同、監(jiān)理合同、安全廉政合同，招標(biāo)文件、技術(shù)規(guī)范等；三是科研課題文件，包括準(zhǔn)備立項(xiàng)、研究試驗(yàn)、總結(jié)鑒定、成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)和推廣應(yīng)用等；四是聲像照片。

二、收集與整理

（一）工程項(xiàng)目管理性文件、計(jì)量支付和交、竣工驗(yàn)收階段形成的文件材料，由業(yè)主單位負(fù)責(zé)組織收集整理組卷。包括項(xiàng)目建議書及批復(fù)，工程可行性研究報(bào)告及批復(fù)，各階段設(shè)計(jì)的審批文件，招標(biāo)投標(biāo)與評(píng)標(biāo)文件、合同協(xié)議，針對(duì)本項(xiàng)目質(zhì)量控制、進(jìn)度控制、費(fèi)用控制和安全管理等管理性文件，質(zhì)量、安全監(jiān)督申請(qǐng)及批復(fù)文件，交工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、交工證書、竣工驗(yàn)收鑒定書，竣工決算及工程審計(jì)、環(huán)保、檔案驗(yàn)收等報(bào)告。

（二）公路工程勘察設(shè)計(jì)文件由勘察設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)收集、整理組卷，向業(yè)主單位移交。包括勘察、測(cè)量、結(jié)構(gòu)計(jì)算、與地方及相關(guān)部門協(xié)議等基礎(chǔ)資料，總體規(guī)劃設(shè)計(jì)、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、工程概預(yù)算等文件材料，設(shè)計(jì)交底、變更設(shè)計(jì)圖紙等。

（三）公路工程施工準(zhǔn)備階段、施工階段、缺陷責(zé)任期、保修期形成的文件材料，由各施工合同段負(fù)責(zé)收集、整理、組卷。包括質(zhì)量控制、計(jì)劃管理、合同管理、安全、環(huán)保管理、費(fèi)用管理、工程變更等文件。

（四）監(jiān)理工作形成的監(jiān)理文件材料，由各監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集整理組卷。包括質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用、安全、環(huán)保，以及合同管理等文件。

（五）業(yè)主單位委托的第三方檢測(cè)和咨詢單位工作中形成的文件材料由檢測(cè)、咨詢單位負(fù)責(zé)收集、整理，移交組卷。

（六）數(shù)碼照片、錄像資料由相關(guān)單位按照《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》《錄音錄像檔案管理規(guī)范》分別整理組卷。

（七）電子檔案及紙質(zhì)文件數(shù)字化電子檔案，由相關(guān)單位按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》和《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》的要求分別進(jìn)行整理組卷。

三、組卷要求

（一）組卷要遵循公路工程文件材料的自然形成規(guī)律和項(xiàng)目檔案的成套性、連續(xù)性、系統(tǒng)性的原則，保持案卷內(nèi)文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系，科學(xué)分類，便于查找和利用。

（二）收集歸檔的項(xiàng)目文件材料應(yīng)為原件。其中，項(xiàng)目立項(xiàng)審批等文件，原件保存在項(xiàng)目主管單位的，建設(shè)單位可將復(fù)印件歸檔保存；供貨商提供的原材料及產(chǎn)品質(zhì)量保證文件為復(fù)印件的，須在復(fù)印件上加蓋銷售單位印章并注明原件存放處后歸檔保存；熱敏紙傳真件，需復(fù)印保存，復(fù)印件應(yīng)清晰。

（三）收集歸檔的項(xiàng)目文件材料應(yīng)能全面、準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)的實(shí)際過(guò)程。勘察及測(cè)量基礎(chǔ)資料、施工記錄須是現(xiàn)場(chǎng)原始記錄，如需清稿，須將原始記錄與清稿后的記錄文件一并歸檔保存；表單填寫內(nèi)容規(guī)范，產(chǎn)生及使用部位標(biāo)注清楚，相關(guān)簽署手續(xù)完備，且為相關(guān)責(zé)任人親筆簽名。

（四）案卷內(nèi)文件材料必須書寫工整，字跡、線條清晰，耐久，用紙統(tǒng)一規(guī)范（A4，A3）。制作和書寫材料，必須利于長(zhǎng)期保存。小于A4紙規(guī)格的出廠證明、材質(zhì)合格證等應(yīng)粘貼在A4紙上；書寫材料必須用碳素墨水或藍(lán)黑墨水書寫，禁止使用純藍(lán)墨水、圓珠筆和鉛筆。凡屬易褪色書寫材料（如復(fù)寫紙、傳真件）應(yīng)復(fù)印保存。工程試驗(yàn)、檢測(cè)等表格簽字必須齊全，不能同一人代簽。

（五）案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件，卷內(nèi)不應(yīng)有重頁(yè)文件，但卷與卷之間相互有關(guān)聯(lián)的文件，在歸檔過(guò)程中允許有一定數(shù)量的重復(fù)。