關(guān)于加快推進(jìn)全省檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的調(diào)研報(bào)告

為深入學(xué)習(xí)貫徹習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想，全面貫徹落實(shí)黨的二十大精神，落實(shí)中央和省委關(guān)于大興調(diào)查研究的要求，根據(jù)《省檔案館關(guān)于大興調(diào)查研究的實(shí)施方案》安排，結(jié)合開展學(xué)習(xí)貫徹習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想主題教育，省檔案館聯(lián)系相關(guān)單位成立課題組，面向有關(guān)省直單位和市、縣綜合檔案館開展調(diào)研。調(diào)研通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查、座談?dòng)懻?、現(xiàn)場(chǎng)考察等方式進(jìn)行，通過(guò)調(diào)研了解全省檔案信息化建設(shè)整體情況，分析檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型存在的基本問(wèn)題和困難，提出下一步工作的對(duì)策和建議措施。

一、全省檔案信息化建設(shè)基本情況

（一）檔案信息化深度融入黨委、政府工作大局。“十四五”以來(lái)，全省各級(jí)黨委、政府對(duì)檔案信息化工作高度重視，檔案信息化建設(shè)相關(guān)內(nèi)容普遍納入省、市黨委、政府發(fā)展規(guī)劃。“十四五”以來(lái)，省檔案館緊抓數(shù)字強(qiáng)省建設(shè)的機(jī)遇，每年均作為政策文件會(huì)簽單位和相關(guān)任務(wù)牽頭單位，先后參與了6項(xiàng)全省性多年期規(guī)劃、計(jì)劃、方案的制定與執(zhí)行，結(jié)合數(shù)字強(qiáng)省相關(guān)規(guī)劃和《“十四五”山東省檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》的特點(diǎn)與要求，聯(lián)合省檔案局制定印發(fā)了《“十四五”山東省檔案信息化建設(shè)專項(xiàng)規(guī)劃》。各市檔案館以省館任務(wù)列入數(shù)字強(qiáng)省政策為契機(jī)，在本市制定規(guī)劃和實(shí)施方案時(shí)，積極爭(zhēng)取同類任務(wù)列入本級(jí)黨委、政府政策范疇，推動(dòng)檔案工作與數(shù)字強(qiáng)省建設(shè)深度融合。

（二）檔案館舍建設(shè)帶動(dòng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)取得進(jìn)展。全省市級(jí)檔案館均建立主機(jī)房，建設(shè)了數(shù)字化工作室，按照《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》的要求布設(shè)了局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、因特網(wǎng)?？h級(jí)檔案館以推進(jìn)館舍建設(shè)為契機(jī)，普遍利用獎(jiǎng)補(bǔ)資金和專項(xiàng)資金推進(jìn)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施和資源建設(shè)，93%建設(shè)了主機(jī)房，其中獨(dú)立、共建、托管機(jī)房分別占總數(shù)的79%、10%、4%，89%的縣級(jí)檔案館建設(shè)了數(shù)字化工作室。

（三）數(shù)字檔案館（室）建設(shè)成效顯著。截至目前，全省累計(jì)建成“全國(guó)示范數(shù)字檔案館”10家，“國(guó)家級(jí)數(shù)字檔案館”28家，高水平數(shù)字檔案館數(shù)量位居全國(guó)前列；全國(guó)首家示范數(shù)字檔案館、首家省會(huì)城市示范數(shù)字檔案館、首家市轄區(qū)示范數(shù)字檔案館均產(chǎn)生于山東。2019年、2021年，省檔案館先后建成“全國(guó)示范數(shù)字檔案館”“全國(guó)示范數(shù)字檔案室”，成為全國(guó)首家省級(jí)“雙示范”數(shù)字檔案館。2023年，省檢察院檔案室建成我省第二家“全國(guó)示范數(shù)字檔案室”。

（四）全省檔案數(shù)字資源日益豐富。截至目前，13家市級(jí)檔案館傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化率超過(guò)90%，2家數(shù)字化率在80%—90%之間，1家低于80%?？h級(jí)檔案館83家傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化率超過(guò)90%，34家數(shù)字化率在70%—90%之間，24家低于70%，分別占總數(shù)的59%、24%、17%。電子檔案資源建設(shè)方面，省檔案館2021年率先通過(guò)國(guó)家檔案局、國(guó)務(wù)院辦公廳電子政務(wù)辦公室、國(guó)家電子文件管理部級(jí)聯(lián)席會(huì)議辦公室開展的電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理試點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)了電子公文從規(guī)范生成到歸檔的全流程在線運(yùn)轉(zhuǎn)，形成檔案管理綜合業(yè)務(wù)數(shù)字化閉環(huán)。2022年，省檔案館建設(shè)的統(tǒng)一數(shù)字檔案館系統(tǒng)與省通用OA系統(tǒng)完成接口對(duì)接，為省直單位推廣電子文件在線歸檔奠定技術(shù)基礎(chǔ)。

（五）檔案服務(wù)社會(huì)治理水平進(jìn)一步提升。省檔案館于2021年在全省開展檔案信息化“六級(jí)聯(lián)動(dòng)”試點(diǎn)工作，依托與全國(guó)檔案查詢利用服務(wù)平臺(tái)對(duì)接的“在魯查檔”服務(wù)平臺(tái)，在縣（區(qū)）檔案館、縣（區(qū)）行政服務(wù)中心、縣（區(qū)）政府重點(diǎn)涉農(nóng)部門、各鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）、試點(diǎn)村（社區(qū)）設(shè)立檔案查詢專區(qū)，將檔案利用服務(wù)延伸到基層一線，努力打造國(guó)家、省、市、縣（市、區(qū)）、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)、街道）、村（社區(qū)）“六級(jí)聯(lián)動(dòng)”檔案查詢利用服務(wù)體系，實(shí)現(xiàn)“網(wǎng)上申請(qǐng)、遠(yuǎn)程辦理、就近取檔”的異地、跨館、在線檔案利用。在平臺(tái)接入181家綜合檔案館、高校檔案館、城建檔案館的基礎(chǔ)上，新接入各級(jí)檔案室共2801家，擴(kuò)大了“讓數(shù)據(jù)多跑路、讓群眾少跑腿”的覆蓋面和受眾面。在各級(jí)檔案館因疫情閉館期間，線上服務(wù)很好滿足了人民群眾的檔案利用服務(wù)需求，得到了人民群眾的認(rèn)可。

同時(shí)調(diào)研中也發(fā)現(xiàn)，我省當(dāng)前檔案信息化建設(shè)工作還存在一些問(wèn)題和不足，主要表現(xiàn)為政策拉動(dòng)效應(yīng)出現(xiàn)減弱跡象，高水平數(shù)字檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)基礎(chǔ)條件較差的檔案部門激勵(lì)作用不足；基層檔案部門信息化基礎(chǔ)薄弱，鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）、村（社區(qū)）檔案工作存在不平衡不充分問(wèn)題，地區(qū)檔案管理基礎(chǔ)條件和業(yè)務(wù)能力存在較大差距；檔案數(shù)字資源整合利用水平還不夠高，全省檔案數(shù)字資源匯聚共享程度有待提高，電子檔案向綜合檔案館移交工作力度需要進(jìn)一步加大；檔案開發(fā)利用服務(wù)能力仍需提升，“在魯查檔”服務(wù)平臺(tái)的宣傳推廣力度還需加大，平臺(tái)功能仍需完善，大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術(shù)在檔案數(shù)字資源的挖掘開發(fā)利用中發(fā)揮效果還不夠顯著。

二、加快推進(jìn)全省檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的對(duì)策建議

（一）加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，創(chuàng)新政策供給。一是以我省計(jì)劃出臺(tái)數(shù)字機(jī)關(guān)發(fā)展指數(shù)指標(biāo)為契機(jī)，積極爭(zhēng)取檔案管理要求納入考核指標(biāo)體系，結(jié)合落實(shí)數(shù)字政府、數(shù)字機(jī)關(guān)建設(shè)任務(wù)要求，推進(jìn)全省統(tǒng)建和自建政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)增設(shè)電子文件歸檔和電子檔案管理模塊。進(jìn)一步發(fā)揮省檔案館“頭雁效應(yīng)”，協(xié)助條件成熟的省直單位盡早開展電子公文和政務(wù)服務(wù)類電子文件在線歸檔，構(gòu)建檔案管理綜合業(yè)務(wù)全流程閉環(huán)，提升電子檔案規(guī)范化管理水平，為市、縣開展電子檔案接收管理工作提供經(jīng)驗(yàn)路徑。二是積極推動(dòng)檔案工作與數(shù)字強(qiáng)省、基層社會(huì)治理、鄉(xiāng)村振興政策相融合，為鄉(xiāng)、村兩級(jí)檔案部門開展檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型爭(zhēng)取支持。三是加緊出臺(tái)由省大數(shù)據(jù)局、省檔案館聯(lián)合編制的數(shù)字山東工程標(biāo)準(zhǔn)《電子檔案 第1部分：接口規(guī)范》《電子檔案 第2部分：數(shù)據(jù)規(guī)范》，為電子檔案管理提供標(biāo)準(zhǔn)支撐。

（二）善借他山之石，精琢己身之玉。一是參考國(guó)家檔案局《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試辦法》要求，科學(xué)界定我省數(shù)字檔案館建成認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)，將數(shù)字檔案館建設(shè)與館藏檔案數(shù)字化等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作有機(jī)整合、協(xié)同推進(jìn)，鼓勵(lì)基礎(chǔ)較差的縣級(jí)館聚焦關(guān)鍵基礎(chǔ)業(yè)務(wù)開展數(shù)字檔案館建設(shè)。二是對(duì)標(biāo)先進(jìn)省份經(jīng)驗(yàn)，積極爭(zhēng)取將電子文件歸檔要求列為各級(jí)政務(wù)信息化項(xiàng)目申報(bào)和預(yù)算編制的基本條件。

（三）優(yōu)化資源配置，提升整體效能。一是加強(qiáng)前期指導(dǎo)，結(jié)合我省實(shí)際引導(dǎo)各級(jí)檔案館在數(shù)字檔案館建設(shè)過(guò)程中積極優(yōu)化資源配置，提升系統(tǒng)建設(shè)水平。二是堅(jiān)持“以測(cè)促建”，在數(shù)字檔案館建設(shè)和測(cè)試時(shí)進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)功能完備性、易用性等要求，充分發(fā)揮先進(jìn)單位示范帶動(dòng)效應(yīng)。三是結(jié)合國(guó)家檔案局政策要求和我省數(shù)字政府建設(shè)實(shí)際，依托云平臺(tái)開展“檔案數(shù)據(jù)中臺(tái)”建設(shè)研究，探索提升全省檔案行業(yè)資源整合共享水平和減輕基層檔案部門人財(cái)物投入壓力的新路徑。四是爭(zhēng)取政策項(xiàng)目資金支持，探索OCR、知識(shí)圖譜等技術(shù)在檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的應(yīng)用，爭(zhēng)取在檔案智能識(shí)別、智能檢索、智能鑒定、智能編研領(lǐng)域打造檔案智慧化應(yīng)用場(chǎng)景。

（四）強(qiáng)化培訓(xùn)交流，促進(jìn)能力提升。一是堅(jiān)持實(shí)戰(zhàn)培訓(xùn)，在省內(nèi)數(shù)字檔案館建設(shè)和測(cè)試時(shí)同步舉辦數(shù)字檔案館建設(shè)現(xiàn)場(chǎng)觀摩會(huì)，培養(yǎng)信息化領(lǐng)域后備專家、業(yè)務(wù)骨干和年輕力量，提高檔案信息化工作人員實(shí)操實(shí)戰(zhàn)技能。二是形成指導(dǎo)合力，發(fā)揮省、市檔案館信息化人才作用，在縣級(jí)檔案館開展數(shù)字檔案館建設(shè)、檔案數(shù)字化加工等工作時(shí)提前介入指導(dǎo)，研究構(gòu)建縣級(jí)數(shù)字檔案館建設(shè)方案分級(jí)審核機(jī)制，提前規(guī)避建設(shè)內(nèi)容缺項(xiàng)、工作標(biāo)準(zhǔn)不嚴(yán)、存在安全隱患等問(wèn)題。三是提升服務(wù)成效，持續(xù)優(yōu)化“在魯查檔”服務(wù)平臺(tái)功能，加大宣傳推廣力度，打造全省統(tǒng)一檔案服務(wù)品牌形象，壓實(shí)市、縣兩級(jí)檔案館責(zé)任，以民生檔案為重點(diǎn)明確“六級(jí)聯(lián)動(dòng)”檔案服務(wù)主要內(nèi)容，以全面開展試點(diǎn)為抓手，推動(dòng)檔案服務(wù)群眾提質(zhì)增效。

下步工作中，省檔案館將持續(xù)深入學(xué)習(xí)貫徹習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想，貫徹落實(shí)習(xí)近平總書記對(duì)山東工作重要指示精神和對(duì)檔案工作重要批示精神，以落實(shí)主題教育調(diào)研成果為契機(jī)，以數(shù)字檔案館（室）建設(shè)為抓手，加快推進(jìn)全省檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型，推動(dòng)全省檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展，為開創(chuàng)社會(huì)主義現(xiàn)代化強(qiáng)省建設(shè)新局面作出新的貢獻(xiàn)。