加強高職院校檔案數字化業(yè)務外包工作的思考

馬迪 劉露

高職院校檔案客觀真實地記載了一所高職院校建設發(fā)展的軌跡，既是對學校悠久歷史、燦爛文化、科研成果等全方面的展示，也是職業(yè)文化和技術技能傳承的重要橋梁，為學校未來發(fā)展提供了真實可靠的參考資料。在大力發(fā)展高職教育、持續(xù)深化高職院校改革和發(fā)展的大背景下，檔案工作應緊跟時代步伐、主動轉變傳統(tǒng)工作模式、積極響應學校發(fā)展新要求。檔案數字化業(yè)務外包，是檔案部門借鑒企業(yè)業(yè)務外包模式而采用的一種管理方法[1]。借助外包，檔案部門既可以降低成本、提高效率、改進質量，也能夠集中精力更加有效地完成核心業(yè)務，追求更高的任務目標。當前，隨著高職教育改革的深入，給檔案數字化業(yè)務外包工作帶來了巨大沖擊，高職院校檔案工作者要結合現實發(fā)展需求，大膽實踐探索，力爭實現“彎道超車”。

一、加強檔案數字化業(yè)務外包工作的時代背景

2021年6月，中辦國辦印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中明確提出“檔案信息化建設要進一步融入數字中國建設，要提升檔案管理數字化、智能化水平，基本實現檔案工作數字轉型”[2]，并特別提出檔案要主動融入數字經濟、數字社會和數字政府建設之中。高職院校檔案部門應該主動融入數字校園建設，加快推進檔案數字化建設，積極引領檔案管理現代化。但是，當前高職院校檔案工作存在人員短缺、技術落后、制度不全等“先天不足”，加之“后天失范”，如數字化工作環(huán)境不理想，存在檔案資源孤島、工作運行機制不暢、管理難度日益加大等問題，這些困境嚴重阻礙了數字化改革的開展。作為數字校園建設重要組成部分，檔案工作需要盡快實現數字賦能，統(tǒng)籌運用數字化技術、數字化思維、數字化認知來推動檔案工作實現全方位、系統(tǒng)性、重塑新變革[3]。

在大力支持通過“服務外包形式”實現檔案工作規(guī)?；I(yè)化、高效化運行的政策背景下，高職院校開展檔案數字化業(yè)務外包工作，既有助于檔案部門更加規(guī)范、有效地管理檔案資源，向全校師生及社會更好地提供關于檔案管理與利用的一系列服務，也為數字化背景下檔案工作與學校各項工作的合理、高效對接做好準備。檔案部門要全面了解、深入分析檔案數字化業(yè)務外包工作現狀，重點探析工作中存在的風險，針對性地克服各種弊端，高效實現檔案數字化業(yè)務外包的戰(zhàn)略目標。將高職教育改革帶來的各種變化，成功轉化為實現檔案工作“彎道超車”的契機，推動學校檔案工作實現全面數字轉型和智能升級，為學校改革發(fā)展高效助力。

二、檔案數字化業(yè)務外包工作的現狀

以筆者所在的浙江同濟科技職業(yè)學院為例，近年來學校大力支持檔案數字化業(yè)務外包工作，存量檔案已基本實現數字化（除基建檔案、會計檔案），增量檔案數字化外包也逐漸成為一項常態(tài)化工作。將檔案數字化業(yè)務外包在一定程度上緩解了我校緊迫的檔案數字化改革需求和短缺的工作人員之間的矛盾，但目前尚未真正實現檔案數字化業(yè)務外包的戰(zhàn)略目標。

檔案部門開展檔案數字化業(yè)務外包工作的根本目的是為了高效率、低成本開展檔案工作，但檔案數字化外包服務機構是以盈利為目的成立的組織，根本目的是為了獲取更高的利潤，雙方難免就立場不同展開一定博弈。高職院校檔案部門要對檔案數字化業(yè)務外包工作現狀進行深入分析，重點探討工作中存在的各項風險，持續(xù)優(yōu)化現有檔案數字化業(yè)務外包工作，最大程度實現檔案部門利益最大化。

（一）檔案數字化業(yè)務外包公司的選擇

在“天眼查”企業(yè)信息查詢平臺以“檔案數字化”為關鍵詞進行查詢，僅浙江相關存續(xù)（在營、開業(yè)、在業(yè)）公司就有678家，實際數量遠不止于此。檔案數字化服務業(yè)準入門檻低、服務機構數量龐大、服務質量良莠不齊，加上政府采購管理辦法的制約，想要獲得專業(yè)、可靠且符合學校實際需求的檔案數字化公司具有一定難度。以浙江省為例，2022年1月浙江省財政廳發(fā)布了一條《關于進一步發(fā)揮政府采購政策功能全力推動經濟穩(wěn)進提質》的通知，建議采購單位不要設置業(yè)績要求，更不能打上特定的標簽，譬如要求檔案數字化業(yè)務外包公司具備高校檔案工作業(yè)績。不同于其他檔案機構，高校檔案有屬于自己的工作規(guī)范和要求，若缺少高校檔案數字化業(yè)績會在一定程度上影響檔案數字化的質量和效率。據調查，存在中標公司的業(yè)績只涉及政府機關的檔案整理、檔案年檢及檔案進館。此外，投標保證金的取消在一定程度上也增加了檔案部門篩選公司的工作量和難度。

（二）檔案數字化業(yè)務外包工作的開展

高職院校檔案部門開展檔案數字化業(yè)務外包工作的目的，是為了借助檔案公司設備先進、經驗豐富、速度快、效率高等優(yōu)勢來彌補自身在人力、物力、財力方面的不足，以便高效率、低成本開展檔案工作，推動高職檔案工作高效、快速發(fā)展。但是，高職院校檔案部門受人員、工作、經濟等各種客觀因素的制約，很難提供完全符合標準的工作環(huán)境，對合同履行、質量把控等方面也難免力有不逮。而檔案公司又會采用各種手段來借助壓縮時間、薪酬、設備等成本來提高利潤，譬如讓項目負責人以“承包”的形式來負責項目，無形中增加了工作中的風險。

1.安全方面

（1）檔案實體。檔案交接過程中存在檔案核對不準、順序混亂、交接不清等風險。具體加工過程中存在紙張破損、折疊不規(guī)范、裝訂錯亂等問題，甚至部分專業(yè)素質不高的檔案數字化業(yè)務外包人員為了追求速度，在工作中對檔案實體造成了一定損壞，如：不規(guī)范使用膠水使得紙張粘連一起。

（2）檔案信息。龐雜的檔案數字化業(yè)務外包公司工作人員和各種計算機軟硬件，增加了檔案信息的安全風險。數據分析、圖像處理、資料校對等任何一個環(huán)節(jié)出現問題都會影響檔案信息的安全。

2.工作方面

（1）工作人員。系統(tǒng)高效開展檔案數字化業(yè)務外包工作離不開一支分工明確、經驗豐富、人員穩(wěn)定的工作隊伍。疫情暴發(fā)前，檔案部門可以通過各種方式保證駐校工作人員的穩(wěn)定。但疫情的突發(fā)性和不可控性，提高了人員變動的頻率，帶來了工作交接不到位、接替者專業(yè)素質和熟練度欠缺等問題，增加了檔案工作出錯的風險。

（2）工作進度。高職院校檔案數字化業(yè)務外包工作的實質是通過政府采購來獲取檔案數字化公司的服務，需要經歷調研、招標、過程管理和驗收等多個階段，任何一個環(huán)節(jié)出現問題都會影響后續(xù)環(huán)節(jié)的跟進、工作時間的把控以及最終的工作質量。以招標為例，從采購意向公示到最后簽訂合同所需時間最短為一個半月，一旦出現流標等問題，后續(xù)環(huán)節(jié)就無法及時跟進，增加了檔案部門的時間成本和工作量。

（3）工作質量。大多高職院校檔案部門都是在驗收階段集中進行質量檢查，容易造成校對不全面不正確，許多質量問題包括檔案掃描過程中出現的漏掃、圖片處理過程中出現的PDF無法識別、掛接過程中出現的錯誤掛接等，難以被全部發(fā)現。雖然合同中對售后服務也有一定約定，但在具體操作中存在不少問題，例如很多問題發(fā)現時已經過了免費維護期，再者即使問題被及時發(fā)現，公司進行整改時依舊存在不少問題，包括間歇性整改、原工作人員辭職、整改不到位等等。

三、加強檔案數字化業(yè)務外包工作的思考

當前，高職院校應當認真思考如何加強新時期檔案數字化業(yè)務外包工作、加大檔案資源開發(fā)力度、提升檔案利用服務能力，實現檔案工作數字化改革。筆者以浙江同濟科技職業(yè)學院為例，基于學校實踐，對加強全過程管理和全方位質量控制進行思考，進而提高工作效率和質量，高效實現檔案數字化業(yè)務外包工作的戰(zhàn)略目標。

（一）定期培訓

檔案數字化公司工作人員流動大、高素質人才缺乏、專業(yè)水平參差不齊等問題難以避免，但檔案部門可以打造一支高度適合本校實際、工作效率高的檔案數字化業(yè)務外包工作隊伍，通過加強把控工作隊伍來降低檔案數字化服務采購和工作人員變動帶來的各項風險。

1.工作人員挑選。正式簽訂合同前要求檔案數字化公司提供一份可供挑選的工作人員名單，名單后附有員工個人簡歷包括入行時間、工作經歷、現階段工作地點等。根據簡歷結合其服務對象的咨詢情況，篩選出適合本學校的工作人員，組建一支包含正式駐場及一定備選人員的工作隊伍，具體人員名單以正式條文列入合同之中，以制度規(guī)則來減少人員的不可控性，避免出現臨時性或者經驗不足的工作人員。

2.專業(yè)能力培訓。一方面是檔案數字化公司的培訓，以書面形式要求公司對來校工作人員開展相應的專業(yè)培訓，檔案部門可通過考試、考核等方式對其培訓結果，尤其是崗前培訓情況進行檢驗。另一方面是檔案部門自身開展的培訓，定期對駐校工作人員開展有針對性培訓，培訓內容要包含工作要求、工作規(guī)范及各項規(guī)章制度等，尤其要注意檔案工作人員進場工作、檔案種類變換、駐校工作人員變動這幾個關鍵節(jié)點的宣教。

（二）精細謀劃

檔案部門和檔案公司的立場不同，看待和解決問題的角度也不同，要想真正實現檔案數字化業(yè)務外包的戰(zhàn)略目標，需要雙方以合作互贏為理念，精細謀劃、切實推進。高職院校檔案機構要積極對接檔案數字化外包公司，加強和駐校人員的溝通，制定精細化、個性化的工作方案。定期舉行交流協調會，就工作進度、質檢情況等問題進行深入探討，及時調整工作中不當安排，確保整個工作流程暢通、高效。

1.方案制定。方案合理與否直接關系到檔案數字化業(yè)務外包工作能否保質保量完成、項目預算能否按期支付，因此方案制定一定要仔細謹慎。在制定工期時必須將檔案實體狀況、整理現狀以及各種突發(fā)狀況考慮在內，避免因實際推進不理想而打亂各項安排，影響檔案數字化業(yè)務外包工作的進展及質量。

2.溝通交流。檔案部門應主動建立高效的溝通交流機制。首先就不同階段、不同工作崗位的具體工作職責，明確相應的溝通方向和回應時間，并根據變化及時調整。其次要定期發(fā)起協調會，對協調過程做好規(guī)范化記錄和分類整理，避免同類問題重復發(fā)生。充分發(fā)揮每位駐校工作人員的主觀能動性，盡可能降低因檔案數字化公司現場負責人經驗不足、領導能力不足帶來的風險，規(guī)避因工作人員溝通不到位帶來的各種問題。

（三）及時總結

檔案部門要不斷復盤檔案數字化業(yè)務外包工作，及時查找并有效解決工作中出現的各類問題。要定期梳理復盤過程，及時總結工作中已經遇到或者可能遇到的各種問題，并列出可供參考的解決方案，進而形成相應的工作手冊，促使整個工作更加規(guī)范系統(tǒng)，實現工作效率和質量的雙提高。

1.工作開展中。一方面要堅持每周不定期檢查，及時發(fā)現并修正工作中出現的各類問題，盡可能減少因階段性質量檢查帶來的各種問題，如校對不全面不正確。另一方面至少每月對工作狀況進行一次梳理總結，對比分析工作預計完成情況和實際完成情況之間的差距，若未達預期目標，需對所存在的各類問題進行有效分析，從源頭查找問題并及時制定應對措施，以保證后續(xù)工作高效率開展。

2.工作結束后。對整個工作過程、全部工作環(huán)節(jié)進行復盤，總結工作中遇到的各類問題和值得參考的經驗。一方面針對工作中遇到的一些共性問題，從流程、管理、制度等方面著手，從根本上解決問題；另一方面提煉好的做法與經驗，為下次檔案數字化業(yè)務外包工作的開展提供依據和參考經驗。

高效開展檔案數字化業(yè)務外包工作，有助于高職院校推進數字檔案室建設、推動檔案信息化建設，真正管好用好高職院校檔案，充分發(fā)揮檔案在學校建設和發(fā)展中的作用。在大力推進檔案工作實現全面數字轉型和智能升級的背景下，檔案部門要基于實踐探索，主動理清檔案數字化業(yè)務外包實踐中檔案部門的工作機制、主體權責以及投入產出比等，力爭構建系統(tǒng)完整且適用于檔案數字轉型和職能升級的檔案數字化業(yè)務外包工作體系，切實推動檔案工作高質量發(fā)展。

參考文獻：

[1]侯存清.檔案業(yè)務外包風險防范研究[D].安徽大學，2019.

[2]國家檔案局.“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃［EB/OL］.［2021-06-09］. https：//www.saac.gov.cn/daj/toutiao/202106/ecca2de5bce44a0eb55c890762868683.shtml

[3]浙江省檔案局.浙江省檔案事業(yè)發(fā)展“十四五”規(guī)劃［EB/OL］.［2021-05-06］. http：//zjdapx.com/article/129

作者單位：浙江同濟科技職業(yè)學院 鹽城師范學院