合同化管理下的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理探究

常宇辰

一、引言

建設(shè)項(xiàng)目檔案管理作為建設(shè)項(xiàng)目全周期管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，從項(xiàng)目立項(xiàng)開(kāi)始便進(jìn)入到了項(xiàng)目過(guò)程管理中去。近年來(lái)隨著國(guó)家建設(shè)項(xiàng)目的不斷發(fā)展、項(xiàng)目數(shù)量不斷上升，項(xiàng)目檔案的要求也越來(lái)越高，但是目前參建方重項(xiàng)目輕檔案的思想較為普遍，因此就導(dǎo)致了項(xiàng)目檔案存在著比較大的漏洞和瑕疵。其根本原因就在于項(xiàng)目檔案的過(guò)程管理失效，所以項(xiàng)目檔案必須要從“源頭”抓起，加強(qiáng)項(xiàng)目檔案的合同化管理，要將檔案管理并入到合同管理中去，要讓檔案部門在項(xiàng)目檔案方面得到絕對(duì)的掌控權(quán)，以此來(lái)確保項(xiàng)目檔案的完善，作者以近年來(lái)實(shí)際工作出發(fā)，從以下幾個(gè)方面淺談幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)。

二、建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理的依據(jù)

（一）根據(jù)國(guó)家相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)

根據(jù)《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》【DA/T28-2018】第五章項(xiàng)目檔案工作組織及職責(zé)任務(wù)中要求：建設(shè)單位與參建單位簽訂合同、協(xié)議時(shí)應(yīng)設(shè)立專門章節(jié)或條款，明確項(xiàng)目文件管理責(zé)任，包括項(xiàng)目文件形成的質(zhì)量要求、歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔套數(shù)、整理標(biāo)準(zhǔn)、介質(zhì)、格式、費(fèi)用及違約責(zé)任等內(nèi)容。監(jiān)理合同條款還應(yīng)明確監(jiān)理單位對(duì)所監(jiān)理項(xiàng)目的文件和檔案的檢查、審查責(zé)任。

（二）項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀存在缺陷

項(xiàng)目檔案管理本應(yīng)該始終貫穿于整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目過(guò)程中，然而當(dāng)前在建設(shè)項(xiàng)目前期合同談判和簽訂過(guò)程中，部分單位只有項(xiàng)目管理部門參與其中的談判和簽約，根本沒(méi)有讓檔案部門的人員參與其中，這就是重項(xiàng)目輕檔案的直觀體現(xiàn)；在后期建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的時(shí)候突擊整理項(xiàng)目檔案而忽略項(xiàng)目檔案的過(guò)程管理，這就造成了最后項(xiàng)目檔案的歸檔質(zhì)量存在較大漏洞；此外，建設(shè)項(xiàng)目一旦存在多項(xiàng)工程同時(shí)施工就會(huì)給項(xiàng)目檔案管理帶來(lái)更大的難度，根本無(wú)法做到項(xiàng)目檔案的統(tǒng)一管理；項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)，投資數(shù)額大，項(xiàng)目檔案管理人員頻繁更迭的情況也時(shí)有發(fā)生，再加上檔案管理人員通常兼職做檔案，對(duì)項(xiàng)目檔案專業(yè)不熟悉，根本無(wú)法實(shí)現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的有效管理。所以，合同化管理能夠更有效地對(duì)當(dāng)前的檔案管理現(xiàn)狀起到強(qiáng)有力的法律約束作用，可以更有效地規(guī)避傳統(tǒng)檔案管理所帶來(lái)的局限性。

（三）項(xiàng)目檔案管理的成熟體現(xiàn)

建設(shè)項(xiàng)目合同包含了立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、設(shè)備采購(gòu)、消防、實(shí)物保護(hù)、勘察等類別，這些合同所涉及的參建單位眾多，形成檔案數(shù)量巨大，且建設(shè)環(huán)節(jié)復(fù)雜，因此管理起來(lái)難度較大。項(xiàng)目檔案的合同化管理可以將建設(shè)項(xiàng)目檔案融入合同中去，又可以在合同中去尋找所產(chǎn)生的檔案成果，做到了事事拿合同說(shuō)話，從合同成果中找尋數(shù)據(jù)，從而達(dá)到真正意義上的項(xiàng)目檔案精細(xì)化管理。這種成熟的管理方式更有利于保障項(xiàng)目檔案收集工作的完整，也提高了項(xiàng)目檔案的有效性和系統(tǒng)性，從根本上達(dá)到了項(xiàng)目檔案工作的閉環(huán)管理。

三、建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理探究

（一）前期把控

在以往的合同管理中，往往很少涉及檔案管理方面的內(nèi)容。在建設(shè)項(xiàng)目中，無(wú)論是設(shè)備合同、建安合同還是監(jiān)理合同，都存在合同中未體現(xiàn)項(xiàng)目檔案歸檔方面的條款的情況，以至在后來(lái)的檔案移交環(huán)節(jié)就會(huì)因?yàn)轫?xiàng)目檔案質(zhì)量缺陷而產(chǎn)生諸多問(wèn)題。因此，在項(xiàng)目合同中必須增加項(xiàng)目檔案管理的具體要求，明確落實(shí)各參建方的責(zé)任與職責(zé)，并在前期合同談判過(guò)程中，讓相關(guān)項(xiàng)目檔案人員參與合同條款的制定并編制檔案合同細(xì)節(jié)，確保項(xiàng)目檔案條款納入合同文本中去，從前期的合同去把控整個(gè)項(xiàng)目檔案的完整性和有效性，為項(xiàng)目檔案的收集和整理打下良好的基礎(chǔ)，避免在合同履行中出現(xiàn)的各種糾紛，為項(xiàng)目檔案合同化管理提供了強(qiáng)有力的保障措施。

（二）過(guò)程監(jiān)督

當(dāng)項(xiàng)目檔案管理?xiàng)l款納入合同文本之后，項(xiàng)目檔案部門接下來(lái)要按照檔案合同條款及時(shí)對(duì)各參建方項(xiàng)目檔案的內(nèi)容形式進(jìn)行監(jiān)督審查，其中大致可分為以下幾個(gè)方面：

1.項(xiàng)目檔案質(zhì)量審查

項(xiàng)目檔案作為記錄建設(shè)項(xiàng)目的重要數(shù)據(jù)資源，為了更好地確保項(xiàng)目檔案能夠服務(wù)建設(shè)單位，項(xiàng)目檔案的質(zhì)量審查就顯得尤為重要。鑒于檔案人員的專業(yè)局限性，在檔案質(zhì)量審查方面，需要建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位一起合作才能嚴(yán)格把控項(xiàng)目檔案的質(zhì)量。項(xiàng)目檔案不僅要嚴(yán)格符合檔案的五性原則，更要為工程部門提供準(zhǔn)確無(wú)誤的信息資源，對(duì)于涉及建設(shè)工程技術(shù)上面的資料要依次請(qǐng)相關(guān)檔案形成部門確認(rèn)無(wú)誤之后才能編制。項(xiàng)目檔案人員則要對(duì)檔案的形式、材料、歸檔范圍、整理規(guī)范、歸檔要求等方面進(jìn)行審查。

2.項(xiàng)目檔案監(jiān)督指導(dǎo)

項(xiàng)目建設(shè)方要定期對(duì)各參建方組織檔案培訓(xùn)，可以邀請(qǐng)建設(shè)項(xiàng)目檔案方面的專家對(duì)項(xiàng)目檔案的收集整理方式方法向各參建方進(jìn)行深度的指導(dǎo)，也可以讓建設(shè)單位的項(xiàng)目檔案人員同參建單位的檔案資料員進(jìn)行溝通和交流，讓雙方都能夠了解彼此對(duì)于檔案工作的想法，以此來(lái)找到項(xiàng)目檔案的突破點(diǎn)，創(chuàng)新工作方法。如此一來(lái)，可以對(duì)前期形成的檔案進(jìn)行查找問(wèn)題，也可以對(duì)后期還未歸檔的檔案進(jìn)行改進(jìn)來(lái)消除歸檔檔案的質(zhì)量缺陷。

3.項(xiàng)目檔案進(jìn)度審核

項(xiàng)目檔案部門在接收檔案之后往往還會(huì)做大量的整理編目工作，鑒于建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收工作時(shí)間緊，任務(wù)重，這就要求項(xiàng)目檔案移交進(jìn)度上面要有嚴(yán)格的把控。為了保障項(xiàng)目檔案的及時(shí)歸檔，建設(shè)方有權(quán)向參建方根據(jù)合同要求編制項(xiàng)目檔案歸檔計(jì)劃及移交清單，對(duì)未按照進(jìn)度要求的參建方可以扣除部門工程進(jìn)度款的方式來(lái)提高參建方對(duì)項(xiàng)目檔案的重視程度，以此來(lái)確保項(xiàng)目檔案能及時(shí)跟進(jìn)工程進(jìn)度。

4.交付審簽

當(dāng)前，項(xiàng)目檔案之所以呈現(xiàn)出一種“散放式”的狀態(tài)，跟各參建方責(zé)任劃分不明確，互相推脫有很大關(guān)系。當(dāng)前項(xiàng)目管理部門和其他參建方都秉持一個(gè)觀點(diǎn)即項(xiàng)目檔案就應(yīng)該由檔案部門負(fù)責(zé)，而《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》【DA/T28-2018】明確指出項(xiàng)目檔案“誰(shuí)形成，誰(shuí)負(fù)責(zé)”“誰(shuí)形成，誰(shuí)整理”。所以項(xiàng)目檔案從根本上出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題各參建方是有部分責(zé)任的。當(dāng)前參建方缺少經(jīng)濟(jì)制約，對(duì)項(xiàng)目檔案工作不認(rèn)真對(duì)待，嚴(yán)重影響了項(xiàng)目檔案的歸檔質(zhì)量。為了把控建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理順利進(jìn)行，必要時(shí)應(yīng)采取交付審簽制度即在移交項(xiàng)目檔案時(shí)，項(xiàng)目管理部門、財(cái)會(huì)部門、檔案部門要實(shí)行三方審簽制度，只有等三方全部簽字同意項(xiàng)目檔案質(zhì)量通過(guò)建設(shè)單位要求，才能進(jìn)行項(xiàng)目款的支付。這種做法對(duì)提高項(xiàng)目檔案在項(xiàng)目管理中的地位，提升參建方對(duì)項(xiàng)目檔案工作的重視程度，乃至提升項(xiàng)目檔案管理水平都具有非常重要意義。

四、結(jié)語(yǔ)

項(xiàng)目檔案管理納入合同管理是多方面的，加強(qiáng)各單位之間的溝通協(xié)調(diào)，完善相應(yīng)的檔案配套設(shè)施，實(shí)現(xiàn)合同中所約束的各項(xiàng)獎(jiǎng)懲制度都是項(xiàng)目檔案得以順利發(fā)展的前提條件。合同化管理下的項(xiàng)目檔案管理為當(dāng)前的項(xiàng)目檔案提供了有效的管理手段和方法，從實(shí)際工作中可以看出，建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理規(guī)范了項(xiàng)目檔案的歸檔過(guò)程，提升了項(xiàng)目檔案在項(xiàng)目管理中的地位，本文希望通過(guò)初步的探索來(lái)將合同管理與項(xiàng)目檔案管理相結(jié)合，從而促進(jìn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作按照一條有序的道路繼續(xù)前行。

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作者單位：中國(guó)核動(dòng)力研究設(shè)計(jì)院