水利檔案管理信息化構(gòu)建的思考分析

王子靜

摘要：在數(shù)字化時(shí)代，信息化建設(shè)成為各行業(yè)的發(fā)展方向，水利檔案管理信息化建設(shè)能夠推動(dòng)水利檔案管理的高效化與無(wú)紙化發(fā)展，實(shí)現(xiàn)水利檔案共享性的提升，為水利工程相關(guān)工作的落實(shí)提供參考。但是，當(dāng)前部分水利檔案管理人員對(duì)信息化建設(shè)的必要性認(rèn)知不明，使得信息化建設(shè)受阻。對(duì)此，本文將先對(duì)必要性進(jìn)行分析，了解數(shù)字化時(shí)代水利檔案管理信息化建設(shè)的價(jià)值，再分析主要問(wèn)題與優(yōu)化路徑，把握水利檔案管理信息化建設(shè)的構(gòu)建要點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)水利檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量的提升。

關(guān)鍵詞：水利；檔案管理；信息化

水利檔案作為水利工程立項(xiàng)到驗(yàn)收運(yùn)行階段全部數(shù)據(jù)的集合，包含大量圖紙、報(bào)告以及工作記錄等文件資料，而水利檔案管理是保障文件資料采集整理準(zhǔn)確性與利用高效性的關(guān)鍵，對(duì)水利工程穩(wěn)定運(yùn)行與發(fā)展具有重要影響。伴隨著水利工程復(fù)雜性的提升，水利檔案管理信息化建設(shè)成為必然。對(duì)此，本文將對(duì)水利檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行分析，探尋信息化建設(shè)在水利檔案管理中的必要性、主要問(wèn)題以及優(yōu)化路徑，把握水利檔案管理信息化建設(shè)的整體框架，實(shí)現(xiàn)水利檔案管理信息化建設(shè)的高質(zhì)量落實(shí)。

1 水利檔案管理信息化構(gòu)建的必要性

1.1 水利檔案的特點(diǎn)

在水利工程評(píng)價(jià)中，檔案管理質(zhì)量是評(píng)定的重要因素之一，完整真實(shí)的水利檔案能夠準(zhǔn)確呈現(xiàn)水利工程全過(guò)程，為水利工程評(píng)價(jià)提供數(shù)據(jù)參考。水利檔案與水利工程建設(shè)具有較強(qiáng)的一致性特征，使其具有復(fù)雜性、易變性、成套性以及差異性的特點(diǎn)，具體表現(xiàn)為：

一是差異性。差異性主要表現(xiàn)在周期差異性層面。受規(guī)模的影響，水利工程建設(shè)周期存在差異，一般而言，小型工程的時(shí)間跨度較短，設(shè)計(jì)歷史短，而中大型工程周期在數(shù)月到幾年不等，大型工程可長(zhǎng)達(dá)幾十年或幾年不等。由此可見(jiàn)，水利工程的周期差異較大，與此同時(shí)，檔案生成也具有周期性差異[1]。

二是成套性。水利工程從建議書到評(píng)價(jià)階段會(huì)產(chǎn)生系列復(fù)雜檔案資料，且檔案多為各階段的原始記錄，是后續(xù)工程落實(shí)的基礎(chǔ)，成套檔案數(shù)據(jù)直接對(duì)等水利工程的各階段，形成完成建設(shè)過(guò)程，是定位文件內(nèi)容的關(guān)鍵。

三是復(fù)雜性與易變性。水利工程檔案資料分散于項(xiàng)目法人單位、監(jiān)理單位、建設(shè)單位以及施工單位等參與方中，且各單位對(duì)檔案管理的要求有所差異，使得水利工程檔案存儲(chǔ)環(huán)境較為復(fù)雜，此外，水利工程還會(huì)受到技術(shù)、施工環(huán)境、資金以及政策等多項(xiàng)因素的影響，進(jìn)而使得水利檔案具有較高的易變性與復(fù)雜性。

1.2 信息化構(gòu)建的價(jià)值

由于水利檔案具有差異性、復(fù)雜性、易變性以及成套性等方面特征，以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案為原點(diǎn)的檔案管理方式，面臨數(shù)據(jù)采集難度高、存儲(chǔ)空間占用大、成本耗費(fèi)高以及丟失難恢復(fù)等情況，影響水利檔案管理成效。而水利檔案管理信息化建設(shè)，能夠有效提升水利檔案收錄、匯集等環(huán)節(jié)的規(guī)范性，提高檔案信息查詢的便捷性，提升水利檔案利用有效性的提升，此外，信息化建設(shè)還能借助信息化平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案文件的數(shù)字化管理，降低文件資料借閱階段丟失問(wèn)題與損耗問(wèn)題的發(fā)生率，保障水利檔案的完整性與安全性。

2 水利檔案管理信息化構(gòu)建的主要問(wèn)題

在信息化建設(shè)逐步推進(jìn)的背景下，水利檔案信息化構(gòu)建取得了一定成績(jī)，提高了水利檔案數(shù)據(jù)傳輸?shù)母咝裕瑸樗麢n案采集、存儲(chǔ)、查詢以及調(diào)動(dòng)便捷性的提升，提供了重要支持。但是，在水利檔案管理信息化構(gòu)建的踐行階段，仍存在整體性不足、相關(guān)控制制度缺失等情況，影響水利檔案管理信息化構(gòu)建的價(jià)值實(shí)現(xiàn)，具體表現(xiàn)如下述。

2.1 整體性不足

當(dāng)前，各區(qū)域水利檔案信息化構(gòu)建程度差異明顯，部門合力與地方聯(lián)動(dòng)程度不足，各水利單位或水利工程搭建了獨(dú)有的信息系統(tǒng)，數(shù)據(jù)信息分散度高，使得水利檔案管理信息化構(gòu)建的整體性不足。再加之統(tǒng)一性建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)有待完善，且各信息系統(tǒng)的互動(dòng)性與互聯(lián)性不足，水利工程各項(xiàng)信息并未得到有效融合，影響水利檔案管理信息化構(gòu)建的實(shí)際效用[2]。

2.2 安全性偏低

在信息化構(gòu)建下，水利檔案的存儲(chǔ)方式變化，檔案資料丟失與損耗的風(fēng)險(xiǎn)降低，但是，仍面臨新的安全隱患，具體表現(xiàn)在信息泄露、黑客攻擊以及信息篡改等方面。水利檔案作為國(guó)家資源之一，檔案系統(tǒng)一旦被不法分子攻破，出現(xiàn)信息篡改或系統(tǒng)癱瘓問(wèn)題，將對(duì)水利檔案的有效運(yùn)用產(chǎn)生嚴(yán)重影響。

2.3 意識(shí)不足

在信息化構(gòu)建推行階段，部分人員對(duì)檔案管理的認(rèn)知不足，將工作重心放置于水利工程進(jìn)度管理與質(zhì)量管理層面，使得水利檔案管理工作處于邊緣狀態(tài)。在檔案管理實(shí)踐階段，部分工作人員將檔案管理工作局限于文件看守層面，工作重點(diǎn)放置于采集與存儲(chǔ)上，使得水利檔案數(shù)據(jù)的利用率不足。此外，部分工作人員會(huì)將檔案資料收集與整理工作放置于工程建設(shè)后期，增加了檔案資料的丟失風(fēng)險(xiǎn)。此外，在意識(shí)不足的影響下，部分水利檔案管理工作缺乏必要的設(shè)備支持，影響檔案管理工作效率的同時(shí)，對(duì)信息化構(gòu)建亦產(chǎn)生了不良影響[3]。

2.4 人員缺失

在傳統(tǒng)檔案管理工作中，檔案管理人員多以手工操作的方式，完成檔案采集與整理工作，在信息化構(gòu)建背景下，信息化平臺(tái)成為檔案管理工作落實(shí)的主要依托，工作模式發(fā)生轉(zhuǎn)變，相較而言，對(duì)檔案管理人員的檔案價(jià)值分析與利用管控能力提出新要求。但是，在信息化檔案管理階段，水利工程檔案管理人員多由臨時(shí)抽調(diào)人員構(gòu)成，專業(yè)知識(shí)能力偏低，再加之培養(yǎng)機(jī)制有待完善，使得檔案管理人員缺乏成長(zhǎng)空間，對(duì)信息化平臺(tái)的有效運(yùn)用產(chǎn)生影響。

2.5 制度缺失

在信息化構(gòu)建影響下，檔案管理的載體、內(nèi)容以及形式發(fā)生變化，制度也應(yīng)隨之優(yōu)化改進(jìn)，以保障信息化下檔案管理工作執(zhí)行質(zhì)量。但是，部分水利單位并未結(jié)合信息化構(gòu)建需要，調(diào)整相關(guān)制度，使得信息化檔案管理工作缺乏約束與控制，特別是在針對(duì)性監(jiān)督機(jī)制與管理機(jī)制缺失的情況下，信息化檔案管理工作的實(shí)施質(zhì)量不夠理想。

3 水利檔案管理信息化構(gòu)建的優(yōu)化路徑

由上可知，在水利檔案管理信息化構(gòu)建階段，常見(jiàn)問(wèn)題主要表現(xiàn)在整體性不足、人才缺失、意識(shí)不足以及安全性不足等多方面，針對(duì)此，在優(yōu)化完善水利檔案管理信息化構(gòu)建階段，應(yīng)當(dāng)注意下述內(nèi)容。

3.1 重視檔案對(duì)接接口開(kāi)發(fā)，推動(dòng)檔案管理整體性提升

針對(duì)水利檔案信息化構(gòu)建整體性不足的問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)重視對(duì)接接口開(kāi)發(fā)與統(tǒng)一性管理標(biāo)準(zhǔn)的構(gòu)建，以推動(dòng)水利檔案信息化構(gòu)建整體性的提升，實(shí)現(xiàn)水利數(shù)據(jù)信息的高質(zhì)量傳輸與利用。具體應(yīng)當(dāng)注意：

一是對(duì)接接口開(kāi)發(fā)。在構(gòu)建水利信息化檔案管理平臺(tái)時(shí)，應(yīng)當(dāng)落實(shí)接口開(kāi)發(fā)，保證各水利工程信息化檔案管理系統(tǒng)能夠互聯(lián)性的提升，并優(yōu)化升級(jí)功能，保證水利檔案信息化管理平臺(tái)與其他系統(tǒng)平臺(tái)對(duì)接的順暢性，實(shí)現(xiàn)水利工程檔案的整體性發(fā)展；

二是統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)是提升水利檔案信息化管理的保障與前提，通過(guò)構(gòu)建統(tǒng)一化標(biāo)準(zhǔn)，保證各類水利工程檔案數(shù)據(jù)管理形式與內(nèi)容的統(tǒng)一，為數(shù)據(jù)資源的互通提供基礎(chǔ)保障，推動(dòng)水利檔案數(shù)據(jù)完整性提升的同時(shí)，還能提高各類水利檔案數(shù)據(jù)查閱便捷性與利用高效性的提升。一般而言，統(tǒng)一性管理標(biāo)準(zhǔn)涉及檔案管理的流程、檔案存儲(chǔ)方式、方案分類以及檔案內(nèi)容格式等[4]。

3.2 優(yōu)化安全保障體系，提高水利檔案信息化管理安全性

針對(duì)水利檔案信息化構(gòu)建安全管控失當(dāng)?shù)膯?wèn)題，應(yīng)當(dāng)重視網(wǎng)絡(luò)安全體系與安全追溯體系等方面的構(gòu)建，提升安全管理質(zhì)量，保障水利檔案數(shù)據(jù)安全性。具體應(yīng)當(dāng)注意：

一是安全追溯體系。在信息化管理平臺(tái)內(nèi)，搭建安全追溯功能，能夠及時(shí)對(duì)檔案安全隱患做出反應(yīng)，展開(kāi)預(yù)警工作，提升安全管理及時(shí)性的同時(shí)，還能縮減安全管理成本。在此過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)注意：首先，風(fēng)險(xiǎn)預(yù)設(shè)。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合檔案管理工作實(shí)況，對(duì)檔案管理工作的各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)測(cè)，并將各風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)錄入安全追溯體系中，保證風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的及時(shí)性；其次，風(fēng)險(xiǎn)處理。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)預(yù)設(shè)風(fēng)險(xiǎn)處理方案，用以提升風(fēng)險(xiǎn)處理的有效性。

二是網(wǎng)絡(luò)安全體系。網(wǎng)絡(luò)安全體系構(gòu)建的重點(diǎn)在于密碼管理、系統(tǒng)環(huán)境管理、網(wǎng)絡(luò)傳輸管理以及安全管理等多方面內(nèi)容，網(wǎng)絡(luò)安全體系的完備性直接影響信息化平臺(tái)的穩(wěn)定運(yùn)行。對(duì)此，應(yīng)當(dāng)注意：首先，運(yùn)行測(cè)試。運(yùn)行測(cè)試的重點(diǎn)在于分析與測(cè)試檔案管理過(guò)程的漏洞與風(fēng)險(xiǎn)，識(shí)別不規(guī)范操作，降低檔案信息泄露的可能；其次，分級(jí)管理。在水利檔案管理階段，應(yīng)當(dāng)對(duì)水利檔案數(shù)據(jù)的重要性進(jìn)行判斷，并落實(shí)分級(jí)保護(hù)與管理，用以降低重要資料數(shù)據(jù)的丟失可能，保障安全管理質(zhì)量。一般而言，重要文件包含專利、機(jī)密數(shù)據(jù)等，加密處理則是保護(hù)的重要方式之一。

三是異地備份機(jī)制。在檔案信息化管理時(shí)，若受到黑客攻擊，會(huì)導(dǎo)致檔案丟失等風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)，雖能夠借助技術(shù)手段，恢復(fù)部分?jǐn)?shù)據(jù)，但仍對(duì)檔案數(shù)據(jù)的完整性與精確性產(chǎn)生影響。對(duì)此，在構(gòu)建信息化管理時(shí)，應(yīng)當(dāng)重視異地備份機(jī)制的構(gòu)建，將水利檔案數(shù)據(jù)異地保存，若發(fā)生文件丟失問(wèn)題，可借助異地備份文件進(jìn)行填充，保障水利檔案數(shù)據(jù)的完整性[5]。

3.3 優(yōu)化培訓(xùn)宣傳機(jī)制，提升檔案管理認(rèn)知與能力

針對(duì)意識(shí)不足與人員缺失等問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)重視培訓(xùn)制度與宣傳制度的優(yōu)化，用以提升工作人員的檔案管理人員與技術(shù)能力，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理質(zhì)量的提升，具體應(yīng)當(dāng)注意：

一是宣傳制度。針對(duì)水利檔案管理工作的宣傳，應(yīng)當(dāng)重視線上與線下宣傳工作的落實(shí)，增強(qiáng)信息宣傳效果，達(dá)到提升整體認(rèn)知的目標(biāo)。具體表現(xiàn)為：首先，線下宣傳。水利工程單位應(yīng)當(dāng)重視線下宣傳標(biāo)語(yǔ)的設(shè)置與專項(xiàng)會(huì)議的落實(shí)，用以提升水利工程參與方的檔案認(rèn)知，為檔案數(shù)據(jù)資料的采集提供方便，降低數(shù)據(jù)采集匯總的難度；其次，線上宣傳。應(yīng)當(dāng)重視現(xiàn)代熱門社交平臺(tái)的運(yùn)用，借助抖音、今日頭條等平臺(tái)，宣傳水利檔案管理價(jià)值與信息化建設(shè)要點(diǎn)等知識(shí)內(nèi)容，提升宣傳覆蓋面，實(shí)現(xiàn)檔案管理人員與領(lǐng)導(dǎo)層意識(shí)認(rèn)知的加強(qiáng)，奠定水利檔案信息化建設(shè)的意識(shí)基礎(chǔ)。

二是培訓(xùn)制度。針對(duì)人員能力不足的情況，應(yīng)當(dāng)重視培訓(xùn)制度的完善，借此提高工作人員的專業(yè)能力水平，實(shí)現(xiàn)水利檔案信息化管理構(gòu)建質(zhì)量的提升，具體應(yīng)當(dāng)注意：首先，管理流程培訓(xùn)。應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格依照信息化管理流程與內(nèi)容展開(kāi)指導(dǎo)培訓(xùn)，用以提升檔案管理人員的平臺(tái)操作能力，降低不規(guī)范操作的出現(xiàn)率；其次，管理能力培訓(xùn)。在信息化構(gòu)建下，檔案管理工作重點(diǎn)在于“管理”與“利用”等方面，對(duì)此，應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)培養(yǎng)工作人員的檔案分析能力與檔案利用能力，以實(shí)現(xiàn)信息化平臺(tái)價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，帶動(dòng)檔案管理工作模式的優(yōu)化轉(zhuǎn)型；最后，外派培訓(xùn)。在必要情況下，派遣工作人員外出學(xué)習(xí)，了解先進(jìn)檔案信息化管理模式與技術(shù)，提高工作人員的綜合能力，為檔案信息化管理的升級(jí)優(yōu)化提供支持。

3.4 完善信息化管理制度，推動(dòng)檔案管理的規(guī)范發(fā)展

針對(duì)制度缺失的問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)重視信息化管理制度的完善，為檔案信息化管理的規(guī)范化落實(shí)，提供約束與保障，具體應(yīng)當(dāng)注意：

一是責(zé)任機(jī)制調(diào)整。在責(zé)任機(jī)制調(diào)整階段，應(yīng)當(dāng)以檔案信息化管理工作流程，對(duì)各檔案管理人員的職責(zé)內(nèi)容進(jìn)行劃分，具體表現(xiàn)為檔案數(shù)據(jù)采集、檔案數(shù)據(jù)匯總分析、檔案數(shù)據(jù)利用管理以及檔案數(shù)據(jù)安全管理等方面，通過(guò)將管理工作職責(zé)劃分到個(gè)人的方式，推動(dòng)檔案信息化管理工作的有效落實(shí)。

二是監(jiān)督機(jī)制。借助監(jiān)督機(jī)制，對(duì)檔案信息化管理人員的平臺(tái)操作行為等進(jìn)行監(jiān)督管控，用以提升平臺(tái)操作質(zhì)量，降低質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。此外，還可以借助監(jiān)督機(jī)制，對(duì)檔案驗(yàn)收進(jìn)行控制，對(duì)歸檔文件進(jìn)行核對(duì)檢查，進(jìn)一步降低檔案文件的疏漏問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)管理檔案資料文件準(zhǔn)確性的提升。

三是設(shè)備管控機(jī)制。在水利檔案信息化管理中，設(shè)備運(yùn)行質(zhì)量直接影響文件資料信息的數(shù)據(jù)化程度，對(duì)此，應(yīng)當(dāng)重視設(shè)備管控機(jī)制的構(gòu)建，保障各類設(shè)備的穩(wěn)定運(yùn)行，降低數(shù)據(jù)丟失等風(fēng)險(xiǎn)。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，水利檔案具有復(fù)雜性、易變性、成套性以及差異性等特征，在水利工程發(fā)展的影響下，傳統(tǒng)水利檔案管理模式難以適應(yīng)水利檔案特點(diǎn)，增加了檔案文件全面性不足與利用率偏低等風(fēng)險(xiǎn)，而信息化構(gòu)建，轉(zhuǎn)變了水利檔案管理模式，能夠規(guī)避傳統(tǒng)水利檔案管理模式弊端，推動(dòng)檔案利用率提升。但是，在現(xiàn)行信息化構(gòu)建階段，仍存在整體性不足、安全性不足等問(wèn)題，影響檔案信息化構(gòu)建的質(zhì)量。對(duì)此，應(yīng)當(dāng)重視檔案對(duì)接接口開(kāi)發(fā)、培訓(xùn)宣傳機(jī)制以及信息化管理制度等方面的優(yōu)化，推動(dòng)水利檔案信息化管理的優(yōu)化改進(jìn)，實(shí)現(xiàn)信息化管理成效提升。

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