鈾礦冶科研檔案驗收中的常見問題及建議

唐利雷

(核工業(yè)北京化工冶金研究院,北京 101149)

鈾礦冶科研檔案是鈾礦冶單位在科學研究過程中形成的并具有保存和查考利用價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式和載體的文件材料[1]?？蒲许椖繖n案不僅要在內(nèi)容上做到齊全完整,確保整個科研項目檔案的完備性;還要確保檔案內(nèi)容能夠全面準確反映科研成果,要成為反映科研項目全貌的詳實依據(jù)[2-5]。

根據(jù)《中國核工業(yè)集團有限公司項目檔案驗收評分細則》,科研項目的檔案需在完整性、準確性、系統(tǒng)性、規(guī)范性和安全性(簡稱“五性”)等方面達到要求。然而科研檔案管理不規(guī)范,特別是歸檔不全問題普遍存在[6]。在科研項目檔案的收集、整理、立卷、歸檔等環(huán)節(jié)中,經(jīng)常出現(xiàn)“五性”方面問題。如何在檔案驗收中避免出現(xiàn)這些問題,使項目順利通過驗收,是每個鈾礦冶科研單位項目組和檔案部門關心的問題。筆者總結了鈾礦冶科研檔案驗收中常見的問題,就產(chǎn)生問題的原因進行分析,并提出了解決問題的建議。

1 鈾礦冶科研檔案驗收中常見的問題

在鈾礦冶科技檔案歸檔過程中,文件材料要求滿足檔案的“五性”要求,即完整性、準確性、系統(tǒng)性、規(guī)范性和安全性。在實際驗收工作中發(fā)現(xiàn),“五性”方面或多或少地存在問題。某鈾礦冶單位近一年的科研項目檔案驗收中存在的“五性”問題見表1。可以看出,該單位檔案在完整性和規(guī)范性方面存在的問題較多,分別占34%和43%。

表1 某單位近一年科研項目檔案驗收中存在的“五性”問題

1.1 檔案完整性存在的問題

有關檔案完整性經(jīng)常出現(xiàn)的問題主要有:1)合同審查文件、驗收文件及技術規(guī)格書或技術協(xié)議收集不全;2)實施方案節(jié)點中要求的調研報告、試驗方案、試驗數(shù)據(jù)等研究過程文件未歸檔;3)實施方案、總結報告等無專家討論意見和簽到表;4)缺少某年經(jīng)費計劃通知;5)合同審查文件無乙方法人授權委托書,無三方報價;6)合同內(nèi)容無附錄,無合同審查會簽單,合同雙方法人代表無授權委托書,合同招投標無專家意見和簽到表;7)設計變更書無設計單位、施工單位、建設單位三方意見及簽訂日期;8)施工驗收資料不全,原始記錄歸檔不全,施工單位人員資質不全。

1.2 檔案準確性存在的問題

有關檔案準確性存在的問題主要有:1)個別報告(終版)形成日期不自洽,部分合同蓋章不符;2)實施方案中提出的子課題和單位審查專題不符;3)復印件不清晰;4)保管期限不夠明確,“長期”應改為定期的具體年限;4)終版報告日期與專家評審日期不符;5)報告引用標準不妥,存在作廢的標準。

1.3 檔案系統(tǒng)性存在的問題

檔案的系統(tǒng)性存在的問題主要體現(xiàn)在不按任務組卷,將合同、驗收文件等分開組卷,不利于查閱和調卷。

1.4 檔案規(guī)范性存在的問題

有關檔案規(guī)范性存在的問題主要有:1)簽署不完備;2)很多應為原件的材料,在檔案中提供了復印件;3)檔號編制不規(guī)范;4)實施方案的專家意見整改對照表中無意見出處,無人員簽署;5)組件和組卷不合理,文件材料應合并組卷卻分開組卷,應分開組卷卻合并組卷;6)蓋章不規(guī)范,合同簽字日期不全;7)圖紙未裝訂、分冊;8)設備資料與設備購買合同未一起組卷;9)檔案未分類,文件分離,未組卷;10)照片著錄不規(guī)范;11)記錄表格不規(guī)范,值班情況及記錄人無手簽,無效頁數(shù)也計算在內(nèi),修改數(shù)據(jù)處未補簽字及日期;12)組卷用盒不規(guī)范,驗收報告格式有誤;13)數(shù)據(jù)修改過多;14)文件題名不準確。

1.5 檔案安全性存在的問題

檔案的安全性存在的問題主要體現(xiàn)在檔案庫房容積率小,不能滿足未來5年的庫存需要;檔案保管條件不能完全符合要求。

2 鈾礦冶科研檔案存在問題的原因

2.1 科研單位及項目組重視程度不夠

承擔科研項目的項目組科研人員負責對工作中形成的、積累的科研文件材料進行收集、整理,項目負責人組織歸檔工作[7]。在實際工作中,文件材料遺漏較多,完整性欠缺,科研人員沒有做到應收盡收;科研人員不太清楚應該收集哪些文件材料,經(jīng)常出現(xiàn)需要歸檔的沒收集,不需要歸檔的卻收集了很多。如設備儀器資料說明書等一般在現(xiàn)場會用到,沒有專人收集保管,容易造成損壞或遺失。

2.2 檔案管理人員把關不嚴

單位檔案管理部門對本單位科研文件材料的歸檔工作進行監(jiān)督、檢查和業(yè)務指導。只有檔案管理人員熟悉檔案各類規(guī)范,并了解與科研項目相關的各類規(guī)定,才能協(xié)助科研人員做好科研文件材料收集、整理、鑒定及結題驗收等工作。如果檔案管理人員對檔案規(guī)范不清楚、經(jīng)驗不足,勢必造成檔案的完整性、系統(tǒng)性和規(guī)范性出現(xiàn)問題。

2.3 相關管理部門職責欠缺

從科研項目文件材料的收集、整理及項目檔案驗收的情況來看,相關管理部門對科研項目開展過程中的部分環(huán)節(jié)沒有起到把關作用,如項目中的報告或方案沒有按照科研管理的規(guī)定經(jīng)過逐級審批,項目中的合同存在簽字印章不全、授權委托書不規(guī)范等問題。

按照《科學技術研究檔案管理規(guī)定》和集團公司的檔案制度要求,檔案工作要實行“三納入”“四參加”“四同步”[8],實際中存在沒有完全執(zhí)行到位的情況。例如,檔案制度要求將檔案工作納入領導和業(yè)務有關人員的崗位責任制,而實際項目組人員的崗位責任制不包括檔案工作相關內(nèi)容,因此部分項目組人員對檔案驗收態(tài)度不積極,驗收前發(fā)現(xiàn)問題沒有積極整改;要求檔案部門參加產(chǎn)品鑒定會、科研課題成果評定等,而檔案部門沒有收到相關參會通知;要求檔案工作與科研項目同步布置、同步檢查、同步總結、同步驗收,把檔案工作納入到科研項目管理的全過程中,而目前多數(shù)情況是項目立項時檔案部門不知情,在項目已經(jīng)開展試驗或檔案驗收之前檔案部門才介入,錯過了前期收集資料的階段,造成很多前期資料遺漏。

3 鈾礦冶科研檔案存在問題的對策

3.1 規(guī)范執(zhí)行相關管理制度

科研檔案的管理必須執(zhí)行國家及行業(yè)相關標準,這樣才能保證檔案的“五性”達到標準要求。

國家層面的檔案制度有《中華人民共和國檔案法》《科學技術研究檔案管理規(guī)定》《科學技術檔案案卷構成的一般要求》等,國防科工局檔案制度有《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案工作管理辦法》《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案驗收辦法》等,中國核工業(yè)集團有限公司的檔案制度有《中國核工業(yè)集團有限公司科學技術研究檔案管理辦法》《中國核工業(yè)集團有限公司設備儀器檔案管理細則》等,鈾業(yè)公司的檔案制度有《中國鈾業(yè)有限公司鈾礦冶科技檔案管理辦法》《中國鈾業(yè)有限公司鈾礦冶設備儀器檔案管理辦法》等,各單位也有相應的檔案管理制度。

熟悉了解各層級的檔案制度,是檔案人員及兼職檔案員的必修課,可以從中理解檔案的要求以及檔案收集、整理、立卷、歸檔的具體做法。

3.2 強化檔案管理的全過程控制

科研項目周期一般在1年以上,最長可達5年,如果項目延期則歷時更長。如果在結題之后再介入檔案管理,勢必造成項目前期過程的資料收集不全。因此要加強檔案管理的過程控制,做到提出項目的同時,就開始按照論證立項、研究試驗、結題驗收、成果管理、成果轉化等6個階段和相關文件要求開展收集和整理項目文件,并對產(chǎn)生檔案的全過程進行監(jiān)督、檢查、指導,定期跟蹤檔案收集整理情況,促使項目組按照要求完成檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作,對項目所處的節(jié)點、節(jié)點處檔案收集的數(shù)量、檔案收集情況、遇到的問題和困難等及時掌握并幫助解決,使科研項目檔案達到“五性”要求。

為了把文件材料收集完整、準確,要求檔案管理人員特別是項目組的兼職檔案員,做到隨時隨地搜集、積累已形成的文件材料,按形成的先后順序或相關聯(lián)系隨時做好登記,以便項目管理人員隨時查看、調用,并做好借閱登記,及時催還,以免丟失、遺漏或損壞。

3.3 發(fā)揮兼職檔案員作用

科研項目檔案是根據(jù)科研項目的進度分6個階段進行收集,科研項目專業(yè)性強,項目組成員對項目情況比較熟悉,方便收集整理相關材料。因此,根據(jù)中國核工業(yè)集團有限公司項目檔案的相關規(guī)定,科研項目組應充分發(fā)揮兼職檔案管理人員作用,在專業(yè)檔案管理人員的指導下,按照文件材料形成的固有規(guī)律與特點收集整理檔案,做到文件材料應歸盡歸。

3.4 加強檔案人員培訓

提高鈾礦冶檔案管理人員的專業(yè)知識水平有利于更好地做好檔案利用工作[9]。每年針對檔案的具體情況開展必要的外部培訓,如國防科工局每年舉辦的固定資產(chǎn)投資項目檔案培訓,檔案部門每年至少開展一次對全院兼職檔案員的內(nèi)部培訓,宣貫國家、中國核工業(yè)集團有限公司、中國鈾業(yè)公司及本單位的新文件精神和要求,以及檔案的標準規(guī)范,深化對檔案管理工作的正確理解,提高檔案意識和檔案管理工作的主動性、自覺性,以高度負責的精神做好檔案工作。

3.5 做到“三納入”“四同步”要求

明確科研檔案管理責任,將極大地促進新形勢下的科研檔案管理工作[10-11]。科研檔案工作是科研管理的重要組成部分和科研活動的重要環(huán)節(jié),各單位應把科研檔案的相關要求納入科研管理制度和工作流程,將科研檔案管理列為科研管理部門和有關人員的職責并納入考核,與科研項目同部署、同實施、同檢查。

3.6 引進檔案管理系統(tǒng)

鈾礦冶科研單位承擔的科研項目越來越多,為提高鈾礦冶科技檔案的收集和利用效率,引進檔案管理軟件成為必然。引進檔案管理系統(tǒng)可實現(xiàn)對檔案的電子化、數(shù)字化、智能化管理,適應國家對檔案電子化進程的要求,提升鈾礦冶單位的檔案管理水平,滿足科研活動對檔案越來越高的要求。

4 結論

鈾礦冶科研檔案管理要通過規(guī)范執(zhí)行各項管理制度、強化檔案管理的全過程控制、加強檔案人員培訓、發(fā)揮兼職檔案員作用等措施,同時做到“三納入”“四同步”,并引進檔案管理系統(tǒng),促進檔案管理水平的提升,從而有效提高鈾礦冶科研檔案驗收的通過率。