檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

王莉莉

摘要：隨著信息時(shí)代的到來，信息量逐漸增多，促使醫(yī)院檔案管理面臨著新的挑戰(zhàn)。如何實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的創(chuàng)新和完善，加強(qiáng)數(shù)字和信息技術(shù)工具的使用，建立高效的現(xiàn)代化檔案信息管理體系是當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作亟待解決的重要課題?；诖?，本文分析了數(shù)字信息在醫(yī)院檔案管理中的運(yùn)用，探討了關(guān)鍵問題，并提出有效措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；醫(yī)院；檔案管理

文檔管理是醫(yī)院重要的工作流程，不僅是影響醫(yī)院長期穩(wěn)定發(fā)展的根本環(huán)節(jié)，也是改善醫(yī)院建設(shè)的重要條件。信息化和數(shù)字化管理模式的應(yīng)用已逐漸滲透到不同城市醫(yī)院的運(yùn)營流程中，有效解決了低效管理的問題。在實(shí)際開發(fā)過程中，全面研究數(shù)字化醫(yī)院檔案現(xiàn)代管理的不足之處，并通過科學(xué)和有針對性的管理措施加以改進(jìn)，是提高檔案管理效率和促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展的有效措施。

一、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢

（一）處理大量的數(shù)據(jù)

隨著人口的增長，醫(yī)院記錄的數(shù)量也大幅增加，各種業(yè)務(wù)活動(dòng)的發(fā)展導(dǎo)致相應(yīng)記錄的年增長。盡管大多數(shù)醫(yī)院目前選擇電子備案方法，但仍然使用基于C/S的單一服務(wù)器架構(gòu)，無法滿足當(dāng)前醫(yī)院的需求。因此，有必要使用更先進(jìn)的信息技術(shù)管理檔案。在這一情況下，數(shù)字分析技術(shù)正逐步用于醫(yī)院記錄管理，可以處理大量數(shù)據(jù)和信息，并具有較大的存儲(chǔ)空間，以滿足醫(yī)院記錄的需求。同時(shí)，它還可以幫助醫(yī)院創(chuàng)建多類別檔案數(shù)據(jù)庫，為大多數(shù)患者提供快速訪問和更可靠的醫(yī)療服務(wù)。

（二）處理的檔案類型多

目前，社會(huì)進(jìn)步豐富了醫(yī)院的活動(dòng)，增加了記錄類型。同時(shí)，信息技術(shù)的快速發(fā)展促進(jìn)了記錄分類的創(chuàng)新。醫(yī)院記錄的類別不再局限于單一的紙質(zhì)形式，而是以更加多樣化的形式呈現(xiàn)，主要類別包括基礎(chǔ)設(shè)施、患者信息和管理，例如，視頻、音頻、圖像等。醫(yī)院在復(fù)雜的類別中，通常很難準(zhǔn)確找到所需的信息，而使用數(shù)字檔案管理系統(tǒng)可以很好的解決，因?yàn)樵撓到y(tǒng)可以有效處理多種類型的檔案，并通過快速識(shí)別和讀取功能，準(zhǔn)確搜索所需的檔案信息。

（三）有效提升檔案信息的關(guān)聯(lián)性

在目前的醫(yī)院管理過程中，檔案信息之間的相關(guān)性不強(qiáng)，意味著無法充分研究檔案信息的潛在價(jià)值。隨著時(shí)間的推移，醫(yī)院開始重視檔案信息的相關(guān)性、真實(shí)性和完整性，以確保各項(xiàng)活動(dòng)的順利運(yùn)行，保證醫(yī)院規(guī)則的標(biāo)準(zhǔn)化。因此，為了更好地利用檔案信息的潛在價(jià)值，有必要將數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用于醫(yī)院的檔案管理，該系統(tǒng)具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析能力，在提高檔案信息的相關(guān)性方面發(fā)揮著重要作用，有效鏈接不同類型的檔案信息，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換和通信，提供更完整和全面的檔案信息。

二、檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀

（一）檔案數(shù)字化管理意識(shí)不足

隨著衛(wèi)生系統(tǒng)改革的深化，醫(yī)院將核心資源投資于配套設(shè)備、改善服務(wù)、提高知名度、吸引人才等，忽視了檔案管理工作的重要性。此外，醫(yī)院管理人員尚未充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性和大數(shù)據(jù)開發(fā)的價(jià)值，導(dǎo)致檔案管理數(shù)字化進(jìn)程緩慢。一些醫(yī)院仍依賴紙質(zhì)記錄管理，無法滿足需求，缺乏數(shù)字檔案管理的長期規(guī)劃，無法妥善解決現(xiàn)有問題。

（二）信息化應(yīng)用不夠廣泛

目前，科學(xué)技術(shù)水平正在迅速發(fā)展，信息技術(shù)的普及廣泛。然而，一些醫(yī)院仍使用傳統(tǒng)的記錄管理模式，在建設(shè)信息化方面普遍落后，未引進(jìn)信息化專業(yè)人員，在計(jì)算機(jī)設(shè)備上存在嚴(yán)重短缺。在管理醫(yī)院記錄時(shí)，管理人員傾向于搜索大量記錄來找到需要的信息，增加工作量，降低工作效率。同時(shí)，紙質(zhì)檔案也帶來了許多問題，例如，需要足夠的存儲(chǔ)空間，會(huì)在潮濕的環(huán)境發(fā)霉，影響檔案管理工作的順利進(jìn)行。

（三）醫(yī)院檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)缺少完善的制度支撐

一些醫(yī)院對數(shù)字檔案管理系統(tǒng)發(fā)展不夠重視，未根據(jù)數(shù)字檔案管理的實(shí)際需求完善制度，對推進(jìn)醫(yī)院檔案管理信息化產(chǎn)生一定影響。數(shù)字化管理與醫(yī)院檔案管理缺少聯(lián)系，導(dǎo)致建立強(qiáng)有力的制度以及促使檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的實(shí)際運(yùn)行工作更加困難。

（四）技術(shù)管理現(xiàn)狀

一方面，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)發(fā)展中引進(jìn)的信息技術(shù)越先進(jìn)，數(shù)字檔案管理體系的運(yùn)作效率越高，檔案信息資源的利用效率越高。在這種情況下，如果醫(yī)院不能提供足夠的資金支撐，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)會(huì)不可避免地落后于時(shí)代。許多大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能和區(qū)塊鏈技術(shù)難以應(yīng)用于數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，在客觀上限制了數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的功能和作用。另一方面，在建設(shè)軟硬件空間時(shí)，很難確保數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的功能和數(shù)據(jù)處理能力。此外，一些檔案工作者缺乏對現(xiàn)代信息技術(shù)的了解，使用數(shù)字檔案管理系統(tǒng)缺乏專業(yè)知識(shí)和靈活性不足，影響數(shù)字檔案管理體系的性能。

三、檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用建議

（一）創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作理念

在新時(shí)代背景下，以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為代表的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)已廣泛應(yīng)用。醫(yī)院具有一定的數(shù)字化和檔案管理能力，然而，由于一些管理人員對檔案管理的重視程度不夠，醫(yī)院在建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)方面仍面臨許多困難。第一，醫(yī)院檔案管理必須創(chuàng)新管理理念，在內(nèi)部構(gòu)建新的工作和服務(wù)理念，摒棄傳統(tǒng)的延遲概念。第二，創(chuàng)新應(yīng)用技術(shù)的工作理念，積極將數(shù)字網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于日常檔案管理。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，有許多先進(jìn)的管理方法和方法，要求提高工作人員的計(jì)算機(jī)操作和文件管理軟件應(yīng)用技能。

（二）在數(shù)據(jù)安全方面的應(yīng)用

為確保醫(yī)院記錄數(shù)據(jù)的安全性，相關(guān)部門應(yīng)采取適當(dāng)措施。將數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用于涉及數(shù)字化的檔案，然后使用信息技術(shù)進(jìn)行保護(hù)。為了達(dá)到預(yù)期效果，必須從源頭開始。第一，降低重要數(shù)據(jù)的安全風(fēng)險(xiǎn)。具體而言，在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中實(shí)施完整的安全系統(tǒng)，例如，數(shù)字簽名、防火墻等。同時(shí)，應(yīng)用分層管理方法。在數(shù)字檔案管理的演變過程中，注意定期檢測信息技術(shù)系統(tǒng)中的漏洞，并合理安裝程序和補(bǔ)丁，避免病毒感染等問題出現(xiàn)，減少信息泄漏、惡意操作和其他對患者、醫(yī)院和其他人產(chǎn)生負(fù)面影響。第二，通過加密重要信息和數(shù)據(jù)加強(qiáng)對醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的保護(hù)，以此防止數(shù)據(jù)泄漏。第三，定期組織員工積極學(xué)習(xí)數(shù)字技術(shù)并增強(qiáng)安全意識(shí)，以此發(fā)揮數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的作用，確保醫(yī)院的穩(wěn)定運(yùn)行和發(fā)展。

（三）數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在人事信息管理上的應(yīng)用

目前，大多數(shù)醫(yī)院的人事記錄管理手動(dòng)為主，效率低下。詳細(xì)記錄員工的基本信息和專業(yè)技能是醫(yī)院獲得職工資料的主要途徑。傳統(tǒng)的人事檔案管理方式容易發(fā)生差錯(cuò)，浪費(fèi)資源。另外，工作人員要花較長時(shí)間查閱文件。在病歷管理中使用數(shù)字化管理系統(tǒng)，可以極大地減少此類問題的發(fā)生，有效提高記錄管理的效率。目前，許多醫(yī)院不注重人事記錄管理，人事記錄效率較低。

所以，要真正做到人力資源數(shù)據(jù)的數(shù)字化管理，第一，要提高管理者對人力資源數(shù)據(jù)的認(rèn)知，加大對員工的教育力度，讓他們真正認(rèn)識(shí)到這一工作的重要性。

第二，應(yīng)促使所有人事工作人員參與人事記錄管理，學(xué)習(xí)數(shù)字記錄管理系統(tǒng)的工作方法，并共享不需要保密的某些記錄。

第三，醫(yī)院應(yīng)建立專業(yè)的人事記錄管理團(tuán)隊(duì)，改進(jìn)記錄管理的標(biāo)準(zhǔn)化。在建立人事記錄管理團(tuán)隊(duì)時(shí)，要不斷培訓(xùn)員工，提高他們的專業(yè)技能和生產(chǎn)力。使用數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，可以有效提升生產(chǎn)力，縮短員工查詢記錄的時(shí)間，減少由各種手工操作導(dǎo)致的錯(cuò)誤，保障員工檔案信息的完整性。

（四）明確數(shù)字化檔案管理發(fā)展目標(biāo)

數(shù)字檔案管理知識(shí)是醫(yī)院數(shù)字檔案管理模式良好發(fā)展的關(guān)鍵因素。提高各科室對數(shù)字檔案管理模式的重視程度是構(gòu)建科學(xué)檔案管理模式和建設(shè)良好基礎(chǔ)設(shè)施的先決條件。澄清數(shù)字檔案管理的目標(biāo)是提高對數(shù)字管理認(rèn)知不足的有效手段。在醫(yī)院總體發(fā)展目標(biāo)的基礎(chǔ)上，建立現(xiàn)代化、計(jì)算機(jī)化的管理模式，全面提高各科室檔案管理人員的重視程度，是促進(jìn)醫(yī)院長期穩(wěn)定發(fā)展的根本因素。數(shù)字檔案管理的發(fā)展目標(biāo)可以與醫(yī)院的特定部門需求結(jié)合。對于不同部門、不同工作領(lǐng)域的檔案管理內(nèi)容，設(shè)計(jì)有針對性的發(fā)展目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理，在定制發(fā)展目標(biāo)的指導(dǎo)下滿足數(shù)字化發(fā)展的需求，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高生產(chǎn)力。因此，制定數(shù)字檔案管理的科學(xué)發(fā)展目標(biāo)是醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展和進(jìn)步的重要因素。

（五）加強(qiáng)設(shè)備投入

為了實(shí)現(xiàn)全面的數(shù)字覆蓋，醫(yī)院要加大對設(shè)備的投資，并科學(xué)管理購買的設(shè)備，幫助醫(yī)院管理數(shù)字檔案。提高檔案管理人員的技術(shù)水平，確保有效使用數(shù)字設(shè)備，充分利用數(shù)字設(shè)備的能力，為醫(yī)院檔案管理提供更便捷的支撐。投資數(shù)字設(shè)備可以幫助檔案管理員減少工作量，提高生產(chǎn)力，同時(shí)增加醫(yī)院檔案的價(jià)值。在增加設(shè)備投資后，醫(yī)院必須制定系統(tǒng)的設(shè)備管理計(jì)劃，確保數(shù)字設(shè)備的定期維護(hù)和維修。數(shù)字設(shè)備是動(dòng)態(tài)和實(shí)時(shí)的，因此文件管理器必須不斷更新和改進(jìn)系統(tǒng)，改進(jìn)數(shù)字設(shè)備功能，更好地服務(wù)于檔案管理。良好的數(shù)字設(shè)備可以自動(dòng)收集、啟動(dòng)和管理檔案，減少檔案管理員的工作量，支持醫(yī)院檔案管理。

（六）創(chuàng)建并完善檔案數(shù)字化平臺(tái)

目前，醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)積極適應(yīng)時(shí)代潮流，明確未來的發(fā)展思路，將檔案的知識(shí)化和數(shù)字化發(fā)展作為未來發(fā)展的主要方向，通過建立數(shù)字檔案管理系統(tǒng)和完善數(shù)字檔案平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源的科學(xué)利用和高效交換，提高檔案數(shù)據(jù)資源在科學(xué)研究、教育中的功能和作用。

第一，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視數(shù)字檔案平臺(tái)，充分認(rèn)識(shí)數(shù)字檔案平臺(tái)的結(jié)構(gòu)是數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的關(guān)鍵和核心，為數(shù)字檔案平臺(tái)的開發(fā)提供支撐，通過招標(biāo)邀請全國知名互聯(lián)網(wǎng)公司參與醫(yī)院檔案數(shù)字平臺(tái)的開發(fā)。持續(xù)改進(jìn)檔案數(shù)字化能力，改變傳統(tǒng)檔案管理思維，充分認(rèn)識(shí)計(jì)算機(jī)化和數(shù)字化對醫(yī)院檔案管理的深刻影響，落實(shí)互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)思維，各部門共同建設(shè)數(shù)字檔案平臺(tái)，積極支持?jǐn)?shù)字檔案管理系統(tǒng)的發(fā)展。

第二，在建設(shè)數(shù)字檔案平臺(tái)時(shí)，重要的是反映醫(yī)院其他部門的意見和建議，以問卷調(diào)查、非正式討論和在線提問等多種形式廣泛征求意見，完善醫(yī)院數(shù)字檔案平臺(tái)的相關(guān)功能，進(jìn)一步提高數(shù)字檔案服務(wù)平臺(tái)的相關(guān)性和系統(tǒng)性，改善醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)資源的交換和共享。

（七）完善檔案信息管理工作體系

檔案信息管理的管理體系、監(jiān)管體系甚至績效評估體系的持續(xù)改進(jìn)是改善檔案數(shù)字化結(jié)構(gòu)和確保醫(yī)院檔案管理各方面科學(xué)性的關(guān)鍵，對此，要建立網(wǎng)絡(luò)化檔案信息管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理的全面數(shù)字化。在績效評估過程中，詳細(xì)記錄員工的日?？冃Вe極開發(fā)相關(guān)激勵(lì)系統(tǒng)，提高員工的工作激勵(lì)，糾正傳統(tǒng)管理工作模式的疏忽和缺陷，創(chuàng)新檔案管理方法和概念，以此滿足現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的需求，提高工作質(zhì)量，確保數(shù)字化檔案建設(shè)和醫(yī)院檔案管理順利實(shí)施。

四、結(jié)語

綜上所述，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，信息化水平有了長足進(jìn)步，所以，將數(shù)字管理系統(tǒng)引入醫(yī)院檔案管理中，是時(shí)代演化的產(chǎn)物。醫(yī)院要在檔案管理中發(fā)揮數(shù)字管理系統(tǒng)的作用，必須確保檔案管理理念不斷更新，更加意識(shí)到自身的安全。同時(shí)，增加設(shè)備建設(shè)，提升管理人員的信息化水平，構(gòu)建一套完整的數(shù)字文件管理體系和文件安全管理體系，全方位地保障醫(yī)院文件管理的數(shù)字化和智能化，提高醫(yī)院記錄管理的效率，確保醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

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