現(xiàn)代教育背景下教學(xué)檔案管理規(guī)范化策略研究

王欣茹， 張建新， 孔祥會(huì)， 朱 雷＊

（河南師范大學(xué)水產(chǎn)學(xué)院， 水產(chǎn)動(dòng)物疾病控制河南省工程實(shí)驗(yàn)室， 河南新鄉(xiāng) 453007）

教學(xué)檔案是指學(xué)校在各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)中直接形成的、具有保存和研究?jī)r(jià)值的文件材料，它包括但不限于紙質(zhì)、電子、實(shí)體以及聲像載體等材料。 教學(xué)檔案按照類別可以分為學(xué)生管理類、教師管理類、專業(yè)與課程類、教學(xué)管理類、教材建設(shè)類以及其它綜合性檔案。 其中， 學(xué)生管理類檔案主要包括學(xué)生的基本信息、學(xué)籍信息、績(jī)點(diǎn)和獎(jiǎng)懲記錄等；教師管理類檔案主要包括教師基本信息、所授課程、教學(xué)評(píng)價(jià)、教學(xué)榮譽(yù)等；專業(yè)與課程類檔案主要包含專業(yè)規(guī)劃、專業(yè)設(shè)置、專業(yè)評(píng)估、培養(yǎng)方案、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱和教學(xué)日歷等；教學(xué)管理類檔案包括課程表、聽(tīng)課記錄、教學(xué)實(shí)習(xí)、專業(yè)實(shí)踐、教學(xué)檢查等；教材建設(shè)類包括教材建設(shè)規(guī)劃、教材目錄；綜合性檔案主要包括各項(xiàng)規(guī)章制度、教輔人員職責(zé)、教學(xué)項(xiàng)目、教學(xué)獎(jiǎng)項(xiàng)、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控等[1]。 教學(xué)檔案真實(shí)記錄和反映了教學(xué)實(shí)踐、研究和管理活動(dòng)的過(guò)程和成果，可為日常教學(xué)管理、改革和建設(shè)等工作提供參考經(jīng)驗(yàn)和歷史憑證。 此外，教學(xué)檔案也是高校應(yīng)對(duì)上級(jí)檢查的重要材料，因此高校教學(xué)檔案是具有重要保存價(jià)值的資料。 完備的教學(xué)檔案能夠直接體現(xiàn)學(xué)校的教學(xué)發(fā)展情況，也能幫助相關(guān)人員了解學(xué)校的辦學(xué)歷史和預(yù)測(cè)未來(lái)的發(fā)展前景[1-2]。

然而，伴隨著教學(xué)改革程度的加深、主管部門缺乏重視和檔案管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)等原因， 很多高校的檔案管理出現(xiàn)種種問(wèn)題， 如管理規(guī)章制度不夠完善、檔案丟失損毀、信息化建設(shè)水平低和教學(xué)檔案檢索困難等。 這些問(wèn)題導(dǎo)致教學(xué)檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量存疑、數(shù)據(jù)難以分析利用、安全風(fēng)險(xiǎn)高等，并進(jìn)一步導(dǎo)致教學(xué)檔案無(wú)法反映教學(xué)發(fā)展的真實(shí)情況， 難以為教學(xué)改革提供有效支撐。 因此，規(guī)范教學(xué)檔案管理，建立“歸屬明晰、運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)、門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、管理科學(xué)、服務(wù)高效”的檔案資源管理新模式，實(shí)現(xiàn)檔案資源集約化、業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、管理工作高效和規(guī)范化的目標(biāo)具有重要意義。

1 教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀分析

1.1 理論研究現(xiàn)狀

根據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》和《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》（87）（016）等文件，教學(xué)檔案必須做到“三納人”、“四同步”，教學(xué)檔案歸檔主要內(nèi)容包括綜合管理、學(xué)科與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、招生、學(xué)籍管理、課堂教學(xué)與實(shí)踐、學(xué)位工作、畢業(yè)工作和教材等。 高校檔案具有兩個(gè)明顯特征：（1）高校教學(xué)管理工作都是按照學(xué)年、學(xué)期進(jìn)行，所以教學(xué)檔案時(shí)間界限明顯，時(shí)間劃分特殊；（2）材料形式多樣，種類繁多，包括試卷、題庫(kù)、錄音、影像、論文等。 按慣例，一部分教學(xué)檔案由專門業(yè)務(wù)部門管理； 其余部分由院系檔案員、教務(wù)員保管[1-2]。

1.2 實(shí)踐探索現(xiàn)狀

在人類思維和科學(xué)技術(shù)的雙重進(jìn)步下， 高校的檔案管理工作也在與時(shí)俱進(jìn)， 并不斷朝著信息化和復(fù)合型的方向快速發(fā)展[3]。 據(jù)統(tǒng)計(jì)，全國(guó)范圍內(nèi)已經(jīng)開(kāi)設(shè)“檔案學(xué)”專業(yè)的本科高校已有約33家，其中不乏南京大學(xué)、中國(guó)人民大學(xué)、武漢大學(xué)和四川大學(xué)等985高校，這些高校培養(yǎng)的學(xué)生為國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的檔案信息服務(wù)和管理工作做出重大貢獻(xiàn)。 然而， 以往的檔案管理策略和技能已經(jīng)不能滿足現(xiàn)階段的工作要求， 如今的檔案管理和工作人員不僅需要熟悉檔案管理的每一環(huán)節(jié)流程， 還需能使用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高效處理和利用不同類型的檔案[3]。目前，高校的檔案管理工作普遍存在以下問(wèn)題。

1.2.1 主管部門缺乏重視

為提升學(xué)校核心競(jìng)爭(zhēng)力，學(xué)科和科研發(fā)展無(wú)疑時(shí)高校的重點(diǎn)工作，因此，很多高校忽視了教學(xué)檔案的管理和服務(wù)工作。 基于此，高校很少會(huì)設(shè)置專業(yè)的機(jī)構(gòu)、配備專業(yè)的人員和軟硬件設(shè)施去服務(wù)檔案管理工作。此外，受這種環(huán)境影響，很多檔案管理人員對(duì)檔案管理工作缺乏重視，工作的時(shí)候缺乏責(zé)任心，進(jìn)一步導(dǎo)致檔案管理工作達(dá)不到應(yīng)有的標(biāo)準(zhǔn)和要求。

1.2.2 管理規(guī)章制度不夠完善

目前， 仍有一部分高校沒(méi)有建立完善的檔案管理、監(jiān)督制度，檔案管理工作缺乏統(tǒng)的一標(biāo)準(zhǔn)和有效的監(jiān)督。 即使有些高校制定了相對(duì)完善的檔案管理規(guī)章制度，但由于主管部門不夠重視，達(dá)到的管理效果遠(yuǎn)低于預(yù)期。 如一些教學(xué)單位由于管理制度不夠完善，也沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)的查閱機(jī)制，檔案材料在入庫(kù)時(shí)沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行整理，導(dǎo)致檔案丟失和損毀，造成不可挽回的損失。

1.2.3 檔案管理人員普遍缺乏專業(yè)素養(yǎng)

教學(xué)檔案的管理工作非常繁瑣復(fù)雜， 檔案管理人員的知識(shí)、 素質(zhì)背景與檔案管理工作的成效息息相關(guān)。然而，大多數(shù)高校的檔案管理或工作人員是非專業(yè)出身， 不了解或不熟悉檔案管理的基本原則和方法，甚至難以應(yīng)付檔案管理的基本工作，高效利用檔案信息亦成為空談。另外，也有很多高校的檔案管理人員是由其它崗位人員，如教務(wù)員兼任，并且時(shí)常更換， 造成檔案管理工作沒(méi)有良好的延續(xù)和形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。

1.2.4 信息化建設(shè)水平低

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)， 各項(xiàng)工作對(duì)材料的電子化需求逐漸增加， 傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)無(wú)法滿足時(shí)代的需求[3-5]。目前，高校檔案管理信息化建設(shè)水平低主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面， 其一是沒(méi)有將網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)等技術(shù)和設(shè)備應(yīng)用到檔案管理中，不能對(duì)檔案形成良好的保存； 其二是管理人員淺顯的認(rèn)為信息化建設(shè)就是將檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的電子化存檔，并沒(méi)有系統(tǒng)的整理和歸納， 更達(dá)不到深度分析和利用的目的。

2 教學(xué)檔案規(guī)范化管理的建設(shè)目標(biāo)

高校應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等文件精神，努力挖掘在檔案管理方面的人力、物力資源。 招聘或培訓(xùn)檔案管理人員，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理方法；健全檔案管理機(jī)制，對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)管理，明確歸檔內(nèi)容、歸檔時(shí)間和范圍；加強(qiáng)軟硬件設(shè)施建設(shè)水平，提高教學(xué)檔案信息化建設(shè)程度，建設(shè)檔案管理分析系統(tǒng)。最終，建立“歸屬明晰、運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)、門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、管理科學(xué)、服務(wù)高效”的檔案資源管理新模式，實(shí)現(xiàn)檔案資源集約化、業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、管理工作規(guī)范化的目標(biāo)。

3 教學(xué)檔案規(guī)范化管理建設(shè)舉措

3.1 提升管理人員專業(yè)素養(yǎng)

高校檔案管理人員是檔案管理的直接執(zhí)行者，要想提高教學(xué)檔案的管理質(zhì)量， 最重要的就是提高相關(guān)人員的素質(zhì)， 為檔案管理工作提供堅(jiān)實(shí)保障[6]。首先，學(xué)校需要構(gòu)建檔案管理體系，改變管理人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)， 了解檔案管理在高校管理工作中的重要性，端正自身的工作態(tài)度。 其次，應(yīng)提升檔案管理人員的政治素養(yǎng)、職業(yè)道德，定期舉辦政治強(qiáng)化培訓(xùn)，讓其形成正確的政治觀念，有效提升自身的政治素養(yǎng)。 再者，鼓勵(lì)檔案管理人員提升自身的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，豐富員工的專業(yè)知識(shí)和技能。 學(xué)校可以配套專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)， 每年資助校級(jí)和院級(jí)檔案管理人員和教務(wù)員赴專業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)進(jìn)行學(xué)習(xí)， 使其了解最先進(jìn)的檔案管理辦法和制度， 針對(duì)性的提高教學(xué)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)水平。 最后，學(xué)校也可以招聘檔案管理相關(guān)專業(yè)的畢業(yè)生來(lái)學(xué)校工作，提升檔案管理和工作人員的整體水平。

3.2 健全管理制度

教學(xué)檔案管理是高校教學(xué)管理的重要構(gòu)成，因此， 高校或教學(xué)單位應(yīng)結(jié)合自身特色和實(shí)際情況制定規(guī)章制度，將教學(xué)檔案的管理工作納入教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)管理制度和有關(guān)人員的職責(zé)范疇[7]。 首先，從學(xué)校層面建立教學(xué)檔案管理指導(dǎo)性文件， 由分管教學(xué)的副校長(zhǎng)任組長(zhǎng)，建立《教學(xué)檔案管理制度》。 其次，制定完善的教學(xué)檔案管理目標(biāo)， 同時(shí)明確相關(guān)人員的職責(zé)范疇，建立強(qiáng)烈的責(zé)任心。 再者，建立《檔案管理責(zé)任制度》， 讓一線教師承擔(dān)應(yīng)有的檔案收集、整理任務(wù)， 將材料上交給學(xué)院檔案管理人員進(jìn)行分類處理，并選擇性的交由學(xué)校管理人員進(jìn)行統(tǒng)一管理、存檔。最后，指派監(jiān)管人員定期對(duì)教學(xué)檔案管理質(zhì)量進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)予以解決，讓教學(xué)檔案管理有章可循，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。

3.3 提高信息化水平

檔案管理信息化、 數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化是目前檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)， 不僅能夠幫助高校更好地梳理教學(xué)檔案信息， 還可以提升管理水平和利用效率[8-9]。檔案信息化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)的過(guò)程，高校或教學(xué)單位應(yīng)根據(jù)自身特色建立教學(xué)檔案管理系統(tǒng)。

一方面，應(yīng)有針對(duì)性的提升檔案管理硬件設(shè)施，為教學(xué)檔案管理提供充足的保障， 推動(dòng)教學(xué)檔案電子化保存，盡快實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)材料電子化、紙質(zhì)電子同步化。推進(jìn)檔案材料如試卷、教學(xué)計(jì)劃和大綱等的電子化，這樣不僅可以提高工作效率，還可以減輕體力勞動(dòng)。 例如，一線教師普遍反應(yīng)傳統(tǒng)的考試、閱卷方式弊端較多，如閱卷組織難、試卷登分難、復(fù)核存檔難。一些高校已將考試、閱卷進(jìn)行電子化，并帶來(lái)諸多便利：（1）網(wǎng)上閱卷、智能識(shí)別，客觀題無(wú)需評(píng)閱，掃描結(jié)束即生成成績(jī)，準(zhǔn)確率高；（2）操作簡(jiǎn)單、提高效率；（3）閱卷過(guò)程方便追溯、成績(jī)復(fù)核便捷；（4）實(shí)現(xiàn)多級(jí)權(quán)限管理、方便監(jiān)管；（5）簡(jiǎn)化成績(jī)登記，直接導(dǎo)入教務(wù)系統(tǒng)，減少工作量和出錯(cuò)率。

另一方面，學(xué)校應(yīng)同步升級(jí)相關(guān)的軟件設(shè)施，將檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行有效結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的共享和高效利用。 加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視，以崗前培訓(xùn)、繼續(xù)教育和講座等形式對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高檔案管理人員的信息軟件使用能力、 信息處理能力，促進(jìn)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。高校還可以通過(guò)構(gòu)建校院級(jí)數(shù)據(jù)平臺(tái)等方式實(shí)現(xiàn)電子檔案系統(tǒng)化歸納、管理。 在構(gòu)建校院級(jí)數(shù)據(jù)平臺(tái)時(shí)，可采用學(xué)期、學(xué)年等教學(xué)、學(xué)制年度進(jìn)行歸檔，各階段既界限分明，又緊密銜接，具有完整循環(huán)的周期。 平臺(tái)可以分為管理端、教師端、學(xué)生端，對(duì)接教務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)。管理端、教師端、學(xué)生端可協(xié)同上傳、更新材料。每年按照教學(xué)進(jìn)程， 將材料上傳到系統(tǒng)中， 體現(xiàn)發(fā)展進(jìn)程。 學(xué)校的教務(wù)人員和其他相關(guān)科教管理人員可以充分利用檔案材料，實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生培養(yǎng)過(guò)程、教師成長(zhǎng)情況、學(xué)校教學(xué)情況、培養(yǎng)方案、教材建設(shè)等方面的精準(zhǔn)、快速分析。 比如，我們可以分析新舊培養(yǎng)方案的人才培養(yǎng)過(guò)程及結(jié)果的差異、 分析學(xué)生們對(duì)課程思政內(nèi)容的接受情況、分析教師入職后的發(fā)展情況、分析學(xué)校近年來(lái)教學(xué)發(fā)展的亮點(diǎn)和瓶頸等。

4 總結(jié)和展望

4.1 檔案管理工作應(yīng)得到重視

教學(xué)檔案真實(shí)且詳盡地記錄著學(xué)校教學(xué)文化、教學(xué)改革和全體師生學(xué)習(xí)生活等各個(gè)方面的發(fā)展歷程，對(duì)高校未來(lái)發(fā)展有著十分重要的意義和價(jià)值[10]。 因此，做好教學(xué)檔案工作，是新時(shí)期教育改革和發(fā)展的需要，高校應(yīng)重視教學(xué)檔案的管理，在結(jié)合自身發(fā)展的基礎(chǔ)上，掌握教學(xué)檔案的特點(diǎn)，完善其管理制度，以彌補(bǔ)實(shí)際工作上的不足。同時(shí)，加大信息化建設(shè)投入，創(chuàng)新工作方式， 共同推動(dòng)教學(xué)檔案工作快速化發(fā)展[11]。 學(xué)校教務(wù)處、學(xué)生處和檔案館等相關(guān)部門應(yīng)相互配合，重視教學(xué)研究、教學(xué)管理的相關(guān)工作，通過(guò)不同渠道如設(shè)立教改項(xiàng)目、撥付資金等鼓勵(lì)相關(guān)老師集思廣益共同推進(jìn)學(xué)校檔案管理的規(guī)范化和信息化。

4.2 校內(nèi)各院系應(yīng)積極參與

校內(nèi)各院系應(yīng)積極響應(yīng)檔案管理工作， 尤其是對(duì)教學(xué)檔案的信息化建設(shè)和高效利用。 學(xué)院需明確檔案管理?xiàng)l例，設(shè)置專門的檔案存放場(chǎng)所，配備專人管理。各類檔案文件的分類標(biāo)準(zhǔn)、保管期限以及歸檔范圍都要進(jìn)行詳細(xì)的劃分與說(shuō)明。

4.3 未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)

教學(xué)檔案管理是一項(xiàng)專門的管理業(yè)務(wù)， 但在實(shí)際的操作過(guò)程常出現(xiàn)管理制度建設(shè)滯后、 制度不夠科學(xué)化，再加上檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)落后，這直接導(dǎo)致檔案的編排和分類混亂、檔案遺忘等不良后果，給今后的查閱工作及教學(xué)評(píng)估帶來(lái)極大不便。 隨著社會(huì)信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)， 未來(lái)將有更多高校重視檔案管理工作，也將會(huì)投入更多的人力、物力和財(cái)力去構(gòu)建科學(xué)的檔案管理模式。 “歸屬明晰、運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)、門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、管理科學(xué)、服務(wù)高效”的檔案資源管理新模式也將會(huì)促進(jìn)高校的教育、教學(xué)發(fā)展，為教學(xué)改革提供強(qiáng)有力支撐。