國企辦公室行政管理智能化需求分析
——以某工程總承包企業(yè)為例

鄭忠偉 董業(yè)旻

（中國核電工程有限公司，北京 100840）

一、研究背景

在2013年11月召開的中共十八屆三中全會上，一致通過了《中共中央關(guān)于全面深化改革若干重大問題的決定》，旗幟鮮明地確定了改進國家治理體系和進一步提升基層治理能力現(xiàn)代化的改革方向[1]。2022年12月，習近平總書記在中央經(jīng)濟工作會議上提出“傳統(tǒng)制造業(yè)是現(xiàn)代化產(chǎn)業(yè)體系的基底，要加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型，推廣先進適用技術(shù)，著力提升高端化、智能化、綠色化水平”。國務(wù)院國資委正式印發(fā)《關(guān)于加快推進國有企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作的通知》，該通知系統(tǒng)明確地提出國有企業(yè)要將數(shù)字化轉(zhuǎn)型作為重要手段，提高對理解數(shù)字化轉(zhuǎn)型的意義的認識，通過建設(shè)平臺、體系等方式夯實基礎(chǔ)，推進產(chǎn)品、生產(chǎn)運營、用戶服務(wù)等方面的數(shù)字化創(chuàng)新，技術(shù)賦能推進數(shù)字產(chǎn)業(yè)化發(fā)展[2]。面對新形勢，國有企業(yè)加快了深化改革的步伐[3]，與此同時，辦公室作為企業(yè)的樞紐部門也應(yīng)對國有企業(yè)綜合行政管理職責進行智能化的需求分析，以提高效率、降低成本、增強管理的精準性和可靠性為目標，更好地服務(wù)于企業(yè)發(fā)展和客戶需求，符合國家倡導(dǎo)的推進治理能力現(xiàn)代化的創(chuàng)新目標[4]。

辦公室是協(xié)助國有企業(yè)黨政領(lǐng)導(dǎo)工作的辦事機構(gòu)，行政管理職責一般包括負責公司董事會管理、秘書工作、組織機構(gòu)與制度管理、法律事務(wù)、公共關(guān)系、行政會議管理、督辦工作、信息報送、公文管理、印章管理等工作。其中秘書工作需合理、統(tǒng)籌企業(yè)重大日程安排，上傳下達企業(yè)各項工作任務(wù)，起草各項重要文件，組織、安排企業(yè)重大會議等。行政管理需要做好公文管理、印章管理、督辦管理、信息報送等職責。公共關(guān)系管理需要做好綜合接待、客戶維護、宣傳管理、公務(wù)用車、公務(wù)機票等工作。

為落實國資委數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作要求，以數(shù)字化為核心實現(xiàn)智能化設(shè)計、敏捷化采購、集約化施工、系統(tǒng)化調(diào)試、協(xié)作共享的項目管理、管控議題的經(jīng)營管理為目標，本文以某工程總承包企業(yè)為例，開展了辦公室工作的行政管理智能化的需求分析研究，以企業(yè)參謀助手為宗旨，做好企業(yè)運營管理服務(wù)工作，高效督辦企業(yè)重要工作任務(wù)，極大地提升審批效率，推動整個企業(yè)形成數(shù)字化、智能化、智慧化的新形態(tài)，形成可實施的智能化需求分析方法，以期推廣使用[5]。

二、研究方法

當前，政務(wù)服務(wù)正在逐漸步入智能化時代，電子政務(wù)已經(jīng)開始從信息化到淺層數(shù)字化到智能化的轉(zhuǎn)型，將基于政府服務(wù)數(shù)據(jù)實現(xiàn)海量數(shù)據(jù)的分析和處理。國有企業(yè)辦公室工作行政管理進行智能化轉(zhuǎn)型可以采取需求分析方法進行數(shù)據(jù)收集，該需求分析方法需確定系統(tǒng)必須完成哪些工作，明確人員對系統(tǒng)的需求，對照工作和需求進行一致性檢查，并在分析中逐步細化需求、確認子功能，最后通過圖文結(jié)合的方式建立邏輯模型。

信息需求分析常見的影響因素有系統(tǒng)的特征、需求的特征和個體的特征等[6]。信息需求分析方法主要有三種方法，即數(shù)據(jù)分析法、決策分析法和原型法。第一種方法是數(shù)據(jù)分析法，是進行管理者信息需求分析的傳統(tǒng)方式，也稱為由下而上分析法或間接分析法，主要通過對現(xiàn)有信息進行分析以決定系統(tǒng)需求，采取的分析方法有報告分解法、統(tǒng)計法、調(diào)研法、經(jīng)驗預(yù)測法等。第二種方法為決策分析法，也稱為由上而下分析法或直接分析法，其關(guān)注點在于用戶的決策，采用決策分析法的步驟是：首先要辨明決策、其次決定決策算法和過程、最后闡明信息需求。第三種方法為原型法，也稱為啟發(fā)式設(shè)計法，為了滿足用戶的需要，原型法要求快速完成一個初步模型，并進行一系列的修正和補充[7]。

現(xiàn)有智能行政審批系統(tǒng)為應(yīng)對行政審批業(yè)務(wù)中存在海量數(shù)據(jù)，充分利用人工智能相關(guān)的技術(shù)能力，已經(jīng)在政務(wù)領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)了無人干預(yù)審批、自動智能審核、自主發(fā)證等功能[8]，該系統(tǒng)的主要結(jié)構(gòu)可分類為六個層面：基礎(chǔ)技術(shù)能力層是由對象檢測、自動歸類、文本檢測與識別、語言理解等多個人工智能關(guān)鍵技術(shù)組成，構(gòu)架為系統(tǒng)技術(shù)支撐層，構(gòu)成OCR識別能力，達到“跨層次、多通道、多門戶”的多維數(shù)據(jù)感知。核心識別能力層是依托于人工智能深度學習的技術(shù)，實現(xiàn)審批多樣化證件、多種類票據(jù)、多類型表單、多規(guī)格印章的自動化。專業(yè)數(shù)據(jù)知識層是構(gòu)建相關(guān)的圖像數(shù)據(jù)庫、知識庫和術(shù)語知識庫，利用行業(yè)的數(shù)據(jù)訓(xùn)練和優(yōu)化識別模型，支持基于行業(yè)詞庫和知識庫的文檔信息的結(jié)構(gòu)化抽取。管理訓(xùn)練平臺層是該訓(xùn)練平臺主要用于解決所需業(yè)務(wù)在應(yīng)用、運維、管理等方面的挑戰(zhàn)。根據(jù)業(yè)務(wù)需要一般分為管理平臺、數(shù)據(jù)監(jiān)控平臺、培訓(xùn)平臺、驗證平臺等。服務(wù)功能層是接入API接口和移動端SDK的多形態(tài)服務(wù)系統(tǒng)，實施高精度識別、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)提取、定制目標模板訓(xùn)練、多場景業(yè)務(wù)嵌入系統(tǒng)。業(yè)務(wù)應(yīng)用層是完成圖像、文字、電子證書等資料的審核，并且根據(jù)需求擴展為條件審核、批文擬文、固定條件審核等定制審批，實現(xiàn)無人化、自動化的智能審核。本研究采用需求分析法的數(shù)據(jù)分析法，研究分解國企辦公室工作職責，為智能化系統(tǒng)框架建設(shè)提供多維度數(shù)據(jù)需求情況，并指出需開展核心識別能力的業(yè)務(wù)，為進一步開展辦公室工作智能化奠定基礎(chǔ)。

三、國有企業(yè)辦公室行政職責智能化需求分析——以某工程總承包公司為例

某工程總承包企業(yè)綜合行政管理的智能化需求包括以下幾個方面：

（一）重大會議管理方面

組織重大會議是企業(yè)辦公室的首要責任，辦公室需組織管理總經(jīng)理辦公會、黨委會、專題會、總工例會等，每年企業(yè)組織重大會議約80余次、審議議題600余項。上述會議目的、組織形式、人員范圍等管理要求各有不同，本企業(yè)上述會議目前已實現(xiàn)基于OA信息化平臺的議題收集功能，一定程度上提高了會議管理組織的效率。但是仍需由人工上傳議題、審核會議材料，會議其他組織工作如議題內(nèi)容、會議人員和會議紀要等環(huán)節(jié)還是需要進行人工辦理。

會議管理可分解為：會議管理制度、會議時間、會議形式、參會人員、議題準備、議題申請、議題審查、議題確認、會議通知、會議決策、會議記錄、會議決議編制及發(fā)布、決議執(zhí)行、決議督辦14項子工作，整個工作流程目前均由人工辦理，為提高會議組織效率，從基礎(chǔ)技術(shù)能力角度分析可對歷次會議議題進行“議題內(nèi)容、議題分類、議題涉及部門、議題匯報質(zhì)量、議題緊急程度”多維數(shù)據(jù)感知，識別議題的“涉及人員、審議決策事項分類、涉及金額、議題時間長度”等關(guān)鍵信息，實現(xiàn)圍繞議題為核心要素的信息結(jié)構(gòu)化提取和現(xiàn)有議題申請信息化平臺對接，整合為議題單、會議通知、會議日程等成果文件，減少重復(fù)的人工辦理工作。

（二）信息管理方面

信息報送是基于人對人、點對點報送進行，責任文員需要每天收集經(jīng)營管理、科研設(shè)計、項目總承包、安全生產(chǎn)、黨建、企業(yè)文化建設(shè)、人才隊伍建設(shè)等方面信息，經(jīng)責任文員整理后被上級單位收錄報送信息約160條?，F(xiàn)有信息報送工作一方面對工作質(zhì)量要求高，另一方面存在時效性和信息傳遞慢的矛盾。信息工作需以積極為行業(yè)發(fā)展建言獻策、反映行業(yè)發(fā)展中的困難和難點、反映集團工作亮點三條標準對信息進行整合，接收信息報送的時間往往落后于任務(wù)發(fā)生的時間。

對信息報送職責可分解為：部門信息聯(lián)絡(luò)員收集、整理、編報信息-辦公室信息文員匯總、篩選、處理信息-辦公室審核信息-辦公室報送信息4項子工作，整個工作流程目前均由人工辦理，為能夠提前“預(yù)測”信息，從基礎(chǔ)技術(shù)能力角度分析可以基于經(jīng)營管理會議紀要、科研進度計劃、總承包項目進度計劃、安全生產(chǎn)年度工作計劃、黨建年度工作方案、會議接待申請等初始準備階段的文件進行感知，基于現(xiàn)有《要情文件》的內(nèi)容和文字形式，對人工智能模型進行信息提取核心識別能力的訓(xùn)練，識別“信息主體、信息類別、信息發(fā)生時間、信息發(fā)生單位部門、信息報送人、信息內(nèi)容”等內(nèi)容，實現(xiàn)基于信息寫作要求的《信息投稿》成果文件，提高報送的時效性和精準性，減少人工干預(yù)，完成對文件的提取，提供更高效、更高品質(zhì)的信息。

（三）公文和印章管理方面

公文管理是企業(yè)綜合管理辦公室的核心業(yè)務(wù)，公文管理起到了至關(guān)重要的作用，全年收發(fā)和分批公文近萬份。公文職責可分解為：公文的擬制、辦理、管理、收發(fā)、審核、用印、歸檔、銷毀等8項子工作，目前均已實現(xiàn)線上平臺的信息化管理，若進行智能化需求分析可以提供企業(yè)公文分批建議、數(shù)字化、加密、文檔共享和安全管理等多種高效便捷的服務(wù)，極大減少工作人員的工作量。

印章管理也是企業(yè)綜合管理辦公室的核心業(yè)務(wù)，作為工程總承包企業(yè)，涉及大量合同印制，目前也僅基于線上平臺完成線上申請工作，仍需人工用實體印章，年用印約60000余次，若基于智能化技術(shù)部署電子印章系統(tǒng)，實現(xiàn)從線上印章申請到電子印章使用的全流程信息化管控，可以為企業(yè)的辦公信息化、智能化升級提供良好實踐[9]。

（四）綜合性業(yè)務(wù)管理方面

公共關(guān)系是企業(yè)重要的外部交往活動，通過公共關(guān)系可以使企業(yè)獲取更多的業(yè)務(wù)機會，建立信任與合作關(guān)系。本企業(yè)年公共關(guān)系接待約100余次，智能化可以通過實時分析獲取企業(yè)的公關(guān)信息，并提供企業(yè)公共關(guān)系、策略管理和數(shù)據(jù)分析。在公共關(guān)系管理中，智能化可以提供更好的數(shù)據(jù)分析功能，以支持公關(guān)活動和宣傳策略制定。公務(wù)用車需在十幾輛公務(wù)用車的基礎(chǔ)上，完成不同行程、不同時間、不同等級的公務(wù)出行的需求，現(xiàn)有公務(wù)用車僅基于信息化平臺完成了線上的用車申請，具體的司機、車輛、時間和乘車人員的調(diào)配核心要素仍由人工完成，基于調(diào)配人員的經(jīng)驗調(diào)配用車，而且需要多次口耳相傳車輛調(diào)配相關(guān)信息。若基于智能化技術(shù)，可減少人力成本、提高調(diào)配效率。

四、結(jié)語

隨著時代不斷發(fā)展和科技的不斷進步，國有企業(yè)面臨著日益激烈的市場競爭和全球化的挑戰(zhàn)，智能化是當代企業(yè)管理的重要手段，實現(xiàn)國資委對于數(shù)字化轉(zhuǎn)型的要求，對國有企業(yè)辦公室行政管理有著極其重要的意義。辦公室作為國有企業(yè)的形象窗口和中樞機構(gòu)，需不斷加強對的智能化技術(shù)有的深入了解和理解，并將智能化技術(shù)應(yīng)用于國有企業(yè)的各個方面，以提高業(yè)務(wù)流程的效率和質(zhì)量，提高業(yè)務(wù)流程的自動化程度和優(yōu)化，以便更好地為企業(yè)的發(fā)展和管理服務(wù)。在實際操作中，需要多去實踐，多去嘗試，不斷摸索出更為適合企業(yè)的行政管理智能化建設(shè)路徑，加快企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新，加強監(jiān)管與風險控制，提升企業(yè)競爭力和市場地位。