文書檔案數(shù)字化管理策略初探
——以青海省地震局為例

徐愷暉

(青海省地震局,青海 西寧 810005)

0 引 言

在我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展日新月異的背景下,數(shù)字中國(guó)成為一項(xiàng)關(guān)鍵的國(guó)家戰(zhàn)略。青海省地震局內(nèi)部,OA系統(tǒng)的應(yīng)用已經(jīng)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化,可以快速、有效解決與中國(guó)地震局、其他省局單位以及省內(nèi)各相關(guān)單位的公文流轉(zhuǎn)處理。通過網(wǎng)絡(luò)流轉(zhuǎn)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化,使公文操作和處理更加便捷,流轉(zhuǎn)效率大幅提升。但目前省局文書檔案管理模式還處于傳統(tǒng)載體管理模式為主的階段[1],亟需向數(shù)字、智能管理階段轉(zhuǎn)變。

1 文書檔案數(shù)字化管理模式的現(xiàn)實(shí)意義

1.1 實(shí)現(xiàn)文書檔案資源的共享化

紙質(zhì)文書檔案在操作過程中,會(huì)有大量文件放置于專門的文件柜中,日積月累,占據(jù)大量空間的同時(shí)也造成了資源的浪費(fèi),若要查詢年代久遠(yuǎn)的文件既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。而文書檔案通過掃描入庫(kù)后,存儲(chǔ)到專門的電子文件數(shù)據(jù)庫(kù)中,需求者只需通過相應(yīng)的操作就可以查找所需的文件信息。不但節(jié)省了很多人力物力,也打破了傳統(tǒng)文書檔案在傳閱中的時(shí)間與空間限制,還能促進(jìn)各部門之間的信息交流,實(shí)現(xiàn)各部門以及各單位之間檔案的便捷共享,提高文書檔案的利用率[2]。

1.2 保證文書檔案資源的安全性

目前大部分機(jī)關(guān)、事業(yè)單位處于紙質(zhì)檔案為主、電子檔案為輔的階段,對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案而言,電子文書檔案保存效果更佳。隨著文書檔案數(shù)量的不斷增加,各種環(huán)境因素都有可能造成紙質(zhì)文書檔案的損毀,檔案“八防”不到位[3],如環(huán)境潮濕、蟲蟻啃噬,或者借閱復(fù)制過程使用不當(dāng)?shù)榷紩?huì)對(duì)紙質(zhì)文書檔案造成不同程度的損壞,導(dǎo)致文件信息內(nèi)容有不同程度的缺失。牽扯到一些涉密文件,若文件信息內(nèi)容損毀會(huì)給單位帶來不可挽回的損失。在這方面電子文書檔案就凸顯優(yōu)勢(shì),不僅信息辨識(shí)度更高,損壞的可能性也更小,文書檔案的安全性也更高。

1.3 提升文書檔案管理的工作效率

文書檔案所涉及的內(nèi)容龐雜,在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式下,一是編輯困難,二是檢索困難。傳統(tǒng)文書檔案的編輯和檢索幾乎完全依賴手工操作,繁瑣且效率低。數(shù)字化管理后,只需要在專門的文件數(shù)據(jù)庫(kù)中輸入檢索信息就可以編輯或檢索所需的文檔。不僅可以實(shí)現(xiàn)編輯靈活、查詢便捷的目的,更能大幅提升工作效率[4]。

2 文書檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀及所面臨的問題

2.1 文書檔案的質(zhì)量不高

文書檔案存放時(shí)間過久,會(huì)存在字跡模糊、文檔缺失、重復(fù)記錄等問題,在數(shù)字化過程中,就會(huì)增加整理、加工的難度,而我局目前的情況是缺少相關(guān)設(shè)備以及專業(yè)技術(shù)人員,文書檔案數(shù)字化的處理過程主要依靠外包單位進(jìn)行,在這一過程中很可能會(huì)對(duì)原件造成損壞甚至?xí)?dǎo)致文件檔案的丟失,同時(shí)文書檔案數(shù)字化管理模式對(duì)數(shù)字化后的管理軟件、硬件設(shè)施也有一定的要求,這就導(dǎo)致了文書檔案整體質(zhì)量不高的問題。

2.2 文書檔案管理制度的缺失

在數(shù)字時(shí)代背景下,文書檔案數(shù)字化管理的具體模式,需要與相應(yīng)的管理制度相輔相成。依據(jù)文書檔案數(shù)字化的管理特性,管理人員需在貼合實(shí)際的管理及操作制度下開展系統(tǒng)性、針對(duì)性的文書檔案數(shù)字化工作。但從當(dāng)前我局文書檔案的管理現(xiàn)狀看,相關(guān)的文書檔案管理缺乏完整的規(guī)章制度,現(xiàn)有的制度粗疏且實(shí)用性不強(qiáng),制度體系無法滿足實(shí)際的工作需求,遲滯了文書檔案管理工作的發(fā)展,使我局文書檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程不能全面、深入的推進(jìn)[5]。

2.3 文書檔案管理專業(yè)人員的缺乏

影響文書檔案數(shù)字化建設(shè)和管理的重要一環(huán)就是人才,當(dāng)文書檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理后,對(duì)從業(yè)人員的職業(yè)技能和素養(yǎng)提出了更高的要求。隨著文書檔案數(shù)量的不斷增加,我局從事檔案管理的專業(yè)人員卻沒有相應(yīng)增加,存在任務(wù)重、人員少且流動(dòng)過于頻繁的問題,工作人員對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)字掃描等技術(shù)等缺乏專業(yè)的了解和熟練的操作,部分還局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案管理模式中,無法適應(yīng)檔案數(shù)字化管理要求,專業(yè)人員的缺乏嚴(yán)重影響了文書檔案數(shù)字化發(fā)展的進(jìn)程[6]。

2.4 文書檔案數(shù)字化管理平臺(tái)建設(shè)滯后

文書檔案數(shù)字化管理平臺(tái)系統(tǒng)的開發(fā)涉及方方面面的專業(yè)技術(shù)問題,例如文件信息內(nèi)容的區(qū)分,文件公開程度的不同,管理模式的設(shè)定,信息檢索的功能等,所有環(huán)節(jié)都需要進(jìn)行科學(xué)驗(yàn)證[7]?，F(xiàn)實(shí)情況中,我局文書檔案數(shù)字化建設(shè)缺乏一個(gè)完善的工作管理平臺(tái),未能建設(shè)統(tǒng)一、有效的檔案管理軟件,同時(shí)缺少相應(yīng)的設(shè)備未能讓OA辦公系統(tǒng)與數(shù)字化檔案相聯(lián)通,無法有效收集數(shù)字檔案。主要還是沒有引起足夠的重視并加大資金的投入,相應(yīng)的軟硬件設(shè)備無法配備到位,不能及時(shí)對(duì)工作人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)。平臺(tái)建設(shè)的滯后,也拖慢了數(shù)字化管理的進(jìn)程。

3 文書檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的提升措施

3.1 加強(qiáng)重視,提高文書檔案整體質(zhì)量

為提高文書檔案的整體質(zhì)量,就要轉(zhuǎn)變對(duì)文書檔案管理的錯(cuò)誤認(rèn)知[8],首先文書檔案所在部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提高對(duì)文書檔案數(shù)字化的必要性和重要性的認(rèn)可;其次可以加大宣傳力度,將單位公告、宣傳欄利用起來,宣傳文書檔案管理的重要性,能夠讓單位各人員配合文書檔案管理人員,在查閱過程中自覺保護(hù)文書檔案的完整性;最后對(duì)于現(xiàn)階段只能進(jìn)行的外包工作,要加強(qiáng)外包公司的審核,簽訂保密協(xié)議等措施。在此前提下,才能讓文書檔案數(shù)字化工作得到認(rèn)可,從而提高文書檔案的整體質(zhì)量,給電子檔案建設(shè)工作夯實(shí)基礎(chǔ)。

3.2 建章立制,優(yōu)化管理

文書檔案管理工作不僅僅是簡(jiǎn)單的資料收集和保管,它是單位各項(xiàng)工作穩(wěn)定、有序、可持續(xù)開展的關(guān)鍵所在,而在文書檔案管理工作中,管理理念起著決定性的作用[9]。一方面依托現(xiàn)有的傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案管理制度,增加、刪減或修改相應(yīng)的管理辦法和具體實(shí)施細(xì)則,增強(qiáng)管理機(jī)制的針對(duì)性;另一方面,完善電子檔案管理所需要的各項(xiàng)管理制度和細(xì)則,與文件檔案形成周密結(jié)合,優(yōu)化對(duì)數(shù)字檔案庫(kù)的查詢、借閱管理流程,使文書檔案數(shù)字化的合理使用達(dá)到最優(yōu)標(biāo)準(zhǔn)[10]。從多角度出發(fā)整合思路,在完善各項(xiàng)管理機(jī)制的基礎(chǔ)上,明確權(quán)責(zé)關(guān)系,減少人員流動(dòng),探索全流程的跟進(jìn)式管理模式,增加文書檔案數(shù)字化的安全性與可靠性。

3.3 培養(yǎng)人才,提高綜合素質(zhì)

在書檔案管理工作中,文書信息資源的收集、分類、匯總、保存都是文書檔案管理中的重要環(huán)節(jié),做好這項(xiàng)工作需要一支責(zé)任心強(qiáng),專業(yè)素養(yǎng)過硬的檔案管理隊(duì)伍[11],實(shí)現(xiàn)文書檔案數(shù)字化信息的無障礙傳遞,提高專業(yè)人員的水平和管理能力是重中之重。首先要加強(qiáng)對(duì)管理人員的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn),優(yōu)化培訓(xùn)方式,專業(yè)性、多角度的培訓(xùn)模式和自主學(xué)習(xí)有機(jī)結(jié)合;其次在提升數(shù)字檔案管理專業(yè)素養(yǎng)的同時(shí),還要加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化軟、硬件操作的基本技能培訓(xùn),提高數(shù)字檔案管理人員的實(shí)際操作能力,能夠獨(dú)立完成電子文書檔案文字、圖像的校對(duì)與識(shí)別工作;最后還需加強(qiáng)文書檔案管理人員的思政教育工作,樹立正確的崗位觀,將自身工作習(xí)慣與崗位相融合,將先進(jìn)的管理理念與當(dāng)前檔案管理工作相融合,使之更契合檔案管理工作的實(shí)際需要。

3.4 加強(qiáng)平臺(tái)建設(shè),強(qiáng)化信息技術(shù)

要實(shí)現(xiàn)文書檔案數(shù)字化的發(fā)展創(chuàng)新,必須加強(qiáng)管理平臺(tái)的智能建設(shè),但此工作也并非一朝一夕就可完成,在經(jīng)費(fèi)緊張不能重新開發(fā)系統(tǒng)的前提下,可以先做好兩個(gè)基本工作:首先在加強(qiáng)、統(tǒng)一紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案的雙重管理的基礎(chǔ)上,盡快配置文書檔案數(shù)字化所需的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備,在單位內(nèi)部開展文書檔案文字、圖像的校對(duì)與識(shí)別工作,確認(rèn)無誤后再進(jìn)行妥善保管,可以有效防止外包工作所產(chǎn)生的失、泄密情況;其次可以應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)RFID更新系統(tǒng)[12],將物聯(lián)網(wǎng)按功能劃分成感知、通訊、應(yīng)用三大核心部分,運(yùn)用傳感器等采集和識(shí)別檔案信息,為每份電子文檔建立標(biāo)簽,通過電子標(biāo)簽、閱讀器體現(xiàn)信息獲取功能,這樣不僅簡(jiǎn)化了很多工作,也可以讓管理更為智能化。

4 結(jié) 語

綜上所述,在信息時(shí)代迅速發(fā)展的背景下,文書檔案數(shù)字化的管理模式對(duì)于機(jī)關(guān)、事業(yè)單位有巨大的應(yīng)用價(jià)值。青海省地震局文書檔案數(shù)字化工作起步較晚,要在做好提高文書檔案質(zhì)量的基礎(chǔ)上,積極探索和應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)手段,從制度、人才、軟硬件平臺(tái)上下功夫,切實(shí)提高文書檔案數(shù)字化的水平,在新時(shí)期防震減災(zāi)事業(yè)征程中發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值,幫助防震減災(zāi)工作更好的朝著現(xiàn)代化、數(shù)字化、規(guī)范化的方向發(fā)展。