談?wù)剷?huì)議紀(jì)要的寫作

內(nèi)容摘要：紀(jì)要作為一種應(yīng)用文體，屬于《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》所列的15種常用公文之一。紀(jì)要的寫作主要應(yīng)把握三個(gè)要領(lǐng)：一是紀(jì)實(shí)中抓要點(diǎn)，二是內(nèi)容上善取舍，三是結(jié)構(gòu)上巧布局。

關(guān)鍵詞：應(yīng)用文 會(huì)議紀(jì)要 寫作要領(lǐng)

會(huì)議紀(jì)要屬于應(yīng)用文中的公文文體，又稱“紀(jì)要”，2012年中央辦公廳和國務(wù)院辦公廳聯(lián)合發(fā)布的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）仍將其列入15種主要公文之中，明確指出“紀(jì)要適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)”，它作為一種常用的會(huì)議公文，我們在寫作中如何把握其要領(lǐng)呢？

一.紀(jì)實(shí)中抓要點(diǎn)

會(huì)議紀(jì)要是各機(jī)關(guān)、單位根據(jù)會(huì)議記錄和會(huì)議文件綜合整理而成的反映會(huì)議基本精神和主要信息的紀(jì)實(shí)性公文?！凹o(jì)要”的“紀(jì)”字在古漢語中有兩個(gè)義項(xiàng)，一是通“記載”的“記”，二是整理頭緒的意思；“紀(jì)要”的“要”字指的就是要點(diǎn)、重要內(nèi)容、主要事項(xiàng)的意思。由此可知，紀(jì)要就是應(yīng)當(dāng)紀(jì)其實(shí)、概其要。

那么，在寫作過程中，我們?nèi)绾胃鶕?jù)會(huì)議記錄和會(huì)議文件進(jìn)行整理加工，如何真實(shí)地反映會(huì)議的重要信息呢？這就要求我們在據(jù)實(shí)記載的基礎(chǔ)上能夠抓住要點(diǎn)。

首先要明確什么是會(huì)議的要點(diǎn)，我們可以先來看一看全球著名的英特爾公司是怎樣要求會(huì)議的召集者和參加者抓住會(huì)議要點(diǎn)的。在他們公司的會(huì)議室墻上懸掛著標(biāo)題為《問問你自己》的會(huì)議規(guī)則。其中對參加者提出的問題就有：“你知道本次會(huì)議的目的嗎？”“你是否拿到了會(huì)議議程？”“你參加會(huì)議的任務(wù)是什么？”“你知道要把會(huì)議結(jié)果向誰傳達(dá)和怎樣傳達(dá)嗎？”而對召集者提出的問題則有：“會(huì)議需要做什么決定？”“會(huì)后誰需要知道這項(xiàng)決定？”這是英特爾公司的做法。[1]而這些問題對于會(huì)議紀(jì)要的撰稿人來說，在下筆之前必須要了然于胸。

可見，在寫作中我們應(yīng)當(dāng)抓住的要點(diǎn)，就是會(huì)議主旨、研究議題、討論意見和議決事項(xiàng)等，這些關(guān)鍵信息是紀(jì)要的重要組成部分。

請看下面的例文在把握要點(diǎn)、記載會(huì)議概況方面的得失：這篇紀(jì)要的題目是《全國文物拍賣管理工作座談會(huì)會(huì)議紀(jì)要》。[2] 開頭的第一自然段是這樣寫的：“2011年1月11日，國家文物局召開全國文物拍賣管理工作座談會(huì)。來自全國24個(gè)省、自治區(qū)、直轄市文物行政部門的負(fù)責(zé)同志，以及商務(wù)部、海關(guān)總署、國家工商行政管理總局、北京市工商局有關(guān)同志參加了會(huì)議。國家文物局副局長宋新潮出席會(huì)議并作了重要講話?！边@一段介紹會(huì)議概況，交代了會(huì)議的具體時(shí)間，說明出席會(huì)議的人員構(gòu)成情況，其中重點(diǎn)介紹了“國家文物局副局長宋新潮出席會(huì)議并作了重要講話”。這些文字內(nèi)容所反映的會(huì)議信息僅有會(huì)議時(shí)間，但沒有會(huì)議地點(diǎn)，我們只能推測大致是在北京，僅有出席會(huì)議的人員構(gòu)成情況和國家文物局領(lǐng)導(dǎo)的信息，但沒有會(huì)議主持人的信息。這一段作為會(huì)議概況的介紹，總體采用概括略寫的方法是比較合適的，但在會(huì)議要點(diǎn)的把握上存在缺漏，記載的會(huì)議基本信息不夠完整，特別是未能對會(huì)議的議題進(jìn)行提煉和概括，雖然這篇紀(jì)要的標(biāo)題和開頭第一句之中都有會(huì)議名稱的信息，我們可以由此推斷會(huì)議內(nèi)容是“文物拍賣管理工作”，但它不能替代會(huì)議議題的介紹。

在紀(jì)要的寫作中，如果因?yàn)橄胍爬詫懚斐蓵?huì)議重要信息的遺漏是不可取的。這就要求撰稿人的文字表達(dá)應(yīng)有相當(dāng)?shù)母爬?。譬如，我們?jīng)常可以看到紀(jì)要里寫著“會(huì)議聽取了××匯報(bào)”，接著又是“會(huì)議聽取了××匯報(bào)”，其實(shí)，“會(huì)議聽取了××匯報(bào)”只是會(huì)議研究討論某一議題的第一個(gè)步驟，之后還有與會(huì)人員發(fā)言、會(huì)議主持人小結(jié)等程序，所以僅用“聽取……匯報(bào)”來表達(dá)，就詞不達(dá)意、以偏概全了。

二.內(nèi)容上善取舍

會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容，不能像會(huì)議記錄那樣全程實(shí)錄，而應(yīng)圍繞會(huì)議的要點(diǎn)處理好材料的剪裁取舍問題。有人把剪裁取舍比作挑揀水果，是很形象的，一大筐水果可以分成最優(yōu)的“佳果”，一般的“襯果”和差勁的“棄果”，在挑揀時(shí)通過分類進(jìn)行取舍。同樣道理，撰寫會(huì)議紀(jì)要，在綜合梳理會(huì)議記錄、會(huì)議文件和其他相關(guān)材料的時(shí)候也要進(jìn)行分類，從而相應(yīng)地采取精寫、略寫和不寫的處理辦法。屬于會(huì)議要點(diǎn)的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)精寫。如會(huì)議主旨、討論意見和議決事項(xiàng)都要經(jīng)過歸納和提煉才能形成，文字表達(dá)要求精要、精準(zhǔn)、精練。對于會(huì)議概況、會(huì)議議題等內(nèi)容往往進(jìn)行概括略寫。而對于偏離議題、內(nèi)容重復(fù)的發(fā)言則可以舍棄不寫。

下面的一篇紀(jì)要在剪裁取舍方面值得借鑒：這篇紀(jì)要的題目是《關(guān)于上海港下放問題的會(huì)議紀(jì)要》，[3]會(huì)上議定的八個(gè)具體問題是文章的主體部分和重心所在。第一個(gè)問題是有關(guān)管理體制的改革，只寫了一句話“從一九八六年一月一日起，上海港實(shí)行交通部與上海市人民政府雙重領(lǐng)導(dǎo)，以上海市為主的管理體制”，概括略寫，惜墨如金，既精要又精準(zhǔn)。第二個(gè)問題是“會(huì)議一致同意對上海港原則上實(shí)行‘以港養(yǎng)港的財(cái)務(wù)管理制度”，這里不惜筆墨，把“以港養(yǎng)港”的具體措施說明得清清楚楚，特別是其中有關(guān)“年度利潤包干”的做法，更是不厭其詳?shù)鼐_表述“年度利潤包干基數(shù)”的依據(jù)、數(shù)額、扣減因素等操作細(xì)節(jié)。雖然篇幅很長，但語言簡練精準(zhǔn)，沒有空泛的冗余的文字。通篇來看，整個(gè)文章只是記載會(huì)議的概況、主旨和議定事項(xiàng)，而不去反映會(huì)議的具體過程，始終圍繞著會(huì)議的要點(diǎn)對會(huì)議材料和信息進(jìn)行歸納概括和剪裁加工，這樣的處理可謂取舍得當(dāng)。

三.結(jié)構(gòu)上巧布局

會(huì)議紀(jì)要的寫作，在結(jié)構(gòu)布局上講究巧妙合理，其實(shí)就是尋求一種最佳的反映會(huì)議情況的表達(dá)方式。寫作中通?？梢愿鶕?jù)會(huì)議的不同類型，采用不同的結(jié)構(gòu)形式：

第一種是集中概述式。根據(jù)會(huì)議進(jìn)程，將會(huì)議基本精神、研究議題、討論意見、決定事項(xiàng)等進(jìn)行梳理和提煉，加以綜合概述。這種寫法多用于研究問題比較集中，討論意見相對一致的小型會(huì)議。例如《關(guān)于上海港下放問題的會(huì)議紀(jì)要》，雖然議定了八個(gè)具體問題，但中心議題只有一個(gè)，這就是上海港管理權(quán)限下放的問題。此外，在運(yùn)用這種集中概述的形式時(shí)，常常使用“會(huì)議認(rèn)為……”、“會(huì)議指出……”、“會(huì)議強(qiáng)調(diào)……”“會(huì)議要求……”等句式提領(lǐng)一個(gè)語段。

第二種是分條歸納式。有些工作會(huì)議或研討會(huì)議涉及內(nèi)容較廣，將會(huì)議研究討論的內(nèi)容和議定的事項(xiàng)歸納成幾個(gè)方面，依次分條陳述。這種寫法常見于內(nèi)容相對復(fù)雜或大中型會(huì)議的紀(jì)要。例如寧夏石嘴山市大武口區(qū)政府2012年8月2日《政府常務(wù)會(huì)議紀(jì)要第75號》，文中所記載的會(huì)議規(guī)模雖然不大，但是討論研究的內(nèi)容涉及十五個(gè)方面，因而采用條目歸納式，逐一進(jìn)行簡要的陳述和說明。

第三種是發(fā)言摘要式。將與會(huì)者的討論意見按議題順序或發(fā)言次序進(jìn)行整理，摘其要點(diǎn)，反映出來，以求真實(shí)全面地記載會(huì)上討論的情況和與會(huì)者各自不同的意見。這種寫法多用于座談會(huì)紀(jì)要和學(xué)術(shù)討論會(huì)紀(jì)要。例如《江南大學(xué)深入學(xué)習(xí)實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀活動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)小組第5次會(huì)議紀(jì)要》（江大委會(huì)紀(jì)〔2009〕6號），它的內(nèi)容是，出席會(huì)議的學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)圍繞江南大學(xué)“怎樣建設(shè)特色鮮明的高水平”大學(xué)的主題展開討論，就“特色鮮明的高水平大學(xué)”的內(nèi)涵各抒己見。這份會(huì)議紀(jì)要采用的就是發(fā)言摘要式的結(jié)構(gòu)方式，將校領(lǐng)導(dǎo)班子每個(gè)成員的發(fā)言提煉成要點(diǎn)，按職位順序逐一加以記載。值得注意的是，寫作中要避免照抄照搬會(huì)議記錄，畢竟記錄和紀(jì)要是有區(qū)別的，提要性與選擇性是發(fā)言摘要式寫法的關(guān)鍵所在。由此也可以看出文章的結(jié)構(gòu)總是為其內(nèi)容服務(wù)的。

參考文獻(xiàn)

[1]趙啟正《在同一世界——面對外國人101題》，遼寧教育出版社2007年版。

[2]國家文物局《全國文物拍賣管理工作座談會(huì)會(huì)議紀(jì)要》，辦博函〔2011〕78號。

[3]國務(wù)院辦公廳《關(guān)于上海港下放問題的會(huì)議紀(jì)要》，國辦發(fā)〔1986〕7號。

（作者介紹：陳平，江南大學(xué)人文學(xué)院副教授）