高校物資采購(gòu)審計(jì)探討

夏叢芳

（作者單位：江蘇第二師范學(xué)院）

一、引言

黨的十九大提出“建設(shè)教育強(qiáng)國(guó)是中華民族偉大復(fù)興的基礎(chǔ)工程”，黨的二十大提出教育強(qiáng)國(guó)、科技強(qiáng)國(guó)、人才強(qiáng)國(guó)、文化強(qiáng)國(guó)、體育強(qiáng)國(guó)等多個(gè)強(qiáng)國(guó)表述，這些表述的背后都離不開(kāi)教育。教育是民族發(fā)展的基礎(chǔ)，是創(chuàng)新的前提，而高校作為教育體系的重要組成部分，是培育人才的搖籃。要加強(qiáng)教育，抓好科研，意味著要加強(qiáng)高校教育基礎(chǔ)設(shè)施及師資力量的投入，即是增加高校物資和人力的投入。物資和人力的投入，回溯到源頭上，離不開(kāi)資金投入，用資金來(lái)置換教育所需，即物資采購(gòu)。這里的物資，不僅僅是指實(shí)體物資，還涵蓋無(wú)形資產(chǎn)及各種服務(wù)等。隨著對(duì)教育的不斷重視，高校每年物資采購(gòu)資金量也在不斷增長(zhǎng)，如果缺乏有效的采購(gòu)監(jiān)督，采購(gòu)過(guò)程中很容易出現(xiàn)采購(gòu)不規(guī)范行為，造成資金使用效益低下，甚至引發(fā)暗箱操作、里外勾結(jié)、化公為私等風(fēng)險(xiǎn)，造成資金和人員的雙重?fù)p失。因此，要加強(qiáng)高校物資采購(gòu)審計(jì)，強(qiáng)化內(nèi)部控制，規(guī)范物資采購(gòu)，為高校發(fā)展創(chuàng)造有利環(huán)境，真正實(shí)現(xiàn)教育強(qiáng)國(guó)、科技強(qiáng)國(guó)、人才強(qiáng)國(guó)、文化強(qiáng)國(guó)、體育強(qiáng)國(guó)等，實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興。

二、高校物資采購(gòu)審計(jì)現(xiàn)狀及面臨的問(wèn)題

（一）高校物資采購(gòu)現(xiàn)狀

2018 年，黨中央成立審計(jì)委員會(huì)后，進(jìn)一步強(qiáng)化了對(duì)審計(jì)工作的領(lǐng)導(dǎo)。2019 年某省成立審計(jì)委員會(huì)，大部分高校紛紛成立了審計(jì)委員會(huì)，逐步加強(qiáng)審計(jì)相關(guān)制度建設(shè)，加強(qiáng)高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)監(jiān)督管理，加強(qiáng)審計(jì)整改閉環(huán)。例如，某高校規(guī)定20 萬(wàn)元以上的非工程類(lèi)物資采購(gòu)付款前需要經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)審計(jì)科審計(jì)，對(duì)審計(jì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。但是，高校本身是教育的綜合載體，其物資采購(gòu)具有專業(yè)化、多樣化的特點(diǎn)，不僅僅是簡(jiǎn)單的辦公設(shè)備或是辦公用品的采購(gòu)，更有專業(yè)實(shí)驗(yàn)耗材、實(shí)驗(yàn)設(shè)備、進(jìn)口儀器、實(shí)驗(yàn)室改造等的采購(gòu)，加上采購(gòu)業(yè)務(wù)存在立項(xiàng)不充分、采購(gòu)方式不合規(guī)、合同履行不到位等多種風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)審計(jì)又有其專業(yè)局限性，物資采購(gòu)審計(jì)面臨多項(xiàng)問(wèn)題。

（二）高校物資采購(gòu)審計(jì)面臨的問(wèn)題

1.高校內(nèi)部審計(jì)部門(mén)獨(dú)立性受限

高校成立了專門(mén)的審計(jì)部門(mén)，但在機(jī)構(gòu)設(shè)置上，高校內(nèi)部審計(jì)部門(mén)是高校內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，與其他部門(mén)同級(jí)，受院校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)管理。而物資采購(gòu)工作一般是經(jīng)院校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批后由同級(jí)部門(mén)執(zhí)行采購(gòu)，審計(jì)人員在物資采購(gòu)審計(jì)過(guò)程中會(huì)顧及同事關(guān)系及領(lǐng)導(dǎo)指示，如項(xiàng)目采購(gòu)以會(huì)議決策或者領(lǐng)導(dǎo)批示替代采購(gòu)程序，形成預(yù)算外采購(gòu)、應(yīng)急性采購(gòu)項(xiàng)目較多，預(yù)算調(diào)整頻繁、隨意，審計(jì)只是走程序，而無(wú)法實(shí)施實(shí)質(zhì)性審核。在此情況下，審計(jì)的客觀性、公正性及獨(dú)立性就會(huì)受到一定的影響。

2.物資采購(gòu)相關(guān)內(nèi)部控制制度執(zhí)行不到位

近年來(lái)，高校不斷加強(qiáng)內(nèi)部控制建設(shè)，圍繞物資采購(gòu)制定了相關(guān)制度，以規(guī)范物資采購(gòu)業(yè)務(wù)，但在實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中，出于各種各樣的原因，存在物資采購(gòu)制度執(zhí)行不到位的現(xiàn)象，造成相關(guān)制度執(zhí)行流于形式，未能有效防范各類(lèi)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。比如，個(gè)別采購(gòu)業(yè)務(wù)刻意拆分，以規(guī)避政府采購(gòu)；招標(biāo)文件交由供貨單位擬定，暗箱操作指定供貨商，存在陪標(biāo)、串標(biāo)現(xiàn)象；設(shè)置傾向性指標(biāo)造成項(xiàng)目流標(biāo)后，采用單一來(lái)源采購(gòu)方式；物資采購(gòu)預(yù)算虛高，未細(xì)化報(bào)價(jià)，中標(biāo)價(jià)“嚴(yán)格”卡在預(yù)算線上；物資采購(gòu)驗(yàn)收流于形式，實(shí)際供貨與采購(gòu)標(biāo)的參數(shù)不一致；物資采購(gòu)付款未嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行等等。實(shí)際物資采購(gòu)業(yè)務(wù)執(zhí)行過(guò)程中，制度執(zhí)行不到位，資金使用效益低，嚴(yán)重?fù)p害了高校利益，不利于高校的健康有序發(fā)展。

3.個(gè)別物資采購(gòu)審計(jì)缺少實(shí)質(zhì)性審核

個(gè)別物資采購(gòu)審計(jì)由于多方面原因，只實(shí)施了程序性審核，對(duì)某項(xiàng)物資的采購(gòu)是否必要，相關(guān)參數(shù)是否符合要求，是否實(shí)現(xiàn)預(yù)期功能等問(wèn)題，只通過(guò)送審材料來(lái)審核，未能實(shí)施實(shí)質(zhì)性的審核程序，無(wú)法有效防范經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)。比如，審計(jì)過(guò)程中，僅僅通過(guò)立項(xiàng)書(shū)、預(yù)算表、驗(yàn)收單等材料上的論述和簽字以及形式是否合規(guī)來(lái)確認(rèn)物資采購(gòu)過(guò)程的規(guī)范性，沒(méi)有現(xiàn)場(chǎng)查看物資各項(xiàng)參數(shù)是否符合實(shí)際要求，是否存在高配低用現(xiàn)象，參數(shù)與招投標(biāo)文件是否一致，物資價(jià)格是否公允，供應(yīng)商是否存在舊貨新賣(mài)行為，供應(yīng)商與采購(gòu)人員是否存在關(guān)聯(lián)關(guān)系等實(shí)質(zhì)性審核，無(wú)法有效保護(hù)高校經(jīng)濟(jì)利益。

4.高校物資采購(gòu)審計(jì)信息化發(fā)展滯后

當(dāng)前，不少高校內(nèi)部審計(jì)還通過(guò)Word、Excel 等傳統(tǒng)方式來(lái)開(kāi)展審計(jì)工作，也有部分高校購(gòu)買(mǎi)或開(kāi)發(fā)了審計(jì)系統(tǒng)軟件，采用審計(jì)信息系統(tǒng)來(lái)開(kāi)展物資采購(gòu)審計(jì)。但系統(tǒng)僅僅發(fā)揮資料存儲(chǔ)功能，并未能夠?qū)崿F(xiàn)信息化審計(jì)的功能，高校審計(jì)信息化發(fā)展還處于相對(duì)滯后的階段；部分高校加強(qiáng)了物資采購(gòu)項(xiàng)目全過(guò)程審計(jì)，覆蓋了物資采購(gòu)的事前（需求、預(yù)算、立項(xiàng)）、事中（采購(gòu)、合同、執(zhí)行）、事后（驗(yàn)收、結(jié)算等）審計(jì)，但是物資采購(gòu)的過(guò)程無(wú)法一天內(nèi)完成，送審工作也是逐步進(jìn)行，這就造成了事前、事中、事后審計(jì)割裂現(xiàn)象，不能有效識(shí)別拆分采購(gòu)、重復(fù)采購(gòu)等行為。例如，項(xiàng)目立項(xiàng)可能在2021 年12 月份，采購(gòu)安排在2022 年3 月份，合同簽訂于4 月份，6 月份驗(yàn)收，而另一批同樣物資需求立項(xiàng)于2022 年2 月份，供應(yīng)商為同一家，合同簽訂于5 月份，同樣6 月份驗(yàn)收，若不加注意，單項(xiàng)目審核無(wú)法識(shí)別是否存在拆分亦或是重復(fù)采購(gòu)問(wèn)題。

三、高校物資采購(gòu)審計(jì)的建議

結(jié)合上述分析，當(dāng)前高校物資采購(gòu)存在資金量大、種類(lèi)繁多、部分采購(gòu)專業(yè)性較強(qiáng)、內(nèi)部控制制度不健全或制度執(zhí)行不到位、實(shí)質(zhì)性審核不足、審計(jì)信息化滯后等問(wèn)題。因此，我們需要從多方面來(lái)采取措施，以提升審計(jì)質(zhì)量，促進(jìn)物資采購(gòu)規(guī)范化，提升高校資金使用績(jī)效，以真正發(fā)揮教育投資的作用。

（一）強(qiáng)化內(nèi)部審計(jì)頂層設(shè)計(jì)，增強(qiáng)審計(jì)機(jī)構(gòu)和人員的獨(dú)立性

高校要從一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)層面重視內(nèi)部審計(jì)工作，加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，強(qiáng)化黨對(duì)審計(jì)的領(lǐng)導(dǎo)，只有從頂層對(duì)審計(jì)工作重視起來(lái)，才能使高校各個(gè)層面對(duì)審計(jì)工作予以重視；完善高校物資采購(gòu)相關(guān)規(guī)章制度，從高校層面規(guī)范化物資采購(gòu)業(yè)務(wù)流程，明確各部門(mén)職責(zé)，確保物資采購(gòu)有章可循；完善物資采購(gòu)審計(jì)相關(guān)規(guī)定，細(xì)化審計(jì)業(yè)務(wù)流程，減少人為因素對(duì)審計(jì)業(yè)務(wù)的干擾，自上而下重視審計(jì)工作，確保審計(jì)的客觀性與獨(dú)立性能夠得到有效保障。

（二）規(guī)范物資采購(gòu)審計(jì)流程和方式，加強(qiáng)物資采購(gòu)審計(jì)的實(shí)質(zhì)性審核

要加強(qiáng)審計(jì)流程規(guī)范化管理，將物資采購(gòu)業(yè)務(wù)的事前、事中及事后審計(jì)串聯(lián)起來(lái)，同時(shí)，每個(gè)階段的審計(jì)也要重視實(shí)質(zhì)性審核，從而提升物資采購(gòu)審計(jì)業(yè)務(wù)質(zhì)效，具體可以關(guān)注以下方面。

1.項(xiàng)目立項(xiàng)審計(jì)

項(xiàng)目立項(xiàng)審計(jì)屬于事前控制審計(jì)，重點(diǎn)要關(guān)注項(xiàng)目是否有計(jì)劃，是否有預(yù)算，相關(guān)參數(shù)是否符合實(shí)際需求，是否符合高校發(fā)展規(guī)劃，是否經(jīng)過(guò)可行性論證，是否存在高配低用、資源浪費(fèi)等現(xiàn)象，是否存在重復(fù)采購(gòu)現(xiàn)象等。

2.采購(gòu)方式審計(jì)

采購(gòu)方式的選取是采購(gòu)流程中的關(guān)鍵點(diǎn)之一，審計(jì)要特別關(guān)注采購(gòu)方式選取是否恰當(dāng)；是否存在化整為零、規(guī)避政府采購(gòu)的行為；是否存在濫用單一來(lái)源采購(gòu)方式；采購(gòu)過(guò)程中是否存在暗箱操作，串標(biāo)、圍標(biāo)等不規(guī)范行為；供應(yīng)商資質(zhì)是否實(shí)質(zhì)性符合要求等。

3.合同簽訂審計(jì)

合同簽訂是采購(gòu)結(jié)果的確定，審計(jì)要重點(diǎn)關(guān)注合同條款是否符合相關(guān)規(guī)定，相關(guān)參數(shù)是否與招標(biāo)及投標(biāo)文件一致，合同是否違背招標(biāo)投標(biāo)文件實(shí)質(zhì)性條款，合同付款條件及付款比例是否符合要求，是否合理保障了高校的有效權(quán)益，違約條款是否涵蓋了關(guān)鍵要素等。

4.驗(yàn)收付款審計(jì)

驗(yàn)收付款一般是物資采購(gòu)審計(jì)的收尾，驗(yàn)收付款審計(jì)不僅要查看送審驗(yàn)收材料是否符合要求，還需要實(shí)地檢查采購(gòu)物資相關(guān)參數(shù)是否與招標(biāo)文件、投標(biāo)文件及合同一致，采購(gòu)貨物使用或運(yùn)行是否正常、服務(wù)是否符合要求，應(yīng)辦理入庫(kù)資產(chǎn)是否已辦理入庫(kù)，資產(chǎn)是否存在購(gòu)后閑置現(xiàn)象，供應(yīng)商應(yīng)履行服務(wù)是否履行到位，是否符合付款條件等。

5.后續(xù)審計(jì)

一般情況下，驗(yàn)收完成付款后，審計(jì)不再參與后續(xù)過(guò)程，但鑒于高校資產(chǎn)管理的復(fù)雜性，物資采購(gòu)業(yè)務(wù)的后續(xù)審計(jì)也有必要，主要是側(cè)重資產(chǎn)后續(xù)管理及資金使用績(jī)效方面，重點(diǎn)要關(guān)注質(zhì)保期間是否存在多收費(fèi)、亂收費(fèi)現(xiàn)象，采購(gòu)物資是否存在閑置浪費(fèi)現(xiàn)象，是否實(shí)現(xiàn)預(yù)期績(jī)效目標(biāo)等，如實(shí)驗(yàn)設(shè)備是否做好使用登記，使用頻率是否正常，是否存在高配置設(shè)備低配置使用現(xiàn)象等。

6.加強(qiáng)物資采購(gòu)全過(guò)程實(shí)質(zhì)性審核

流程的規(guī)范不代表實(shí)質(zhì)性的規(guī)范。因此，審計(jì)除要加強(qiáng)物資采購(gòu)業(yè)務(wù)流程的規(guī)范性審計(jì)外，更要注重項(xiàng)目的實(shí)質(zhì)性審核。比如，對(duì)物資采購(gòu)的事前立項(xiàng)要嚴(yán)格審核，不能局限于送審材料的形式和簽字等簡(jiǎn)單審核，要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)物資采購(gòu)是否符合高校發(fā)展規(guī)劃、是否存在采購(gòu)必要性、參數(shù)設(shè)置是否恰當(dāng)、相關(guān)預(yù)算是否合理等方面進(jìn)行審核。必要時(shí)可以請(qǐng)專業(yè)人員進(jìn)行審核判斷，或通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研檢查同類(lèi)產(chǎn)品正常報(bào)價(jià)，防止出現(xiàn)浪費(fèi)或虛高預(yù)算現(xiàn)象；采購(gòu)執(zhí)行是舞弊行為高發(fā)點(diǎn)。審計(jì)過(guò)程中不僅查看相關(guān)采購(gòu)紙質(zhì)材料，還要核實(shí)采購(gòu)方式是否合規(guī)，是否存在拆分采購(gòu)，招投標(biāo)是否存在串標(biāo)圍標(biāo)陪標(biāo)行為，供應(yīng)商是否符合要求，是否存在腐敗舞弊行為等；驗(yàn)收付款方面，不僅審核驗(yàn)收單，還要加強(qiáng)實(shí)物審核。比如，檢查采購(gòu)物資相關(guān)參數(shù)是否符合招投標(biāo)文件、合同參數(shù)，是否能夠?qū)崿F(xiàn)預(yù)期功能，是否符合付款條件等；事后不定期檢查采購(gòu)物資是否得到有效使用。如果后續(xù)審計(jì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，可以反向檢查項(xiàng)目立項(xiàng)依據(jù)是否存在不足，促使物資采購(gòu)審計(jì)成為一個(gè)內(nèi)循環(huán)結(jié)構(gòu)，從多方面減少不規(guī)范行為發(fā)生的可能性。

（三）建立物資采購(gòu)審計(jì)信息化管理系統(tǒng)，暢通數(shù)據(jù)傳輸對(duì)接渠道，提升審計(jì)質(zhì)效

大數(shù)據(jù)時(shí)代，物資采購(gòu)審計(jì)信息化是內(nèi)部審計(jì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。一方面，建立物資采購(gòu)審計(jì)信息化系統(tǒng)，通過(guò)線上審簽審批，利用“數(shù)字化校園”“智慧校園”建設(shè)等契機(jī)，建立數(shù)據(jù)中心池，暢通數(shù)據(jù)傳輸對(duì)接渠道，讓數(shù)據(jù)多跑路，方便審計(jì)人員分析和查詢數(shù)據(jù)，提升審計(jì)效率；另一方面，將某項(xiàng)物資采購(gòu)的事前論證立項(xiàng)、事中采購(gòu)招標(biāo)執(zhí)行、事后驗(yàn)收結(jié)算等串聯(lián)，該物資采購(gòu)業(yè)務(wù)相關(guān)的單項(xiàng)審計(jì)業(yè)務(wù)均納入一個(gè)審計(jì)項(xiàng)目中執(zhí)行，確保該物資采購(gòu)的需求、預(yù)算、立項(xiàng)、采購(gòu)、合同、執(zhí)行、驗(yàn)收、結(jié)算等多個(gè)過(guò)程一一對(duì)應(yīng)，形成閉環(huán)，便于審計(jì)人員及時(shí)發(fā)現(xiàn)拆分采購(gòu)、重復(fù)采購(gòu)、暗箱操作等違規(guī)行為，提升審計(jì)效率，促進(jìn)高校物資采購(gòu)廉潔規(guī)范化。

（四）定期開(kāi)展審計(jì)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)理論和實(shí)踐培訓(xùn)，提升審計(jì)人員專業(yè)能力和判斷能力

“以人為本”是底線，隨著審計(jì)信息化的發(fā)展及審計(jì)業(yè)務(wù)的多樣性發(fā)展，審計(jì)人員也需要與時(shí)俱進(jìn)，否則，審計(jì)的發(fā)展無(wú)法避免因?qū)徲?jì)人員無(wú)法勝任造成審計(jì)資源浪費(fèi)的現(xiàn)象。業(yè)務(wù)能力的提升一方面需要靠審計(jì)人員主動(dòng)參加理論培訓(xùn)，另一方面也需要高校提供以審代訓(xùn)等實(shí)踐類(lèi)業(yè)務(wù)培訓(xùn)途徑，以促進(jìn)審計(jì)人員理論與實(shí)踐相結(jié)合，提升其職業(yè)敏感性和專業(yè)判斷能力，有效提升其專業(yè)能力，防止審計(jì)流于形式，而能真正實(shí)現(xiàn)審計(jì)質(zhì)量質(zhì)的飛躍，真正為高校帶來(lái)實(shí)際意義。

四、結(jié)論

高校物資采購(gòu)體量大，種類(lèi)繁多，專業(yè)性較強(qiáng)，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)漏洞，都會(huì)引發(fā)不規(guī)范行為，甚至產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)，造成人員和經(jīng)濟(jì)的雙重?fù)p失。因此，有必要加強(qiáng)高校物資采購(gòu)業(yè)務(wù)的規(guī)范化管理，強(qiáng)化對(duì)物資采購(gòu)事項(xiàng)的事前、事中、事后全過(guò)程有效監(jiān)督，以保衛(wèi)這一方凈土，促進(jìn)高校長(zhǎng)期穩(wěn)定有效發(fā)展，提高資金使用績(jī)效，創(chuàng)造更好的科研環(huán)境，為國(guó)家培育更多人才，促進(jìn)國(guó)家繁榮強(qiáng)盛。實(shí)踐過(guò)程中，具體可以通過(guò)多角度多措施，如完善物資采購(gòu)相關(guān)制度及審計(jì)業(yè)務(wù)制度，強(qiáng)化內(nèi)部審計(jì)頂層設(shè)計(jì)，提升內(nèi)部審計(jì)地位；加強(qiáng)物資采購(gòu)審計(jì)方式和內(nèi)容的規(guī)范化，促進(jìn)物資采購(gòu)審計(jì)質(zhì)效的提升；搭建現(xiàn)代化審計(jì)信息系統(tǒng)，提升高校內(nèi)部審計(jì)信息化能力；定期開(kāi)展審計(jì)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，兼顧理論與實(shí)踐，促進(jìn)審計(jì)隊(duì)伍整體素質(zhì)的提升等，來(lái)促進(jìn)高校物資采購(gòu)審計(jì)業(yè)務(wù)水平的提升，讓審計(jì)不再流于形式上的規(guī)范，真正發(fā)揮其實(shí)質(zhì)性作用，從而提升資產(chǎn)及資金使用效益，促進(jìn)高校內(nèi)部控制體系健全有效，實(shí)現(xiàn)高校長(zhǎng)期有序穩(wěn)定發(fā)展，創(chuàng)造更好的科研和教育環(huán)境，培育出更多的棟梁之材，實(shí)現(xiàn)黨的二十大提出的教育強(qiáng)國(guó)、科技強(qiáng)國(guó)、人才強(qiáng)國(guó)、文化強(qiáng)國(guó)、體育強(qiáng)國(guó)等多個(gè)奮斗目標(biāo)，推進(jìn)中華民族偉大復(fù)興。