高校科研經(jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)報(bào)銷模式優(yōu)化探索

毛紅亞

（作者單位：揚(yáng)州大學(xué)財(cái)務(wù)處）

科研經(jīng)費(fèi)是科研事業(yè)單位開展科學(xué)研究的重要保障。隨著科研經(jīng)費(fèi)的迅猛增長，科研經(jīng)費(fèi)使用過程中出現(xiàn)報(bào)銷手續(xù)煩瑣、流程復(fù)雜、報(bào)銷限制條款過多等突出問題，嚴(yán)重影響了科研活動(dòng)的高效開展。為了給科研人員“減負(fù)松綁”，充分激發(fā)其創(chuàng)新活力，黨中央、國務(wù)院先后出臺(tái)了一系列優(yōu)化科研經(jīng)費(fèi)管理的政策文件和改革措施。2021 年出臺(tái)的《國務(wù)院辦公廳關(guān)于改革完善中央財(cái)政科研經(jīng)費(fèi)管理的若干意見》中明確提出，要擴(kuò)大自主權(quán)、完善撥付機(jī)制、減輕科研人員事務(wù)性負(fù)擔(dān)等，這對財(cái)務(wù)管理工作提出了更高的要求。完善高校科研經(jīng)費(fèi)管理機(jī)制，創(chuàng)新財(cái)務(wù)部門科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷模式已成為現(xiàn)代高校治理體系的重要組成部分，也是落實(shí)國家“放管服”政策的必然要求。

一、高?？蒲薪?jīng)費(fèi)報(bào)銷存在的常見問題

（一）網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷退單率高

目前，大部分高校都實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上預(yù)約投遞式報(bào)銷，即經(jīng)費(fèi)報(bào)銷人員在網(wǎng)上服務(wù)平臺(tái)填報(bào)報(bào)銷信息，生成預(yù)約單，再連同紙質(zhì)票據(jù)及相關(guān)附件一起裝入財(cái)務(wù)報(bào)銷專用袋，自行投遞到預(yù)約投遞箱。財(cái)務(wù)人員按時(shí)收取，審核制單后進(jìn)行網(wǎng)銀支付，完成報(bào)銷。網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷節(jié)省了科研人員的時(shí)間，但是退單率較高。因?yàn)榭蒲腥藛T并非專業(yè)的財(cái)務(wù)人員，預(yù)約時(shí)通常會(huì)有發(fā)票、簽字、附件、采購手續(xù)等方面不符合財(cái)務(wù)規(guī)定的問題，其中任何一個(gè)問題都可能導(dǎo)致退單。如果這些問題單據(jù)不及時(shí)處理，造成積壓，報(bào)銷周期延長，就會(huì)使科研人員在報(bào)銷過程中產(chǎn)生負(fù)面情緒。同時(shí)，財(cái)會(huì)人員溝通處理的時(shí)間成本也會(huì)大大增加。高校財(cái)務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)除了科研外，還有其他財(cái)政經(jīng)費(fèi)預(yù)算安排的業(yè)務(wù)報(bào)銷，非科研經(jīng)費(fèi)的業(yè)務(wù)報(bào)銷手續(xù)可能會(huì)更加嚴(yán)格。極少有高校將科研支出與其他業(yè)務(wù)的報(bào)銷流程和審批手續(xù)進(jìn)行單獨(dú)設(shè)置。

（二）憑發(fā)票報(bào)銷存在舞弊風(fēng)險(xiǎn)

科研經(jīng)費(fèi)劃撥一般為一次性或分批到賬，劃撥金額少則幾萬，多則幾十萬甚至上百萬。而項(xiàng)目執(zhí)行期限一般為2～4 年。科研人員要在項(xiàng)目執(zhí)行期內(nèi)，按照預(yù)算要求將經(jīng)費(fèi)用完，必須通過科研活動(dòng)中獲取的相關(guān)發(fā)票逐筆支出。財(cái)會(huì)人員對發(fā)票進(jìn)行審核時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)許多不合規(guī)的情況：一是真發(fā)票假業(yè)務(wù)。發(fā)票是經(jīng)過稅務(wù)機(jī)關(guān)認(rèn)可的，但業(yè)務(wù)未必是真的。發(fā)票有可能是購買或者從別的途徑收集來的，財(cái)務(wù)人員只能辨別發(fā)票真?zhèn)味鵁o法從主觀上判斷業(yè)務(wù)的真?zhèn)?。二是假發(fā)票真業(yè)務(wù)。有的科研人員發(fā)生了相關(guān)的經(jīng)費(fèi)支出，但得到的卻是假發(fā)票或者無效發(fā)票，報(bào)銷時(shí)在財(cái)務(wù)部門校驗(yàn)自然是通不過的，但經(jīng)費(fèi)已經(jīng)墊付，為了減少自身損失，不得已找其他發(fā)票替代。三是人為拆分發(fā)票。同一筆采購業(yè)務(wù)，分多張開票，規(guī)避對公轉(zhuǎn)賬或采購競價(jià)手續(xù)。

（三）經(jīng)費(fèi)執(zhí)行進(jìn)度慢

部分科研經(jīng)費(fèi)申請下來，項(xiàng)目周期已過大半，但經(jīng)費(fèi)僅支出了一小部分或者未發(fā)生支出。主觀原因是高校許多科研人員教學(xué)科研“雙肩挑”，工作繁忙，平時(shí)無暇顧及報(bào)銷，也較少關(guān)注經(jīng)費(fèi)使用進(jìn)度，到項(xiàng)目臨近結(jié)題驗(yàn)收時(shí)才想起報(bào)賬事宜，然后找出“積攢”的發(fā)票突擊報(bào)銷?？陀^原因是多渠道列支經(jīng)費(fèi)。許多科研人員名下同時(shí)承擔(dān)多個(gè)項(xiàng)目，費(fèi)用支出可以從多個(gè)渠道列支，財(cái)務(wù)人員很難將某項(xiàng)科研支出與科研項(xiàng)目一一對應(yīng)起來，經(jīng)費(fèi)支出難免會(huì)出現(xiàn)“張冠李戴”。財(cái)務(wù)人員難以了解項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)執(zhí)行進(jìn)度，無法將經(jīng)費(fèi)使用進(jìn)度與項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)度結(jié)合起來管理。此外，有些項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)下達(dá)滯后，科研人員急需用錢時(shí)經(jīng)費(fèi)尚未下?lián)?，也?huì)導(dǎo)致經(jīng)費(fèi)執(zhí)行進(jìn)度慢。

二、高?？蒲薪?jīng)費(fèi)報(bào)銷問題產(chǎn)生的原因分析

（一）科研管理制度不健全

目前，大部分高校的科研管理制度都是參照國家或省里相關(guān)制度和文件執(zhí)行，沒有結(jié)合本校的實(shí)際情況。許多科研人員在項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)下達(dá)后，不清楚具體的經(jīng)費(fèi)管理規(guī)定，哪些支出可報(bào)銷，哪些不可報(bào)銷，從而出現(xiàn)報(bào)銷亂象。例如，縱向經(jīng)費(fèi)不允許列支辦公性質(zhì)的材料費(fèi)，而科研人員認(rèn)為這些是做實(shí)驗(yàn)必備材料，財(cái)務(wù)人員認(rèn)為是辦公耗材，審核時(shí)從“寬”或者從“嚴(yán)”，完全取決于財(cái)務(wù)人員的職業(yè)判斷。因此，在報(bào)銷過程中會(huì)在科研人員和財(cái)務(wù)人員之間形成諸多矛盾。

（二）信息不對稱，報(bào)銷流程不通暢

許多業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)存在信息傳遞不及時(shí)，各部門之間缺乏協(xié)調(diào)與溝通，從而導(dǎo)致報(bào)銷流程不通暢。例如，退單率較高的采購問題，特別是大宗批量采購必須經(jīng)過網(wǎng)上競價(jià)程序，且采購物品屬于固定資產(chǎn)范疇的還必須在資產(chǎn)管理部門進(jìn)行固定資產(chǎn)登記，各種采購條款和入庫手續(xù)使得科研人員苦不堪言。此外，會(huì)議類報(bào)銷手續(xù)，除了會(huì)議必須是定點(diǎn)單位，還有人數(shù)和天數(shù)金額限額控制，許多科研人員在會(huì)議結(jié)束來報(bào)銷時(shí)，才發(fā)現(xiàn)不在定點(diǎn)會(huì)議場所；又如，因分管部門不同，科研項(xiàng)目立項(xiàng)、開票、入賬時(shí)都須提供合同，同一類業(yè)務(wù)，提供的佐證材料多次重復(fù)，造成時(shí)間和資源的極大浪費(fèi)。采購方面，經(jīng)常出現(xiàn)多位科研人員在同一供應(yīng)商采購?fù)愗浳锘蛘叻?wù)，只是支出的經(jīng)費(fèi)渠道不一樣，財(cái)務(wù)部門卻要向同一供貨單位重復(fù)多次付款；還有差旅費(fèi)報(bào)銷涉及乘坐交通工具和住宿超標(biāo)等。采購部門、資產(chǎn)管理部門、財(cái)務(wù)和科技處等部門各行其是，未實(shí)現(xiàn)信息共享。

（三）科研人員規(guī)范使用經(jīng)費(fèi)意識(shí)不強(qiáng)

部分科研人員認(rèn)為科研經(jīng)費(fèi)是個(gè)人通過努力申請得來的，只要完成了申報(bào)內(nèi)容，科研經(jīng)費(fèi)可自行支配，忽視財(cái)務(wù)相關(guān)規(guī)定，從而造成了經(jīng)費(fèi)使用的無序性和隨意性，甚至出現(xiàn)了在科研經(jīng)費(fèi)中列支個(gè)人和家庭消費(fèi)性支出、虛構(gòu)勞務(wù)費(fèi)和發(fā)票套現(xiàn)、虛立合同、偽造成果等套取科研經(jīng)費(fèi)的違規(guī)情況。因此，科研人員的經(jīng)費(fèi)使用觀念有待進(jìn)一步轉(zhuǎn)變，規(guī)范意識(shí)急需加強(qiáng)。

（四）科研財(cái)務(wù)助理制度未完全落實(shí)

《國務(wù)院辦公廳關(guān)于改革完善中央財(cái)政科研經(jīng)費(fèi)管理的若干意見》中提到全面落實(shí)科研財(cái)務(wù)助理制度，要確保每個(gè)項(xiàng)目配有相對固定的財(cái)務(wù)助理。實(shí)際上，目前大部分高校財(cái)務(wù)助理都是科研人員臨時(shí)聘請或者科研團(tuán)隊(duì)人員兼任或者外包，再加上高校實(shí)行崗位輪換和聘任制，因此財(cái)務(wù)助理的崗位并不固定，而且關(guān)于財(cái)務(wù)助理的身份定位和工資成本列支學(xué)校并沒有出臺(tái)相關(guān)文件政策。財(cái)務(wù)報(bào)銷政策也并非一成不變，這些變數(shù)導(dǎo)致許多網(wǎng)上預(yù)約的報(bào)銷單據(jù)不能保證百分之百合規(guī)。既懂科研、又懂財(cái)務(wù)的專業(yè)財(cái)務(wù)助理成本完全在科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)中解決有一定困難，對于科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)較多的高校必將大大增加人力成本。

三、優(yōu)化科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷模式的對策

（一）完善科研經(jīng)費(fèi)管理制度

高校應(yīng)切實(shí)貫徹落實(shí)《國務(wù)院辦公廳關(guān)于改革完善中央財(cái)政科研經(jīng)費(fèi)管理的若干意見》精神，并結(jié)合學(xué)校自身情況制定完善的校內(nèi)科研經(jīng)費(fèi)管理制度。高校科研、人事、財(cái)務(wù)、設(shè)備、審計(jì)等各個(gè)部門應(yīng)密切配合，合理劃分各自職責(zé)，厘清工作任務(wù)清單，強(qiáng)化各個(gè)部門的主體責(zé)任，完善業(yè)務(wù)流程。深入到科研人員中去了解需求，結(jié)合現(xiàn)行財(cái)經(jīng)制度，分學(xué)科分類別，制定出與科研規(guī)律相符的科研經(jīng)費(fèi)管理制度和可操作性強(qiáng)的實(shí)施細(xì)則；合并減少重復(fù)的審批環(huán)節(jié)和報(bào)銷需提供的佐證材料，全面精細(xì)的管理辦法和實(shí)施細(xì)則幫助科研人員在實(shí)際操作過程中有章可循。

（二）提高科研人員規(guī)范使用科研經(jīng)費(fèi)意識(shí)

加大宣傳力度，使項(xiàng)目負(fù)責(zé)人充分認(rèn)識(shí)到規(guī)范科研經(jīng)費(fèi)管理的重要性，認(rèn)識(shí)到科研經(jīng)費(fèi)是學(xué)校經(jīng)費(fèi)的重要組成部分，通過學(xué)校申請或簽署的科研協(xié)議，并由學(xué)校提供必要條件的科研經(jīng)費(fèi)都應(yīng)歸屬學(xué)校而不是科研負(fù)責(zé)人個(gè)人，都應(yīng)服從學(xué)校管理。國家對科研的“放管服”政策并不是放而不管，而是“放、管、服”的有機(jī)結(jié)合，堅(jiān)持服務(wù)導(dǎo)向、放管并重，確?？蒲薪?jīng)費(fèi)的使用依法合規(guī)。

（三）構(gòu)建誠信科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷管理體系

構(gòu)建科研人員和科研經(jīng)費(fèi)使用與監(jiān)管之間的信任機(jī)制，建立科研經(jīng)費(fèi)使用違規(guī)和誠信數(shù)據(jù)庫，對科研人員誠信狀況進(jìn)行記錄，將科研經(jīng)費(fèi)管理使用過程中出現(xiàn)的失信情況納入信用記錄管理，并將其與科研項(xiàng)目及成果申報(bào)、職稱評審、績效考核等掛鉤，實(shí)行一票否決。情節(jié)嚴(yán)重的，依法依規(guī)追究其行政和刑事責(zé)任。通過加強(qiáng)科研活動(dòng)全流程誠信管理，對科研經(jīng)費(fèi)使用簽署“科研誠信承諾書”，引導(dǎo)科研人員遵守法律法規(guī)，增強(qiáng)自律性，造就科研誠信文化，樹立科研人員道德高線，法律底線，有效遏制不端行為發(fā)生。充分利用大數(shù)據(jù)等手段，開展“無感式”監(jiān)督檢查，提高監(jiān)督檢查效率，減少科研人員在這方面的精力消耗。

（四）建立高?？蒲泄芾硪惑w化平臺(tái)

由財(cái)務(wù)處和科技處牽頭，建立一體化的科研管理平臺(tái)，涵蓋從合同立項(xiàng)、來款查詢、發(fā)票開具、來款認(rèn)領(lǐng)、財(cái)務(wù)撥款、科研成果申報(bào)、項(xiàng)目結(jié)題的完整科研活動(dòng)過程?？蒲腥藛T無須奔走于校辦、科技處、財(cái)務(wù)處等各個(gè)管理部門，在網(wǎng)上平臺(tái)按要求上傳各種相關(guān)附件資料即可。申報(bào)項(xiàng)目、結(jié)題或者年終進(jìn)行績效考核時(shí)，直接在科研平臺(tái)調(diào)取相關(guān)數(shù)據(jù)，無須再打印厚厚的佐證材料。建立科學(xué)化、規(guī)范化、人性化的一體化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息互通、數(shù)據(jù)共享、管理同步，以有效提升科研管理效率和服務(wù)水平。

（五）積極推進(jìn)新型智能財(cái)務(wù)建設(shè)

全力推廣采購平臺(tái)、差旅平臺(tái)、薪酬系統(tǒng)、網(wǎng)上電子審簽等功能，優(yōu)化費(fèi)用報(bào)銷流程，實(shí)現(xiàn)科研經(jīng)費(fèi)審批報(bào)銷工作的自動(dòng)化和智能化。

采購方面，高校應(yīng)積極推進(jìn)貨物采購平臺(tái)，簡化采購流程?？蒲羞^程中需要品種數(shù)量繁多的實(shí)驗(yàn)耗材以及進(jìn)行特殊要求的專業(yè)性強(qiáng)的測試化驗(yàn)加工。通過搭建實(shí)驗(yàn)耗材采購平臺(tái)，對接財(cái)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)申購、結(jié)算、出入庫管理各個(gè)環(huán)節(jié)可控，全程信息透明，節(jié)省科研人員采購報(bào)銷時(shí)間，同時(shí)有效遏制違規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。

差旅費(fèi)方面，可以積極推出差旅服務(wù)平臺(tái)。差旅平臺(tái)涵蓋了機(jī)票、酒店、火車、用車等差旅消費(fèi)模塊，通過差旅平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)高校統(tǒng)一和第三方合作平臺(tái)月結(jié)支付。同時(shí)，前期設(shè)置好費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)及超標(biāo)費(fèi)用報(bào)銷流程，并進(jìn)行相應(yīng)的管理、審批，兼顧計(jì)劃性和靈活性，提高預(yù)算管控的精細(xì)度。科研人員無須再填煩瑣的差旅費(fèi)報(bào)銷單，粘貼各種出差票據(jù)，而財(cái)務(wù)人員不再為審核交通費(fèi)、住宿費(fèi)、行程是否超標(biāo)而費(fèi)神。

勞務(wù)發(fā)放方面，建立薪酬管理系統(tǒng)。通過系統(tǒng)設(shè)置，規(guī)范各項(xiàng)勞務(wù)發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)和范圍，正確計(jì)稅，使得勞務(wù)發(fā)放不再隨意和無序。

審簽方面，推行電子審簽功能。無論是經(jīng)費(fèi)使用人還是領(lǐng)導(dǎo)，通過短信提示，只要用手機(jī)登錄財(cái)務(wù)應(yīng)用程序，就可進(jìn)行項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)簽字審批，不再受時(shí)間地點(diǎn)限制，真正實(shí)現(xiàn)“移動(dòng)”辦公。

（六）建立財(cái)務(wù)聯(lián)絡(luò)員制度

財(cái)務(wù)部門設(shè)立財(cái)務(wù)聯(lián)絡(luò)員，由財(cái)務(wù)處業(yè)務(wù)骨干擔(dān)任，由財(cái)務(wù)聯(lián)絡(luò)員點(diǎn)對點(diǎn)聯(lián)系學(xué)院和各學(xué)院已有科研財(cái)務(wù)助理。這樣有兩個(gè)好處：一是財(cái)務(wù)處人員固定，對財(cái)經(jīng)政策比較了解；二是對科研經(jīng)費(fèi)使用情況比較清楚。同時(shí)制定《財(cái)務(wù)聯(lián)絡(luò)員崗位職責(zé)》，明確分工，并由財(cái)務(wù)聯(lián)絡(luò)員對各學(xué)院科研助理進(jìn)行定期業(yè)務(wù)培訓(xùn)，采取多種方式宣傳科研報(bào)銷政策規(guī)定，如有新的政策變化，第一時(shí)間通知科研財(cái)務(wù)助理或者項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，并負(fù)責(zé)答疑解惑，雙方及時(shí)溝通報(bào)銷過程中的問題，提高網(wǎng)上報(bào)銷成功率，減少退單。

（七）推進(jìn)無紙化報(bào)銷

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，電子發(fā)票也逐漸在市場上占據(jù)主導(dǎo)地位。目前，我國市場完全無紙化發(fā)展尚不成熟，還存在諸多局限性，會(huì)計(jì)處理模式還無法完全滿足電子發(fā)票無紙化的需要。因此，我國目前仍處于紙電混合時(shí)期，電子票據(jù)和紙質(zhì)票據(jù)并存。如前所述，科研經(jīng)費(fèi)憑發(fā)票報(bào)銷，而發(fā)票種類品種繁多，大小規(guī)格不一。科研人員為了報(bào)銷，必須粘貼各類發(fā)票，如果是電子發(fā)票還需打印出來。這樣不但造成資源浪費(fèi)，還增加了財(cái)務(wù)人員工作量，違背了電子發(fā)票使用的初衷。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中明確了會(huì)計(jì)資料以電子形式存檔。符合條件的單位可以僅使用電子會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行報(bào)銷入賬歸檔，電子會(huì)計(jì)檔案可不再另以紙質(zhì)形式保存。

通過借助第三方費(fèi)用管理平臺(tái)，將OCR 技術(shù)引入財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)。允許預(yù)約報(bào)賬時(shí)上傳發(fā)票電子版，借助高效的OCR 技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)較高的識(shí)別率和準(zhǔn)確率，獲取發(fā)票結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，間接實(shí)現(xiàn)發(fā)票電子化。無紙化報(bào)銷可以避免打印發(fā)票、粘貼憑證、填寫付款信息、發(fā)票遺失和過期等麻煩，減輕科研人員報(bào)銷負(fù)擔(dān)。

四、結(jié)語

在“大智移云物”的數(shù)字化時(shí)代，高校財(cái)務(wù)要?jiǎng)?chuàng)新思維，利用新技術(shù)賦能新財(cái)務(wù)，開創(chuàng)財(cái)務(wù)報(bào)銷模式新局面。從制度完善、信息技術(shù)手段創(chuàng)新到人員配備，切實(shí)將科研經(jīng)費(fèi)“放管服”改革落實(shí)、落細(xì)、落到位。這些優(yōu)化的科研經(jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)報(bào)銷模式必將使科研人員不再因報(bào)銷問題受到困擾，不僅使經(jīng)費(fèi)報(bào)銷更加便捷，更重要的是在科研經(jīng)費(fèi)管理方面更加以人為本、遵循規(guī)律，為科研人員潛心研究營造了良好的環(huán)境，使其騰出更多的時(shí)間專注于科學(xué)研究，為高?？蒲惺聵I(yè)高質(zhì)量發(fā)展保駕護(hù)航。