檔案管理中電子技術(shù)的應用分析

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引言

在科技發(fā)展的影響基礎之上,檔案管理的主要方式和理念也遵循著客觀依據(jù)和發(fā)展要求在不斷改變。結(jié)合了電子信息技術(shù)的檔案管理工作在信息化、標準化建設上也卓有成效,很大程度上提高了檔案管理的質(zhì)量。所以在未來的工作開展中,要充分利用并把握電子信息技術(shù)的優(yōu)勢,來逐步完善新的檔案理念、研究新的管理方式,加深新技術(shù)和管理方式的融合,推動檔案管理工作在不斷的更新優(yōu)化中取得長足進展。

一、電子檔案管理工作的優(yōu)勢分析

電子技術(shù)引入了新的檔案管理載體。通過電子信息技術(shù)和檔案管理工作的應用結(jié)合,電子檔案系統(tǒng)應運而生。

在目前的檔案管理工作中,它正在以巨大的優(yōu)勢來減少紙質(zhì)檔案的使用和管理工作,大大減輕了檔案管理工作的復雜程度;這種新的檔案信息管理方式還為檔案信息的管理模式帶來了根本性的變化,與此同時還讓檔案的傳輸、查詢、管理工作變得更加便捷;電子信息技術(shù)的應用讓檔案管理部門的工作變得更加科學、規(guī)范、合理[1]。

二、檔案管理中電子技術(shù)的具體應用

(一)檔案編輯方面的應用。在傳統(tǒng)的檔案管理過程中,檔案的編輯處理工作往往非常復雜,需要權(quán)限授予才可以提出紙質(zhì)檔案,然后才能進行檔案修改,這一過程對于檔案的查找比較繁瑣并且很容易造成檔案的損壞。而電子檔案在這一方面就沒那么繁瑣復雜,管理者只需要利用賬號密碼登錄檔案管理軟件,認證完成后就可以進電子檔案系統(tǒng)快速找到檔案并進行檔案的編輯修改工作。

(二)檔案調(diào)取方面的應用。電子檔案在借閱調(diào)取方面也能滿足大多數(shù)人的需求,大大簡化了之前的操作流程。當有需要調(diào)取檔案時就需要通過賬號登錄認證,對于檔案的保管起到了一定的防護作用,接下來就可以在電子檔案系統(tǒng)檢索查找,然后利用文件傳輸?shù)姆绞竭M行檔案的調(diào)取工作,不必進行傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案交接。這一過程極大地避免了紙質(zhì)檔案在調(diào)取過程中出現(xiàn)的丟失或者損壞,在簡化流程的基礎上還對于原始文件起到了一定的保護作用。

(三)檔案分類方面的應用。電子檔案管理系統(tǒng)可以有效進行檔案的歸檔分類工作。標準規(guī)范的檔案管理要求必須要有明確的分類,這一過程可以采用時間、來源、形式、內(nèi)容類型等方面進行細致劃分歸檔。這一工作不但能有效促成檔案管理的規(guī)范化,還能夠保證查閱的精準性,更有利于檔案的管理工作開展。

例如,按內(nèi)容類型來進行檔案分類,就可以選擇具體的領域來進行劃分。在檔案查找時只需要輸入查詢的內(nèi)容類型就可以找到該類型下的所有檔案;按形式來進行檔案劃分,大體上可分為文字、圖片、音視頻等形式,在查詢檔案時只需要輸入目標檔案類型就可以快速查找[2]。電子檔案系統(tǒng)不僅能及時有效地將檔案進行歸檔操作,還能夠有效解決檔案的保存問題。

(四)檔案查閱方面的應用。在傳統(tǒng)的檔案管理中,借閱者需要提供相關證明才能進入檔案室進行檔案查閱,而電子檔案系統(tǒng)只需要電子賬號和密碼就能進入檔案系統(tǒng)進行査閱或者取調(diào)檔案,實現(xiàn)了自動化管理。這一過程還為相關查閱者提供了完善的檔案讀取服務,查閱時可以根據(jù)檔案的分類目錄來清晰準確地瀏覽檔案相關信息;也可以根據(jù)搜索關鍵詞來在所有的數(shù)據(jù)庫中快速查找到相關的檔案。

在檔案的管理方面,電子檔案系統(tǒng)可以為管理者提供每一份檔案的瀏覽情況并在后臺做好相關記錄,為管理工作的開展提供所需參考;還可以針對檔案的類型來設置檔案查閱的權(quán)限,對于加密檔案只有權(quán)限開放者才有權(quán)進行調(diào)閱。這種管理模式能夠最大程度提高管理工作的規(guī)范性,也保障了機密檔案的安全。

三、電子化檔案管理應該注意的問題

(一)強化檔案管理的思想意識?，F(xiàn)代檔案管理工作者要充分認識到信息技術(shù)在以后檔案管理中的重要意義和作用,要在未來信息化發(fā)展趨勢中具有預見性,樹立起信息安全管理意識。

(二)制定相關的檔案管理規(guī)章。加強電子檔案的管理工作不僅要加強基礎設施建設,還要建立健全電子檔案的相關管理制度。

首先,要針對電子檔案建立一套科學合理的管理制度,讓電子檔案管理工作的順利開展能夠有跡可循,真正實現(xiàn)標準化、規(guī)范化管理;其次在電子檔案的管理標準實施時,要充分考慮到規(guī)章制度在具體工作環(huán)節(jié)是否具有可操作性和統(tǒng)一性,在打破原有管理模式弊端的情況下,要能夠和原有的工作緊密銜接以保證檔案管理工作的連續(xù)性。

(三)培育高素質(zhì)檔案管理人才。制度的更新和系統(tǒng)設備的發(fā)展是為了人工管理的高效性。所以電子檔案管理人員在理論知識和技術(shù)水平上要保持較高水準,要能夠適應未來電子信息化檔案事業(yè)的不斷發(fā)展。

檔案管理人員要積極學習先進的技術(shù)知識,再結(jié)合檔案管理的基礎理論來不斷改進檔案工作;檔案管理部門要著重培養(yǎng)精通電子信息技術(shù)和檔案管理的復合型人才管理隊伍,通過外部招聘和內(nèi)部培訓的方式來雙管齊下進行人才隊伍建設和擴充,提升檔案管理的質(zhì)量和水平;管理人員要加強電子檔案管理和維護工作,嚴格把握相關文件的權(quán)限設置,定期進行系統(tǒng)安全檢查,有效降低電子檔案保存過程中的風險,避免黑客攻擊或者因其它原因造成的檔案資料泄密。

四、結(jié)束語

檔案管理工作和電子信息技術(shù)的充分融合是未來檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。這種管理模式有效改善了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存在的弊端,大大減少了人力物力的資源浪費,有利于高效工作的開展和資源整合。所以從各方面加強檔案的數(shù)字化管理工作,才能從根本上推動檔案管理不斷發(fā)展。