事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題及優(yōu)化策略研究

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)；事業(yè)單位；檔案管理

中圖法分類號(hào)：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

科技是一個(gè)國家發(fā)展的強(qiáng)大動(dòng)力，是推動(dòng)社會(huì)全面發(fā)展進(jìn)步的重要力量。量子通信、云計(jì)算、區(qū)塊鏈等信息技術(shù)的出現(xiàn)，推動(dòng)了各行各業(yè)的數(shù)字化、信息化發(fā)展。信息化是以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化、可視化為基礎(chǔ)，是建立在計(jì)算機(jī)體系和通信網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)上的一種數(shù)字時(shí)空，只有數(shù)字化后，各種信息資源才能在網(wǎng)絡(luò)空間得以生存和利用。

在事業(yè)單位的發(fā)展過程中，檔案發(fā)揮著關(guān)鍵的作用，是記錄事業(yè)單位人員信息的重要資料，也是事業(yè)單位各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息中至關(guān)重要的組成部分。此外，檔案是企業(yè)的重要信息資料，在企業(yè)的經(jīng)營中發(fā)揮著越來越重要的作用。加強(qiáng)檔案利用實(shí)踐，是提高企業(yè)綜合經(jīng)營能力的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。檔案管理工作是其他工作的基礎(chǔ)，檔案管理信息化建設(shè)有利于提高事業(yè)單位檔案的利用率，提升檔案服務(wù)工作質(zhì)量。

1信息化時(shí)代事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的意義

事業(yè)單位發(fā)展速度較快，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的復(fù)雜性顯著提升，資金流、業(yè)務(wù)流具有多元化的表現(xiàn)形式，對(duì)單位經(jīng)濟(jì)管理與發(fā)展提出了更高的要求。隨著信息技術(shù)的普及和應(yīng)用，檔案形式逐漸以電子信息資料為主，傳統(tǒng)檔案管理方法與手段暴露出諸多的問題。只有深入創(chuàng)新檔案管理理念和策略，檔案管理的有序性、安全性方可以得到保證，管理人員才能夠?qū)κ聵I(yè)單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r進(jìn)行全面掌握，進(jìn)而制定科學(xué)的發(fā)展決策。同時(shí)，檔案將經(jīng)濟(jì)活動(dòng)全貌真實(shí)、完整地反映出來，只有積極創(chuàng)新檔案管理模式，才能夠高效利用檔案資源，以便更好地監(jiān)督與評(píng)價(jià)事業(yè)單位各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的開展成效。

2加強(qiáng)檔案信息化管理的必要性

（1）更加便捷，管理效率提高。相較于普通的紙質(zhì)版的人事檔案，信息化的人事檔案查找更加便捷，將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中后，僅用一臺(tái)計(jì)算機(jī)即可快速查閱并找到相關(guān)檔案，大大提高了工作效率。因此，利用互聯(lián)網(wǎng)強(qiáng)大的存儲(chǔ)和搜索功能，可以使檔案信息化管理更加便捷，提高檔案管理的效率。

（2）信息安全加強(qiáng)。信息可以在后臺(tái)通過網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)被調(diào)取、查詢，這種智能化管理模式是建立在管理制度上的重大突破，不僅提高了工作效率，使工作變得更加便捷，同時(shí)利用信息技術(shù)管理檔案，便于有效統(tǒng)一管理檔案，還可以避免因紙質(zhì)檔案丟失造成個(gè)人信息泄露的情況，保障了檔案管理工作的安全性。檔案管理中心也要順應(yīng)社會(huì)的發(fā)展需求，不斷地創(chuàng)新檔案管理工作，提高檔案管理的質(zhì)量和效率，改變固有的管理模式，融入新的管理手段，確保管理工作更加便捷，能夠更好地發(fā)揮檔案管理的社會(huì)效能和價(jià)值，結(jié)合信息化手段進(jìn)行高效、智能化管理，不僅可以提高檔案管理效率，也能降低人工成本。

3檔案信息化管理中存在的問題

3.1專業(yè)人員配備不足

檔案管理人員中檔案類專業(yè)人才非常稀缺，信息類專業(yè)人才更少。檔案管理不是管理物件，而是管理信息，需要處理圖片、整理數(shù)據(jù)庫、維護(hù)系統(tǒng)，而這些工作都要應(yīng)用到計(jì)算機(jī)技術(shù)。所以，檔案管理部門要加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，定期組織檔案管理人員分享和交流工作經(jīng)驗(yàn)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理知識(shí)，提升自身業(yè)務(wù)能力和專業(yè)素質(zhì)，為檔案管理工作提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3.2網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)薄弱

受網(wǎng)絡(luò)開放性的影響，也容易出現(xiàn)一系列網(wǎng)絡(luò)安全隱患，對(duì)財(cái)務(wù)檔案的安全性與完整性造成嚴(yán)重威脅。目前，部分事業(yè)單位在制定檔案管理制度時(shí)，沒有專門制定網(wǎng)絡(luò)安全制度，很多人員缺乏良好的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，甚至出現(xiàn)一些不安全操作行為。

3.3檔案管理工作未跟上數(shù)字化步伐

檔案工作主要是收集、整理對(duì)單位有價(jià)值的文件材料，為單位未來的生產(chǎn)提供幫助。傳統(tǒng)的檔案管理模式一般是定期依照單位檔案歸檔范圍及保管期限向單位開展收集工作，整理組卷后歸檔入庫。而從目前的發(fā)展方向和發(fā)展速度來看，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足信息化單位的發(fā)展需求。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，單位越來越多的流程和工作都全程使用線上操作，無須產(chǎn)生傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的文件。這就造成檔案部門在查檔利用方面形成時(shí)間相對(duì)滯后、利用方式相對(duì)單一、檔案查閱費(fèi)時(shí)費(fèi)力可能還查不到等尷尬局面，致使檔案利用率下降。

3.4檔案管理信息化管理意識(shí)不強(qiáng)

檔案管理是一項(xiàng)日常工作，與事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益無關(guān)。因此，部分事業(yè)單位沒有重視人事檔案的管理。檔案管理人員的崗位相對(duì)固定，甚至有的事業(yè)單位中沒有專人負(fù)責(zé)人事檔案管理，多項(xiàng)管理工作由一人承擔(dān)，這導(dǎo)致了個(gè)人檔案管理中容易出現(xiàn)混亂和遺漏。一些檔案工作者管理觀念淡薄，對(duì)個(gè)人檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，檔案管理粗心大意。部分人員在未完成學(xué)業(yè)和專業(yè)經(jīng)歷的情況下填寫了個(gè)人檔案的相關(guān)內(nèi)容，新獲得的后續(xù)教育或培訓(xùn)信息未及時(shí)上傳到個(gè)人檔案，影響后續(xù)職稱、選拔任用等相關(guān)工作開展。

3.5檔案管理信息化建設(shè)缺乏規(guī)劃

當(dāng)前，從事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的開展情況來看，很多單位仍處于檔案管理信息化建設(shè)的起步階段，缺乏對(duì)本單位檔案管理信息化建設(shè)的統(tǒng)籌規(guī)劃，在建設(shè)過程中，檔案管理信息化建設(shè)的原則、目標(biāo)不明確，使事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作無法順利開展。

4加強(qiáng)檔案信息化管理的策略

4.1健全和完善檔案管理制度

健全和完善檔案管理制度，以確保各項(xiàng)檔案管理工作的有序展開，做到有據(jù)可依，有標(biāo)準(zhǔn)可供衡量，提升工作的規(guī)范性、合理性。在信息在采集完后，工作人員要按照要求進(jìn)行分類整理，然后存儲(chǔ)并進(jìn)行歸檔；檔案的文件格式要標(biāo)準(zhǔn)，要根據(jù)儲(chǔ)存的要求和不同部門給出的文件格式進(jìn)行整理，方便調(diào)取關(guān)鍵信息。由于涉及資料版本的迭代更新，需要進(jìn)行檔案的周期管理，以確保信息的完整性，并定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行檢查，做到信息有據(jù)可查。

4.2加快檔案信息化管理隊(duì)伍建設(shè)

提高檔案信息化管理隊(duì)伍的綜合素養(yǎng)，在應(yīng)用檔案信息化管理人員時(shí)，不僅要考核人員的專業(yè)能力和道德素養(yǎng)，還要考核其創(chuàng)新能力、應(yīng)變能力以及信息化設(shè)備的使用熟練程度。對(duì)現(xiàn)有的檔案信息化管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，使其緊隨時(shí)代潮流，不斷學(xué)習(xí)和適應(yīng)電子化的管理。還要組織檔案管理人員定期進(jìn)行思政培訓(xùn)，努力學(xué)習(xí)檔案相關(guān)的各種法律法規(guī)等，培養(yǎng)出更多德才兼?zhèn)涞臋n案信息化管理人員。

人才是檔案信息化的建設(shè)者，更是檔案信息化建設(shè)的重要組成部分。應(yīng)提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理信息化人才隊(duì)伍建設(shè)，造就一支具備現(xiàn)代化信息素質(zhì)，具有寬厚的知識(shí)背景，能夠掌握新知識(shí)、新技術(shù)、新技能的復(fù)合型人才隊(duì)伍，進(jìn)而為事業(yè)單位檔案管理提供人才支持。檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)直接影響檔案管理信息化建設(shè)，因此，在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的過程中，要不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加大檔案管理人員的培訓(xùn)力度。

4.3開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)

在對(duì)單位的檔案管理工作體系進(jìn)行信息化建設(shè)與改革的過程中，需要及時(shí)開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)。根據(jù)電子檔案管理系統(tǒng)的相關(guān)功能參數(shù)，可以將檔案接收、檔案整理、檔案保存、檔案利用、檔案鑒定處置、檔案統(tǒng)計(jì)分析以及系統(tǒng)管理等各項(xiàng)主要業(yè)務(wù)功能的基本操作流程進(jìn)行全面規(guī)劃與詳細(xì)設(shè)計(jì)。在根據(jù)單位的主營業(yè)務(wù)內(nèi)容設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)管理系統(tǒng)的過程中，可以進(jìn)一步突出關(guān)鍵業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息的實(shí)際流轉(zhuǎn)模式和數(shù)據(jù)接口響應(yīng)機(jī)制等內(nèi)容，從而實(shí)現(xiàn)更加科學(xué)有效的電子檔案管理目標(biāo)。

4.4提升檔案信息化管理意識(shí)

（1）管理者要提升檔案管理意識(shí)。事業(yè)單位要提高管理者對(duì)人力資源檔案管理的理解，并增加管理人力資源文件所需的人力、財(cái)力和物力資源投入。其他部門要積極配合和支持人事檔案管理工作，提高人事檔案管理效率。（2）事業(yè)單位應(yīng)該提高人員管理意識(shí)，調(diào)動(dòng)他們的積極性，增強(qiáng)他們的責(zé)任感，充分利用他們的潛力，提高工作效率和質(zhì)量。（3）事業(yè)單位應(yīng)該提高職工對(duì)個(gè)人檔案重要性的認(rèn)識(shí)。定期或不定期組織有關(guān)檔案知識(shí)的講座，介紹個(gè)人檔案在事業(yè)單位的重要性，從而提升所有人員的意識(shí)。

4.5加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理

單位的電子檔案管理者需要建立電子檔案使用權(quán)限，采用用戶信息驗(yàn)證的方式對(duì)用戶查詢檔案信息進(jìn)行設(shè)置，從而有效對(duì)電子檔案信息進(jìn)行保護(hù)。工作人員還需要為檔案系統(tǒng)安裝比較先進(jìn)的殺毒防毒軟件，利用計(jì)算機(jī)防火墻來阻止計(jì)算機(jī)病毒和黑客的入侵，避免電子檔案信息被惡意破壞和篡改。此外，單位的電子檔案工作者也可以采用密鑰管理或者是數(shù)字式簽名的手段來對(duì)電子檔案進(jìn)行管理，并為電子檔案管理工作構(gòu)建良好的運(yùn)行環(huán)境，以有效提升安全性。最后，對(duì)于單位內(nèi)部管理人員來說，也需要設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，對(duì)電子檔案的管理工作進(jìn)行全過程監(jiān)控，避免工作出現(xiàn)差錯(cuò)。

4.6優(yōu)化信息共享平臺(tái)

制定相關(guān)制度，使電子病歷檔案具備統(tǒng)一的規(guī)范，并對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)平臺(tái)進(jìn)行進(jìn)一步的優(yōu)化，使其功能與選項(xiàng)更具有合理性，針對(duì)實(shí)施過程中出現(xiàn)的一些問題進(jìn)行有針對(duì)性的分析，形成統(tǒng)一的解決途徑。由于互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代信息技術(shù)也是在不斷的更新過程中，因此，還應(yīng)該根據(jù)其互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的革新進(jìn)一步對(duì)共享信息平臺(tái)進(jìn)行改革，不斷地引進(jìn)先進(jìn)的專業(yè)技術(shù)，促進(jìn)數(shù)據(jù)化改革的發(fā)展。檔案信息共享已是當(dāng)前我國的檔案館領(lǐng)域的主要發(fā)展趨勢(shì)，特別是在跨地區(qū)的檔案館之間可以進(jìn)行資源共享。另外，積極開展網(wǎng)站建設(shè)，以提高個(gè)性化服務(wù)水平。同時(shí)，檔案部門必須積極地應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)，根據(jù)用戶的要求提供相關(guān)服務(wù)。

4.7加強(qiáng)檔案管理的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)

面對(duì)當(dāng)前我國企業(yè)檔案管理專業(yè)人才匱乏、檔案整理基礎(chǔ)薄弱等問題，必須多方面、多角度、有計(jì)劃地進(jìn)行人才培養(yǎng)，為單位檔案利用工作的開展提供強(qiáng)有力的人才輸送。單位檔案工作人員應(yīng)通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)、交流研討、考察調(diào)研等形式，不斷提升業(yè)務(wù)素質(zhì)和操作技能，培養(yǎng)復(fù)合型檔案管理人才。同時(shí)，要為檔案事業(yè)發(fā)展開辟一條新的途徑，保證檔案管理人員的工資和福利，以吸引更多的優(yōu)秀人才。

作者簡(jiǎn)介：李欣欣（1979—），本科，研究方向：檔案管理