醫(yī)療改革背景下公立醫(yī)院檔案管理工作新思考

張遼 董俊煒 郝曉晉

摘要：在信息化時(shí)代，檔案資料由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息檔案，在醫(yī)院高層次、精細(xì)化發(fā)展的過(guò)程中，要重視檔案管理工作的改革與創(chuàng)新，充分發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢(shì)，創(chuàng)新檔案管理思路與管理理念，為醫(yī)院臨床業(yè)務(wù)和綜合管理工作提供完善的信息保障。本文對(duì)醫(yī)改背景下公立醫(yī)院發(fā)檔案管理工作如何開(kāi)展進(jìn)行了探討，以供參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)療改革；公立醫(yī)院；檔案管理

DOI：10.12433/zgkjtz.20233133

基金項(xiàng)目：河南省檔案科技項(xiàng)目計(jì)劃

項(xiàng)目編號(hào)：2023－R－034

公立醫(yī)院在日常運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，每天都會(huì)產(chǎn)生門診病歷、住院病歷、影像及檢驗(yàn)結(jié)果等大量數(shù)據(jù)，按照相關(guān)規(guī)定，這些數(shù)據(jù)分別要以紙質(zhì)或電子的形式進(jìn)行不同年限的存儲(chǔ)與管理，在此過(guò)程中就產(chǎn)生了醫(yī)院檔案工作。檔案管理工作是醫(yī)院行政管理的重要分支，隨著新醫(yī)改的推進(jìn)，檔案管理方式也要與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)各項(xiàng)管理工作提出的新需求。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和人們對(duì)健康重要性認(rèn)知的普遍提升，體檢、就醫(yī)的人數(shù)越來(lái)越多，給醫(yī)院的檔案管理帶來(lái)了巨大挑戰(zhàn)。做好醫(yī)院檔案管理工作，對(duì)醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和特色化發(fā)展、幫助查找自身流程上的不足和解決面臨的問(wèn)題具有重要作用。檔案管理工作在公立醫(yī)院績(jī)效考核和醫(yī)保付費(fèi)中更扮演著重要角色，要將運(yùn)營(yíng)、臨床與檔案管理工作相結(jié)合，將檔案管理制度建設(shè)、信息化建設(shè)、做好信息保密、加強(qiáng)歸檔管理、提升重視度與投入相結(jié)合，探索全新的檔案管理工作模式，滿足當(dāng)今醫(yī)療服務(wù)的多元化需求，不斷提升檔案工作效能。

一、醫(yī)改與醫(yī)院檔案管理概述

（一）醫(yī)改背景下的公立醫(yī)院發(fā)展

公立醫(yī)院是醫(yī)療服務(wù)體系的主力軍。十九大以來(lái)，公立醫(yī)院改革進(jìn)程進(jìn)一步加快，并取得重大階段性成效，在不斷完善基本醫(yī)療服務(wù)公平性、保障人民群眾生命安全和身體健康發(fā)揮了重要作用。2021年6月4日，《國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于推動(dòng)公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的意見(jiàn)》的出臺(tái)，更是在新醫(yī)改的綱領(lǐng)框架下，對(duì)公立醫(yī)院的全面高質(zhì)量發(fā)展提供了依據(jù)。在此基礎(chǔ)上，2021年9月14日，國(guó)家衛(wèi)生健康委牽頭出臺(tái)《公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展促進(jìn)行動(dòng)（2021～2025年）》，進(jìn)一步發(fā)揮公立醫(yī)院的重要作用，在以學(xué)科、人才隊(duì)伍和信息化建設(shè)為支撐，促使我國(guó)公立醫(yī)院醫(yī)療水平和管理能力再上新臺(tái)階。

（二）醫(yī)院檔案管理

醫(yī)院檔案管理的核心是收集和整理醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)中形成的醫(yī)療、患者、科研、管理文件資料，以確保檔案管理的規(guī)范性和檔案價(jià)值的充分發(fā)揮。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，醫(yī)院檔案管理也應(yīng)適應(yīng)時(shí)代變化，開(kāi)展科學(xué)化、規(guī)范化以及信息化建設(shè)，滿足人們對(duì)健康的需求。為確保醫(yī)院工作記錄、患者信息、影響檢驗(yàn)數(shù)據(jù)等文件管理的規(guī)范性，要針對(duì)以往發(fā)生過(guò)的檔案管理問(wèn)題以及在未來(lái)工作中有可能發(fā)生的問(wèn)題制定預(yù)防措施。檔案資源來(lái)自各個(gè)科室與部門，在每日運(yùn)營(yíng)中都會(huì)產(chǎn)生大量全新的檔案資料，僅憑檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理與歸檔等工作，效率得不到提升。對(duì)此，檔案部門要聯(lián)合各個(gè)科室與部門，共同開(kāi)展檔案相關(guān)工作，通過(guò)培訓(xùn)活動(dòng)引導(dǎo)科室人員養(yǎng)成良好的檔案收集整理習(xí)慣，減輕檔案管理部門工作負(fù)擔(dān)。

二、醫(yī)改背景下的檔案管理內(nèi)容

（一）信息收集

在醫(yī)院檔案管理中，信息整理是工作起點(diǎn)，關(guān)系到后續(xù)的各個(gè)環(huán)節(jié)，如果在信息整理中存在缺陷或不足，會(huì)影響檔案編目，限制檔案調(diào)用。目前，多數(shù)醫(yī)院仍采用人工方式收集并存儲(chǔ)信息，不僅效率低且容易出現(xiàn)失誤，還會(huì)阻礙信息化建設(shè)的發(fā)展。為了確保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性，必須在收集和整理中充分發(fā)揮現(xiàn)代化信息技術(shù)與設(shè)備的優(yōu)勢(shì)。對(duì)于特殊檔案要采取獨(dú)立歸檔，收集工作結(jié)束后，檔案工作人員將數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)中，并進(jìn)行備份處理，避免信息遺漏或發(fā)生偏差。

（二）規(guī)劃整理

完成檔案信息收集后，要對(duì)其進(jìn)行規(guī)劃整理，在檔案管理系統(tǒng)中對(duì)不同類型的檔案進(jìn)行編號(hào)，將每份檔案生成對(duì)應(yīng)編號(hào)，提高檔案管理與檔案調(diào)取的有序性。這一步驟的規(guī)范化程度將會(huì)影響檔案的調(diào)用與歸檔處理效率。數(shù)據(jù)庫(kù)作為一種信息化系統(tǒng)，具有較強(qiáng)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)能力，可為后期各類信息管理提供有效支撐。為確保醫(yī)院檔案管理工作的高效、規(guī)范，要發(fā)揮數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)功能，對(duì)檔案自動(dòng)規(guī)劃整理，并多次校驗(yàn)，進(jìn)一步提高檔案應(yīng)用的效率。

（三）真實(shí)鑒定

檔案管理部門要對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行全面的價(jià)值評(píng)估，確保獲得的各類檔案信息具備真實(shí)性和有效性，并作為醫(yī)院制定決策與發(fā)展部署的直接參考。在收錄檔案前，嚴(yán)格按照上級(jí)下達(dá)的指令和通知做好檔案收錄管理，對(duì)于失效或不具備應(yīng)用價(jià)值的檔案資料，應(yīng)及時(shí)從庫(kù)中刪除。此外，還要加大對(duì)相關(guān)人員的培訓(xùn)力度，提升專業(yè)能力，促使檔案管理質(zhì)量得到不斷優(yōu)化升級(jí)。要想提升醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)收集、錄入統(tǒng)籌管理等的整體效率，需要各部門通力合作，在內(nèi)部落實(shí)檔案過(guò)程式管理，貫穿于醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)與工作中，提高檔案服務(wù)質(zhì)量，使各部門圍繞檔案實(shí)現(xiàn)高效協(xié)同合作，提高整體運(yùn)行效率。

三、醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方式

（一）完善檔案制度

醫(yī)改背景下的公立醫(yī)院檔案工作必須與醫(yī)院的發(fā)展方向保持一致，形成相輔相成的良性關(guān)系。檔案管理人員必須保持認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，細(xì)致處理各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)，通過(guò)檔案分析，發(fā)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)管理中存在的問(wèn)題與隱患，并提出有效的解決措施，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院各方面的穩(wěn)定提升。

管理者要帶頭做好對(duì)檔案工作重視與宣傳，引領(lǐng)全院職工認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要意義，在日常工作中養(yǎng)成良好的檔案管理習(xí)慣，規(guī)避檔案問(wèn)題帶來(lái)的潛在隱患。將檔案信息化建設(shè)作為醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展中的關(guān)鍵任務(wù)，及時(shí)收集經(jīng)營(yíng)管理中形成的各類檔案數(shù)據(jù)，提高檔案管理水平，保障各項(xiàng)管理工作的正常開(kāi)展。為規(guī)范檔案管理人員的行為，醫(yī)院也要利用完整的檔案管理機(jī)制，從多個(gè)層面開(kāi)展管控工作，包括意識(shí)和行為的規(guī)范化。為了確保檔案管理與風(fēng)險(xiǎn)排查工作的高質(zhì)量，必須有效管理工作人員的行為，杜絕在工作中表現(xiàn)出任何懶散、懈怠的行為。融入精細(xì)化管理理念，根據(jù)精細(xì)化管理的特點(diǎn)和要求，圍繞醫(yī)院檔案的實(shí)際情況，細(xì)化管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。要認(rèn)真對(duì)待相關(guān)條文，從中長(zhǎng)期規(guī)劃和實(shí)際情況出發(fā)，采用契合管理與發(fā)展模式的管理方法，確保檔案管理制度滿足實(shí)際需求，充分發(fā)揮檔案管理工作的價(jià)值，使其成為引導(dǎo)醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的有效工具。與兄弟醫(yī)院構(gòu)建合作關(guān)系，定期開(kāi)展互訪參觀學(xué)習(xí)，搭建檔案管理人員交流互動(dòng)的平臺(tái)，針對(duì)檔案管理中遇到的問(wèn)題，共同探討解決方案。

（二）加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)

隨著時(shí)代發(fā)展，醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)資源更加豐富，原本的檔案管理系統(tǒng)容量和系統(tǒng)發(fā)展效率已無(wú)法滿足數(shù)據(jù)信息的產(chǎn)出效率，從而產(chǎn)生檔案管理工作滯后、信息無(wú)法對(duì)標(biāo)的情況。為提升檔案管理工作的水平與效率，醫(yī)院必須正確看待信息化、數(shù)字化技術(shù)的功能以及在當(dāng)今社會(huì)中不可替代的作用，在信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變，提高檔案管理水平。在檔案管理的日常工作中，應(yīng)用信息化技術(shù)可減少管理人員在檔案收集與檔案整理中的工作量，將更多時(shí)間與精力投入到檔案審核等工作中。在信息化檔案管理建設(shè)中，為檔案管理部門配備一系列信息化檔案管理設(shè)備，包括檔案掃描機(jī)、計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備，還要采購(gòu)或開(kāi)發(fā)檔案管理專用的軟件系統(tǒng)等，進(jìn)一步提升檔案管理工作的水平。電子信息檔案是一種基于互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)技術(shù)與設(shè)備下的檔案收集和儲(chǔ)存方式，包括音像資料、文字資料及圖片等。以光盤、磁盤作為儲(chǔ)存介質(zhì)，電子檔案的應(yīng)用能有效縮減傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案占用的存儲(chǔ)空間，也能簡(jiǎn)化電子檔案的收集、整理、儲(chǔ)存和使用，不僅能節(jié)省極大的人力、物力與財(cái)力，也能提升檔案管理的工作效能。

（三）做好檔案信息安全保密工作

信息化、數(shù)字化技術(shù)與設(shè)備下的醫(yī)院檔案管理工作雖然大幅提高了檔案管理水平，降低了工作人員的工作量，但在當(dāng)今時(shí)代，信息技術(shù)在應(yīng)用中存在一定的風(fēng)險(xiǎn)隱患，醫(yī)院要時(shí)刻警惕信息安全風(fēng)險(xiǎn)。醫(yī)院內(nèi)任何能夠接觸到檔案資料的工作人員都要認(rèn)識(shí)到檔案信息泄露帶來(lái)的嚴(yán)重后果，定期開(kāi)展檔案安全教育培訓(xùn)，強(qiáng)調(diào)檔案資料保密措施，從根源上確保檔案數(shù)據(jù)的秘密性和安全性。在推進(jìn)信息化檔案管理建設(shè)工作時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)保密防護(hù)體系建設(shè)，員工在調(diào)用檔案資料時(shí)，必須經(jīng)過(guò)身份認(rèn)證、權(quán)限認(rèn)證等多重線上審核流程，通過(guò)驗(yàn)證后調(diào)取權(quán)限內(nèi)的檔案資料。在檔案資料的線上傳輸中，可使用多種加密技術(shù)，例如，數(shù)字水印、數(shù)字簽名等。此外，為了防止信息泄露和病毒攻擊，也可引入認(rèn)證技術(shù)和安全審計(jì)技術(shù)等先進(jìn)手段，保障文件傳輸過(guò)程中的安全性。為確保重要檔案的安全，檔案管理人員務(wù)必要做好加密備份，定期對(duì)信息化檔案系統(tǒng)進(jìn)行檢查并更新系統(tǒng)功能，修復(fù)系統(tǒng)中的漏洞。

（四）加強(qiáng)檔案歸檔管理

在醫(yī)院檔案管理工作中，必須保證歸檔檔案的原始性與真實(shí)性，杜絕任何偽造行為。在檔案歸檔處理中，必須遵循系統(tǒng)、齊備的原則，確保書(shū)寫整齊、文字清晰。通常情況下，歸檔材料會(huì)采用白色乳膠進(jìn)行黏合，不使用粘合劑、雙面粘合劑或漿糊等其他材料。對(duì)于已移交的檔案資料，不可使用廢紙打印。制定詳細(xì)的電子文檔收集要求，醫(yī)院在日常工作中，定期將紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，確保電子檔案得到及時(shí)保存與利用。同時(shí)，也可將醫(yī)療活動(dòng)中使用的幻燈片整理為電子檔案，用于后續(xù)的學(xué)習(xí)與研究。

（五）提高重視度與支持度

檔案管理人員必須具有更高水平的綜合素質(zhì)和專業(yè)水平才能勝任當(dāng)前醫(yī)院的檔案管理工作。因此，要從檔案管理工作實(shí)際出發(fā)，結(jié)合具體需求，開(kāi)展人才選聘，保障整個(gè)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)的合理性。

首先，加大對(duì)檔案管理人才的招錄與培養(yǎng)。制定培訓(xùn)計(jì)劃，對(duì)現(xiàn)有人員通過(guò)“送出去”的手段，選派骨干人員到全國(guó)檔案管理優(yōu)秀的醫(yī)院學(xué)習(xí)深造，在夯實(shí)基礎(chǔ)理論的同時(shí)，引進(jìn)先進(jìn)管理理念。通過(guò)“請(qǐng)進(jìn)來(lái)”的方法，定期邀請(qǐng)檔案管理方面的知名專家前來(lái)授課講學(xué)，提升全院全員對(duì)檔案管理的重視度，同時(shí)提升檔案管理人員的檔案操作技術(shù)，繼而不斷提升全院的檔案管理軟實(shí)力。提升檔案管理技術(shù)人員的薪酬福利，使其與醫(yī)院重要職能部門持平或略高于平均水平，激發(fā)工作人員的管理積極性。

其次，設(shè)立專項(xiàng)資金，加大對(duì)檔案硬件的投入。例如，醫(yī)院檔案室、人力資源檔案室、病案檔案室場(chǎng)地建設(shè)，以及設(shè)備、信息系統(tǒng)等配套建設(shè)。只有及時(shí)更新硬件設(shè)備，引進(jìn)來(lái)新設(shè)備、新技術(shù)，才能充分整合現(xiàn)有檔案資源，減少數(shù)據(jù)流失，更大程度發(fā)揮檔案管理的效能，為醫(yī)院管理與良性發(fā)展貢獻(xiàn)最大力量。

四、結(jié)語(yǔ)

新時(shí)代的醫(yī)學(xué)信息化發(fā)展日新月異。移動(dòng)端小程序的開(kāi)發(fā)、平臺(tái)型互聯(lián)網(wǎng)問(wèn)診的建立、加密文檔的使用、電子印章、數(shù)字簽名、數(shù)據(jù)備份、大數(shù)據(jù)等技術(shù)正在逐步影響醫(yī)院的日常運(yùn)轉(zhuǎn)以及檔案管理工作。新醫(yī)改背景下，醫(yī)院檔案管理的重要性凸顯，需要決策者以雙重的視角看待。一方面，檔案管理工作的持續(xù)提升能有效帶動(dòng)醫(yī)院的科學(xué)運(yùn)營(yíng)，通過(guò)精細(xì)化、規(guī)范化的檔案管理明顯降低成本，同時(shí)在醫(yī)保支付、病人滿意度、三級(jí)公立醫(yī)院績(jī)效考核方面發(fā)揮積極作用；另一方面，作為醫(yī)院管理的重要分支，優(yōu)秀的檔案管理能提升醫(yī)院的影響力，帶來(lái)更大的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益。

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作者簡(jiǎn)介：張遼（1985），男，碩士，經(jīng)濟(jì)師，主要研究方向?yàn)獒t(yī)院管理。