加強財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的思考

摘要：新時代下，企事業(yè)單位在開展財務(wù)檔案管理工作過程中要做到與時俱進，就要提升財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的能力，但由于缺乏正確的方法指導(dǎo)、信息化管理意識較低等問題，會導(dǎo)致財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)效果較差。因此，本文主要分析財務(wù)檔案信息化建設(shè)的意義，探究財務(wù)檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容，結(jié)合財務(wù)檔案信息管理信息化建設(shè)存在的問題提出相應(yīng)的解決措施，以期為提高企事業(yè)單位財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)效率提供參考。

關(guān)鍵詞：財務(wù)；檔案管理；信息化

DOI：10.12433/zgkjtz.20233114

在傳統(tǒng)財務(wù)檔案管理工作中，主要按照統(tǒng)一的財務(wù)檔案管理模式將各種憑證、會計賬簿以及會計報表等進行歸檔和保存，以此作為記錄和反映單位經(jīng)濟活動的證據(jù)，能有效保障單位工作的正常運行。當(dāng)前，傳統(tǒng)的財務(wù)檔案管理工作已無法滿足新時代對企事業(yè)單位財務(wù)檔案管理的相關(guān)需求，為進一步提升財務(wù)管理工作效率，在開展相關(guān)管理時可以引入現(xiàn)代化信息技術(shù)，利用計算機強大的數(shù)據(jù)處理能力和存儲能力可以使財務(wù)檔案管理更加科學(xué)和有效。因此，加強財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)具有重要意義。

一、加強財務(wù)檔案信息化建設(shè)的意義

隨著時代發(fā)展，企事業(yè)單位在開展財務(wù)管理工作中引入現(xiàn)代化信息技術(shù)，能使傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理向數(shù)字化電子檔案管理發(fā)展。主要把財務(wù)檔案資料以電子文件的形式存儲于光盤、磁盤等存儲數(shù)據(jù)工具中。與傳統(tǒng)紙質(zhì)財務(wù)檔案信息管理相比，在現(xiàn)代化信息技術(shù)支持下開展財務(wù)檔案管理，具有明顯的優(yōu)勢：第一，有效改變傳統(tǒng)財務(wù)檔案管理模式，控制檔案管理成本，減少對紙質(zhì)資源的浪費，有效提高單位的管理質(zhì)量；第二，促進電子政務(wù)和電子商務(wù)的發(fā)展，提升財務(wù)檔案管理和借閱的便捷度；第三，綜合統(tǒng)計、分析和利用財務(wù)信息，使財務(wù)檔案管理向著數(shù)字化、科學(xué)化和規(guī)范化方向發(fā)展。

二、財務(wù)檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

（一）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在企事業(yè)單位中，建設(shè)財務(wù)檔案信息化時要開展基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作。其中，基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備主要包括硬件、軟件系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)以及應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。硬件設(shè)備主要包括計算機顯示器、主機、計算機終端、監(jiān)控器、打印機等設(shè)備，軟件系統(tǒng)主要包括基本操作系統(tǒng)、財務(wù)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等；網(wǎng)絡(luò)主要包括建設(shè)高速運行的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、設(shè)置內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)兩種模式、搭建網(wǎng)絡(luò)防火墻等；應(yīng)用系統(tǒng)主要包括相關(guān)財務(wù)檔案信息管理系統(tǒng)等。

（二）財務(wù)檔案信息資源歸檔和數(shù)據(jù)庫建設(shè)

在建設(shè)財務(wù)檔案管理信息化系統(tǒng)過程中，內(nèi)容包括財務(wù)檔案信息資源歸檔和數(shù)據(jù)庫建設(shè)。其中，開展財務(wù)檔案信息資源歸檔和數(shù)據(jù)庫建設(shè)是進行財務(wù)信息資源開發(fā)以及利用的關(guān)鍵。財務(wù)檔案信息資源歸檔主要是收集、整理信息化財務(wù)數(shù)據(jù)，通過完善財務(wù)數(shù)據(jù)，能為建設(shè)財務(wù)檔案管理數(shù)據(jù)庫提供可靠的數(shù)據(jù)支撐。在整理財務(wù)數(shù)據(jù)信息時，要采用專業(yè)的軟件錄入相關(guān)數(shù)據(jù)，同時確保信息的完整性。將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案時要注意格式和完整性，避免出現(xiàn)遺漏。通過整理的財務(wù)數(shù)據(jù)信息應(yīng)存儲于財務(wù)信息資源數(shù)據(jù)庫中，并對數(shù)據(jù)庫及時更新和維護，以此提升管理工作效率。

（三）財務(wù)檔案信息資源優(yōu)化和共享

在搭建財務(wù)檔案關(guān)系信息化系統(tǒng)過程中，通過優(yōu)化財務(wù)檔案信息資源，應(yīng)用大數(shù)據(jù)和云計算等技術(shù)手段實現(xiàn)財務(wù)檔案信息資源共享。在建設(shè)財務(wù)檔案信息資源過程中，整合同一單位分布在不同部門或者地區(qū)的財務(wù)信息，優(yōu)化財務(wù)檔案信息資源，使財務(wù)信息管理實現(xiàn)流程化管理目標(biāo)，起到節(jié)約管理成本的效果，提高財務(wù)核算效率，實現(xiàn)財務(wù)檔案信息資源共享。在共享財務(wù)檔案信息資源過程中，要搭建財務(wù)檔案信息云服務(wù)功能，將優(yōu)化和整理后的財務(wù)信息存儲于云服務(wù)模塊中，傳輸?shù)截攧?wù)共享平臺，實現(xiàn)資源共享。

（四）財務(wù)檔案信息管理制度建設(shè)

為進一步實現(xiàn)財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)，要完善財務(wù)檔案信息管理制度建設(shè)，只有在開展信息化檔案管理工作時制定一套系統(tǒng)的、與相關(guān)管理相匹配的科學(xué)管理制度，才能從規(guī)范財務(wù)信息檔案的建設(shè)，使財務(wù)電子數(shù)據(jù)在收集、整合以及開發(fā)利用時得到系統(tǒng)管理，實現(xiàn)有章可循的目的，避免出現(xiàn)各種風(fēng)險事件。其中，要制定專業(yè)的、系統(tǒng)的財務(wù)電子檔案制度，明確電子文件的格式和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，完善數(shù)據(jù)備份制度，搭建網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)安全體系，并制定財務(wù)信息管理的監(jiān)督機制。

（五）完善檔案信息化管理人才隊伍建設(shè)

為進一步開展財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)工作，在建設(shè)過程中要引入專業(yè)人才，完善管理人才隊伍建設(shè)。財務(wù)檔案管理工作人員不僅要擁有專業(yè)的財務(wù)、會計、審計知識，還要掌握良好的信息技術(shù)，保持與時俱進的思想，應(yīng)用現(xiàn)代化管理理念開展財務(wù)檔案信息化建設(shè)工作。為有效完善檔案信息化管理人才隊伍建設(shè)，首先，定期對工作人員進行有關(guān)財務(wù)方面和信息化技術(shù)方面的培訓(xùn)，提高工作人員的實操技能，增強責(zé)任心。其次，結(jié)合其他單位建設(shè)經(jīng)驗，通過派遣工作人員開展業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和交流，提高單位財務(wù)檔案信息化建設(shè)的效率。最后，制定崗位責(zé)任制度，通過開展績效考核等方式，激發(fā)工作積極性。

三、加強財務(wù)檔案信息化建設(shè)的措施

（一）加強財務(wù)檔案信息化建設(shè)重要性的意識

在開展財務(wù)檔案信息管理信息化建設(shè)過程中，由于工作量較大、內(nèi)容較繁雜等原因，管理人員沒有意識到財務(wù)檔案信息化建設(shè)的重要性，繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的管理模式無法有效加強財務(wù)檔案信息化建設(shè)工作，因此，要結(jié)合存在的問題采取針對性的方法和措施。

為避免管理人員沿用傳統(tǒng)的財務(wù)檔案管理方法，要增強財務(wù)檔案信息化建設(shè)重要性的意識。第一，通過開展思想培訓(xùn)等方式，說明財務(wù)檔案管理向信息化建設(shè)轉(zhuǎn)型的意義和目的，列舉成功的轉(zhuǎn)型案例，強調(diào)工作人員對財務(wù)檔案信息化管理的認(rèn)可度。第二，在轉(zhuǎn)型過程中結(jié)合單位實際情況，分階段進行信息化建設(shè)，增強工作人員財務(wù)檔案信息化管理的意識，不斷總結(jié)每階段的建設(shè)經(jīng)驗，為下一個建設(shè)階段提供有效的借鑒和整改經(jīng)驗。第三，提高彼此之間的配合能力和協(xié)同合作效率，實現(xiàn)傳統(tǒng)管理向信息化管理無縫銜接的目的。

（二）優(yōu)化電子財務(wù)數(shù)據(jù)存儲工作

在加強財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)工作過程中，要優(yōu)化電子財務(wù)數(shù)據(jù)存儲工作，在存儲財務(wù)數(shù)據(jù)信息時，采用高質(zhì)量的存儲介質(zhì)，確保財務(wù)信息數(shù)據(jù)檔案得到有效保存。工作人員要結(jié)合不同財務(wù)數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)的優(yōu)缺點，根據(jù)不同的管理和存儲需求在整理財務(wù)電子化數(shù)據(jù)時選擇合適的存儲介質(zhì)。例如，硬盤雖然容量大、傳輸速度快，但是具有耗較大、會發(fā)出噪音等缺點；光盤雖然體積小、質(zhì)量輕便，但容易出現(xiàn)磨損導(dǎo)致數(shù)據(jù)無法讀寫；U 盤雖然較為輕便，但容易出現(xiàn)物理損壞等現(xiàn)象，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。為確保財務(wù)數(shù)據(jù)得到有效存儲，要建立專門的存儲介質(zhì)保存室，做好相關(guān)的防熱、防潮、避光和防磁等工作。同時，不斷引入新的存儲方法，利用云盤等方式存儲，提高存儲數(shù)據(jù)的高效性。

（三）提升對電子財務(wù)數(shù)據(jù)的備份效率

在開展財務(wù)信息管理過程中沒有將電子財務(wù)信息數(shù)據(jù)分門別類地進行數(shù)據(jù)備份，忽略了電子財務(wù)數(shù)據(jù)的備份的意義。為有效避免出現(xiàn)計算機硬件損壞、軟件應(yīng)用系統(tǒng)被電腦病毒侵害等現(xiàn)象，工作人員要做好對電子財務(wù)數(shù)據(jù)的備份工作，通過在多設(shè)備上對電子財務(wù)數(shù)據(jù)進行雙備份，并做好歸檔工作，定期檢查備份的電子財務(wù)數(shù)據(jù)，有效降低意外事件的發(fā)生。另外，工作人員要提高電子財務(wù)數(shù)據(jù)的備份效率，同時做好標(biāo)注工作，在備份的文件上注明備份人、備份時間以及備份內(nèi)容等，并保存在財務(wù)檔案管理軟件系統(tǒng)中。

（四）做好財務(wù)檔案網(wǎng)絡(luò)安全防護措施

由于財務(wù)電子數(shù)據(jù)和檔案涉及單位很多核心內(nèi)容，屬于機密文件和資料，如果財務(wù)管理系統(tǒng)受到不法分子的攻擊，會導(dǎo)致信息泄露風(fēng)險，造成不同程度的損失。為有效避免發(fā)生各種網(wǎng)絡(luò)安全問題，要做好財務(wù)檔案網(wǎng)絡(luò)安全防護措施工作，為財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)營造良好、安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，防止財務(wù)數(shù)據(jù)被盜、損毀、篡改等風(fēng)險發(fā)生。例如，在開展財務(wù)檔案網(wǎng)絡(luò)安全防護措施建設(shè)過程中，要定期對電腦系統(tǒng)、軟件進行病毒的檢測和查殺，要采用正版軟件系統(tǒng)，禁止使用盜版或來歷不明的軟件，并安裝防火墻和病毒查殺軟件，將各種防范軟件進行最新版本的升級。同時，制定密碼管理制度，設(shè)置不同密碼，設(shè)置多級控制權(quán)限，對管理人員進行嚴(yán)格的身份認(rèn)證，提高電子財務(wù)信息數(shù)據(jù)的安全性。

（五）完善財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)制度

由于存儲電子財務(wù)數(shù)據(jù)時存在工作不完善現(xiàn)象，導(dǎo)致在開展財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)時存在一定困難，主要原因是沒有制定專門的信息管理制度，導(dǎo)致對數(shù)據(jù)存儲和管理存在隨意性。為了加強財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)，要完善相關(guān)制度，制定具有針對性的制度，保障財務(wù)檔案管理工作和流程的完整性，確保信息化建設(shè)順利開展。在建設(shè)和完善制度過程中，首先，優(yōu)化財務(wù)檔案管理制度，結(jié)合傳統(tǒng)財務(wù)檔案管理制度聯(lián)系信息化建設(shè)的相關(guān)內(nèi)容進行改進，滿足信息化建設(shè)的需求。其次，將完善后的財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)制度形成規(guī)范性文件，并組織工作人員進行學(xué)習(xí)，了解新的管理制度，避免日常工作中沿用傳統(tǒng)的財務(wù)檔案管理制度。最后，建立健全監(jiān)察制度，監(jiān)督財務(wù)檔案管理工作，使工作公開透明。

四、結(jié)語

綜上所述，在加強財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)過程中主要開展基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息資源歸檔和數(shù)據(jù)庫建設(shè)、信息資源優(yōu)化和共享、信息管理制度建設(shè)以及完善檔案信息化管理人才隊伍建設(shè)等工作。通過增強財務(wù)檔案信息化建設(shè)重要性的意識，優(yōu)化電子財務(wù)數(shù)據(jù)存儲工作，提升對電子財務(wù)數(shù)據(jù)的備份效率，做好財務(wù)檔案網(wǎng)絡(luò)安全防護以及完善財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)制度等措施，能不斷優(yōu)化財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)，提升財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)效率。

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作者簡介：沈蘇靜（1971），女，江蘇省鹽城市人，館員，中級職稱，本科，從事財務(wù)檔案管理、行政后勤管理工作。