基于大數(shù)據(jù)背景下的財務(wù)報銷系統(tǒng)的探究

方俊玲 鐘林生 魏舒祺 尹雨飛 陳燕芬

隨著經(jīng)濟(jì)社會的飛速發(fā)展，企業(yè)對財務(wù)管控的要求越來越嚴(yán)格，關(guān)于如何有效的利用歷史報銷數(shù)據(jù)，統(tǒng)計和分析財務(wù)報銷數(shù)據(jù)，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)制作一份財務(wù)預(yù)算和報銷平衡提供建議分析等問題，國內(nèi)外很大的企業(yè)信息化系統(tǒng)的供應(yīng)商也推出了相應(yīng)的財務(wù)軟件系統(tǒng)。大數(shù)據(jù)時代的來臨，財務(wù)數(shù)據(jù)的重要性被越來越突出的體現(xiàn)出來，無論是企業(yè)在會計核算、財務(wù)和報銷管理中，還是網(wǎng)上營銷、線下營銷、中小型公司或者是大公司,或者是跨國公司和集團(tuán)公司都在營銷活動中,充分認(rèn)識到財務(wù)數(shù)據(jù)對公司運(yùn)營發(fā)展的重大意義。

一、大數(shù)據(jù)背景下財務(wù)報銷系統(tǒng)調(diào)查改進(jìn)的意義

1.有利于財務(wù)人員的一體化辦公需求。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”的不斷在全國推廣普及，云計算、大數(shù)據(jù)以及移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，為數(shù)智化財務(wù)的發(fā)展提供了技術(shù)支持。社會科技的進(jìn)步，信息化技術(shù)的高度發(fā)展，很多企業(yè)開發(fā)了自己的報銷軟件技術(shù)或者去購買軟件和技術(shù)。報銷相關(guān)技術(shù)有利于報銷人、部門主管、主管領(lǐng)導(dǎo)以及財務(wù)人員的一體化辦公需求，實(shí)現(xiàn)了公司內(nèi)外部財務(wù)系統(tǒng)在日常報銷的流程化動態(tài)監(jiān)管。

2.能夠有效了解分析系統(tǒng)中的用戶角色職責(zé)和對核心功能進(jìn)行有效分析。經(jīng)過對財務(wù)報銷的分析處理，有助于了解分析系統(tǒng)中的用戶角色職責(zé)，同時也能對資金預(yù)算管理、預(yù)支借款管理、支出報賬管理、報銷沖賬管理和數(shù)據(jù)統(tǒng)計等核心功能進(jìn)行有效分析。

3.有利于優(yōu)化企業(yè)財務(wù)業(yè)務(wù)流程的管理。傳統(tǒng)的報銷流程不再適應(yīng)公司高效發(fā)展的需求，報銷系統(tǒng)的復(fù)雜程度和技術(shù)平臺成為很大的障礙，財務(wù)報銷系統(tǒng)現(xiàn)代化勢在必行，在當(dāng)今日異月殊的商業(yè)環(huán)境中，高速有效便捷、交互性高的財務(wù)報銷管理軟件可以優(yōu)化公司財務(wù)業(yè)務(wù)流程的管理，縮減財務(wù)部門的工作量，降低公司在財務(wù)報銷上的精力損耗。開始建立財務(wù)共享中心來優(yōu)化企業(yè)財務(wù)管理的大型公司比比皆是，財務(wù)共享中心的建立能夠?qū)⒎稚⒂诟鞣止疽约跋聦俟镜臅嬞Y源進(jìn)行整合處理，由此形成一個由上而下相對比較統(tǒng)一的財務(wù)內(nèi)部控制機(jī)制，提高公司內(nèi)部財務(wù)風(fēng)險的防范與風(fēng)險應(yīng)對能力，全面改善以往“超權(quán)限審批、超規(guī)定采購、超工程清單計價、超合同條件付款”等的不利局面，為公司業(yè)務(wù)財務(wù)一體化建設(shè)提供有效保障。此外，對財務(wù)共享系統(tǒng)以及各業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行疏導(dǎo)和整理，能夠提升財務(wù)數(shù)據(jù)質(zhì)量并實(shí)現(xiàn)對業(yè)務(wù)的有效管控。

4.建立良好的報銷系統(tǒng)能夠使公司在激烈的競爭中脫穎而出。財務(wù)報銷是所有公司內(nèi)部基本的財務(wù)管理和活動要素。高效的財務(wù)報銷能夠避免一些重復(fù)性工作，財務(wù)人員因此有更多的時間去參與公司集團(tuán)的戰(zhàn)略財務(wù)層面中來，參與到企業(yè)集團(tuán)戰(zhàn)略的制定和推進(jìn)，全方位提高企業(yè)預(yù)算管理水平和績效控制，為經(jīng)營決策者提供企業(yè)的經(jīng)營信息，由此深入到業(yè)務(wù)一線，更加積極地參與到企業(yè)價值鏈各個環(huán)節(jié)的價值創(chuàng)造中來，加快實(shí)現(xiàn)企業(yè)財務(wù)職能的轉(zhuǎn)型，為企業(yè)整體價值的提升起到積極的推動作用，甚至成為提高公司管理水平的關(guān)鍵所在，建立良好的報銷系統(tǒng)能夠使公司在激烈的競爭中脫穎而出。

二、大數(shù)據(jù)背景下財務(wù)報銷系統(tǒng)中遇到的問題

1.沒有制定完整的財務(wù)報銷審核體系。通過調(diào)查研究，可以了解到很多企業(yè)依舊使用傳統(tǒng)的報銷方式，層層遞交，效率低下。大多數(shù)的財務(wù)報銷制度及報銷流程出現(xiàn)財務(wù)報銷流程繁雜，員工辦理財務(wù)報銷業(yè)務(wù)時間長，員工對財務(wù)報銷流程不清楚等情況使得財務(wù)報銷更加錯綜復(fù)雜，時間漫長，問題的出現(xiàn)是由于企業(yè)沒有制定完整的財務(wù)報銷審核體系。

在回收的調(diào)查問卷中，70.61%人表示不清楚所在企業(yè)的財務(wù)報銷流程，由于在企業(yè)內(nèi)部，每一位成員都有自己的職位，報銷業(yè)務(wù)并不是每天都在進(jìn)行，有些員工可能半年甚至一年才報銷一次，而且財務(wù)報銷步驟多、員工對流程不熟悉，自然而然覺得財務(wù)報銷流程繁雜。與此同時審批手續(xù)繁瑣、滯后，一方面“一支筆”制度一直廣泛存在于各報銷流程當(dāng)中，財務(wù)報銷需要經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)的層層簽字和審批，然而領(lǐng)導(dǎo)普遍工作繁忙，這就造成了財務(wù)報銷簽字困難的后果。正因如此，許多員工的利益得不到保障，員工情緒不滿，工作積極性受到重大影響。另一方面，若公司財務(wù)信息發(fā)生變動，且公司的財務(wù)信息得不到及時的更新，有可能導(dǎo)致經(jīng)辦人不能及時掌握公司的財務(wù)制度及流程，使得財務(wù)報銷很難一次性通過，因?yàn)樨攧?wù)的相關(guān)信息不能在各部門之間進(jìn)行共享，無形中加大了各部門之間的溝通與協(xié)作問題，降低工作效率。在審批過程中會遇到各種“坎坷”。例如，有些費(fèi)用在報銷時會出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)出差沒有簽名，也有時候領(lǐng)導(dǎo)業(yè)務(wù)繁忙忘記簽名的情況，導(dǎo)致審批時間長而降低審批效率。

2.報銷人提供的原始憑證和票據(jù)不符合要求。憑證可以分為兩大類，即原始憑證和記賬憑證。所謂原始憑證，又稱單據(jù)，是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)發(fā)生或者完成時填寫的，用來證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)已經(jīng)發(fā)生或者完成，以明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任并用作記賬原始依據(jù)的一種憑證，它是進(jìn)行會計核算的重要資料。所謂記賬憑證，是指會計人員根據(jù)審核無誤的原始憑證及有關(guān)資料，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的內(nèi)容和性質(zhì)加以歸類，并確定會計分錄，作為登記會計賬簿依據(jù)的會計憑證。在現(xiàn)代企業(yè)及其整個內(nèi)部核算與管理工作流程環(huán)節(jié)中,會計憑證合法使用將是這其中最首要的一道重要關(guān)卡。如果這些憑證都是不真實(shí)不合法的,那將勢必會影響現(xiàn)代企業(yè)會計整體及核算各項(xiàng)數(shù)據(jù)，也就說明整個會計核算是不真實(shí)、不完整和無效的。

通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，如發(fā)票號碼與購物單位歸屬地地址不全一致的;購物發(fā)票單上并無注明收款或單位財務(wù)章號;發(fā)票單據(jù)上說明購物詳細(xì)內(nèi)容時模棱兩可等。又如發(fā)票的“購物名稱”這欄中只簡單記載“文化用品”或“辦公用品”內(nèi)容,尚無任何購物憑證詳細(xì)記錄清單內(nèi)容和微機(jī)小磁票;發(fā)票文本上已經(jīng)注明當(dāng)年的支付業(yè)務(wù)實(shí)際發(fā)生起止日期但已規(guī)定不允許客戶在該會計年度中報賬金額;收款發(fā)票復(fù)印件上已經(jīng)有了顯而易見的日期套寫等痕跡記錄;收到付款時單位名稱空缺或者填寫不是本公司單位名稱;其他的消費(fèi)服務(wù)問題票據(jù)也層出不窮,譬如在學(xué)校差旅費(fèi)票據(jù)憑證等記錄中發(fā)現(xiàn)有去往某地而并不是其差旅費(fèi)目標(biāo)所在地，該消費(fèi)人員又并無其它任何正當(dāng)緣由的消費(fèi)記錄；從其學(xué)校科研和三項(xiàng)建設(shè)經(jīng)費(fèi)收入預(yù)算總額中隨意從中抽取數(shù)額的等值現(xiàn)金直接用于日常購物消費(fèi)或用于兌換其他數(shù)額的個人消費(fèi)品;在“驗(yàn)收人”一欄內(nèi)的隨意填寫簽名現(xiàn)金等等。

3.報銷人員缺乏基本財經(jīng)知識。企業(yè)工作人員在財務(wù)報賬中很大部分的人都不具備財務(wù)報銷經(jīng)驗(yàn)。因?yàn)橛行┴攧?wù)報銷的人員，并不是財經(jīng)類領(lǐng)域的，這樣報銷人員就會缺乏基本財經(jīng)知識。他們就會對報銷流程不太理解，以及報銷過程中的票據(jù)、粘貼分類等工作，給財務(wù)工作帶來很大的困擾。由于財務(wù)報銷并不是所有人都會經(jīng)歷的，并且也不是時時刻刻都會辦理，每個員工都有各自的崗位職責(zé)，平時都有自己份內(nèi)的事需要處理,在對待這種每月一次,甚至可能是每年一次的報銷時，勢必會存在不熟練、不專業(yè)，報銷費(fèi)用不及時等情況。

財務(wù)人員要確認(rèn)審核上交的資料，如果有不符合的憑證，將會把報銷資料全部退回。報銷人需要重新開始檢查資料，然后再次提交，這樣的一個上交資料的過程要反復(fù)多遍才能將報銷的材料傳遞到報銷部門手中，才可以進(jìn)行下一步的報銷，這樣極大的增大了報銷的人流，存在大量重復(fù)勞動的情況，限制了報銷效率。在這種情況下會拖慢財務(wù)報銷進(jìn)程，還會引起報銷人員與財務(wù)人員的矛盾，造成企業(yè)“無形的裂縫”。

三、大數(shù)據(jù)下財務(wù)報銷改進(jìn)的具體方法

1.制定完整的財務(wù)報銷審核體系。審批過程中存在的員工排隊(duì)，審批手續(xù)繁瑣、滯后的問題。其實(shí)并不是每一筆費(fèi)用走的報銷流程都一樣，企業(yè)可以靈活根據(jù)部門、報銷金額等不同設(shè)置不一樣的報銷流程，設(shè)置相應(yīng)的審批人。這樣不僅可以減少員工排隊(duì)時間，還可以減少審批層級，做到高效率報銷。審批后，報銷單據(jù)已通過審批，但從審批通過到報銷款到賬還需等待一段時間。對于解決報銷款到賬不及時的問題，這就需要企業(yè)加強(qiáng)對財務(wù)部門的報銷結(jié)算效率的監(jiān)督了。

財務(wù)報銷流程的優(yōu)化不是簡單的問題，而是在整個報銷的過程中，企業(yè)和財務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對員工在財務(wù)報銷前、中、后的指導(dǎo)。根據(jù)調(diào)研結(jié)果顯示，材料提交完成進(jìn)入審批環(huán)節(jié)，企業(yè)的報銷審批時間參差不齊，時間短的有一周內(nèi)就完成審批，占比39.91%，但是也有長達(dá)一個月的，占比8.77%。甚至還有三個月前發(fā)生的費(fèi)用、三個月后才審批完成的情況。費(fèi)用在報銷過程中會出現(xiàn)因領(lǐng)導(dǎo)出差無法簽字，有時候領(lǐng)導(dǎo)會因?yàn)槭虑樘嗤浐灻瑘箐N業(yè)務(wù)多，導(dǎo)致審批時間長而降低了審批的效率等情況。

為了避免審批時間過長的問題，可以設(shè)定每一層級的審批時間，給員工一個回收報銷款的時間預(yù)算，打造和諧高效的報銷環(huán)境給員工，提高報銷效率。如條件許可的公司可以建立財務(wù)數(shù)據(jù)共享中心,通過財務(wù)共享服務(wù)中心也能夠減少在其大規(guī)模效應(yīng)下的生產(chǎn)成本,主要是通過降低員工數(shù)量和降低中間管理人員來達(dá)到降低成本,而通過在“共享服務(wù)中心”內(nèi)設(shè)置新的組織架構(gòu)和建立合理的激勵機(jī)制,也可以很好地提升服務(wù)人員的工作績效,從而縮短了報銷時限;針對于某些較大型有多個子公司的企業(yè)集團(tuán),利用財務(wù)信息共享中心能夠提升公司的財務(wù)水平,通過利用信息共享中心可以對每個子公司用相同的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范作業(yè)與過程,從而取消了冗余的操作與過程;同時利用共享中心還能夠掌握各子公司的全部財務(wù),數(shù)據(jù)整理與報銷可以更方便做到跨區(qū)域、跨部門，從整體提高報銷效率，報銷透明化。

2.提高財務(wù)報銷中憑證填寫的規(guī)范性和憑證的真實(shí)性。報銷過程中憑證填寫的質(zhì)量，直接反映了財務(wù)人員報銷基礎(chǔ)工作的質(zhì)量和報銷人員的報銷業(yè)務(wù)素質(zhì)，同時影響財務(wù)報銷速度和規(guī)范有序進(jìn)行。原始憑證填寫錯誤，報銷單據(jù)填寫不完整、不規(guī)范。針對存在的問題，首先要保證原始憑證的合法性，之后必須提供真實(shí)合法的原始憑證。這就要求企業(yè)要給員工培養(yǎng)辨別原始憑證真?zhèn)蔚哪芰Α?/p>

對于發(fā)票真?zhèn)蔚膯栴}，首先看有無疊印“國內(nèi)統(tǒng)一發(fā)票監(jiān)制章”,監(jiān)制章造型為長圓形,上環(huán)刻制“國內(nèi)統(tǒng)一發(fā)票監(jiān)制章”文字,下環(huán)刻制“國有(地區(qū))稅收局監(jiān)制”文字,中央刻制稅收部門所在省、市(縣)的全稱;其次是確認(rèn)增值稅發(fā)票底紋紙是不是有真?zhèn)舞b別標(biāo)志。大部分一般增值稅發(fā)票背光看發(fā)票中心的菱形防偽標(biāo)志之間會有大寫“SW”;最后增值稅發(fā)票通常是用無色油墨紙?zhí)子?有的增值稅發(fā)票還會設(shè)有防偽電話。在判斷增值稅發(fā)票真?zhèn)沃笪覀冞€要對增值稅發(fā)票問題進(jìn)行核對,主要檢查增值稅發(fā)票抬頭是不是完好,除定額外(如餐費(fèi)增值稅發(fā)票)還應(yīng)該有完好的企業(yè)抬頭;發(fā)票開具報銷日期,普通發(fā)票一樣可以獲得當(dāng)月的發(fā)票開具憑證,而增值稅發(fā)票有效期時間通常是一百八十天;開票項(xiàng)目或商品規(guī)格數(shù)量單位以及總金額一定要準(zhǔn)確,在購物中不要只寫購入商品的數(shù)量甚至是購文具,必須要另附單據(jù)，填寫文字要清晰;最后一定要蓋上對方的財務(wù)專用章或發(fā)票專用章。財務(wù)人員同時也要核實(shí)所取得的收款單據(jù),在收款憑證上還應(yīng)記錄已收到單位名稱、個人名稱、開支項(xiàng)目名稱、收支數(shù)額等有關(guān)信息并加以核實(shí)。

針對報銷單據(jù)填寫有誤問題，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)各部門報銷人員的素質(zhì)培訓(xùn)，財務(wù)人員應(yīng)事先發(fā)布報銷單據(jù)的填寫模板，降低憑證填寫錯誤的風(fēng)險。不僅可以提高財務(wù)報銷的質(zhì)量，同時也增強(qiáng)了財務(wù)報銷的準(zhǔn)確性，減少報銷時間和審批職責(zé)明確。提供完善的報銷業(yè)務(wù)流程，將流程每一步驟表明清楚、下達(dá)。

3.提高報銷人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。企業(yè)在不斷發(fā)展過程中也對報銷人員提出了更高的要求。然而報銷人員的業(yè)務(wù)水平不夠高，很多企業(yè)內(nèi)的員工普遍存在報銷業(yè)務(wù)水平不高的問題，首先是缺乏財務(wù)報銷經(jīng)驗(yàn)，第二是缺乏專業(yè)技能的培訓(xùn)，對報銷工作沒有一個很好的了解。所以在報銷業(yè)務(wù)開展中經(jīng)常出現(xiàn)錯誤。因此報銷人員要具備基本的財務(wù)知識，也要對企業(yè)報銷事項(xiàng)有所了解，并能夠站在不同角度，為企業(yè)業(yè)務(wù)經(jīng)營提供有力專業(yè)支持。能夠做到與業(yè)務(wù)活動的有效融合與靈活運(yùn)用。企業(yè)也要對全體成員進(jìn)行業(yè)務(wù)素質(zhì)能力培訓(xùn)，讓每一位成員具備較好的報銷業(yè)務(wù)素質(zhì)，這樣才能為企業(yè)創(chuàng)造出更多的利益。

此外，報銷人員應(yīng)不斷適應(yīng)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，做到不斷學(xué)習(xí)，保持一個愛學(xué)習(xí)的心理，不斷豐富更新自己的知識，熟練應(yīng)用各種財務(wù)軟件，并通過互聯(lián)網(wǎng)與大數(shù)據(jù)，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)下的財務(wù)數(shù)據(jù)的作用，通過綜合分析為企業(yè)決策提供必要依據(jù)。另外為方便在報銷業(yè)務(wù)處理中得心應(yīng)手，企業(yè)需要對報銷人員進(jìn)行基本的財務(wù)知識培訓(xùn)，使自身對財務(wù)報銷有一個基本了解，減少報銷人員與財務(wù)人員的報銷沖突。

四、小結(jié)

在企業(yè)的財務(wù)管理中,企業(yè)的持續(xù)經(jīng)營和發(fā)展與企業(yè)的財務(wù)狀況緊密相連，企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、銷售,每一環(huán)節(jié)都離不開財務(wù)數(shù)據(jù)的反映和監(jiān)控,對企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)核算、財務(wù)狀況監(jiān)督更是對企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動有著制約作用,企業(yè)員工的日常工作緊密相連。隨著財務(wù)管理的地位重要性的不斷提高,企業(yè)在財務(wù)管理中出現(xiàn)的問題和漏洞暴露得越來越明顯；解決這些問題和漏洞變得迫在眉睫。報銷與費(fèi)用申請是與企業(yè)人員聯(lián)系非常緊密的財務(wù)活動。企業(yè)中每一天都會有大量的資金流動,但并不是全部人員都可以直接參與到企業(yè)的財務(wù)管理當(dāng)中來。對于企業(yè)的所有人員來說,財務(wù)報銷和資金的申請是所有員工都需要面對的事情,和自身的利益息息相關(guān)。而目前企業(yè)普遍出現(xiàn)財務(wù)報銷時間長、費(fèi)用審批流程繁瑣的問題，嚴(yán)重影響了員工的工作效率和企業(yè)的工作進(jìn)度。

所以為了企業(yè)財務(wù)職能足以為企業(yè)整個價值的提升起到積極的促進(jìn)作用，我們希望企業(yè)能夠制定完整的報銷系統(tǒng)審核體系，提高報銷人員的報銷結(jié)算效率，也為企業(yè)打造和諧高效的報銷環(huán)境給員工。提高企業(yè)全體人員在財務(wù)報銷中憑證填寫的規(guī)范性和憑證的真實(shí)性，這樣不僅可以提高報銷質(zhì)量，同時也可以增強(qiáng)財務(wù)報銷的準(zhǔn)確性。同時提高報銷人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)也是至關(guān)重要，報銷人員要具備基本的財務(wù)知識，對企業(yè)報銷事項(xiàng)有所了解，才能為企業(yè)報銷業(yè)務(wù)提供支持。