事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案無(wú)紙化探索

張夢(mèng)舒 姚佳惠 魯 婷 張藝瓊

（作者單位：農(nóng)業(yè)農(nóng)村部沼氣科學(xué)研究所）

一、會(huì)計(jì)檔案無(wú)紙化的定義與背景

會(huì)計(jì)檔案無(wú)紙化，是指會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和信息的收集、處理、存儲(chǔ)、傳輸以光、電、磁等形式存儲(chǔ)于磁性媒體介質(zhì)之上。會(huì)計(jì)無(wú)紙化具有無(wú)形性、脆弱性、技術(shù)依賴性的特點(diǎn)。

2012年，國(guó)家檔案局和財(cái)政部一起試點(diǎn)開(kāi)展了企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案管理的探索，并在之后四年的時(shí)間里不斷擴(kuò)大試點(diǎn)范圍。2013年，財(cái)政部頒布了《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》（財(cái)會(huì)〔2013〕20號(hào)），規(guī)范中首次明確，在滿足一定條件的情況下，會(huì)計(jì)資料可進(jìn)行無(wú)紙化管理。這是我國(guó)首次在法規(guī)和辦法中明確可以對(duì)會(huì)計(jì)資料無(wú)紙化管理。2016年，《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》）正式施行。這次的《辦法》重點(diǎn)就是在于對(duì)會(huì)計(jì)檔案電子化管理的修訂，其中明確規(guī)定會(huì)計(jì)憑證的獲取、報(bào)銷(xiāo)、入賬、歸檔等均可進(jìn)行電子化管理，這是我國(guó)會(huì)計(jì)檔案保管的一次重大改革。2019年，我國(guó)開(kāi)展了發(fā)票電子化報(bào)銷(xiāo)、入賬、歸檔管理試點(diǎn)，之后，電子發(fā)票開(kāi)始越來(lái)越普及。2020年，財(cái)政部發(fā)布了《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷(xiāo)入賬歸檔的通知》，明確提出企業(yè)可以使用電子會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)、入賬、歸檔，不需要打印保存紙質(zhì)單據(jù)。從近10年科技發(fā)展來(lái)看，大數(shù)據(jù)、人工智能、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈等信息技術(shù)的不斷更迭成熟，為會(huì)計(jì)檔案無(wú)紙化提供了可能性。我國(guó)也在不斷出臺(tái)相關(guān)辦法來(lái)支持會(huì)計(jì)檔案無(wú)紙化。會(huì)計(jì)檔案無(wú)紙化已經(jīng)是未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)，所以實(shí)施無(wú)紙化需要哪些條件就成為我們亟待解決和探索的問(wèn)題。

二、會(huì)計(jì)檔案無(wú)紙化的意義

（一）減少儲(chǔ)存空間，有利于綠色環(huán)保

傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案保存，需要將相關(guān)會(huì)計(jì)資料，包括會(huì)計(jì)憑證、原始發(fā)票、原始單據(jù)等打印后裝訂成冊(cè)進(jìn)行保管，每年末還需要打印會(huì)計(jì)賬簿。大量的打印工作在一定程度上造成了紙張、設(shè)備、能源、人力的消耗和環(huán)境污染，而且會(huì)占用很大儲(chǔ)存空間。比如，一張會(huì)計(jì)憑證后不光有原始票據(jù)憑證，可能還需要合同、協(xié)議、文件等。而無(wú)紙化的會(huì)計(jì)檔案只需要將所有信息以電子數(shù)據(jù)的形式儲(chǔ)存在電子介質(zhì)中，可大大減少管理成本，節(jié)省存儲(chǔ)空間。而且符合條件的電子會(huì)計(jì)資料可以分門(mén)別類進(jìn)行歸檔立卷。這樣會(huì)計(jì)檔案使用者就可以通過(guò)電子會(huì)計(jì)資料平臺(tái)迅速查到需要的內(nèi)容，降低了時(shí)間成本。除此之外，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)資料保存方式需要消耗大量紙張，不利于環(huán)境保護(hù)，而會(huì)計(jì)檔案無(wú)紙化更能節(jié)能減排，更加符合綠色環(huán)保發(fā)展的理念。

（二）減少管理成本，提高管理效率

傳統(tǒng)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的處理，有較大的儲(chǔ)存和操作成本。而無(wú)紙化擺脫了傳統(tǒng)手工整理的過(guò)程，解除了傳統(tǒng)模式的限制，極大節(jié)省相關(guān)人工成本，減少過(guò)程中的成本消耗，不僅提高了財(cái)務(wù)管理的效率，達(dá)到了資源優(yōu)化的效果，而且能有效規(guī)避檔案損毀、丟失等風(fēng)險(xiǎn)。

（三）提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)及時(shí)性

從信息使用者的角度來(lái)看，會(huì)計(jì)檔案無(wú)紙化能夠更高效、更便捷、更及時(shí)、更準(zhǔn)確地看到企業(yè)財(cái)務(wù)相關(guān)信息。隨著科技的進(jìn)步和信息化的普及，信息使用者對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的需求不僅是為了了解企業(yè)過(guò)去的經(jīng)營(yíng)狀況，而且關(guān)注實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)和預(yù)測(cè)前景。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)核算方式無(wú)法滿足這種需求，而會(huì)計(jì)檔案無(wú)紙化的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，為更簡(jiǎn)潔、明了、快速、有效的財(cái)務(wù)信息提供了可能。

(四)有利于會(huì)計(jì)現(xiàn)代化大數(shù)據(jù)事業(yè)的發(fā)展

信息時(shí)代的發(fā)展，要求會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)管理部門(mén)能夠提供一些會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的分析和研究，為決策者提供有價(jià)值的依據(jù)和決策。會(huì)計(jì)檔案無(wú)紙化的實(shí)現(xiàn)，有利于為管理者和上級(jí)管理部門(mén)提供更準(zhǔn)確、更真實(shí)、更快捷的一手?jǐn)?shù)字信息。

三、推行會(huì)計(jì)檔案無(wú)紙化存在的困難

一是會(huì)計(jì)人員觀念的制約。會(huì)計(jì)檔案無(wú)紙化不僅是工作方式的轉(zhuǎn)變，更是觀念的徹底革新。很多會(huì)計(jì)人員受習(xí)慣的會(huì)計(jì)核算方式制約，缺乏會(huì)計(jì)檔案無(wú)紙化相關(guān)知識(shí)，更擔(dān)心電子化的安全性和可靠性，不愿意推陳出新，從而導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案無(wú)紙化推行較為困難。二是會(huì)計(jì)檔案無(wú)紙化相較于目前紙質(zhì)的會(huì)計(jì)核算方式來(lái)說(shuō)，對(duì)財(cái)務(wù)人員提出了更高要求，全面無(wú)紙化不僅要求會(huì)計(jì)人員掌握足夠的財(cái)務(wù)知識(shí)，還需要掌握互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、電子商務(wù)等技能。如果會(huì)計(jì)人員不能掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，會(huì)計(jì)無(wú)紙化的工作就無(wú)法順利展開(kāi)。三是很多單位會(huì)計(jì)核算目前的網(wǎng)絡(luò)化程度還比較低，有的單位沒(méi)進(jìn)行線上報(bào)銷(xiāo)，有的單位雖然建立了線上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)，但沒(méi)有和會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)對(duì)接。若要全面推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案無(wú)紙化，財(cái)務(wù)系統(tǒng)需要應(yīng)對(duì)大批量的電子數(shù)據(jù)的接收、處理、歸檔，各個(gè)軟件之間也要充分銜接。四是會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全存有一定的風(fēng)險(xiǎn)。首先，在報(bào)銷(xiāo)過(guò)程中，有可能因?yàn)槿藶椋ê诳停┑膼阂庑薷幕騽h除，導(dǎo)致電子憑證信息被篡改，這種篡改不易被發(fā)現(xiàn)，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)在互聯(lián)網(wǎng)傳輸過(guò)程中存在失真的風(fēng)險(xiǎn)。其次，原始發(fā)票的電子化，在使用過(guò)程中可能會(huì)存在“一票多用”的情況，如何杜絕此類隱患還需探索。再次，由于會(huì)計(jì)信息需要網(wǎng)絡(luò)來(lái)傳遞，那么其開(kāi)放性和共享性的特點(diǎn)可能會(huì)導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息泄露，事業(yè)單位的會(huì)計(jì)信息可能涉及國(guó)家機(jī)密，需要特別注意泄密風(fēng)險(xiǎn)。此外，因?yàn)闀?huì)計(jì)檔案完全存放在磁性介質(zhì)上，遇火、遇水或其他意外情況都可能會(huì)使存儲(chǔ)設(shè)備受損，從而丟失相關(guān)資料，所以，想要會(huì)計(jì)檔案無(wú)紙化還需要更高安全性能的信息技術(shù)來(lái)支撐。

四、會(huì)計(jì)檔案無(wú)紙化的實(shí)施條件

（一）制定相關(guān)的財(cái)務(wù)規(guī)范

會(huì)計(jì)檔案無(wú)紙化改革是大勢(shì)所趨，是未來(lái)的發(fā)展方向，也是單位財(cái)務(wù)管理的一項(xiàng)重大變革。即使短時(shí)間內(nèi)不想推薦會(huì)計(jì)檔案無(wú)紙化的單位，也必須面對(duì)當(dāng)前快速推動(dòng)的電子發(fā)票改革。包括火車(chē)票、機(jī)票已經(jīng)可以通過(guò)刷身份證進(jìn)站，不需要紙質(zhì)發(fā)票。這對(duì)各個(gè)單位來(lái)說(shuō)，都是需要關(guān)注的變革，也是需要積極應(yīng)對(duì)的問(wèn)題。所以在電子化快速推進(jìn)的背景下，財(cái)務(wù)部門(mén)需要在不斷學(xué)習(xí)掌握最新法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，對(duì)本單位的會(huì)計(jì)制度建設(shè)進(jìn)行剖析和思考，為未來(lái)可能的大刀闊斧變革做好應(yīng)對(duì)準(zhǔn)備。會(huì)計(jì)檔案無(wú)紙化可能會(huì)從試點(diǎn)階段到電子化與紙質(zhì)化并存過(guò)度，最后全面無(wú)紙化，應(yīng)當(dāng)如何處理相關(guān)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，如何進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)管理、檔案管理，都需要有章可循。

（二）加大培訓(xùn)力度，轉(zhuǎn)變認(rèn)知觀念

由于傳統(tǒng)會(huì)計(jì)核算方式與無(wú)紙化管理的方式差別較大，財(cái)務(wù)人員可能會(huì)有缺乏“安全感”的感覺(jué)。想要順利推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案無(wú)紙化，首先需要財(cái)務(wù)人員擺脫陳舊思想的束縛，跟上信息化時(shí)代發(fā)展的步伐。單位財(cái)務(wù)人員要對(duì)財(cái)務(wù)核算無(wú)紙化的理念進(jìn)行充分學(xué)習(xí)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案無(wú)紙化推行過(guò)程中可能遇到的問(wèn)題與阻礙進(jìn)行提前預(yù)判。另外，會(huì)計(jì)核算無(wú)紙化不只是財(cái)務(wù)部門(mén)的事情，與單位管理層和各部門(mén)都密不可分，所以需要單位所有員工的互相理解與配合。在推行的過(guò)程中，可以采取“試點(diǎn)”的方式，從部分簡(jiǎn)單易操作的內(nèi)容開(kāi)始推廣，再逐步實(shí)現(xiàn)所有業(yè)務(wù)無(wú)紙化的實(shí)施。總的來(lái)說(shuō)，單位需要從上至下改變傳統(tǒng)紙質(zhì)化管理的觀念，擺脫對(duì)紙質(zhì)檔案的依賴。提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的素質(zhì)，提高相關(guān)人員在信息系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面的能力。

（三）加快升級(jí)財(cái)務(wù)電子化管理能力

為了實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案無(wú)紙化，單位要升級(jí)財(cái)務(wù)電子化管理的能力。首先，單位要根據(jù)預(yù)算情況及信息化建設(shè)規(guī)劃，逐步實(shí)現(xiàn)對(duì)各個(gè)管理信息系統(tǒng)的升級(jí)改造，將單位內(nèi)控流程內(nèi)置于報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)中，并提高報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)的電子化管理能力。比如，針對(duì)大量的電子發(fā)票，系統(tǒng)要自動(dòng)對(duì)報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)中使用過(guò)的電子發(fā)票進(jìn)行比對(duì)，已經(jīng)支付過(guò)的電子發(fā)票再次支付時(shí)系統(tǒng)要進(jìn)行限制，避免一票多用的情況發(fā)生。

（四）提高數(shù)據(jù)安全性能

網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)安全是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案無(wú)紙化的首要保障和基石。在電子化管理的模式下，數(shù)據(jù)安全性至關(guān)重要。我們需要通過(guò)技術(shù)手段來(lái)強(qiáng)化和保障會(huì)計(jì)檔案的安全性能。首先，要加強(qiáng)相關(guān)制度的建設(shè)，制定系統(tǒng)故障時(shí)的應(yīng)急預(yù)案。其次，要采取一系列的技術(shù)手段來(lái)加強(qiáng)安全管理，通過(guò)設(shè)置多層次的加密模式包括防火墻等途徑來(lái)防止非法訪問(wèn)，安裝正版殺毒軟件，定期進(jìn)行升級(jí)來(lái)避免病毒的影響。還要采取有效的措施，如授權(quán)管理來(lái)確保檔案的完整、防止檔案被篡改。最后，為避免自然因素等不可控情況對(duì)數(shù)據(jù)的影響，要及時(shí)進(jìn)行電子檔案?jìng)浞?，還要定期對(duì)服務(wù)器和其他磁性介質(zhì)進(jìn)行檢測(cè)與維護(hù)。

綜上所述，會(huì)計(jì)檔案無(wú)紙化具有較多的優(yōu)勢(shì)，如方便永久保存、快速查找，能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)管理成本的大幅下降，減少內(nèi)部資源的消耗，顯著提升內(nèi)部控制效率。可以說(shuō)會(huì)計(jì)檔案無(wú)紙化是科技和信息技術(shù)發(fā)展的必然結(jié)果，也有助于單位管理。當(dāng)下，在會(huì)計(jì)檔案無(wú)紙化推行過(guò)程中，還存在一系列問(wèn)題和許多需要探索的內(nèi)容，但隨著業(yè)務(wù)量的不斷增加和管理要求的不斷提高，會(huì)計(jì)檔案無(wú)紙化將成為未來(lái)事業(yè)單位會(huì)計(jì)管理發(fā)展的新方向。