水利工程檔案收集歸檔的問(wèn)題和對(duì)策

張廣振

（山東省海河淮河小清河流域水利管理服務(wù)中心，山東 濟(jì)南 250014）

水利工程檔案會(huì)在工程前期、實(shí)施、竣工驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)中產(chǎn)生，檔案包含了相關(guān)文字、聲像以及圖表等，均具有保存價(jià)值。近些年我國(guó)出臺(tái)了一系列的政策來(lái)對(duì)檔案管理的規(guī)范化進(jìn)行加強(qiáng)，水利部門(mén)也根據(jù)具體的工程檔案管理情況改進(jìn)了相關(guān)的制度規(guī)定，這使我國(guó)的水利工程檔案規(guī)范化管理水平得到進(jìn)一步提高。工作人員能否完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確地保存水利工程檔案材料，將會(huì)直接影響到水利工程發(fā)揮作用。目前水利工程檔案的收集管理還存在不足，為此工作人員需要根據(jù)不足來(lái)采取有效的對(duì)策，盡最大努力提高水利工程檔案的管理質(zhì)量。

一、目前水利工程檔案收集歸檔存在的主要問(wèn)題

1.收集歸檔內(nèi)容有缺失

目前水利工程檔案存在收集歸檔內(nèi)容有缺失的情況，主要體現(xiàn)在以下幾方面。第一，項(xiàng)目前期報(bào)批文件材料收集不齊全；第二，工作人員沒(méi)能夠完全收集與歸檔初步設(shè)計(jì)與專項(xiàng)設(shè)計(jì)文件；第三，工作人員沒(méi)有對(duì)工程建設(shè)管理相關(guān)的規(guī)章制度和辦法進(jìn)行歸檔；第四，工作人員未完整收集歸檔在工程建設(shè)協(xié)調(diào)過(guò)程中的重要專業(yè)會(huì)議文件資料；第五，工作人員沒(méi)有對(duì)重要合同與協(xié)議進(jìn)行完整收集歸檔；第六，工作人員沒(méi)有完全收集到涉及預(yù)算、概算、決算與建設(shè)計(jì)劃的文件資料；第七，監(jiān)理資料存在不規(guī)范編制的問(wèn)題，且資料也存在歸檔不全的問(wèn)題，工程整體竣工驗(yàn)收文件材料有所缺失等。這些材料缺失的情況在工期長(zhǎng)的水利工程項(xiàng)目中尤為明顯，這主要是工期長(zhǎng)的水利工程項(xiàng)目不可避免地會(huì)經(jīng)歷人員多次變動(dòng)，人員的每一次變動(dòng)都有可能會(huì)缺失文件材料。

2.單一的收集歸檔載體形式

部分建設(shè)單位在水利工程前期不知道有項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的環(huán)節(jié)，一般會(huì)在工程完工后竣工驗(yàn)收階段才了解到需要整理項(xiàng)目工程檔案，才急忙與本單位的檔案部門(mén)聯(lián)系，這就使得檔案部門(mén)在后期才開(kāi)始介入工程檔案材料的收集歸檔，導(dǎo)致檔案專項(xiàng)驗(yàn)收環(huán)節(jié)整個(gè)項(xiàng)目檔案的收集、整理、驗(yàn)收等都較為匆忙。因時(shí)間倉(cāng)促，此時(shí)只能夠簡(jiǎn)單地收集歸檔基本的紙質(zhì)文件材料，而實(shí)物檔案、聲像檔案等特殊載體檔案則沒(méi)有充足的時(shí)間來(lái)收集整理歸檔。

3.成冊(cè)材料缺乏良好的歸檔

成冊(cè)材料主要指的是水利工程竣工材料以及監(jiān)理材料，竣工材料指的是施工單位在整個(gè)施工建設(shè)過(guò)程中而匯總的各項(xiàng)圖表與文字材料，這些材料會(huì)根據(jù)單位工程來(lái)進(jìn)行裝訂成冊(cè)。監(jiān)理材料主要指的是監(jiān)理單位在工程整個(gè)監(jiān)理過(guò)程中而匯總的各項(xiàng)文件材料，同樣會(huì)裝訂成冊(cè)。目前成冊(cè)材料的問(wèn)題主要有以下幾點(diǎn)。第一，因?yàn)槌蓛?cè)材料一般會(huì)需要較多的份數(shù)，編制單位需要同時(shí)制作幾套，而原件份數(shù)少，此時(shí)工作人員在編制成冊(cè)時(shí)就會(huì)采取復(fù)印的形式，然而原件材料經(jīng)過(guò)多次復(fù)印后會(huì)出現(xiàn)明顯的模糊不清，這直接影響到歸檔質(zhì)量。第二，成冊(cè)材料中的部分文件沒(méi)有嚴(yán)格按照要求來(lái)手簽，比如手簽材料中可以見(jiàn)到熱敏紙、復(fù)寫(xiě)紙、紅色水筆、鉛筆、圓珠筆等耐久性比較差的書(shū)寫(xiě)材料，這不能達(dá)到檔案字跡需有耐久性的要求。第三，目錄與頁(yè)碼存在不規(guī)范問(wèn)題，有些文件材料被裝訂成冊(cè)后，工作人員卻沒(méi)有編制冊(cè)內(nèi)目錄，或者只是簡(jiǎn)單地對(duì)本冊(cè)文件內(nèi)容進(jìn)行羅列，卻沒(méi)有對(duì)各個(gè)文件材料內(nèi)容所在的頁(yè)碼進(jìn)行標(biāo)注。同時(shí)，成冊(cè)材料中也存在不規(guī)范編寫(xiě)頁(yè)碼的問(wèn)題，由于成冊(cè)材料通常會(huì)包含比較多的內(nèi)容，冊(cè)內(nèi)一般含許多個(gè)小材料，編制單位在進(jìn)行編制時(shí)會(huì)先打印各個(gè)小材料，然后再由復(fù)印部對(duì)各個(gè)小材料進(jìn)行統(tǒng)一裝訂，所以冊(cè)內(nèi)材料中的頁(yè)碼可能會(huì)出現(xiàn)各個(gè)小材料各成一段的情況，整個(gè)冊(cè)內(nèi)的頁(yè)碼并不連續(xù)。此外，工作人員在裝訂成冊(cè)時(shí)，臨時(shí)在冊(cè)內(nèi)直接增加了一些合格證、說(shuō)明書(shū)、圖表等零散材料，這些零散材料通常沒(méi)有頁(yè)碼，這也就導(dǎo)致整冊(cè)材料沒(méi)有連續(xù)的頁(yè)碼。第四，裝訂不規(guī)范，因部門(mén)歸檔人員對(duì)工作檔案整理不熟悉，裝訂一些工程歸檔材料會(huì)選擇運(yùn)用打孔式塑裝，歸檔材料不推薦采取書(shū)本式膠裝。因?yàn)樗芰洗嬖谌菀鬃兇嗬匣娜觞c(diǎn)，所以材料在歸檔后還需要再次去除塑料封皮與塑裝卡，工作人員需運(yùn)用棉線三孔一線來(lái)再次進(jìn)行裝訂，這增加了工作人員的裝訂時(shí)間。第五，缺乏規(guī)范的名稱，工作人員沒(méi)有對(duì)文件材料進(jìn)行具體的擬名，尤其是大單位工程在對(duì)材料進(jìn)行編制分冊(cè)時(shí)，有些題名只是簡(jiǎn)單的描寫(xiě)了共幾冊(cè)與第幾冊(cè)，并沒(méi)有對(duì)該冊(cè)具體是什么內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)注。同時(shí)，不同的單位工程會(huì)運(yùn)用不同的竣工材料名稱，這使文件名稱有可能是工程移交材料，有可能是施工技術(shù)材料，也有可能是施工材料等，這不利于檔案材料的辨別。

4.竣工圖編制不規(guī)范

通常情況下施工單位需要在施工圖紙上進(jìn)行竣工圖章的加蓋，并且監(jiān)理單位與施工單位都需要在施工圖上進(jìn)行簽字確認(rèn)，然而現(xiàn)在竣工圖還存在以下幾個(gè)問(wèn)題。第一，施工圖沒(méi)有進(jìn)行竣工圖章的加蓋，根據(jù)相關(guān)規(guī)定，施工圖做竣工圖歸檔時(shí)必須要進(jìn)行竣工圖章的加蓋，若沒(méi)有竣工圖章加蓋則無(wú)法判定其為竣工圖。如果相關(guān)單位與人員都沒(méi)有在圖紙上簽字，當(dāng)以后水利工程出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題的時(shí)候，則難以進(jìn)行責(zé)任劃分。第二，缺乏規(guī)范的竣工圖章，雖然《水利部關(guān)于印發(fā)水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定的通知》（水辦〔2021〕200號(hào)）等文件對(duì)竣工圖章及竣工圖審核章有明確要求和樣章說(shuō)明，但是有些單位制作的竣工圖章還是不規(guī)范，甚至有些印章上只有“竣工”或“竣工圖章”等簡(jiǎn)單字樣。同時(shí)，竣工圖章也存在不規(guī)范填寫(xiě)的情況，有些手簽材料的字跡均來(lái)自一人，并不是由有關(guān)負(fù)責(zé)人員逐一手簽字。第三，竣工圖沒(méi)有按照規(guī)范來(lái)折疊，竣工圖折疊所運(yùn)用的標(biāo)準(zhǔn)是《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》，然而有些工作人員并沒(méi)有按照標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行折疊，這導(dǎo)致歸檔的圖紙出現(xiàn)折疊不規(guī)范的情況[1]。在該方面原因的影響下，會(huì)直接影響到工程檔案管理的整體質(zhì)量，更可能出現(xiàn)局部資料破損的情況。

二、水利工程檔案收集歸檔的具體對(duì)策

1.進(jìn)一步增強(qiáng)檔案培訓(xùn)與管理

水利工程項(xiàng)目管理人員需要進(jìn)一步增強(qiáng)對(duì)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)與指導(dǎo)，檔案驗(yàn)收組織單位能夠組建一支優(yōu)秀的工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收人才庫(kù)，檔案驗(yàn)收組織單位能夠?qū)λこ探ㄔO(shè)單位開(kāi)展項(xiàng)目檔案方面的業(yè)務(wù)培訓(xùn)與相關(guān)指導(dǎo)。檔案驗(yàn)收單位能夠科學(xué)地組織水利工程項(xiàng)目檔案管理培訓(xùn)班，要求建設(shè)單位參與水利工程建設(shè)的有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)都來(lái)參加培訓(xùn)，比如檔案部門(mén)、招投標(biāo)管理部門(mén)、設(shè)備管理部門(mén)、合同管理部門(mén)、工程管理部門(mén)等[2]。同時(shí)，參與工程建設(shè)的監(jiān)理單位、施工單位與設(shè)計(jì)單位等都需要接受相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以此增強(qiáng)各個(gè)部門(mén)的檔案管理水平。此外，工作人員需要對(duì)水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記備案制度進(jìn)行貫徹落實(shí)，建設(shè)單位如果有建設(shè)項(xiàng)目，則需要根據(jù)要求來(lái)提前進(jìn)行備案申報(bào)，驗(yàn)收組織單位需要進(jìn)一步增強(qiáng)對(duì)建設(shè)單位的工程項(xiàng)目檔案管理，使檔案部門(mén)能夠在工程早期便介入檔案管理工作，使工程建設(shè)項(xiàng)目的文件材料能夠得到有效收集與歸檔，保障各類材料的完整性。

2.完善相關(guān)制度，確保工程檔案可以齊全完整的收集歸檔

2.1 “三納入”“三參加”“四同時(shí)”制度的貫徹落實(shí)。工作人員若想要齊全完整的收集歸檔水利工程的檔案材料，首先，需要讓“三納入”制度得到有效落實(shí)，水利工程建設(shè)單位能夠在相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的議事日程當(dāng)中合理增加檔案工作，將檔案工作合理歸入水利工程建設(shè)管理工作內(nèi)容中，并明確哪些部門(mén)與人員需在崗位職責(zé)中增加檔案管理工作[3]。其次，相關(guān)部門(mén)需要讓“三參加”制度得到有效的貫徹落實(shí)，大型設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收會(huì)、工程竣工驗(yàn)收會(huì)以及工程建設(shè)計(jì)劃會(huì)與平衡會(huì)都需要有檔案部門(mén)人員的參加，以便檔案部門(mén)人員可以提前介入檔案管理工作，使檔案部門(mén)人員可以及早對(duì)建設(shè)單位開(kāi)展水利工程檔案收集歸檔的培訓(xùn)。最后，相關(guān)部門(mén)需要讓“四同時(shí)”制度得到有效落實(shí)，水利工程建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)都需要穿插檔案管理工作，檔案管理工作需要和工程建設(shè)同時(shí)開(kāi)展。相關(guān)工作人員在建設(shè)水利工程項(xiàng)目的前期，就需要同時(shí)對(duì)文件材料進(jìn)行有效的收集與整理工作。相關(guān)工作人員在進(jìn)行合同與協(xié)議的時(shí)候，就需要同時(shí)明確水利工程檔案的收集環(huán)節(jié)、整理環(huán)節(jié)、移交環(huán)節(jié)的各項(xiàng)要求[4]。相關(guān)工作人員在對(duì)水利工程施工質(zhì)量以及整體進(jìn)度進(jìn)行檢查的時(shí)候，就需要同時(shí)對(duì)工程檔案材料的收集與整理情況進(jìn)行詳細(xì)檢查。相關(guān)工作人員在對(duì)項(xiàng)目成果實(shí)施評(píng)審時(shí)，在對(duì)水利工程進(jìn)行竣工驗(yàn)收時(shí)，就需要同時(shí)對(duì)水利工程檔案材料的內(nèi)容以及質(zhì)量進(jìn)行科學(xué)的審查與驗(yàn)收。

2.2 構(gòu)建工程檔案收集歸檔與考核獎(jiǎng)懲制度。相關(guān)部門(mén)能夠科學(xué)制定工程檔案收集歸檔與考核獎(jiǎng)懲制度，在制度中進(jìn)一步細(xì)化在檔案收集、整理與歸檔各個(gè)環(huán)節(jié)中的考核獎(jiǎng)懲辦法，以此使各個(gè)部門(mén)都可以充分重視工程檔案的收集歸檔工作。水利工程檔案的直接責(zé)任部門(mén)可以確定為工程管理部門(mén)，水利工程檔案歸檔工作的直接責(zé)任人員可以明確為工程建設(shè)管理人員，工程建設(shè)管理人員需要根據(jù)要求來(lái)整理歸檔本單位的工程檔案文件材料，如果人員發(fā)生工作變動(dòng)，則管理人員需要先歸檔交接好全部的工程檔案文件材料。工程項(xiàng)目主要由管理部門(mén)來(lái)開(kāi)展相應(yīng)的管理工作，故而工程管理部門(mén)人員比較熟悉工程建設(shè)的各個(gè)程序會(huì)形成什么類型的文件材料。而檔案管理部門(mén)人員則主要熟悉檔案材料的分類與整理要求等，檔案管理部門(mén)人員并不熟悉工程建設(shè)的詳細(xì)情況，這就需要工程管理部門(mén)人員來(lái)開(kāi)展檔案的收集歸檔工作，這能夠讓水利工程檔案歸檔的系統(tǒng)性、完整、齊全以及準(zhǔn)確性都得到較好保障。檔案相關(guān)工作需要科學(xué)合理的結(jié)合實(shí)際的工程項(xiàng)目業(yè)務(wù)工作，業(yè)務(wù)部門(mén)可以開(kāi)展檔案的收集歸檔工作，檔案部門(mén)則可以開(kāi)展檔案的整理保管利用工作，業(yè)務(wù)部門(mén)與檔案部門(mén)的有效配合，可以取得更為顯著的檔案管理效果。

2.3 構(gòu)建報(bào)告回訪制度。當(dāng)水利工程進(jìn)入到整體竣工驗(yàn)收環(huán)節(jié)后，水利建設(shè)單位需要及早將工程竣工驗(yàn)收的具體情況報(bào)告給檔案驗(yàn)收組織單位，檔案驗(yàn)收單位需要及早對(duì)水利建設(shè)單位實(shí)施回訪，檔案驗(yàn)收單位在回訪過(guò)程中需要對(duì)檔案專項(xiàng)驗(yàn)收時(shí)的問(wèn)題整改情況進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查工程整體竣工驗(yàn)收環(huán)節(jié)的文件材料有無(wú)進(jìn)行收集歸檔等[5]。

3.進(jìn)一步增強(qiáng)特殊載體檔案的收集歸檔

特殊載體檔案主要指的是電子檔案、聲像檔案等，這些特殊載體檔案是對(duì)水利工程紙質(zhì)載體檔案的必要補(bǔ)充，各個(gè)水利工程參建單位以及建設(shè)單位各部門(mén)都需要重視特殊載體檔案的收集歸檔工作，進(jìn)一步增強(qiáng)特殊載體工程檔案的收集歸檔工作。建設(shè)單位開(kāi)始籌建水利工程時(shí)，單位就需要安排專人來(lái)開(kāi)展錄像、錄音、照片等電子文件資料與聲像檔案的收集歸檔工作。

4.進(jìn)一步增強(qiáng)工程檔案的質(zhì)量審核和歸檔要求

4.1 增強(qiáng)質(zhì)量部門(mén)對(duì)檔案的質(zhì)量審核責(zé)任。水利工程檔案的質(zhì)量會(huì)在一定程度上影響到工程質(zhì)量的判定，為此水利工程檔案管理工作應(yīng)當(dāng)歸入到檔案驗(yàn)收部門(mén)的工程質(zhì)量管理程序中，質(zhì)量管理部門(mén)需要對(duì)水利工程檔案進(jìn)行嚴(yán)格的質(zhì)量監(jiān)督檢查，若是發(fā)現(xiàn)參建單位沒(méi)有根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求來(lái)遞交水利工程檔案，則驗(yàn)收部門(mén)不通過(guò)該水利工程的驗(yàn)收，或是不對(duì)該水利工程開(kāi)展質(zhì)量等級(jí)評(píng)定。若水利工程檔案不符合相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)要求，則不對(duì)水利工程質(zhì)量保證金進(jìn)行退還[6]。

4.2 注重合同管理的檔案要求。目前水利工程監(jiān)理材料、竣工圖、竣工材料等較為容易發(fā)生質(zhì)量問(wèn)題，針對(duì)這些常見(jiàn)的質(zhì)量問(wèn)題，建設(shè)單位能夠通過(guò)書(shū)面文字的形式來(lái)對(duì)水利工程檔案的歸檔要求以及質(zhì)量審核要求進(jìn)行約定，相關(guān)工作人員可以對(duì)歸檔份數(shù)、歸檔內(nèi)容以及歸檔時(shí)間等重要材料進(jìn)行掃描，通過(guò)掃描來(lái)讓水利工程歸檔材料的清晰度得到進(jìn)一步提高。同時(shí)，單位在監(jiān)理合同與施工合同當(dāng)中都明確約定工程檔案歸檔材料的清晰度要求，施工單位必須要提供質(zhì)量合格、完整與齊全的工程竣工檔案，監(jiān)理單位對(duì)工程竣工檔案進(jìn)行了系統(tǒng)性的審核，且監(jiān)理單位出具工程歸檔材料質(zhì)量審核報(bào)告，確認(rèn)監(jiān)理檔案均達(dá)到要求后，才可以進(jìn)行工程與監(jiān)理費(fèi)用的結(jié)算[7]。

結(jié)語(yǔ)

總結(jié)以上內(nèi)容可知，目前水利工程檔案的收集歸檔工作存在問(wèn)題，為此相關(guān)單位可以進(jìn)一步增強(qiáng)檔案培訓(xùn)與管理，完善相關(guān)制度，進(jìn)一步增強(qiáng)特殊載體檔案的收集歸檔，并進(jìn)一步增強(qiáng)工程檔案的質(zhì)量審核和歸檔要求，以此來(lái)讓水利工程檔案的收集歸檔工作效率與質(zhì)量都得到進(jìn)一步提高，使水利工程建設(shè)能夠有齊全完整的文件材料留檔，從而為水利工程的檔案專項(xiàng)驗(yàn)收通過(guò)提供一定保障，進(jìn)而為水利工程順利通過(guò)竣工驗(yàn)收提供一定保障。