強(qiáng)化檔案審核工作提升干部人事檔案管理水平

晏春明

（廣安區(qū)人力資源服務(wù)中心，四川 廣安 638500）

目前，要確保干部人事檔案管理工作的順利實施，提升干部檔案管理的質(zhì)量與效能，必須加強(qiáng)檔案審查工作能力，清醒地認(rèn)識并強(qiáng)化對干部人事檔案管理。通常干部人事檔案管理應(yīng)當(dāng)具備很高的完整性、真實性，才能得到有效利用，這必須建立在不斷提高人事檔案管理水平的基礎(chǔ)上。從實踐看，新時代干部人事檔案管理中暴露出的各種問題，需要通過改革加強(qiáng)檔案審查，提高管理水平，以推動干部人事檔案管理的持續(xù)開展[1]。

一、加強(qiáng)干部人事檔案審核的重要性

檔案審核工作作為檔案管理的關(guān)鍵部分，對于提升檔案管理水平有著重要的影響，需要相關(guān)人員予以高度重視。在審核干部人事檔案過程中：緊扣“三齡二歷一身份”開展工作，重點(diǎn)審核干部的出生時間、參工時間、入黨時間、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、干部身份、家庭主要成員等重要信息，尤其要注意審核檔案材料是否涂改造假，干部信息是否真實準(zhǔn)確，重要原始依據(jù)材料是否完整規(guī)范等，對干部重要信息真實性存疑的，干部本人要作出書面說明，由組織進(jìn)行調(diào)查核實，根據(jù)中組部相關(guān)政策填寫《干部人事檔案專項審核認(rèn)定表》，交干部本人核對并簽字確認(rèn)，每卷檔案必須經(jīng)過初審和復(fù)審，且初審人和復(fù)審人要簽字確認(rèn)。通過強(qiáng)化干部檔案審核管理，就可以從根本上解決干部人事檔案管理中存在的問題[1]。而通過規(guī)范檔案審核管理的工作方法，就可以提升干部人事檔案管理的正規(guī)化管理水平。所以，一定要加強(qiáng)檔案審查，提高干部人事檔案的管理水平。進(jìn)一步強(qiáng)化對人事檔案信息的充分掌握，把人事檔案中“三齡二歷一身份”的信息用文字的方式匯總表達(dá)，具備了強(qiáng)烈的指導(dǎo)性、舉證依據(jù)、借鑒意義以及相當(dāng)?shù)姆尚ЯΑＳ捎谌耸聶n案直接關(guān)系到社會保障和民生，同時存在著原始性和歷史性。準(zhǔn)確、真實的檔案資料能夠在建立人力資源時起到有效幫助。通過開展人事檔案審核，還能夠?qū)v史檔案等資料信息中出現(xiàn)的問題加以核查、改進(jìn)，以便更有效提升人事檔案服務(wù)質(zhì)量。在這一流程中，還能夠更進(jìn)一步增加人們對人事檔案工作的進(jìn)一步認(rèn)識。

強(qiáng)化檔案審核，將能夠有效提升干部人事檔案管理質(zhì)量，高效運(yùn)用人事檔案信息資料，為人力資源管理機(jī)構(gòu)實施各類人事工作提供全面可信的數(shù)據(jù)服務(wù)。同時，經(jīng)過對干部人事檔案信息的嚴(yán)密審查，也能夠在一定程度上提高人事檔案的穩(wěn)定性、可信度與完整性，并有效提高人事檔案信息質(zhì)量與統(tǒng)計效率。而專業(yè)的檔案管理人員則將負(fù)責(zé)人事檔案審查、整理和分析工作，從大量實踐中提升他們的綜合素養(yǎng)，進(jìn)一步提升干部人事檔案管理工作水平。

二、當(dāng)前干部人事檔案管理審核工作現(xiàn)狀分析

1.缺乏管理意識

目前，在開展檔案管理過程中，檔案管理部門及管理人員普遍缺乏管理意識，因此，干部人事檔案工作人員的檔案管理能力比較弱。一般而言，按照規(guī)范檔案室必須堅固、耐火和防潮，并配有鐵質(zhì)文件柜。而庫房面積每千卷需二十至二十五平方米，庫內(nèi)還必須配備空調(diào)、除濕及滅火器等設(shè)備。但其實不少單位的干部人事檔案室內(nèi)條件都很差，達(dá)不到一定要求，而且缺乏專門的檔案空間，因此整理和查閱干部人事檔案的空間也十分狹窄。人事干部檔案通常記載著干部人事的全部情況，必須盡量充分地挖掘，多方面的表現(xiàn)，以作為選拔使用、安置人員的重要依據(jù)。但在具體操作時，往往出現(xiàn)不同程度的遺漏，導(dǎo)致檔案信息不完整。此外，由于干部人事檔案管理信息化建設(shè)水平相對較低，人工管理仍為主要方法，只是在電腦中輸入一些基本的個人信息，并創(chuàng)建一個簡單的檔案索引目錄。沒有運(yùn)用到現(xiàn)代信息技術(shù)，建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫，在檢索干部人事檔案信息時，仍需查找紙質(zhì)檔案，費(fèi)時費(fèi)力。導(dǎo)致干部檔案利用率低，削弱了檔案的基本功能[2]。

2.檔案材料內(nèi)容缺乏完整與規(guī)范性

就目前檔案管理工作來看，干部人事檔案資料殘缺不全的情況相當(dāng)常見。其中，比較常見的是沒有學(xué)位或者從事科研工作所取得的學(xué)歷資料，如沒有學(xué)位的文件或者研究生申請書等。崗位調(diào)整資料匱乏人員介紹信，領(lǐng)導(dǎo)工作介紹信，干部調(diào)動文件等，都是關(guān)于干部工作崗位調(diào)整的重要資料，調(diào)動材料丟失的問題在各部門中普遍存在。

高校學(xué)生的注冊證、勞動合同、基本養(yǎng)老保險繳納憑證和終止勞動合同，而且有關(guān)資料缺失非常常見。由于干部人事檔案管理并不完善，所以干部人事資料審查主要核實“出生時間、工作時間、入黨時間、工作經(jīng)歷、學(xué)歷、干部情況”等關(guān)鍵信息。主要方式是將個人資料上原來的信息與最近的信息進(jìn)行對照，看是否存在信息不一致的情況。在干部人事檔案審核實踐中可以發(fā)現(xiàn)，干部人事檔案審核能力不足是檔案管理中比較常見的問題。例如，對干部人事檔案進(jìn)行“三齡、兩歷、一身份”審核，是檔案管理的重點(diǎn)[2]。從內(nèi)容上看，在認(rèn)定“三齡”時，往往存在個人資料記錄不一致、年份不同等問題，如混淆農(nóng)歷和公歷等，缺少與學(xué)業(yè)信息相關(guān)的證明材料，如未注冊登記表、畢業(yè)登記表等。簡歷中有支持材料，但在給定的簡歷中沒有適當(dāng)?shù)墓ぷ鹘?jīng)驗，導(dǎo)致在任何給定時間點(diǎn)的經(jīng)驗不足。干部身份認(rèn)定，干部個人檔案中沒有干部任用的蹤跡信息，部分備案信息未按要求規(guī)范填寫，甚至更改。一些檔案材料印章不全，需加蓋部分部門或單位印章，個別部門或單位印章遺失，或者一些干部人事檔案存在沒有參考價值的文件，導(dǎo)致歸檔數(shù)據(jù)文件復(fù)雜。

3.相關(guān)機(jī)制急需完善

最高層次的檢定審核制度的建立，充分體現(xiàn)了干部人事檔案管理工作的實際需要。但一些地方檔案管理機(jī)構(gòu)卻不重視館藏資料的規(guī)范性和真實性。建立審查機(jī)制時，既無法提高其效益，也無法充分保證檔案的卷宗價值，不能反映其自身使用的價值。許多檔案管理與審核方法的制定不能分析其對組織人員業(yè)績的作用，特別是干部人事檔案方面，這使得在檔案審核工作實踐中不能把握其資源使用的價值。也有部分檔案管理人員在核查工作中沒有深入研究歸檔實施方向，只是根據(jù)系統(tǒng)設(shè)計方案對檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，難以為檔案干部提供參考。

三、強(qiáng)化檔案審核工作提升干部人事檔案管理水平的方法

1.增強(qiáng)管理意識

干部人事檔案審核涉及的內(nèi)容多種多樣，業(yè)務(wù)量大，政策性強(qiáng)。所以，開展更有效的干部人事檔案審核工作，就需要在國家審核機(jī)關(guān)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，認(rèn)真組織好審核隊伍，積極開展干部人事檔案審核工作。并經(jīng)常開展匯報會，認(rèn)真聽取審核工作匯報，及時總結(jié)工作中出現(xiàn)的困難情況，并指出具體解決辦法，以使干部人事檔案審核工作順利完成[3]。建立專用的檔案查閱區(qū)、檔案管理工作人員辦公區(qū)和檔案保管處。并建設(shè)牢固、耐火、防水的專門檔案倉庫，并安裝鐵質(zhì)檔案柜等，完善庫房空調(diào)、除濕、消防和溫濕度測量裝置等設(shè)施，避免庫房潮濕。采用高溫高濕、照明、防潮、抗霉、防蟲、防塵以及防有害空氣等的方法，及時處理實際問題。在檔案管理人員結(jié)束工作后，應(yīng)注意及時關(guān)閉檔案庫設(shè)備電源，禁止擺放茶杯、食品，禁止抽煙等。安裝監(jiān)控和防火墻，實現(xiàn)干部人事檔案管理安全、科學(xué)和便捷。

2.構(gòu)建現(xiàn)代化的檔案管理思維

在干部人事檔案審核過程中，要求工作人員具備較強(qiáng)的審核能力，這是確保檔案管理結(jié)果準(zhǔn)確的基礎(chǔ)。就目前干部人員檔案考核工作的實際狀況來看，為了進(jìn)一步提高審核質(zhì)量，需要建立現(xiàn)代化的檔案管理思維，加強(qiáng)對審核項目各個環(huán)節(jié)監(jiān)管，從而推動干部人事檔案管理工作的順利實施。在實際的檔案審查管理中，需從干部人事檔案管理工作人員思想入手，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，積極將現(xiàn)代管理理念引入人事檔案管理中。干部人事檔案審查人員也要深入做好審核管理，以提升檔案管理服務(wù)質(zhì)量。在干部人事檔案審核工作中，各級主管部門也要相應(yīng)擴(kuò)大對基層檔案審核工作人員的管理職責(zé)，讓他們在工作上具有相應(yīng)的自主性。在檔案審核工作中，應(yīng)基于《干部人事檔案工作程序規(guī)定》要求的基礎(chǔ)上，對干部人事檔案的接收、使用、交接、保管、歸集、整理和歸檔等方面進(jìn)一步加以規(guī)范，建立健全干部人事檔案審核、資料收集及檔案交接等多項工作制度。認(rèn)真完善工作賬簿，確保干部人事檔案規(guī)范有序，保證檔案工作準(zhǔn)確實施，使檔案審核工作真正起到積極的效果[3]。此外，還要加強(qiáng)完善干部人事檔案信息化建設(shè)，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，改進(jìn)工作方法，優(yōu)化工作流程，提高干部人事檔案管理和利用效率。

3.加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用

在人事檔案審核工作中，應(yīng)用信息技術(shù)，是為了充分發(fā)揮信息化管理的作用。因為領(lǐng)導(dǎo)干部經(jīng)常會調(diào)整，工作崗位也會變動。所以，干部人事檔案中的個人信息存在較大的不確定性，若在干部人事檔案審核中仍采取傳統(tǒng)的人工操作模式，不但會影響審核效果，而且還無法提高審核的準(zhǔn)確度。但使用信息化系統(tǒng)的好處是信息的傳播速率較快，可以通過使用干部人事檔案管理專業(yè)應(yīng)用軟件，來提高審核效率及審核質(zhì)量?，F(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛使用對于保證干部人事檔案審核過程標(biāo)準(zhǔn)化、優(yōu)化發(fā)展等方面都有著重要的作用。因此，當(dāng)前應(yīng)繼續(xù)加快推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，應(yīng)用信息技術(shù)，明確組織性質(zhì)，構(gòu)建適合本單位的檔案管理信息平臺，并不斷完善干部人事檔案管理專用管理模塊，把在管理中掌握的各種檔案信息統(tǒng)一錄入指定信息庫，并妥善進(jìn)行記錄工作，以更有效地管理檔案信息。另外，在檔案管理工作中，要不斷完善自身檔案保護(hù)機(jī)制，并建立干部人事檔案審查模塊[4]。由于檔案信息系統(tǒng)的建立，外部數(shù)據(jù)信息以及各種信息源均能夠在網(wǎng)絡(luò)平臺上資源共享，并且能夠隨時查詢。如要檢索干部人事檔案資料，可以使用操作程序開展檢索操作，這樣不但能夠迅速查詢資料，而且能夠自動檢索，大大提高效率。通過使用干部人事檔案檢索功能，可以與系統(tǒng)中存儲的數(shù)據(jù)進(jìn)行比對，使得各種信息一目了然。并確保干部人事檔案在查詢過程中，具有較高的安全性和可靠性。

4.完善干部人事檔案信息采集制度

當(dāng)前，我國事業(yè)單位正在緊鑼密鼓推進(jìn)公開招聘制度。事業(yè)單位內(nèi)部人事變動時有發(fā)生，崗位突變屢見不鮮。日常工作中也有很多培訓(xùn)和考核，干部人事檔案十分復(fù)雜，難以保證干部人事檔案的完整性和真實性。因此，要不斷創(chuàng)新工作方式，轉(zhuǎn)變檔案信息收集方式，認(rèn)識資料形成規(guī)律，主動收集人事檔案。密切關(guān)注專項工作和重點(diǎn)工作開展情況，按照檔案信息形成規(guī)律及時收集材料。加大干部人事檔案宣傳力度，進(jìn)一步強(qiáng)化征集和補(bǔ)充干部檔案資料的力度，逐步完善干部人事檔案資料，提高干部人事檔案資料的真實性和完整性。此外，要按照相關(guān)要求調(diào)整干部人事檔案范圍，提高人事檔案利用率。例如，建立干部最新業(yè)績檔案制度，及時更新整理干部工作業(yè)績和任務(wù)完成情況，及時更新真實反映干部學(xué)歷和各類職業(yè)資格考試情況的相關(guān)信息。同時適當(dāng)放寬管理，比如放寬干部檔案紙張規(guī)格的硬性要求，以前歸檔的材料不需要完全按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)裁剪裝訂，因為有些材料裁剪后，破壞原有檔案的完整性，最終形成的檔案信息采集責(zé)任制，明確干部人事檔案材料移交的責(zé)任人，密切配合相關(guān)業(yè)務(wù)部門，協(xié)調(diào)分工，制定相應(yīng)的制度規(guī)范[5]。在收集檔案資料時，應(yīng)將各方面的工作有機(jī)結(jié)合起來，以充分保證館藏資料的完整性。

5.加強(qiáng)對檔案管理者專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)

要提高檔案管理的科學(xué)化水平，還需要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理隊伍建設(shè)工作。在干部人事檔案管理的專業(yè)隊伍建設(shè)中，要加大對具備檔案專業(yè)背景和有關(guān)知識的人員的引進(jìn)。經(jīng)常開展干部人事檔案管理工作者的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使他們提高知識技術(shù)水平和工作業(yè)務(wù)水平。各相關(guān)單位和行業(yè)之間也要不定期召開有關(guān)研討會，介紹有關(guān)干部人事檔案工作方面的管理方法與心得，以增進(jìn)人員交流學(xué)習(xí)。干部人事檔案屬機(jī)密資料，選拔干部人事檔案管理人才時，著重選用政治素質(zhì)高、作風(fēng)過硬、責(zé)任心強(qiáng)和保密意識強(qiáng)。檔案管理工作是高度政策導(dǎo)向和專業(yè)的工作，作為干部人事檔案管理工作人員，應(yīng)當(dāng)具有過硬的知識水平和堅實的業(yè)務(wù)能力，以此增強(qiáng)檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力，提升干部人事檔案綜合管理水平[5]。由于檔案事業(yè)較為單一，檔案工作更需要細(xì)致。要多關(guān)心檔案管理人員，在思想上鼓勵他們，在生活上關(guān)心他們，切實解決他們工作和生活中的困難和問題，確保他們?nèi)硇耐度牍ぷ?，進(jìn)而形成一支素質(zhì)高、業(yè)務(wù)精、愛崗敬業(yè)和嚴(yán)于律己的干部人事檔案管理隊伍。此外，檔案內(nèi)容的完整性和真實性，是干部人事檔案合理利用的關(guān)鍵，而提升干部人事檔案審核工作質(zhì)量則是能達(dá)到這一目標(biāo)的重要途徑。相關(guān)人員在進(jìn)行初步審核干部人事檔案時，必須嚴(yán)格按照中央組織部審核標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，開展審核工作，并驗證注冊表。按照審核內(nèi)容和要求逐卷逐頁展開審核工作，出現(xiàn)問題詳細(xì)記載，確保每一個檔案有初審人和復(fù)核人簽名。

結(jié)語

綜上所述，現(xiàn)階段，要提高干部人事檔案管理素質(zhì)，必須了解加強(qiáng)檔案審查工作對提高干部人事檔案管理素質(zhì)的關(guān)鍵作用。檔案的有效審核是現(xiàn)代檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)當(dāng)逐步加以調(diào)整和完善，保證檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性，從而加快實現(xiàn)對檔案價值的轉(zhuǎn)化，推動干部人事檔案水平的提高。