文書檔案管理優(yōu)化策略的研究

魏書樺

（魚臺縣教育和體育局，山東 濟寧 272300）

引言

文書檔案管理工作是單位對內(nèi)部信息資料進(jìn)行高效整合管理的工作，是單位穩(wěn)定、健康發(fā)展的重要保障因素。文書檔案不僅反映文書檔案單位發(fā)展歷史與改革變化情況，同時能幫助單位領(lǐng)導(dǎo)者依據(jù)文書檔案中潛在內(nèi)容對單位未來發(fā)展方向與具體實施方式提供精準(zhǔn)、有效的參考依據(jù)，幫助單位應(yīng)對社會發(fā)展中存在的風(fēng)險挑戰(zhàn)。因此，對文書檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新、優(yōu)化十分關(guān)鍵，可從文書檔案管理制度、管理人員素質(zhì)、管理技術(shù)以及信息化建設(shè)等方面考慮，幫助單位構(gòu)建規(guī)范化、現(xiàn)代化、科學(xué)化的文書檔案管理制度，進(jìn)而推動單位的可持續(xù)發(fā)展[1-2]。

一、問題的提出

文書檔案涉及社會發(fā)展進(jìn)程，可在生產(chǎn)管理、管理決策、問題管理、研究和創(chuàng)新等領(lǐng)域提供相對客觀的成果。文書檔案管理是整個檔案項目的一個組成部分，具有政治、技術(shù)和服務(wù)特點。確保文書檔案管理的正常運作是業(yè)務(wù)單位發(fā)展的重要先決條件，也是提高工作質(zhì)量和效率的必要條件。在目前情況下，案例檔案的內(nèi)容通常準(zhǔn)確地反映了公司的業(yè)績，并為研究單位的業(yè)績狀況和科學(xué)發(fā)展方向的研究提供了依據(jù)。文書檔案管理可以幫助決策者制定更科學(xué)的商業(yè)戰(zhàn)略，促進(jìn)企業(yè)的穩(wěn)定和長期發(fā)展。因此，在新時代的背景下，有必要強調(diào)文書檔案管理的改革和創(chuàng)新，以便在市場經(jīng)濟環(huán)境中有效提高企業(yè)的競爭力。在新時代的背景下，必須不斷改進(jìn)文書檔案管理，并提供系統(tǒng)、準(zhǔn)確和最新的文書檔案信息，以滿足社會發(fā)展的多種需要[3]。

二、事業(yè)單位文書檔案管理工作的意義

1.提升工作效率

從本質(zhì)上說，企業(yè)的文件和檔案管理是企業(yè)內(nèi)部管理的一個重要組成部分，也是企業(yè)過去發(fā)展的最有力證據(jù)和保存。對文書檔案進(jìn)行詳細(xì)分析和整合，將為新時代企業(yè)發(fā)展和相關(guān)管理系統(tǒng)的發(fā)展提供明確、可靠的數(shù)據(jù)庫在這方面，行政股管理層和全體工作人員應(yīng)加強文件文書檔案管理，優(yōu)化該股的文件文書檔案管理程序和規(guī)則，同時在該股內(nèi)建立一個計算機化的文件文書檔案管理系統(tǒng)，將文件文書檔案管理與信息技術(shù)充分結(jié)合起來。

2.更好地保護珍貴的原始檔案材料

傳統(tǒng)的檔案管理工作，利用最多的還是原始的紙質(zhì)文件資料，這是檔案工作的基礎(chǔ)。對于一些重要的、珍貴的，特別是一些孤版的紙質(zhì)檔案，經(jīng)歷時間的洗禮，再經(jīng)歷人為的多次翻閱，就容易出現(xiàn)原始資料的損毀、丟失等情況。如不采取及時的補救措施，就只能看著珍貴的文獻(xiàn)資料逐漸消失。在數(shù)字化時代，將紙質(zhì)文件通過一定方式轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息，不但能形象、本真地展現(xiàn)出原始紙質(zhì)檔案的風(fēng)采，同時對珍貴的原始紙質(zhì)檔案也能做到安全的保管和全面保護，為國家、社會留下寶貴的歷史印記，這是檔案工作的根本目的之一。

3.增強文書檔案運用效率

文書檔案是單位寶貴的文獻(xiàn)資源，是單位日常工作的綜合體現(xiàn)，通過對文書檔案資源的整合、收集、匯總、分類、歸檔、編碼，實現(xiàn)文書檔案良好存儲，便于日后運用文書檔案。而進(jìn)一步加強文書檔案管理能力，可提升文書檔案管理重視度，使職工明確文書檔案運用的價值，良好地存儲、管理檔案，促進(jìn)文書檔案管理部門與其他部門工作合作，為他們提供針對性的文書檔案資源，增強文書檔案管理及服務(wù)成果，既提升文書檔案資源運用效率，又可為單位整體工作的科學(xué)化實施提供支撐。

4.滿足檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的需要

計算機信息技術(shù)的飛速發(fā)展，計算機信息化現(xiàn)代化辦公要求在日常工作中的推廣，為檔案信息化規(guī)范管理提供了必要的技術(shù)支持和保障。利用檔案信息化規(guī)范管理開展檔案工作，不僅充分發(fā)揮了計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的作用，也為檔案管理人員日常的檔案管理工作帶來了便利，滿足了檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的需求。國家對檔案工作的規(guī)劃要求不斷提高，數(shù)字化時代檔案規(guī)范管理也是當(dāng)下檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢。

三、文書檔案管理中存在的問題

1.單位文書檔案數(shù)字化工作制度不完善

當(dāng)前事業(yè)單位普遍的文書檔案管理規(guī)定對數(shù)字化方面的工作要求針對性不強，內(nèi)容較為宏觀，沒有著眼于單位實際情況，缺乏具體實施細(xì)則，無法有效應(yīng)用到文書檔案數(shù)字化工作的各個環(huán)節(jié)中。所以，在開展文書檔案數(shù)字化工作時，沒有詳細(xì)的文書檔案數(shù)字化工作要求和規(guī)范，工作人員在參與文書檔案數(shù)字化的具體工作時，對于文書檔案管理規(guī)定中沒有明確說明的地方，在實際操作時會感到困惑，對于問題的處理上會存在差別，這會使事業(yè)單位文書檔案管理工作走向數(shù)字化，形成比較大的阻礙。

2.文書檔案管理專業(yè)人才匱乏

首先，單位管理者的思想認(rèn)知與綜合能力直接影響文書檔案管理在單位內(nèi)部發(fā)展，決定文書檔案管理工作制度的完善性、業(yè)務(wù)執(zhí)行的效率性以及各部門間的協(xié)調(diào)性等。如果單位管理者綜合能力不足，就導(dǎo)致文書檔案管理綜合質(zhì)量難以符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，在實際工作中存在管理混亂的現(xiàn)象，進(jìn)而致使文書檔案管理工作難以順利、穩(wěn)定進(jìn)行；其次，單位管理人員專業(yè)素養(yǎng)不足導(dǎo)致相關(guān)政策與業(yè)務(wù)執(zhí)行效果無法得到保障，新時期發(fā)展中，各行業(yè)都在積極引用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行管理，因此需工作人員對計算機系統(tǒng)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息技術(shù)等具有良好的綜合使用能力，但部分單位文書檔案管理人員由于受到傳統(tǒng)觀念等因素的影響，并未有效掌握信息技術(shù)，對計算機系統(tǒng)操作并不熟練，進(jìn)而降低文書檔案管理效率，影響單位內(nèi)部管理綜合質(zhì)量。

3.重視程度比較低

隨著信息技術(shù)在各行各業(yè)中的廣泛應(yīng)用，人們對信息技術(shù)的認(rèn)識也在不斷增強。同時，信息技術(shù)也為人們的生活和工作帶來了較大的便利。但目前事業(yè)單位文書檔案管理工作信息化建設(shè)效果并不好，存在一定的問題。如文書檔案信息化程度比較低，信息化建設(shè)不科學(xué)等，這些問題都會對文書檔案管理工作的效率產(chǎn)生直接的影響。而事業(yè)單位文書檔案管理信息化建設(shè)水平比較低，主要是因為領(lǐng)導(dǎo)層的重視程度比較低，對信息化建設(shè)沒有正確的認(rèn)知，文書檔案管理工作資源投入不足，文書檔案信息化建設(shè)效果不好，進(jìn)而影響文書檔案管理工作信息化建設(shè)質(zhì)量。

4.文書檔案管理方法單一

在新的一段時期，文書檔案管理水平總體上有所提高，但在一些部門，實際問題妨礙了文書檔案的管理，妨礙了文書檔案的多部門使用。首先，一些單位對文書檔案的使用不感興趣，文書檔案的管理并不十分重要，這影響到文書檔案管理的科學(xué)實施。其次，文書檔案管理方法是統(tǒng)一的或傳統(tǒng)的，缺乏現(xiàn)代思想的應(yīng)用，導(dǎo)致文書檔案管理方法和模式過時，無法滿足單位的發(fā)展需要。最后，對管理問題的進(jìn)一步思考導(dǎo)致文件文書檔案管理水平低下，從而影響到文件文書檔案管理在組織單位發(fā)展中的地位。

四、事業(yè)單位文書檔案管理的優(yōu)化策略

1.設(shè)置專門的文書檔案室

單位應(yīng)按照相關(guān)檔案法規(guī)定，配備保證文書檔案安全的專門檔案裝具，以及防盜、防火、防光、防有害生物的必要設(shè)施，以保證檔案的完整和安全，并配備先進(jìn)的檔案管理設(shè)施和設(shè)備，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。同時，要加強文書檔案的分類收集。要統(tǒng)一規(guī)范文書檔案的載體、字跡要求，對文書檔案類目進(jìn)行分門別類整理，按單位分類、按部門分類、按類別分類、按會議分類等，并在平時做好分類整理工作，年終做好歸檔存檔工作。要嚴(yán)格把關(guān)、統(tǒng)一管理，規(guī)范收文、行文程序。對文件選用、文件編發(fā)、發(fā)文范圍、發(fā)文內(nèi)容格式等作詳細(xì)規(guī)定，嚴(yán)格執(zhí)行。對上級事業(yè)單位來文，要在登記辦理、傳閱、歸檔、保密等環(huán)節(jié)上做到手續(xù)齊全。收集、鑒定、保管、統(tǒng)計工作是文書檔案的物質(zhì)基礎(chǔ)和前提條件，因此不僅要善于收集整理文件資料，還需要用心整合檔案資源，對其進(jìn)行分析、篩選、研究和綜合整理，有效發(fā)揮檔案信息功能，不斷豐富檔案資源建設(shè)。

2.構(gòu)建完善的數(shù)字化工作制度

目前，涉及文書檔案數(shù)字化工作主要依照國家標(biāo)準(zhǔn)《中華人民共和國檔案法》《事業(yè)單位檔案工作條例》、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》、單位內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)《事業(yè)單位文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》《事業(yè)單位檔案管理規(guī)定》《文書檔案整理工作要求及做法》等各級標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范來開展數(shù)字化加工工作。各單位應(yīng)基于各級標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，根據(jù)本單位的實際情況，構(gòu)建并完善本事業(yè)單位內(nèi)文書檔案數(shù)字化工作制度和工作流程，例如，文書檔案電子數(shù)據(jù)安全保密制度、文書檔案電子數(shù)據(jù)歸檔制度、文書檔案電子數(shù)據(jù)安全保管和備份制度、文書檔案數(shù)字化實施方案、文書檔案數(shù)字化加工操作流程及規(guī)范等，明確細(xì)化此項工作，保證文書檔案的數(shù)字化工作有規(guī)可依。

3.構(gòu)建文書檔案網(wǎng)絡(luò)鏈接

在事業(yè)單位文書檔案管理過程中，為了保證文書檔案的管理效率，應(yīng)該構(gòu)建文書檔案專項網(wǎng)絡(luò)，設(shè)置專門的文書檔案網(wǎng)絡(luò)鏈接，包括區(qū)域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等。文書檔案在事業(yè)單位的發(fā)展、經(jīng)營過程中具有十分重要的參考價值。事業(yè)單位的文書檔案資源管理和開發(fā)的目的，就是為了給事業(yè)單位內(nèi)部以及外部提供數(shù)據(jù)查詢和利用?？梢岳眯畔⒓夹g(shù)來構(gòu)建新型的文書檔案管理模式，進(jìn)而能夠創(chuàng)新多種文書檔案服務(wù)，為用戶提供多元化的檔案查詢便利服務(wù)。例如，利用網(wǎng)盤等技術(shù)幫助客戶查詢和保存相關(guān)的文書檔案。為了保證用戶的文書檔案數(shù)據(jù)安全，可以借助先進(jìn)的技術(shù)對文書檔案進(jìn)行追蹤。事業(yè)單位針對文書檔案構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)鏈接的同時，還要考慮檔案管理人員的素質(zhì)，能否支撐文書檔案的信息化發(fā)展。要為文書檔案管理人員提供一定的培訓(xùn)、實踐平臺，幫助文書檔案管理人員提高自身的專業(yè)素質(zhì)，從而適應(yīng)信息化時代的管理標(biāo)準(zhǔn)。

4.提高管理人員個人素質(zhì)

我國各事業(yè)單位在數(shù)字化、現(xiàn)代化的管理模式下，促使以往簡單的文書檔案管理工作同樣也變得更具技術(shù)性，而這便需要事業(yè)單位儲備大量能夠熟練操作計算機技術(shù)、電子技術(shù)的人才，以便更好地開展文書檔案掃描、錄入、排序、調(diào)取等工作。想要達(dá)成此目標(biāo)，首先，事業(yè)單位應(yīng)該與所在地區(qū)各高校建立合作關(guān)系，重點培養(yǎng)現(xiàn)代化檔案管理人才，確保其能夠快速適應(yīng)崗位工作，利用數(shù)字化技術(shù)高效管理各類文書檔案。其次，事業(yè)單位應(yīng)該建立激勵機制，鼓勵在崗人員參與到有關(guān)數(shù)字化管理文書檔案的培訓(xùn)活動中，提高個人素質(zhì)，增強自身的工作技能，轉(zhuǎn)變原始的工作模式為技術(shù)性模式，共同促進(jìn)數(shù)字化管理文書檔案的發(fā)展。

5.優(yōu)化流程增強協(xié)同

各組織單位的文書檔案管理是一個系統(tǒng)的項目，要求各組織單位的高級管理人員充分注意這一問題，根據(jù)文書檔案管理問題提出改進(jìn)措施，要求文件管理單位與其他組織單位保持密切聯(lián)系，建立一個強有力的合作制度。此外，必須優(yōu)化文件歸檔過程，并迅速吸取經(jīng)驗教訓(xùn)和差距。隨著文檔的增長，服務(wù)會生成大量文檔，如果不及時處理，不僅會浪費大量空間，而且會增加檔案管理員的工作量。在一些組織中，工作人員不足、文件管理不善以及許多文件不完整和格式不一致，使全面和順利地監(jiān)測和使用文件變得困難。因此，有必要加強各組織單位文件管理標(biāo)準(zhǔn)化的勢頭。在對現(xiàn)有文件進(jìn)行徹底重組的基礎(chǔ)上，必須認(rèn)真核查和統(tǒng)一文件的內(nèi)容和格式，登記和歸檔文件，登記和銷毀超過保存期限的文件，重新安排和合并某些文件，使其內(nèi)容更加明確。

6.建立檔案管理數(shù)字化平臺

建立數(shù)字文書檔案管理平臺有助于提高文書檔案管理的效率，優(yōu)化文書檔案管理，并協(xié)調(diào)所有內(nèi)部環(huán)節(jié)。協(xié)調(diào)各部門之間的溝通和溝通，優(yōu)化對文書檔案的訪問，優(yōu)化檔案管理處內(nèi)部資源配置，利用數(shù)字和信息技術(shù)建立內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)。確保有效的文書檔案數(shù)字化管理，實現(xiàn)文書檔案信息資源的實時共享，實現(xiàn)文書檔案的在線存檔和查閱，提高各部門對檔案信息的利用，推動文書檔案數(shù)字化管理的進(jìn)展，解決檔案存取效率低下、檔案借用程序煩瑣、檔案隱私喪失以及檔案存取權(quán)配置不當(dāng)。

結(jié)語

新時代信息技術(shù)的迅速發(fā)展直接促進(jìn)了工業(yè)改革，信息數(shù)字化是指導(dǎo)文書檔案管理的主要指標(biāo)。在信息時代優(yōu)化文書檔案管理需要一個長期和不斷變化的過程，國家必須重視信息建設(shè)，檔案管理等利益攸關(guān)方必須認(rèn)識到優(yōu)化檔案管理的必要性和緊迫性。文書檔案管理必須堅持綜合規(guī)劃原則，加強文書檔案信息技術(shù)的應(yīng)用，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。