博物館業(yè)務(wù)檔案現(xiàn)代化管理和利用研究
——以綜合地志類博物館為例

李 蘭

（四川博物院，四川 成都 610000）

檔案是組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息[1]。當(dāng)前，隨著檔案信息處理和運(yùn)用技術(shù)的高速迭代，檔案現(xiàn)代化管理和利用成為了我們?cè)诤蟋F(xiàn)代化和后信息時(shí)代必須面對(duì)和思考的現(xiàn)實(shí)問題。在新時(shí)代檔案工作中，檔案工作“三個(gè)走向”（走向依法管理、走向開放、走向現(xiàn)代化）成為根本遵循，突出了檔案工作現(xiàn)代化的鮮明導(dǎo)向，對(duì)我國在國家建設(shè)中推進(jìn)檔案管理利用全面現(xiàn)代化指明了方向。

其中，對(duì)博物館業(yè)務(wù)檔案及其現(xiàn)代化建設(shè)的研究在檔案現(xiàn)代化研究中具有較為獨(dú)特的意義。前者既涉及基于博物館藏品這個(gè)“實(shí)物信息源”的真實(shí)資料，又包括博物館作為專業(yè)文化機(jī)構(gòu)的運(yùn)行記錄；既涉及信息，又涉及“信息源”本身；因此對(duì)其進(jìn)行現(xiàn)代化管理和利用具有一定的復(fù)雜性、專業(yè)性和多樣性，就此的研究也較為缺乏。目前來看，學(xué)界對(duì)博物館業(yè)務(wù)檔案現(xiàn)代化管理和利用問題的研關(guān)注較少，如中國知網(wǎng)、維普、萬方三大數(shù)據(jù)庫中收錄的涉及博物館業(yè)務(wù)檔案的文獻(xiàn)僅15篇，可見對(duì)該問題的研究還處于起步階段。本文擬從檔案和文博專業(yè)角度，對(duì)博物館業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行分析和定義，同時(shí)以綜合地志類博物館的業(yè)務(wù)檔案建設(shè)為例，就目前文博檔案管理和利用存在的問題進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)對(duì)策和實(shí)施路徑。

所謂博物館業(yè)務(wù)檔案，廣義來說，涉及兩個(gè)方面。其一是關(guān)于“實(shí)物信息源”的原始信息，即藏品信息；其二是作為專業(yè)文化機(jī)構(gòu)的博物館利用藏品進(jìn)行文化生產(chǎn)活動(dòng)時(shí)形成的信息和記錄，如館藏檔案 、陳列檔案、科研項(xiàng)目等。兩者密切相關(guān)，前者是后者得以存在的基礎(chǔ)，后者是前者得以利用的條件。因此，其涵義超出了一般意義上的檔案，即在實(shí)踐活動(dòng)中形成的記錄和信息，具有一定的特殊性和獨(dú)特性。具體而言，博物館業(yè)務(wù)檔案的特殊性主要在于：一是既涉及記錄“歷史信息源”，又涉及在對(duì)這一信息源的記錄、研究和管理、利用中形成的固化信息。二是既涉及對(duì)藏品這個(gè)“物化的歷史”的直接客觀記錄（而非像書籍那樣是對(duì)歷史的間接記錄），又涉及對(duì)這一客觀記錄進(jìn)行管理和利用活動(dòng)的記錄和信息。三是其管理和利用既涉及信息和記錄，更涉及對(duì)“實(shí)物信息源”的相關(guān)使用，具有多樣性、多層次和復(fù)雜性。

因此，對(duì)博物館檔案的現(xiàn)代化管理和利用，主要是指在信息化時(shí)代，博物館在檔案管理過程中順應(yīng)社會(huì)發(fā)展潮流，推動(dòng)規(guī)范化、信息化建設(shè)，提升檔案管理工作效率和工作質(zhì)量，加大藏品信息資源開發(fā)力度，實(shí)現(xiàn)博物館檔案效能最大化，進(jìn)一步服務(wù)于社會(huì)發(fā)展需要，服務(wù)國家治理現(xiàn)代化需求。

一般而言，博物館業(yè)務(wù)檔案就其涉及的信息內(nèi)容而言，除博物館機(jī)構(gòu)運(yùn)行信息外，廣泛涉及自然科學(xué)、社會(huì)科學(xué)和人文科學(xué)，三者分別對(duì)應(yīng)了自然科學(xué)類、歷史類和藝術(shù)類博物館。這也是博物館業(yè)務(wù)檔案復(fù)雜性的一個(gè)重要原因。此外，我國各省、市的綜合類地志博物館的業(yè)務(wù)檔案則較為全面，具有較強(qiáng)的代表性。具體而言，綜合類地志博物館的業(yè)務(wù)檔案主要涉及以下兩方面：一是包括了歷史藝術(shù)和自然標(biāo)本的藏品信息；二是博物館發(fā)揮收藏、研究、展示、教育等主要職能時(shí)直接形成的歷史記錄，涵蓋了陳展檔案、文保檔案、社教檔案、文創(chuàng)檔案、學(xué)術(shù)活動(dòng)檔案等，例如藏品編目卡、藏品檔案、文物帳冊(cè)、文物普查記錄、陳列展覽大綱、講解詞、文物保護(hù)研究記錄等?，F(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展和廣泛的應(yīng)用，不斷影響綜合地志類博物館業(yè)務(wù)檔案管理和利用實(shí)踐，文博檔案的表現(xiàn)形式逐步由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案過渡到文字、圖表、數(shù)據(jù)、圖像、音頻、視頻等各種形式，業(yè)務(wù)檔案也由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式走向電子檔案管理模式、由實(shí)物檔案管理走向信息管理，博物館業(yè)務(wù)檔案利用的方式不再局限于借閱、查詢和編輯等，逐步走向檔案信息資源的共享，檔案資源的利用率有所提升。

從目前的實(shí)踐而言，博物館業(yè)務(wù)檔案管理和利用在走向現(xiàn)代化管理的進(jìn)程中還存在一些普遍性問題，還不能滿足文博檔案現(xiàn)代化建設(shè)的要求。主要體現(xiàn)在四個(gè)方面：

一是檔案開發(fā)利用的主體單一化。雖然每個(gè)博物館館藏獨(dú)具特色，但是在資金、技術(shù)、研發(fā)人員等條件有限的情況下，博物館、檔案館、高校、研究機(jī)構(gòu)等開發(fā)主體之間普遍缺乏聯(lián)動(dòng)與合作，僅依靠個(gè)別博物館對(duì)館藏文物進(jìn)行研究，造成信息的深度和廣度不夠，無法構(gòu)建完整的內(nèi)容體系、挖掘文化特色，以及對(duì)館藏背后的社會(huì)文化生活、社會(huì)發(fā)展與變遷進(jìn)行系統(tǒng)化研究。同時(shí)博物館檔案資源的研究主體多以學(xué)者、高校、科研機(jī)構(gòu)為主，研究成果偏向于藏品的歷史、藝術(shù)、科技等價(jià)值，開發(fā)主體少了社會(huì)民眾的參與，博物館業(yè)務(wù)檔案開發(fā)利用主體的思維受限，在一定程度上增加了檔案資源針對(duì)性服務(wù)的難度，不利于從博物館檔案社會(huì)化需求的角度來開發(fā)檔案，設(shè)計(jì)出滿足人民群眾精神需求的產(chǎn)品。

二是檔案的管理系統(tǒng)功能不足。調(diào)查顯示，數(shù)字化背景下產(chǎn)生了大量數(shù)字資源庫，但這些資源庫相互獨(dú)立、缺乏關(guān)聯(lián)，博物館日常業(yè)務(wù)的協(xié)同成本較高。由于缺乏頂層協(xié)調(diào)，各地、各部門的博物館檔案信息化軟件建設(shè)各自為政，使用網(wǎng)絡(luò)版所占比例極少，絕大多數(shù)仍以單機(jī)版為主，數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)存在差異，導(dǎo)致不同軟件系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換、共享不足以滿足社會(huì)公共文化需求。

三是對(duì)檔案的管理方式較為落后。博物館業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容豐富，形式多樣，各大博物館在開展業(yè)務(wù)工作后產(chǎn)生的文書檔案、藏品檔案、文保檔案 、社教檔案等由展覽部、文保部、保管部、公教部等業(yè)務(wù)部室各自保管，以便部室內(nèi)部管理和使用，工作中“重藏輕用”，檔案利用率低。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，博物館雖然開發(fā)了“博物館藏品信息系統(tǒng)”，對(duì)藏品檔案資源進(jìn)行信息化和網(wǎng)絡(luò)化，以便于存儲(chǔ)和讀取檔案資源信息，但是能建設(shè)和開發(fā)藏品信息系統(tǒng)的僅為省級(jí)館或經(jīng)費(fèi)充足的大館，基層博物館還沒進(jìn)入到數(shù)字化管理階段，或部分省級(jí)館藏品檔案雖數(shù)字化，但信息化程度跟不上發(fā)展需求，在實(shí)際工作中，發(fā)揮的是系統(tǒng)存儲(chǔ)功能，主要以電子文檔的形式展示檔案內(nèi)容，缺乏檔案信息的深度理解和組織，為檔案資源的深度挖掘和開發(fā)利用帶來不便，顯然現(xiàn)有的粗放式博物館檔案服務(wù)方式不能滿足大數(shù)據(jù)背景下檔案信息化發(fā)展的需要。

四是檔案開發(fā)水平參差不齊。計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)博物館檔案資源的開發(fā)密切相關(guān)，依靠技術(shù)手段，可以深入的挖掘和利用博物館檔案資源，發(fā)揮博物館檔案的信息資源的價(jià)值。目前，有的博物館對(duì)檔案的開發(fā)利用僅限于館藏文物、檔案資料進(jìn)行簡單的陳列展示、匯總編研等，新技術(shù)對(duì)博物館事業(yè)發(fā)展的滲入相對(duì)緩慢，博物館的檔案信息進(jìn)行的是碎片化的展示，缺乏內(nèi)容研究和形式探索，資源利用率底。有的博物館主動(dòng)與信息技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)結(jié)合，利用科技的新成果，建立檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，通過先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)，例如AI（人工智能）、VR（虛擬現(xiàn)實(shí)）、AR（增強(qiáng)現(xiàn)實(shí)） 人工智能營造沉浸式的展廳環(huán)境和多元有趣的互動(dòng)體驗(yàn)。

鑒于此，從加強(qiáng)博物館業(yè)務(wù)檔案資源開發(fā)利用、加強(qiáng)現(xiàn)代化管理和利用而言，可以從以下幾個(gè)方面來實(shí)現(xiàn)改進(jìn)：

一是協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)機(jī)制，整合同行業(yè)檔案資源，加強(qiáng)檔案利用的協(xié)調(diào)統(tǒng)一?？脊拧⑽奈?、博物館工作本身具有跨學(xué)科、跨族別甚至跨國界的特點(diǎn)，加之資金、技術(shù)、人力有限，僅靠一個(gè)博物館開發(fā)利用僅僅是局部的，影響也只是小范圍的。因此可以進(jìn)行跨界合作，甚至是跨區(qū)域聯(lián)動(dòng)，例如館際聯(lián)動(dòng)、館室聯(lián)動(dòng)、館社聯(lián)動(dòng)，與各級(jí)文物部門、檔案館、圖書館、高等院校、研究機(jī)構(gòu)、行業(yè)協(xié)會(huì)、文化遺產(chǎn)基金會(huì)等機(jī)構(gòu)合作，通過項(xiàng)目資助、課題合作、人才培養(yǎng)等形式，在技術(shù)、人員、館藏等方面實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，協(xié)同完成博物館業(yè)務(wù)檔案收集、研究、開發(fā)、利用，甚至再創(chuàng)作，以此增強(qiáng)博物館業(yè)務(wù)檔案資源的學(xué)術(shù)價(jià)值，提升文博的檔案資源開發(fā)的全面性，使得檔案資源更生命力、更有溫度、更有想象空間。例如青海省博物館、四川博物院、甘肅省博物館等9家博物館共同發(fā)起成立的黃河流域博物館聯(lián)盟，通過發(fā)揮聯(lián)盟優(yōu)勢(shì)，深入挖掘黃河文化蘊(yùn)涵的時(shí)代價(jià)值，整合文物資源，在45家博物館親力支持下，開辦了“山高水闊 長流天際——長江流域青銅文明特展”，編研出版了同名展圖錄，通過呈現(xiàn)文物，解讀文物檔案信息，集中呈現(xiàn)了商周時(shí)期巴蜀文化、荊楚文化和吳越文化獨(dú)特的氣質(zhì)及文明氣象，取得了良好的社會(huì)效益。

二是推動(dòng)博物業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化。博物館業(yè)務(wù)檔案的數(shù)據(jù)信息是開展博物館科學(xué)研究的一種有效載體，把業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，有利于發(fā)掘中華歷史文化，通過更加豐富的展現(xiàn)形式，滿足大眾對(duì)精神文化更高層次的需求[2]。因此，可以對(duì)博物館業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，即利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、影像數(shù)字技術(shù)、數(shù)碼顯微技術(shù)、三維虛擬技術(shù)，以數(shù)字化應(yīng)用信息系統(tǒng)建設(shè)為紐帶，對(duì)文物及歷史文化遺產(chǎn)加以數(shù)字化建模、數(shù)字展示，實(shí)現(xiàn)對(duì)博物館業(yè)務(wù)檔案資源的數(shù)字化存儲(chǔ)和使用，對(duì)石窟和相關(guān)文物進(jìn)行數(shù)字化采集、加工和存儲(chǔ)，利用圖像視頻和三維展示技術(shù)匯集數(shù)據(jù)，構(gòu)建共享石窟文物數(shù)字化資源庫[3]。通過檔案數(shù)字化不斷完善博物館藏品數(shù)據(jù)庫，為博物館數(shù)字檔案廣泛運(yùn)用到考古測(cè)繪、美術(shù)臨摹、文物保護(hù)、展覽展示、文化弘揚(yáng)等各個(gè)領(lǐng)域奠定基礎(chǔ)。

三是利用信息科學(xué)技術(shù)，優(yōu)化“藏品信息源”檔案的生成和管理方式。歷史文物種類豐富、數(shù)量龐大，文物資源蘊(yùn)藏豐厚，數(shù)字化后的數(shù)據(jù)庫資源具有非結(jié)構(gòu)化、多源異構(gòu)的特性，要實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源組織方式的優(yōu)化，需要對(duì)檔案資源進(jìn)行“數(shù)據(jù)化”處理，即通過數(shù)據(jù)管理技術(shù)，構(gòu)造基于數(shù)字人文研究的檔案資源組織系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資源組織方式的技術(shù)轉(zhuǎn)變。常見的數(shù)據(jù)管理技術(shù)包括文本編碼、語義描述、本體建模、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)、多媒體搜索、數(shù)據(jù)看護(hù)與服務(wù)等[4]，通過將檔案數(shù)字資源從文件級(jí)轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)級(jí)，將信息單元轉(zhuǎn)變?yōu)橹R(shí)節(jié)點(diǎn)，將檔案庫變成信息語料庫，便于檔案資源的深度開發(fā)和利用。

四是搭建檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)。將藏品管理、辦公管理、資源管理、文物保護(hù)、觀眾服務(wù)等數(shù)據(jù)統(tǒng)一到共享服務(wù)支撐平臺(tái)上，實(shí)現(xiàn)博物館數(shù)字資源管理、信息化管理、宣傳教育的有機(jī)融合，注重增強(qiáng)系統(tǒng)的兼容性、可擴(kuò)展性、靈活性，為后續(xù)第三方開發(fā)服務(wù)系統(tǒng)提供支撐，使后續(xù)需要建設(shè)的系統(tǒng)能夠直接于平臺(tái)上開發(fā)、測(cè)試、部署、發(fā)布、監(jiān)控和管理，以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換、功能集成、共享、利用、電子借閱等功能。例如全國不可移動(dòng)文物資源數(shù)據(jù)庫、國有可移動(dòng)文物普查數(shù)據(jù)庫、革命文物數(shù)據(jù)庫等。

五是科技賦能，提高檔案利用效率、拓展利用方式。數(shù)字時(shí)代的技術(shù)發(fā)展可以為博物館業(yè)務(wù)檔案資源開發(fā)利用提供技術(shù)支撐，博物館需要依托云平臺(tái)、5G網(wǎng)絡(luò)等新科技的應(yīng)用，將常設(shè)展覽、臨時(shí)展覽搬至官方網(wǎng)站、微博、微信公眾號(hào)等多個(gè)平臺(tái)，讓觀眾們以“云參觀”“云刷館”的方式享受文化生活；將VR/AR等技術(shù)運(yùn)用于虛擬講解、“復(fù)原”展品、“復(fù)活”展覽對(duì)象并與之互動(dòng)，創(chuàng)建博物館AR游戲以及AR館內(nèi)導(dǎo)航等活動(dòng)[5]，把博物館從“提供信息”場域，提升到“體驗(yàn)”場域，以便公眾更加直觀、深刻地通過檔案資源了解有關(guān)文物歷史文化知識(shí)。例如敦煌研究院推出的微信小程序“云游敦煌”、再現(xiàn)歷史圖景并虛擬重建的“再現(xiàn)圓明園”項(xiàng)目、蘇州檔案部門的“錦繡江南 古韻今輝——近現(xiàn)代中國蘇州絲綢檔案展”網(wǎng)絡(luò)三維虛擬展館等，都是通過科技賦能，提升檔案資源利用效率，讓公眾享受到高質(zhì)量高水平的數(shù)字檔案利用體驗(yàn)。

六是挖掘檔案信息資源，活化檔案價(jià)值。博物館每年的陳列展覽活動(dòng)所展出的文物只是冰山一角，大部分在庫房“沉睡”，即便是展出的文物，多以簡短的文字進(jìn)行背景介紹，無法引起人們強(qiáng)烈的興趣和好奇心，文物中所蘊(yùn)含的文化價(jià)值傳播效果大打折扣。因此深入挖掘博物館業(yè)務(wù)檔案資源，解讀文物背后的故事，發(fā)揮檔案資源在理想信念教育中的重要作用，需要以館藏文物檔案為基礎(chǔ)，結(jié)合不同主體的陳列展覽編研主題出版物，將博物館檔案轉(zhuǎn)化為編研成果，如《走進(jìn)最后的決戰(zhàn)》、《平津戰(zhàn)役故事》《張大千－留蜀精品》等書刊，這些書刊為以后的研究工作提供了重要的依據(jù)，有利于文化的傳承和弘揚(yáng)，挖掘文物背后的精彩故事。

博物館業(yè)務(wù)檔案的現(xiàn)代化管理與利用直接關(guān)系到整個(gè)博物館的工作，對(duì)于保護(hù)和傳承人類文明的遺產(chǎn)意義重大，只有通過加大業(yè)務(wù)檔案開放力度、提高共享程度、建立保障機(jī)制，保證檔案工作與文博業(yè)務(wù)工作相互促進(jìn)、穩(wěn)步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)博物館業(yè)務(wù)檔案現(xiàn)代化管理，才能提高博物館文化服務(wù)水平，促進(jìn)文物事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展，才能踐行習(xí)大大提出的“讓收藏在博物館里的文物、陳列在廣闊大地上的遺產(chǎn)、書寫在古籍里的文字都活起來，豐富全社會(huì)歷史文化滋養(yǎng)”。