數(shù)字化體育檔案管理的現(xiàn)狀及啟示

傅 強(qiáng)

（煙臺市體育產(chǎn)業(yè)發(fā)展服務(wù)中心，山東 煙臺 264001）

任何單位部門都需要做好檔案管理工作，它是一個(gè)單位或機(jī)構(gòu)能夠獲得良好發(fā)展的重要保障之一。體育檔案承載的是體育方面的重要數(shù)據(jù)信息，我國要推進(jìn)體育事業(yè)的繁榮發(fā)展，最基礎(chǔ)的一個(gè)管理工作就是加強(qiáng)體育檔案管理。實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化是體育檔案管理的重要發(fā)展方向，檔案管理者不僅要依托先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)來加強(qiáng)體育檔案管理，還需在數(shù)字化檔案管理過程中，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中存在的一些問題，然后彌補(bǔ)不足，并通過有效的管理方法，激活數(shù)字化體育檔案管理的發(fā)展活力，保障數(shù)字化體育檔案管理的整體質(zhì)量。

一、數(shù)字化體育檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

體育檔案保存和記載了體育領(lǐng)域的重要數(shù)據(jù)信息，能夠?yàn)轶w育事業(yè)的發(fā)展提供有價(jià)值的資料信息與重要證據(jù)。因此，在社會檔案信息體系中，體育檔案占據(jù)著重要的地位。目前檔案管理部門在開展體育檔案管理工作時(shí)，建立起了數(shù)字化檔案管理模式。在這個(gè)過程中，數(shù)字化體育檔案管理體現(xiàn)了一些明顯的問題。

1.體育檔案管理的數(shù)字化發(fā)展水平較低

自數(shù)字化時(shí)代到來后，各行各業(yè)都在加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)。檔案管理部門跟隨數(shù)字化發(fā)展趨勢，正在積極開展數(shù)字化檔案管理。然而，在體育檔案管理的數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程中，我們能夠發(fā)現(xiàn)整個(gè)檔案管理工作的數(shù)字化程度并不高，還有不少數(shù)字化管理功能亟待開發(fā)與使用。

究其原因，是檔案管理部門對數(shù)字化體育檔案管理的重視度還不夠高，能夠運(yùn)用到體育檔案管理中的數(shù)字化技術(shù)不夠多，管理人員的數(shù)字化管理水平也不高。從數(shù)字化體育檔案管理的整體成效來看，數(shù)字化管理在體育檔案管理中發(fā)揮的作用不明顯，沒能突出數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用優(yōu)勢，限制了新時(shí)期數(shù)字化體育檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展空間[1]。

2.新時(shí)期數(shù)字化體育檔案的利用率不高

檔案管理部門開展數(shù)字化體育檔案管理的其中一個(gè)目的就是促進(jìn)體育檔案資源的利用率，讓豐富的體育檔案資源能夠?yàn)槲覈w育事業(yè)的繁榮發(fā)展提供助力。只是目前數(shù)字化體育檔案的利用率并不高，這一管理現(xiàn)象反映了一些重要的問題。

一是數(shù)字化體育檔案資源開發(fā)工作沒有做到位，大多數(shù)體育檔案依然以紙質(zhì)為載體，限制了數(shù)字化體育檔案的可利用空間；二是數(shù)字化體育檔案資源缺乏一定的特色，沒能建立與之相匹配的數(shù)據(jù)庫或者體育檔案特色服務(wù)平臺，這也影響了數(shù)字化體育檔案利用率的提升；三是數(shù)字化體育檔案的開發(fā)利用程序不夠規(guī)范，檔案管理部門的窗口服務(wù)水平并不高，導(dǎo)致數(shù)字化體育檔案資源的可利用渠道比較單一，影響了人們對數(shù)字化體育檔案資源利用的積極性。

3.數(shù)字化體育檔案管理配套服務(wù)不健全

檔案管理部門在開展數(shù)字化體育檔案管理的過程中，與之相配套的管理服務(wù)不夠健全，影響了數(shù)字化體育檔案管理的有效性。比如，管理人員在搜集了數(shù)字化體育檔案資源之后，對檔案資源的合理分類與存儲方面做得不到位，還忽略了體育檔案的數(shù)字化信息共享服務(wù)，也不注重制定長效的數(shù)字化體育檔案管理制度。

雖然檔案管理部門將數(shù)字化體育檔案管理當(dāng)成是核心工作內(nèi)容，但是管理人員為數(shù)字化體育檔案管理的配套服務(wù)缺乏全面的研究。因此，從整體上來看，新時(shí)期的數(shù)字化體育檔案管理缺乏顯著的管理效果。

二、數(shù)字化體育檔案管理帶來的啟示

1.要增強(qiáng)數(shù)字化體育檔案管理意識

檔案管理部門要提高體育檔案管理實(shí)效，就要緊跟數(shù)字化時(shí)代的發(fā)展步伐，積極推進(jìn)數(shù)字化檔案管理建設(shè)，不斷提高數(shù)字化體育檔案管理的科學(xué)水平。從當(dāng)前的數(shù)字化體育檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀來看，我們應(yīng)深刻意識到數(shù)字化檔案管理意識的重要性，管理人員需樹立數(shù)字化管理理念，掌握數(shù)字化管理方式，身體力行地開展數(shù)字化體育檔案管理。而且管理人員具備良好的數(shù)字化檔案管理意識，能夠驅(qū)動他們主動展開數(shù)字化體育檔案管理，增強(qiáng)他們的管理工作積極性，讓數(shù)字化體育檔案管理充滿活力。

2.要增強(qiáng)數(shù)字化體育檔案的服務(wù)性

檔案管理部門開展體育檔案管理工作的目的不僅僅是搜集和存儲體育檔案資源，還要促進(jìn)體育檔案資源的合理利用，為保障體育事業(yè)的繁榮發(fā)展提供豐富的參考資料。這意味著體育檔案管理具有明顯的服務(wù)功能，管理人員在積極開發(fā)數(shù)字化體育檔案資源的過程中，要著眼于提高數(shù)字化體育檔案資源的可利用率，為有需要的人提供體育檔案的借閱服務(wù)。

同時(shí)，管理人員要深刻意識到數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用，能夠?yàn)楣芾砣藛T發(fā)揮體育檔案管理服務(wù)功能提供有力的技術(shù)支持[2]。管理人員應(yīng)展望數(shù)字化體育檔案管理的未來發(fā)展趨勢，通過行之有效的管理對策，提高數(shù)字化體育檔案管理的有效性。

3.要讓數(shù)字化體育檔案管理規(guī)范化

在數(shù)字化環(huán)境下，檔案管理部門應(yīng)該抓住機(jī)遇，推進(jìn)數(shù)字化體育檔案管理的創(chuàng)新變革。檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)的管理過程，管理人員應(yīng)促進(jìn)數(shù)字化體育檔案管理的規(guī)范化，讓整個(gè)檔案管理流程健康穩(wěn)定地運(yùn)行下去。與傳統(tǒng)的檔案管理不同，數(shù)字化體育檔案管理對管理人員的檔案管理能力提出了更嚴(yán)格的要求。管理人員必須全面把握好數(shù)字化體育檔案管理的操作流程，避免出現(xiàn)管理工作的失誤，保障體育檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性，保障檔案管理信息的完整性與真實(shí)性。

三、推進(jìn)數(shù)字化體育檔案管理創(chuàng)新的有效策略

1.加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)

檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平是影響數(shù)字化體育檔案管理成效的關(guān)鍵因素，檔案管理部門應(yīng)將人員培訓(xùn)這項(xiàng)工作放在重要的位置，讓管理人員在接受培訓(xùn)的過程中，能夠增強(qiáng)自身的數(shù)字化管理意識、數(shù)字化檔案開發(fā)意識、數(shù)字化檔案資源的共享與服務(wù)意識等等。同時(shí)，管理人員還能掌握體育檔案管理的數(shù)字化管理技能，讓管理人員具備充足的條件，滿足數(shù)字化體育檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展需要。

檔案管理部門應(yīng)著力建立高素質(zhì)的數(shù)字化體育檔案管理隊(duì)伍，開設(shè)理論知識培訓(xùn)課和實(shí)操培訓(xùn)課。在理論知識培訓(xùn)課中，培訓(xùn)者應(yīng)該讓管理人員努力吸收數(shù)字化檔案管理的新知識，學(xué)習(xí)數(shù)字化檔案管理的新思想與新方法。

即培訓(xùn)者既要提高管理人員的理論知識水平，又要引導(dǎo)管理人員樹立起數(shù)字化檔案管理觀念，勇于探索各種提高數(shù)字化體育檔案管理水平的對策。在實(shí)操培訓(xùn)課中，培訓(xùn)者要著重引導(dǎo)管理人員學(xué)習(xí)數(shù)字化技術(shù)的操作要點(diǎn)及技巧，培養(yǎng)他們對數(shù)字化管理技術(shù)的運(yùn)用能力[3]。

檔案管理部門在加強(qiáng)人員培訓(xùn)工作時(shí)，還應(yīng)隨時(shí)根據(jù)數(shù)字化體育檔案管理中面臨的問題，設(shè)計(jì)一些個(gè)性化的培訓(xùn)主題，讓管理人員在學(xué)習(xí)主題培訓(xùn)內(nèi)容時(shí)，能夠?qū)W會解決相關(guān)的數(shù)字化管理問題。比如，培訓(xùn)者可以圍繞“數(shù)字化體育檔案開發(fā)的科學(xué)技術(shù)運(yùn)用”“數(shù)字化體育檔案資源的信息共享平臺建構(gòu)與運(yùn)用”“如何提高數(shù)字化體育檔案管理服務(wù)意識”等不同的主題來展開深入的學(xué)習(xí)交流，讓管理人員在互動交流過程中對相關(guān)的專業(yè)知識進(jìn)行有效的理解與掌握。

此外，檔案管理部門要注重引進(jìn)高素質(zhì)的人才，讓優(yōu)秀的人才成為檔案管理隊(duì)伍的重要組成部分，激活檔案管理隊(duì)伍的發(fā)展活力，讓檔案管理隊(duì)伍能夠在一定的競爭意識下更努力地提升個(gè)人的專業(yè)素質(zhì)，增強(qiáng)自己的服務(wù)意識與管理能力，為數(shù)字化體育檔案管理作出貢獻(xiàn)。

這顯然有利于改善管理人員在檔案管理過程中缺乏工作積極性的問題，還能在一定程度上激發(fā)管理人員的創(chuàng)新管理潛力，在數(shù)字化體育檔案管理中展現(xiàn)自己卓越的管理能力。

對于檔案管理兼職人員，檔案管理部門應(yīng)針對這一員工群體來展開相適應(yīng)的培訓(xùn)工作。比如，培訓(xùn)者可讓兼職人員了解數(shù)字化體育檔案管理的流程，嚴(yán)格遵循檔案管理的規(guī)章制度，做好檔案管理的材料選擇、收集、整理與存檔等一系列的管理工作，同時(shí)，培訓(xùn)者要讓兼職人員適當(dāng)?shù)貙W(xué)習(xí)數(shù)字化檔案管理的專業(yè)知識及其數(shù)字化技術(shù)操作能力，讓他們能夠應(yīng)對數(shù)字化體育檔案管理的各種新情況和新問題。

2.提升體育檔案管理的現(xiàn)代技術(shù)水平

檔案管理部門應(yīng)該加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，讓管理人員能夠使用各種數(shù)字化管理設(shè)備設(shè)施來開展體育檔案管理。這一舉措能夠凸顯體育檔案管理的現(xiàn)代化和數(shù)字化特征，讓現(xiàn)代化技術(shù)與體育檔案管理有機(jī)融合，保障數(shù)字化體育檔案管理的科學(xué)水平[4]。

檔案管理部門可根據(jù)自身?xiàng)l件，搭建一個(gè)數(shù)字化體育檔案管理系統(tǒng)。這一系統(tǒng)以泛微OA作為統(tǒng)一入口，對數(shù)字化體育檔案管理資源進(jìn)行統(tǒng)一的整理，然后自動歸檔。這個(gè)管理系統(tǒng)的運(yùn)用能夠解決當(dāng)前數(shù)字化體育檔案管理的一些問題，讓檔案管理更標(biāo)準(zhǔn)、更智能，提高了管理人員的檔案管理工作效率。

為了凸顯數(shù)字化體育檔案管理的全過程性，檔案管理人員可在這個(gè)管理系統(tǒng)中建立一個(gè)檔案管理門戶，全面呈現(xiàn)數(shù)字化體育檔案管理的重要功能，包括檔案管理流程中心、體育檔案統(tǒng)計(jì)、體育檔案要聞公告、體育檔案管理制度等等。這個(gè)檔案管理門戶只需設(shè)置一個(gè)入口，全面處理體育檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)，包括檔案接受、檔案整理、檔案整編、檔案借閱、檔案信息查詢、檔案銷毀、檔案盤點(diǎn)、庫房管理等不同的業(yè)務(wù)內(nèi)容。

管理人員依托這個(gè)管理系統(tǒng)來開展數(shù)字化體育檔案管理時(shí)，將數(shù)字化管理貫穿在體育檔案整個(gè)生命周期之中，為實(shí)現(xiàn)數(shù)字化體育檔案管理的流程化和規(guī)范化提供了良好的條件，有利于全面提高數(shù)字化體育檔案管理的質(zhì)量。

檔案管理部門還需充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來提高數(shù)字化體育檔案的科技化管理水平。管理人員可先做好體育檔案管理數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)工作，然后建立統(tǒng)計(jì)圖表，將體育檔案的全宗數(shù)、檔案的分類數(shù)、檔案的庫房數(shù)、檔案的在庫文件數(shù)等不同的數(shù)據(jù)整合起來，以統(tǒng)計(jì)圖表的形式，形象化地展示這些數(shù)據(jù)信息，為管理人員開展數(shù)字化檔案管理提供了重要的信息參考。

在這一數(shù)字化檔案管理中，管理人員應(yīng)注重建立特色數(shù)據(jù)庫，將數(shù)字化體育檔案資源集成并融入數(shù)據(jù)庫中，讓用戶能夠通過自主檢索的方式，快速從數(shù)據(jù)庫中獲取自己需要的檔案資源信息，為提高體育檔案資源的利用率提供了良好的條件。

檔案管理人員可以利用自接鏈接技術(shù)來建立特色數(shù)據(jù)庫的檢索平臺，在檔案管理部門的網(wǎng)站主頁上，根據(jù)檔案資源的不同分類，設(shè)置相關(guān)鏈接，讓用戶在點(diǎn)擊鏈接之后，直接進(jìn)入到某類別的體育檔案查詢頁面。用戶可直接在這個(gè)頁面上檢索體育檔案信息，找到自己需要的體育檔案內(nèi)容[5]。這一特色數(shù)據(jù)庫的建立，能夠?yàn)楣芾砣藛T提高數(shù)字化體育檔案資源的利用率奠定良好的基礎(chǔ)。為了提高用戶檢索的便捷性與高效性，管理人員在對特色數(shù)據(jù)庫的檔案資源進(jìn)行合理分類時(shí)，可將其劃分為管理文件類、群體活動類、運(yùn)動訓(xùn)練類、體育競賽類等不同的檔案項(xiàng)目。用戶可提取這些體育檔案的分類關(guān)鍵詞，快速檢索并獲取自己需要的檔案資源。

3.健全數(shù)字化體育檔案管理服務(wù)體系

目前數(shù)字化體育檔案管理的配套服務(wù)不夠齊全，在一定程度上影響了體育檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。為了充分發(fā)揮數(shù)字化體育檔案管理的服務(wù)效能，檔案管理部門應(yīng)注重健全數(shù)字化體育檔案管理服務(wù)體系，保障這一檔案管理工作在數(shù)字化管理環(huán)境下的健康、穩(wěn)定運(yùn)行。

首先，檔案管理部門應(yīng)設(shè)置在線咨詢服務(wù)，在微信軟件上設(shè)置在線服務(wù)小程序，讓用戶能夠隨時(shí)隨地向檔案管理部門的工作人員咨詢自己想知道的體育檔案信息。這一線上咨詢服務(wù)能夠促進(jìn)檔案管理人員與用戶之間的互動交流，前者能夠更好地了解后者的需求。檔案管理人員可根據(jù)用戶的需求，改進(jìn)數(shù)字化體育檔案管理服務(wù)方式，提高數(shù)字化體育檔案資源的利用率。管理人員也可在微信公眾號發(fā)布信息，讓用戶更多地了解體育檔案的相關(guān)信息，明確自己的需求。

其次，檔案管理部門應(yīng)將信息共享服務(wù)納入數(shù)字化體育檔案管理服務(wù)體系之中。管理人員應(yīng)認(rèn)識到信息資源共享的重要性，要在信息共享平臺上與其他區(qū)域的體育檔案管理部門相合作，實(shí)現(xiàn)雙方的數(shù)字化體育檔案信息資源的共享，更好地滿足用戶對體育檔案資源的多樣化需求。

最后，檔案管理部門應(yīng)適當(dāng)?shù)丶訌?qiáng)數(shù)字化體育檔案管理信息反饋服務(wù)。管理人員要善于從現(xiàn)有的檔案管理工作中靈活地獲取反饋信息，然后探索數(shù)字化體育檔案管理方法的優(yōu)化對策。管理人員應(yīng)具備一定的創(chuàng)新意識和創(chuàng)造能力，要及時(shí)發(fā)現(xiàn)當(dāng)前數(shù)字化體育檔案管理存在的問題，然后及時(shí)制定措施，彌補(bǔ)其中的不足，保障數(shù)字化體育檔案管理服務(wù)的整體質(zhì)量。

結(jié)語

總之，當(dāng)前社會的數(shù)字化技術(shù)發(fā)展速度極快，為數(shù)字化體育檔案管理的健康運(yùn)行提供了很好的技術(shù)支持。檔案管理部門要了解數(shù)字化體育檔案管理中面臨的一些主要問題，然后在數(shù)字化體育檔案管理模式的啟發(fā)作用下，明確數(shù)字化體育檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展方向。檔案管理人員應(yīng)抓住數(shù)字化時(shí)代帶來的發(fā)展機(jī)會，不斷地推進(jìn)體育檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，輔助各種數(shù)字化技術(shù)來提高體育檔案管理的效率及質(zhì)量，為促進(jìn)檔案事業(yè)和體育事業(yè)的良好發(fā)展提供良好的條件。