計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理現(xiàn)代化中的運(yùn)用探討

王麗紅

（北票市民政事務(wù)服務(wù)中心，遼寧 朝陽 122100）

引言

民政檔案管理工作是一種社會化服務(wù)方式，是信息化建立和發(fā)展進(jìn)程中至關(guān)重要的一部分，不但同我們的日常生活與工作環(huán)境息息相關(guān)，而且還關(guān)系到經(jīng)濟(jì)社會的和諧健康發(fā)展。檔案管理工作主要涉及資料信息的保存和收集利用，在采集、查詢和保管資料的各個(gè)環(huán)節(jié)中也是十分重要的，但由于經(jīng)濟(jì)社會持續(xù)的前進(jìn)和發(fā)展，人們每日都要增加大量的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)信息，這就大大增加了研究人員的工作量。所以，在計(jì)算機(jī)技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，面對當(dāng)前檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展出現(xiàn)的困境，必須充分運(yùn)用先進(jìn)信息化技術(shù)[1]，以確保檔案管理工作高效順利開展，最大程度充分發(fā)揮檔案信息的功能與作用。

一、計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展中的必要性與迫切性

1.計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的必要性

1.1 檔案現(xiàn)代化發(fā)展的需求

民政檔案反映著民政部門的歷史和發(fā)展歷程，它是社會保障體系建設(shè)的重要組成部分。社團(tuán)、地名等具有較強(qiáng)實(shí)用性、時(shí)效較長的特點(diǎn)，是民政局在進(jìn)行民政工作中的一個(gè)主要參考。公民檔案是良好的德育教材，例如，對烈士事跡進(jìn)行梳理、發(fā)掘，可以應(yīng)用于愛國、革命等方面，以促進(jìn)各種優(yōu)撫對象的執(zhí)行；比如，社會救助文件中的扶貧數(shù)據(jù)，詳細(xì)記錄了貧窮地區(qū)、貧困戶由窮到富的發(fā)展態(tài)勢，這是黨中央和國家關(guān)于“共富”的方針，而救災(zāi)檔案文件是災(zāi)情發(fā)生期間各方予以支援的主要記錄資料，使民眾能體會到社會主義的溫馨；在加強(qiáng)基層社區(qū)管理和服務(wù)的工作過程中，例如，社員檔案可以幫助社員更好地進(jìn)行社員的工作，可以從社員檔案中得知社員的創(chuàng)辦、運(yùn)作、年檢、評估、歷史記載等，從而決定社員的價(jià)值，并對其進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼砗驼{(diào)整；民政檔案可以作為科研依據(jù)，例如，婚姻檔案可以作為社會學(xué)的基礎(chǔ)，而地名檔案則可以為地質(zhì)、考古等方面的研究提供有價(jià)值的參考。以計(jì)算機(jī)技術(shù)作為整個(gè)信息化建設(shè)的核心，對企業(yè)和社會組織中的檔案管理方面產(chǎn)生了重大的影響與變革。隨著社會市場經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展，檔案在日常生活當(dāng)中起到的作用愈來愈大，同時(shí)這些數(shù)據(jù)的價(jià)值意義也愈來愈大。為了對大量資料和文件加以歸納、保存、歸檔，就必須通過科學(xué)技術(shù)的幫助，對資料加以正確的使用與利用。對于這樣巨量的資料歸檔管理，管理人員必須提升自身的效率來適應(yīng)資料保管的需要，從煩瑣的資料整理當(dāng)中抽身出來。

1.2 推動現(xiàn)代管理信息化的嘗試

檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展不僅便于實(shí)現(xiàn)檔案資料利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行保護(hù)，以延續(xù)檔案壽命，而且還有利于進(jìn)一步開發(fā)和研究有關(guān)的檔案資料，為各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展奠定基礎(chǔ)和開發(fā)研究的基礎(chǔ)。而在這種流程之中，資料儲存與分類管理的有效性、便利度、明確度，將直接影響到其他檔案管理工作的開展情況。而通過現(xiàn)代信息技術(shù)的幫助，利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)對檔案資料的有效管理，能夠讓資料保管的方式達(dá)到更加電子化的程度，提升資料管理的質(zhì)量，也能夠提升現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理當(dāng)中的積極影響，從而能夠促進(jìn)資料檔案管理工作和社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展趨勢相結(jié)合，以實(shí)現(xiàn)根本性改革的目的。

2.計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的迫切性

在計(jì)算機(jī)技術(shù)蓬勃發(fā)展的時(shí)代背景下，檔案管理利用信息化和計(jì)算機(jī)，能夠把過去以人力為主的各項(xiàng)作業(yè)通過信息化的方式，達(dá)到信息作為媒介、電腦作為處理工具的模式。資料保管人員的工作重點(diǎn)就不僅是對一些紙張為媒介的資料進(jìn)行記錄，而且利用電子計(jì)算機(jī)能夠?qū)崿F(xiàn)記錄管理的功能[2]，在編目和查詢中，電腦的輔助工具就能夠?qū)τ嘘P(guān)資料實(shí)現(xiàn)更直觀的記錄。通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對檔案資料的現(xiàn)代化管理，有助于豐富檔案管理的模式。

二、檔案管理現(xiàn)代化的性質(zhì)及困境

1.檔案管理現(xiàn)代化的性質(zhì)

1.1 信息量大

信息量大主要展現(xiàn)在個(gè)性化的管理需求上，例如，在紙質(zhì)檔案中，結(jié)合具體檔案的實(shí)際記錄內(nèi)容，往往會存在格式規(guī)范的要求，而對于檔案管理人員的調(diào)動，往往會牽扯到對于檔案內(nèi)可用數(shù)據(jù)的共享。另外，對于數(shù)據(jù)內(nèi)容的儲存、保護(hù)和備份，也展現(xiàn)出了檔案管理信息量大的特征。

1.2 管理要求多樣

各個(gè)主體對檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的實(shí)質(zhì)要求有所不同，而同一個(gè)主體針對不同文件、不同時(shí)間或不同事項(xiàng)的管理要求又不一樣，這不僅使檔案工作更加繁雜，而且還會影響到整個(gè)工作的質(zhì)量。另外，在管理需求方面也存在著差異，有些文件是以保存為主，有些是要進(jìn)行移交；因而，對檔案工作的需求也就有了差異，而對檔案的管理也就越來越多地依靠手工來實(shí)現(xiàn)，這就使得利用信息化技術(shù)難以徹底取代檔案的手工作業(yè)，進(jìn)而制約了二者的結(jié)合和使用。

2.檔案管理現(xiàn)代化的困境

2.1 檔案管理隊(duì)伍與工作需求不匹配

由于種種因素的制約，檔案管理部門和檔案工作一直沒有得到應(yīng)有的重視。因?yàn)闄n案管理是一個(gè)相對弱勢的工作部門，所以對其進(jìn)入的條件并不嚴(yán)格。一些機(jī)關(guān)單位和社會團(tuán)體對現(xiàn)代化的檔案管理工作缺乏重視，缺乏對其自身的專業(yè)理論和業(yè)務(wù)能力，以及對現(xiàn)代化的文件工作的整體理解，以及對檔案工作的專業(yè)技術(shù)水平缺乏。尤其是在現(xiàn)代檔案館的信息化建設(shè)與經(jīng)營中，缺乏具備較高素質(zhì)的專業(yè)人才，這就導(dǎo)致了目前的檔案工作人員難以很好地適應(yīng)現(xiàn)代化技術(shù)。因此，檔案采集、管理與利用的現(xiàn)代化工作人員由于缺乏專業(yè)的技術(shù)和知識，使得檔案管理工作發(fā)展速度較慢，無法達(dá)到預(yù)期的結(jié)果。

2.2 檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施不足

計(jì)算機(jī)技術(shù)背景下，數(shù)據(jù)資料大量涌現(xiàn)，使得檔案管理任務(wù)日益增多，且情況日益復(fù)雜，對檔案管理單位和人員來說，這都是一個(gè)巨大的考驗(yàn)。因此相關(guān)工作者一定要不斷完善網(wǎng)絡(luò)技術(shù)資料，從而更加有效地進(jìn)行檔案管理工作?；A(chǔ)設(shè)施和工作場地都是開展工作的重要基礎(chǔ)，必須投資大量的時(shí)間、物資與資金，唯有如此才可以有效保證我們信息化、現(xiàn)代化工作的持續(xù)開展。而當(dāng)前，許多資料的數(shù)字化水平亟待進(jìn)一步提高，而且檔案數(shù)字化的技術(shù)條件還比較落后、缺乏，一旦技術(shù)無法進(jìn)行進(jìn)一步創(chuàng)新和完善，則將會嚴(yán)重干擾檔案管理工作的正常高效進(jìn)行。特別是發(fā)展較為滯后的地區(qū)，受資金、物質(zhì)等各種因素的限制，檔案現(xiàn)代化的水平不高，且不能適應(yīng)社會的發(fā)展和檔案資料的使用需求，和信息化程度相對較高的地區(qū)相比，差距也會越來越大。

2.3 檔案信息安全問題

使用計(jì)算機(jī)技術(shù)推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展，需要考慮互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展對計(jì)算機(jī)造成的影響，檔案數(shù)據(jù)的電子化也會因此存在著信息安全、可靠性的風(fēng)險(xiǎn)。一旦網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)泄漏，甚至發(fā)生病毒侵入的現(xiàn)象，將降低整個(gè)網(wǎng)絡(luò)的安全與可靠性。一旦出現(xiàn)危害網(wǎng)絡(luò)安全的黑客和計(jì)算機(jī)病毒等造成的數(shù)據(jù)泄漏，甚至網(wǎng)上的信息被任意地修改，將對企業(yè)及社會組織造成經(jīng)濟(jì)損失，也使得整個(gè)檔案管理方面存在著相當(dāng)大的困難與風(fēng)險(xiǎn)。

2.4 電子檔案長期保存的問題

計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用到檔案管理的階段，必須注意電子信息存放環(huán)境的重要性，如果僅僅針對文本數(shù)據(jù)進(jìn)行單純的存放，相關(guān)過程應(yīng)該盡可能地滿足要求。但在進(jìn)行一些復(fù)雜的文檔數(shù)據(jù)管理階段，就必須利用較為復(fù)雜的數(shù)據(jù)處理方法，對不同的文檔數(shù)據(jù)加以分門別類存放，達(dá)到數(shù)據(jù)庫的豐富與有效創(chuàng)建。然而由于現(xiàn)代社會的信息發(fā)展速度很快，所以未來對信息會有更高的要求，建立一個(gè)完整的現(xiàn)代化管理流程是很漫長的。隨著時(shí)間的推移，需要不斷地進(jìn)行信息的升級和過濾，使得整個(gè)過程更加的專業(yè)化。

三、計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理現(xiàn)代化中的運(yùn)用建議

1.加快信息型資料轉(zhuǎn)變速度

在實(shí)施過程中，不僅要重視軟件的更新，而且要把先進(jìn)的檔案處理方式與現(xiàn)代化信息技術(shù)人才相融合[3]。在現(xiàn)實(shí)生活中，要加強(qiáng)對高技術(shù)和專門的人員的引進(jìn)和應(yīng)用，規(guī)劃和科學(xué)化檔案的工作，加速檔案管理向信息型轉(zhuǎn)化。

在整個(gè)過程中，有一點(diǎn)需要尤為注意，即對于人才團(tuán)隊(duì)的建設(shè)工作。計(jì)算技術(shù)在檔案管理中的使用不但要求有關(guān)人員掌握必要的檔案管理知識，還必須招攬具有現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息科學(xué)技術(shù)才能的綜合性人員，在這個(gè)過程中，信息技術(shù)自身也同時(shí)正處在飛速發(fā)展的過程中，技術(shù)方法每天都在進(jìn)行著更新和升級，所以要對檔案管理人員進(jìn)行長期的技術(shù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，鼓勵(lì)檔案管理人員進(jìn)行深度的學(xué)習(xí)，并在需要時(shí)建立某種評估機(jī)構(gòu)，從而更好地實(shí)現(xiàn)對于檔案管理的信息化技術(shù)升級，加強(qiáng)對高校圖書館的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的轉(zhuǎn)變[4]。

2.逐步完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施

檔案管理工作在實(shí)際進(jìn)行過程中，建設(shè)現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施是十分重要的問題，也關(guān)系到現(xiàn)代檔案管理工作的總體水準(zhǔn)，有關(guān)機(jī)關(guān)和人員首先，還需要不斷更新管理觀念和方法，并根據(jù)現(xiàn)代檔案管理工作中出現(xiàn)的新問題，適時(shí)作出解決，以全方位推動檔案管理工作的信息化和現(xiàn)代化水平工程建設(shè)。同樣除了管理觀念之外，還需要進(jìn)一步強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建立，積極招募專門的管理者，進(jìn)一步提升隊(duì)伍的綜合服務(wù)能力，配套建設(shè)相應(yīng)設(shè)施，進(jìn)一步發(fā)揮檔案管理人員本身的服務(wù)功能與價(jià)值。其次，還需要進(jìn)一步融入強(qiáng)大數(shù)據(jù)管理思想，使之與現(xiàn)代檔案管理工作有效地融合。可以嘗試在和計(jì)算機(jī)技術(shù)企業(yè)之間建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，進(jìn)一步加大基礎(chǔ)設(shè)施工程和關(guān)鍵技術(shù)的研究力量，以推動基礎(chǔ)設(shè)施工程與信息技術(shù)的深入融合，以便于更好地輔助檔案保護(hù)工作的有序進(jìn)行。把資料儲存與虛擬化等技術(shù)運(yùn)用于檔案保護(hù)管理工作中，并進(jìn)一步拓寬技術(shù)合作的途徑和方法，以發(fā)揮各種先進(jìn)信息技術(shù)的功能，以促進(jìn)檔案管理工作的有序進(jìn)行。

3.優(yōu)化檔案信息化管理當(dāng)中的安全問題

檔案信息現(xiàn)代化發(fā)展目標(biāo)實(shí)現(xiàn)后并不是安全無虞，紙質(zhì)版檔案容易受到潮濕、鼠患等影響其安全性，電子化檔案資料同樣也存在安全威脅，包括計(jì)算機(jī)病毒、數(shù)據(jù)容災(zāi)、信息外泄等等。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理時(shí)需要充分考慮計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全問題，可采用對文檔信息實(shí)行分類管理，來增強(qiáng)安全管理的規(guī)范性。如一級保密文檔就可采用不互聯(lián)的形式預(yù)防區(qū)域互聯(lián)網(wǎng)對文檔信息的侵犯，而其他較低級的文檔信息也可采用互聯(lián)的形式進(jìn)行共享，以增加管理工作的便利程度。再者，還必須做好對檔案管理工作人員的法律宣傳工作，讓其熟悉國家《檔案法》等法律規(guī)范，并以身作則，以確保信息的安全保存和高度準(zhǔn)確的工作流程。

4.切實(shí)做好檔案數(shù)據(jù)的開發(fā)利用

檔案信息化工程的終極目的是為實(shí)現(xiàn)檔案信息現(xiàn)代化使用和科學(xué)管理。在計(jì)算機(jī)技術(shù)的背景下，通過對權(quán)限管理的設(shè)定，能夠?qū)δ夸浀燃?、文件名等進(jìn)行全方位的檢索，使得查找和存取工作變得更為方便。而且，還可以對存檔的文件進(jìn)行準(zhǔn)確的下載、打印等數(shù)字化操作，可以在不進(jìn)入檔案館的情況下，不需要翻閱紙質(zhì)的材料文件，這就可以有效降低對文檔的損壞，從而大大提高了文檔的總體效率和價(jià)值。還能夠?qū)λ胁僮鬟M(jìn)行授權(quán)管控，對檔案文件數(shù)據(jù)進(jìn)行安全等級管理，并定時(shí)備份，以確保文檔數(shù)據(jù)安全。在遇到與文檔信息化建設(shè)管理相關(guān)的難題時(shí)能給予及時(shí)的解決和處理，以便提高檔案管理效率。

對檔案資源實(shí)現(xiàn)全面整合，就必須健全相應(yīng)管理制度系統(tǒng)，有關(guān)主管部門要制定有關(guān)電子檔案管理相關(guān)規(guī)章制度，保證數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的安全和完整性，為有關(guān)管理工作的實(shí)施提供良好環(huán)境。其次，還需要制定檔案數(shù)據(jù)信息安全保障等重要規(guī)章制度，以確保文件資料在存放、整合與使用等各個(gè)環(huán)節(jié)中的信息安全，以保障檔案資料的安全。同時(shí)，還要健全檔案數(shù)據(jù)資源共享體系和審核機(jī)制，以確定檔案數(shù)據(jù)傳播區(qū)域范圍和安全等級，以確保各項(xiàng)規(guī)章制度體系的落實(shí)到位。

結(jié)語

信息化時(shí)代，大量的信息資料促使檔案管理工作越來越復(fù)雜，檔案管理工作存在著許多困難和問題，利用電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案的管理，使其更加組織化、系統(tǒng)化，使歷史文獻(xiàn)的真實(shí)面貌得到切實(shí)的呈現(xiàn)。當(dāng)前檔案事業(yè)發(fā)展的大潮流是利用電腦進(jìn)行檔案管理，因此，民政部門要重視檔案管理的效益與質(zhì)量，加強(qiáng)專業(yè)軟件、硬件、人力資源的開發(fā)，財(cái)政投資要著眼于當(dāng)前信息技術(shù)的特殊性，并對其進(jìn)行優(yōu)化，使其與傳統(tǒng)的檔案經(jīng)營方式相結(jié)合；只有這樣，民政部門的檔案工作才能長期、高效地發(fā)展起來。