建筑設計公司業(yè)財一體化管理系統(tǒng)研究
——以J設計院為例

武文宗

（江蘇省建工設計研究院有限公司，江蘇 南京 21005）

一、研究目的及內容

本文在現(xiàn)有資料的基礎上，借鑒國內外企業(yè)業(yè)財一體化管理系統(tǒng)的先進經驗，探討了通過完善財務信息管理系統(tǒng)，對于建筑設計項目做到全過程監(jiān)管，真正實現(xiàn)項目的科學監(jiān)管，加強建筑設計公司對項目的監(jiān)督和管理，同時提出改進的措施和建議。

本文以J設計院為例，通過分析其現(xiàn)有信息管理系統(tǒng)，發(fā)現(xiàn)目前項目管理存在的主要問題以及形成的原因，從原有電子簽章的信息化構建到業(yè)財一體化融合構建，通過系統(tǒng)化的數(shù)據(jù)流轉、信息互通、流程管理，實現(xiàn)數(shù)據(jù)融合、業(yè)務融合、管理融合，促進前后端數(shù)據(jù)流、業(yè)務流、信息流的流轉效率提升，提升后端對前端的支撐和響應能力，以應對復雜的業(yè)務變化。

二、J設計院信息管理系統(tǒng)現(xiàn)狀分析

隨著經營范圍的延伸，J設計院原來僅涉及的設計業(yè)務，已經逐步往前延伸至項目咨詢、往后延伸至項目施工以及行業(yè)內全過程管理的推廣，傳統(tǒng)項目管理系統(tǒng)已無法滿足現(xiàn)有業(yè)務的需求?，F(xiàn)階段，傳統(tǒng)項目管理系統(tǒng)存在以下三個方面問題：一是業(yè)務部門與財務部門缺乏關聯(lián)性；二是項目系統(tǒng)和財務系統(tǒng)不同，數(shù)據(jù)不互通，產生系統(tǒng)之間的信息孤島問題；三是信息不同步導致決策不及時。所以，迫切需要業(yè)財一體化的管理系統(tǒng)的建立。

目前，J設計院使用的是三綱電子簽章平臺。由于工程設計企業(yè)是典型的技術、知識密集型企業(yè)，設計產品是各專業(yè)技術人員運用多學科、多專業(yè)的知識與技能，利用各類設計輸入資料，通過自己的經驗水平形成的智力勞動結晶。這一輸入產出特性使設計、校審、管理等角色需要對圖紙簽章蓋章時，使用插入簽名圖片的方式安全性難以保證，簽名圖片一旦被復制就會滿天飛，不利于責任終身制的落實。對此，J設計院亟需建立健全信息管理系統(tǒng)。通過電子簽章系統(tǒng)與協(xié)同設計平臺的集成，可實現(xiàn)在協(xié)同設計平臺上直接點擊簽章，實現(xiàn)圖紙加蓋電子印章和電子簽名，使得圖紙環(huán)節(jié)的流轉及時順暢，資源共享充分圓滿，告別扯皮推諉。對需要歸檔的終版電子文件進行電子簽章歸檔。實現(xiàn)知識資源管理系統(tǒng)與電子簽章平臺的集成后，只需打開文件，自動驗證歸檔章，即可確認該文件歸檔信息，可以有效保護多年積累的寶貴圖紙資料，改善檔案管理的規(guī)范化程度，提高圖檔資料的利用率等。

三、業(yè)財一體化信息管理系統(tǒng)的作用

一是促進財務管理內容更全面。無形資產確認、計量的困難，使傳統(tǒng)核算型軟件受到很大限制，管理者在進行財務決策時也很少考慮這些無形資產。除了財務系統(tǒng)外，還包括供應鏈管理、人力資源等系統(tǒng)，可以從各方面對這些無形資產進行分析、預測，豐富了財務管理的內容。

二是可以突出財務管理的整體性。業(yè)財一體化管理除了提供必要的財務報表外，還提供多種管理性報表和查詢功能、財務模型和分析模塊、財務管理信息等，為戰(zhàn)略決策和業(yè)務操作等各層次的管理提供服務。對于大量規(guī)范業(yè)務的計量，可以在初始化中進行設置，自動生成相應的憑證，記錄工作可以由系統(tǒng)自動完成，計算和報告中的大部分工作，也通過系統(tǒng)設置進行自動完成。業(yè)財一體化管理，保證會計信息的相關性、可靠性，以及財務管理所需信息的質量；系統(tǒng)的實時性又能保證會計信息的及時性。

三是促進財務管理與業(yè)務管理有機結合。在一個集成的環(huán)境下，當業(yè)務系統(tǒng)能夠正常運行時，很容易驅動會計核算系統(tǒng)正常運行，但財務系統(tǒng)很難驅動業(yè)務系統(tǒng)。通過構建業(yè)財一體化信息管理系統(tǒng)，財務部門和業(yè)務部門可以加強聯(lián)系，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和交流，推動業(yè)財融合的實現(xiàn)。

四是有利于細化成本核算對象。細化成本核算對象，按編碼核算成本，實現(xiàn)同一項目負責人內部物資轉移，使成本費用控制高度集中。此外，還可以實時監(jiān)控采購物資的實際采購價格，及時了解公司各項大宗原材料等市場信息，促進采購成本降低，保證公司成本和利潤的核算更加真實、科學、準確。

五是有利于完善企業(yè)資金管理模式。資金管理的兩個重要功能：自動實時生成現(xiàn)金流量表，利用內部銀行結構對企業(yè)的資金使用情況進行量化考核。以此進行資金的合理分配與運用。通過構建業(yè)財一體化信息管理系統(tǒng)，有助于企業(yè)管理者對資金的來源及流向有更清晰的認識，有利于提升企業(yè)資金管理水平。

四、建筑設計公司構建業(yè)財一體化管理系統(tǒng)的路徑

第一，主動打破信息孤島，全面搭建系統(tǒng)平臺。構建業(yè)財一體化管理系統(tǒng)的關鍵是要打破系統(tǒng)之間的信息孤島和做出系統(tǒng)調整，這是建筑設計公司面臨的重大挑戰(zhàn)，公司對系統(tǒng)的需求也從早期的功能實現(xiàn)為主逐步轉向更深入的全過程管理及分析決策支持，以滿足市場的新要求、新機遇。

J設計院通過三綱系統(tǒng)不僅搭建項目管理、生產管理等各類業(yè)務系統(tǒng)，也進一步搭建業(yè)務收入、人力成本、資產管理等構造業(yè)財一體化系統(tǒng)。這種方式不僅信息傳遞速度快，還打通了各個模塊之間的數(shù)據(jù)流，在這個業(yè)財一體化平臺中提供了通用的數(shù)據(jù)引擎，同時可以和第三方的財務系統(tǒng)進行對接，有助于解決公司內部數(shù)據(jù)不連貫、不統(tǒng)一、不及時的問題，讓管理者實時可以關注當前業(yè)務、財務的動態(tài)，為決策提供科學的數(shù)據(jù)支撐。

第二，充分發(fā)揮業(yè)財一體化的價值。業(yè)財一體化下的項目管理系統(tǒng)，可以通過匹配實際業(yè)務需求，統(tǒng)一搭建圍繞業(yè)財一體的項目管理模塊，打通項目進度、合同、工時及成本管理之間的數(shù)據(jù)流，形成實時的數(shù)據(jù)看板，為業(yè)務提供決策支撐和經營分析。

項目業(yè)財一體化的價值可以總結為管理的三板斧，分別是開源、節(jié)流和決策。通俗地講，就是通過該系統(tǒng)可以直觀地看出哪些項目賺錢，哪些項目的投入可以省錢，然后來幫助管理者做出科學的管理決策，以提高企業(yè)的利潤率。

開源。通過拓展的項目以及對整個項目的信息流進行分析匯總，包括項目類型、合作對象、收入支出、人工等等多維度的數(shù)據(jù)的整合和處理，管理者可以實時得出項目的價值及利潤，從而快速驗證這個項目實際產生的效益。通過實時的利潤分析，相當于為持續(xù)向前沖的業(yè)務部門加了一個儀表盤，可以讓業(yè)務管理者在決策的時候可借助更多的數(shù)據(jù)支持，以決定業(yè)務方向是繼續(xù)往前沖還是及時剎車，降低試錯成本。

節(jié)流。結合項目進度查看當前的預算結余，例如，當某一個項目的預算支出已經超過80%，而項目進度僅僅只有50%，這時管理者就需要思考如何來合理分配和利用剩余的預算額度。在進行成本管控時，管理者往往也會遺漏一個要點，即人工成本的投入，通過項目管理的項目人員分配，可以統(tǒng)計出項目總體的人工投入成本，多維度地記錄項目成本。最終，通過多維度核算項目的收入、進度、工時投入及費用支出，可以計算出項目的投入產出比，更好地分析整個項目的成本情況。

決策。在業(yè)財一體化系統(tǒng)下，整個業(yè)務分析就如同一個全身的核磁共振，細化到每個業(yè)務神經元，直觀地展示各個業(yè)務脈絡的問題，幫助管理者迅速診斷，讓管理者可以更好地在節(jié)流方面進行決策，明晰到底是砍人員、砍項目、還是砍預算。在業(yè)務決策方面，也提供了更加全面的數(shù)據(jù)維度，例如，更加全面地分析高價值客戶、主要收入來源區(qū)域、最優(yōu)投入產出比的團隊或個人以及歷史的收入/利潤增長情況，這些都可以通過報表的形式一覽無余。提供全方位的決策支撐保障。基于這一套業(yè)財一體化模式，所有的數(shù)據(jù)都是實時流動的，有助于保證決策的高效性及時性。