信息化時(shí)代下國(guó)企檔案管理的創(chuàng)新與研究

宋志彬 甘肅恒路交通勘察設(shè)計(jì)院有限公司

檔案管理工作對(duì)國(guó)企的健康發(fā)展具有重要作用，是其開(kāi)展各項(xiàng)工作的重要依據(jù)。目前，我國(guó)檔案管理工作處于優(yōu)化發(fā)展的重要時(shí)期。信息化時(shí)代，檔案管理工作既迎來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇，也面臨著一些較為嚴(yán)峻的考驗(yàn)。因此，國(guó)企要積極探索檔案管理信息化發(fā)展的新路徑，不斷完善檔案管理工作的相關(guān)細(xì)節(jié)。同時(shí)，國(guó)企應(yīng)當(dāng)對(duì)目前的檔案管理工作進(jìn)行充分分析，掌握檔案管理工作的創(chuàng)新策略及發(fā)展重點(diǎn)，使檔案管理工作的整體布局更為合理。

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，國(guó)企的各項(xiàng)工作開(kāi)始向信息化方向轉(zhuǎn)型，檔案管理工作也在積極地進(jìn)行有關(guān)探索。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展對(duì)我國(guó)社會(huì)產(chǎn)生了重要的影響，但是在實(shí)際應(yīng)用的過(guò)程中仍然存在著許多問(wèn)題。國(guó)企檔案管理工作人員要科學(xué)合理地利用信息技術(shù)，促進(jìn)國(guó)企檔案管理工作朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展。

國(guó)企檔案管理信息化發(fā)展的必要性

可以提高檔案管理工作的效率

將信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中可以提高檔案管理工作的效率。目前，信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛地應(yīng)用于各行各業(yè)，信息化管理成為社會(huì)發(fā)展的主要趨勢(shì)和方向。利用信息技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，可以實(shí)現(xiàn)檔案的高效儲(chǔ)存和快速搜索，這不僅節(jié)約了紙張，還提升了檔案管理工作的效率，避免了人工管理帶來(lái)的各種問(wèn)題[1]。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子檔案不需要工作人員花費(fèi)大量的時(shí)間對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行整理和歸檔，極大地節(jié)約了人力成本。在紙質(zhì)檔案管理的過(guò)程中，由于檔案數(shù)量繁多，往往需要多名工作人員同時(shí)進(jìn)行檔案整理工作，但是信息化檔案管理僅需一名工作人員就可以完成這些工作，大大節(jié)約了人力資源。此外，利用信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，還可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和快速檢索，有助于充分發(fā)揮檔案資源的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案的遠(yuǎn)程共享，這是紙質(zhì)檔案管理工作無(wú)法實(shí)現(xiàn)的，為有關(guān)部門(mén)工作的開(kāi)展帶來(lái)了極大的便利。

可以保證檔案管理的準(zhǔn)確性和時(shí)效性

檔案管理工作的一個(gè)主要內(nèi)容就是在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將相關(guān)人員所需的檔案資料送至其手中，幫助相關(guān)人員完成信息獲取，充分發(fā)揮檔案資源的價(jià)值。因此，提高檔案管理的時(shí)效性有助于更好地促進(jìn)檔案管理工作的改革。在具體實(shí)施過(guò)程中，可以將過(guò)期不用的檔案資料作為歷史數(shù)據(jù)對(duì)其進(jìn)行妥善保存，重點(diǎn)對(duì)一些時(shí)效性更強(qiáng)的檔案進(jìn)行整理，方便調(diào)用[2]。在充分發(fā)揮檔案資料使用價(jià)值的前提下，不斷提升檔案管理的準(zhǔn)確性，這對(duì)完善國(guó)企檔案管理工作具有重要意義，因此檔案中的數(shù)據(jù)信息必須具有科學(xué)性和準(zhǔn)確性。利用信息化技術(shù)可以對(duì)檔案中的原始數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，避免他人對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行修改而帶來(lái)的一系列問(wèn)題，進(jìn)一步提高檔案管理中數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的遠(yuǎn)程共享

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，各企業(yè)間的聯(lián)系變得更加緊密，而信息化技術(shù)的開(kāi)放性特征使得各企業(yè)之間的交流更加方便。因此，檔案管理工作要積極利用信息技術(shù)推動(dòng)企業(yè)之間實(shí)現(xiàn)檔案資源的遠(yuǎn)程共享。應(yīng)用信息技術(shù)后，各部門(mén)之間或各企業(yè)之間進(jìn)行資源共享時(shí)就不再需要拿著厚厚的檔案資料進(jìn)行溝通與交流，僅需利用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)就可以將所需的檔案進(jìn)行傳輸，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息共享，不僅大大提升了工作效率，還有效避免了檔案資源丟失的問(wèn)題。同時(shí)，利用信息化技術(shù)還可以在國(guó)企各部門(mén)間形成有效的監(jiān)督模式，推動(dòng)國(guó)企的健康發(fā)展[3]。

國(guó)企檔案管理信息化發(fā)展過(guò)程中存在的問(wèn)題

對(duì)檔案管理信息化不夠重視

目前，檔案管理部門(mén)只是國(guó)企其他部門(mén)辦公的輔助部門(mén)，并沒(méi)有承擔(dān)著非常重要的角色。因此，對(duì)于檔案管理工作人員而言，其只需要完成檔案數(shù)據(jù)的整理和上傳，并未對(duì)檔案資源的利用與共享進(jìn)行深入的研究與探索，導(dǎo)致檔案管理工作與信息技術(shù)的融合不夠深入。雖然紙質(zhì)檔案資料已經(jīng)完成了數(shù)字化，但在實(shí)際工作中，檔案管理部門(mén)的查檔人員仍然對(duì)紙質(zhì)文件有著一定的依賴性[4]。這一問(wèn)題出現(xiàn)的原因是相關(guān)人員未給予檔案管理信息化足夠的重視，導(dǎo)致實(shí)際工作中存在缺陷。

檔案管理系統(tǒng)本身存在一定問(wèn)題

目前，國(guó)企檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與利用存在一定的問(wèn)題，許多設(shè)定都不夠科學(xué)和人性化，這就給檔案信息的錄入和檢索工作帶來(lái)了諸多不便，阻礙了工作效率的提高。由于檔案管理系統(tǒng)的建立需要相關(guān)技術(shù)人員來(lái)完成，存在一定的主觀性，因此系統(tǒng)的設(shè)定很難一次性滿足所有的現(xiàn)實(shí)需求。

信息化檔案管理人才缺失

隨著檔案管理信息化發(fā)展的不斷推進(jìn)，其對(duì)檔案管理工作人員的信息化能力也提出了更高的要求。檔案管理工作人員不僅要具備較強(qiáng)的檔案管理能力，還要具備熟練使用計(jì)算機(jī)的能力，同時(shí)要對(duì)信息化檔案管理系統(tǒng)有一個(gè)清晰準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)。但是，現(xiàn)階段國(guó)企檔案管理工作人員的年齡普遍較大，對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)不熟悉，無(wú)法有效利用信息化檔案管理系統(tǒng)開(kāi)展檔案管理工作。

信息化檔案管理系統(tǒng)存在安全隱患

企業(yè)在運(yùn)行過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生很多機(jī)密文件，這些文件需要進(jìn)行良好的保管，但是電子檔案在保存的過(guò)程中面臨著一定的安全風(fēng)險(xiǎn)，因此需要相關(guān)技術(shù)人員設(shè)置一定的訪問(wèn)權(quán)限，對(duì)檔案資源，尤其是機(jī)密檔案進(jìn)行加密設(shè)置[5]。但是，任何系統(tǒng)都不是無(wú)懈可擊的，檔案信息泄露依然是目前信息化檔案管理工作面臨的一個(gè)重要問(wèn)題。

國(guó)企檔案管理信息化發(fā)展的創(chuàng)新措施

積極更新國(guó)企檔案管理工作人員的工作理念

隨著社會(huì)的進(jìn)步和時(shí)代的發(fā)展，我國(guó)步入了信息化時(shí)代，許多先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)得到了快速發(fā)展。在此背景下，我國(guó)國(guó)企檔案管理工作的信息化發(fā)展也成了必然趨勢(shì)。在檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際過(guò)程中，要想實(shí)現(xiàn)信息資源的有效共享，檔案管理工作人員就要改變?cè)械墓ぷ骼砟睿匾曅畔⒒夹g(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用。檔案管理工作人員要積極利用信息化技術(shù)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，提高檔案的實(shí)際價(jià)值，并使其價(jià)值得到充分發(fā)揮[6]。

所以，在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，要提高對(duì)有關(guān)人員思想的重視，使其轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，從更深層次意識(shí)到將信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作對(duì)企業(yè)的發(fā)展具有重要作用，及時(shí)改進(jìn)工作方法。

提升國(guó)企檔案管理工作人員的信息化意識(shí)

在實(shí)際工作中，將檔案管理工作與信息化技術(shù)結(jié)合起來(lái)的需要對(duì)檔案管理工作人員提出了更高的專業(yè)技能要求，同時(shí)，其還需要相關(guān)工作人員具有較強(qiáng)的職業(yè)道德素養(yǎng)。目前，我國(guó)國(guó)企的檔案管理信息化水平還不夠高，因此需要相關(guān)工作人員具有較強(qiáng)的綜合能力，能夠及時(shí)冷靜地處理各種突發(fā)問(wèn)題。此外，在檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程時(shí)，工作人員需要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)中，這要求工作人員具有較高的計(jì)算機(jī)操作水平。

首先，國(guó)企檔案管理工作人員必須具有較高的職業(yè)道德素質(zhì)和較強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)能力。因此，國(guó)企必須引進(jìn)高新技術(shù)人才，不斷提高檔案管理的信息化水平。優(yōu)質(zhì)的技術(shù)人才是企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵，可以為檔案信息化管理工作的完善與提升打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

其次，在檔案管理信息化發(fā)展的過(guò)程中，相關(guān)人員必須意識(shí)到該工作不是簡(jiǎn)單地將紙質(zhì)檔案錄入計(jì)算機(jī)中，還需要不斷跟進(jìn)，確保檔案信息不會(huì)被泄露。這就需要檔案管理工作人員不斷學(xué)習(xí)，提高自身運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的能力，并掌握一定的網(wǎng)絡(luò)維護(hù)能力，從而能夠及時(shí)應(yīng)對(duì)工作過(guò)程中遇到的突發(fā)狀況。國(guó)企有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要重視信息化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，積極組織相關(guān)人員定期進(jìn)行培訓(xùn)，使檔案管理工作人員能夠熟練地運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，并不斷提高其職業(yè)道德和思想意識(shí)。

最后，國(guó)企要激發(fā)員工的創(chuàng)新能力，鼓勵(lì)工作人員為檔案管理信息化發(fā)展獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，進(jìn)而提升國(guó)企檔案管理信息化發(fā)展的速度。

積極引入信息化管理技術(shù)人才

隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，市場(chǎng)對(duì)信息化技術(shù)人才的需求不斷增加，國(guó)企檔案管理信息化建設(shè)更需要專業(yè)的技術(shù)人才為其保駕護(hù)航，從而促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)更加標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。信息化管理技術(shù)人才在國(guó)企檔案管理工作中發(fā)揮著重要作用，可以幫助原有的工作人員更新工作理念，樹(shù)立現(xiàn)代化的管理觀念[7]。可以從以下幾方面入手，引進(jìn)信息化管理技術(shù)人才。

首先，要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理工作人員的培訓(xùn)，不斷提高其專業(yè)技術(shù)能力，使其能夠滿足信息化檔案管理工作的實(shí)際需求。同時(shí)積極拓寬招聘渠道，優(yōu)化人才引進(jìn)方式。

其次，利用管理外包或臨時(shí)招聘的方式，積極引進(jìn)專業(yè)的技術(shù)人才，不斷為檔案管理人才隊(duì)伍引進(jìn)新鮮血液。這種橫向的管理方式是對(duì)人力資源管理工作的一種創(chuàng)新，可以保證國(guó)企檔案管理工作的先進(jìn)性，進(jìn)而推動(dòng)國(guó)企檔案管理工作全面創(chuàng)新與發(fā)展。

構(gòu)建國(guó)企信息化檔案管理平臺(tái)

國(guó)企的檔案管理工作十分復(fù)雜，不僅要對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、分類和整理，還要對(duì)檔案信息進(jìn)行分析，因此，要想提高國(guó)企檔案管理工作的整體質(zhì)量，就要對(duì)檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行有效監(jiān)管，建立信息化檔案管理平臺(tái)，為不同部門(mén)及時(shí)提供其所需的檔案信息資源，提高檔案的共享能力。在開(kāi)展國(guó)企檔案管理工作的過(guò)程中，信息資料的收集會(huì)涉及不同部門(mén)，這就相關(guān)人員需要利用信息化檔案管理平臺(tái)對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行收集，保證其精準(zhǔn)性。此外，還需要安排專業(yè)人員對(duì)信息化檔案管理平臺(tái)進(jìn)行定期維護(hù)和實(shí)時(shí)更新，確保平臺(tái)可以正常運(yùn)行。

提升信息化檔案管理的安全性

信息化時(shí)代，我國(guó)國(guó)企的檔案管理工作發(fā)展到了一個(gè)新時(shí)期，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸被淘汰，取而代之的是信息化的數(shù)字檔案。

現(xiàn)階段，大部分國(guó)企都已經(jīng)采用現(xiàn)代化的方式對(duì)檔案進(jìn)行管理，積極建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行云存儲(chǔ)。

在實(shí)際管理工作中，電子檔案具有很大優(yōu)勢(shì)，對(duì)促進(jìn)檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升具有積極作用。但是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)具有較強(qiáng)的開(kāi)放性，這導(dǎo)致其面臨著被黑客和病毒入侵的風(fēng)險(xiǎn)，非常容易造成數(shù)據(jù)信息的泄露和丟失，嚴(yán)重威脅著國(guó)企檔案管理工作的安全性和穩(wěn)定性。檔案管理工作是國(guó)企很多工作順利開(kāi)展的基礎(chǔ)，所以，國(guó)企在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)時(shí)，必須將檔案的安全性放在首要位置。在具體實(shí)踐中，國(guó)企要對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，并利用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)加強(qiáng)對(duì)檔案的監(jiān)控和管理，提高信息化檔案管理的安全性[8]。

在檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，國(guó)企要構(gòu)建一個(gè)綜合性強(qiáng)、安全性高的信息化檔案管理系統(tǒng)，推動(dòng)檔案管理工作穩(wěn)步發(fā)展。有關(guān)技術(shù)人員要對(duì)信息化檔案管理系統(tǒng)的軟件和硬件進(jìn)行科學(xué)測(cè)試，明確其使用范圍，確保檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。此外，技術(shù)人員還要對(duì)數(shù)字化檔案資源進(jìn)行安全處理和保密處理，建立優(yōu)質(zhì)的防護(hù)系統(tǒng)，確保其可以隨時(shí)應(yīng)對(duì)各種惡意攻擊，并建立有效的監(jiān)控和報(bào)警機(jī)制，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的全面保護(hù)。技術(shù)人員還要對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行備份，提升國(guó)企檔案管理工作的安全性。

完善檔案數(shù)據(jù)資料采集標(biāo)準(zhǔn)化流程

在國(guó)企信息化檔案管理工作中，檔案的信息采集工作十分重要，許多企業(yè)都開(kāi)始利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行信息采集，這給采集人員帶來(lái)了極大便利。為了提高社會(huì)的信息化水平，國(guó)家對(duì)相關(guān)的法律法規(guī)和政策進(jìn)行了調(diào)整，國(guó)企要及時(shí)了解政策的變化，定期對(duì)技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)，確保數(shù)據(jù)資料的采集具有合法性。同時(shí)，國(guó)企還要積極與其他先進(jìn)企業(yè)進(jìn)行溝通，學(xué)習(xí)他們的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，不斷完善自身的檔案管理工作。國(guó)企要逐漸建立起科學(xué)的運(yùn)轉(zhuǎn)模式，重視檔案管理信息化發(fā)展，嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定和工作流程進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的采集工作。

總之，信息化時(shí)代，國(guó)企必須提高對(duì)檔案管理工作的關(guān)注與重視程度，并將對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新放在首要位置。國(guó)企要將檔案管理工作與信息化技術(shù)充分結(jié)合，在檔案管理實(shí)踐中創(chuàng)新管理模式，推動(dòng)國(guó)企檔案管理工作向著高效、高質(zhì)和高共享度的方向發(fā)展。這不僅可以大大提升國(guó)企檔案管理工作的整體質(zhì)量和水平，還能幫助各國(guó)企之間及時(shí)進(jìn)行信息共享與合作。國(guó)企檔案管理工作的信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的必然要求，因此，檔案管理工作人員必須擁有較強(qiáng)的專業(yè)技能和較高的綜合素養(yǎng)，不僅要熟練使用現(xiàn)代化的管理軟件，積極根據(jù)檔案管理工作的要求進(jìn)行后期的維護(hù)工作，還要發(fā)揮自身的創(chuàng)新性，不斷完善國(guó)企檔案管理工作。