新常態(tài)下做好城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的幾點(diǎn)思考

劉 敏 寧德市城建檔案館

檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作作為城建檔案工作的基礎(chǔ)及核心，在城建檔案工作中發(fā)揮著十分重要的作用。加強(qiáng)城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，不僅可以提升城建檔案的歸檔質(zhì)量，還可以提升檔案管理質(zhì)量，進(jìn)而推動(dòng)城建工作有序進(jìn)行。

引言

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，城市建設(shè)活動(dòng)不斷推進(jìn)，其決定了我國(guó)城市發(fā)展的歷史風(fēng)貌，也在一定程度上決定著城市建設(shè)的內(nèi)容和發(fā)展趨勢(shì)。由此可見，我國(guó)城建檔案資源發(fā)展時(shí)間比較長(zhǎng)，其是我國(guó)優(yōu)秀城市文化的重要組成部分，是國(guó)家檔案十分重要的內(nèi)容。

城市建設(shè)中城建檔案的功能分析

為城市建設(shè)提供數(shù)據(jù)支撐

在目前的現(xiàn)代化城市規(guī)劃中，住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部一般需要根據(jù)以前城建檔案中的城市規(guī)劃方案或者其他相關(guān)城市方案制定城市建設(shè)規(guī)劃，進(jìn)而研究分析城市規(guī)劃建設(shè)方案的可行性，比如在城市建筑施工的過程中需要注意的事項(xiàng)，如施工是否在預(yù)算范圍內(nèi)，考慮該問題時(shí)通常會(huì)參考一些其他城市成功的城建案例，同時(shí)應(yīng)該召開研討會(huì)，多征求專家的意見和建議，從而確定該項(xiàng)目是否具有可行性。因此，城建檔案可以為城市重大決策提供一定的參考價(jià)值和相關(guān)的數(shù)據(jù)支撐。

保證城市重大項(xiàng)目建設(shè)

在一些重大建設(shè)項(xiàng)目施工前，需要根據(jù)規(guī)定在行政審批部門或者住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部開申請(qǐng)報(bào)告，獲得批準(zhǔn)后，及時(shí)檢查建設(shè)單位的資金、工作人員以及工作場(chǎng)所等相關(guān)事項(xiàng)，并進(jìn)行存檔。同時(shí)，項(xiàng)目檢查報(bào)告、分項(xiàng)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等必須第一時(shí)間在城建檔案管理部門進(jìn)行歸檔，這些檔案在企業(yè)資質(zhì)申報(bào)、工程評(píng)優(yōu)、業(yè)績(jī)考核時(shí)都會(huì)被用到。

此外，城建檔案是評(píng)估參建單位實(shí)力和信譽(yù)的重要參考材料。根據(jù)前文分析，城建檔案的妥善保管可以推進(jìn)城市建設(shè)工作不斷發(fā)展。

我國(guó)城建檔案管理面臨的挑戰(zhàn)分析

城建檔案管理規(guī)劃設(shè)計(jì)不夠科學(xué)

在檔案管理工作中，必須進(jìn)行長(zhǎng)期的規(guī)劃設(shè)計(jì)，但是當(dāng)前我國(guó)城建檔案管理并未結(jié)合實(shí)際情況制定長(zhǎng)期規(guī)劃，只是確定了短期的管理體系。

目前，大部分檔案館沒有意識(shí)到信息時(shí)代要運(yùn)用科技做好檔案管理工作，也沒有對(duì)檔案管理信息化建設(shè)給予足夠的重視，對(duì)檔案管理工作缺乏合理規(guī)劃。

城建檔案管理人員服務(wù)意識(shí)較低

檔案管理工作的特征之一是服務(wù)性，然而通過調(diào)研可以看出，諸多檔案管理人員缺乏服務(wù)意識(shí)，一些管理人員對(duì)檔案管理工作了解甚少，并且對(duì)自己的工作職責(zé)也缺乏清晰的了解，崗位意識(shí)較差，工作態(tài)度不認(rèn)真，這給檔案管理工作帶來一定的負(fù)面影響。

城建檔案管理形式需要完善

傳統(tǒng)的城建檔案包括紙質(zhì)材料、圖片和音像等。目前在檔案管理中還存在一些問題，比如，如何對(duì)檔案進(jìn)行合理保存。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，如何將原始檔案資料轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案資料是當(dāng)前需要思考的重要問題。同時(shí)，一些檔案館缺少規(guī)范的檔案管理工作制度，造成檔案在長(zhǎng)期保存中存在很多問題。一些檔案館的檔案管理缺少統(tǒng)一規(guī)范和流程，容易在檔案管理過程中出現(xiàn)檔案管理質(zhì)量和效率達(dá)不到要求的問題。

城建檔案收集難度較高但是利用率較低

在城市的規(guī)劃建設(shè)中，相關(guān)單位需要在工程竣工驗(yàn)收后的六個(gè)月內(nèi)把與工程相關(guān)的檔案材料等遞交到建設(shè)主管部門。

根據(jù)目前的實(shí)際情況，由于參與相關(guān)工程建設(shè)的單位較多，其對(duì)檔案管理的認(rèn)知程度還不夠，所以不會(huì)將竣工檔案提交給建設(shè)行政管理部門，相關(guān)部門對(duì)城建檔案管理的宣傳力度不夠，造成城建檔案收集存在很多問題，并且檔案利用效率也比較低。

城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作存在的意義

城市規(guī)劃及建設(shè)需要將比較精準(zhǔn)的檔案數(shù)據(jù)作為支持，從而對(duì)工程項(xiàng)目的規(guī)劃、建設(shè)作出指導(dǎo)。

目前的城市建設(shè)工程具有周期長(zhǎng)、規(guī)模大等特征，只有提高城建檔案資料的完整性和規(guī)范性才可以確保其可以被科學(xué)使用，從而發(fā)揮出其重要作用，進(jìn)而推進(jìn)城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的開展，并對(duì)建筑工程等學(xué)科起到指導(dǎo)作用，逐步提升檔案數(shù)據(jù)的合理性和精準(zhǔn)性，不斷推進(jìn)工程建設(shè)發(fā)展。與此同時(shí)，加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作可以確保施工過程有序推進(jìn)，提升工程整體質(zhì)量。

創(chuàng)新城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的措施

樹立服務(wù)意識(shí)，積極開展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作

有關(guān)部門在推進(jìn)城市建設(shè)工程施工的過程中，還要推進(jìn)工程資料準(zhǔn)備工作同步進(jìn)行，然而目前城建檔案歸檔工作是在建筑工程完全竣工后進(jìn)行的。

根據(jù)規(guī)定，工程竣工檔案應(yīng)該及時(shí)移交城建檔案館進(jìn)行保存，但是一些建筑工程一般在竣工一段時(shí)間后才會(huì)將檔案移交，這很容易導(dǎo)致城建檔案不完整，進(jìn)而難以推進(jìn)后續(xù)的管理工作。

為了避免出現(xiàn)上述問題，城建檔案管理工作人員必須在實(shí)踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，樹立積極向上的服務(wù)意識(shí)，逐步提高自身工作的主動(dòng)性和積極性，如此才能有序推進(jìn)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。

在工程建設(shè)項(xiàng)目動(dòng)工前，檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作人員應(yīng)該同施工單位保持密切聯(lián)系，做好相關(guān)準(zhǔn)備工作，并對(duì)工作的具體情況進(jìn)行全面了解。

要根據(jù)建設(shè)項(xiàng)目的地理位置及規(guī)模大小對(duì)工程整體情況進(jìn)行分析，使檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作具備一定的針對(duì)性和科學(xué)性。在實(shí)際施工的過程中，檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作人員需要第一時(shí)間到施工現(xiàn)場(chǎng)做好跟蹤和指導(dǎo)工作，加強(qiáng)對(duì)工程文件的編制，確保工程文件編制同工程施工進(jìn)度同步推進(jìn)，并對(duì)出現(xiàn)的具體問題及時(shí)整改。

檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員要提高工作積極性，確保工程檔案資料可以被精準(zhǔn)地納入當(dāng)?shù)爻墙n案中。

做好城建檔案的微觀管理

要確保施工檔案的真實(shí)性，對(duì)施工檔案資料中的諸多科研成果和專題總結(jié)必須及時(shí)歸檔。要依照規(guī)范對(duì)檔案進(jìn)行管理，底圖平放或者是卷放都可以，將其放在專用柜中進(jìn)行保存。在使用檔案的過程中，可以把檔案資料復(fù)印多份并將其放在不同的資料室，提升檔案利用率。

加強(qiáng)學(xué)習(xí)研究

加強(qiáng)學(xué)習(xí)研究，不斷提高檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作人員的工作能力。

首先，檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員應(yīng)該深入學(xué)習(xí)專業(yè)管理知識(shí)，了解相關(guān)法律法規(guī)及政策，并將其作為檔案業(yè)務(wù)工作的標(biāo)準(zhǔn)。與此同時(shí)，城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作人員必須深入學(xué)習(xí)政治理論，精準(zhǔn)把握檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的方向，及時(shí)發(fā)現(xiàn)日常工作中的問題，并合理運(yùn)用理論知識(shí)解決問題，提升檔案工作的規(guī)范性。

其次，城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作人員需要不斷學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)。隨著我國(guó)科技和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，各種各樣的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)層出不窮，多種類型的檔案管理模式逐漸出現(xiàn)，因此相關(guān)工作人員必須學(xué)習(xí)和研究相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，創(chuàng)新檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，推進(jìn)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作發(fā)展。

最后，學(xué)習(xí)與檔案管理相關(guān)的知識(shí)，檔案是對(duì)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的記錄，不同類型的檔案具有不同的特征，因此，檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作人員必須系統(tǒng)加強(qiáng)對(duì)基建、科研、財(cái)務(wù)、行政等多領(lǐng)域知識(shí)的學(xué)習(xí)，精準(zhǔn)把握不同類型檔案的特點(diǎn)。

目前，一些城建檔案部門會(huì)定期組織檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》以及其他與檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)。通過了解城建檔案管理的整體狀況，同時(shí)借鑒一些其他行業(yè)檔案管理的成功經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而構(gòu)建符合城建企業(yè)特點(diǎn)的檔案管理工作指導(dǎo)模式。

新形勢(shì)下，檔案管理工作逐步朝著信息化方向發(fā)展，城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作人員的專業(yè)技能水平也提升。城市施工企業(yè)的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作人員必須積極改變自己的思想認(rèn)知，逐步提升工作積極性，深入研究檔案管理的規(guī)章制度，不斷學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)庫(kù)、CAD、CAM以及圖形圖像處理技術(shù)，進(jìn)而了解并適應(yīng)全新的檔案管理模式，推進(jìn)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作不斷發(fā)展。

做好部門溝通工作

要有序推進(jìn)城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，使各個(gè)部門及企業(yè)可以正常交流和溝通，提升部門的協(xié)作能力，避免出現(xiàn)信息孤島現(xiàn)象。

通過各個(gè)部門的協(xié)作，提升檔案信息的安全性，并提升檔案資源的利用率。在具體的工作中，城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作人員要全面掌握城建檔案的驗(yàn)收制度及相關(guān)要求，確保工程檔案可以第一時(shí)間入館存檔。還要加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目信息的管理，提高部門溝通效率，及時(shí)解決檔案管理工作中存在的問題，實(shí)現(xiàn)多個(gè)單位之間的協(xié)調(diào)管理，使各個(gè)部門可以精準(zhǔn)了解檔案工作的具體要求。

城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作人員要通過多渠道加強(qiáng)對(duì)城市建設(shè)情況的了解，進(jìn)而提高檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性，使檔案管理理念可以適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展要求。

注重典型示范功能的發(fā)揮

在社會(huì)發(fā)展中，城市重點(diǎn)工程項(xiàng)目對(duì)社會(huì)發(fā)展有十分重要的影響和作用，有關(guān)人員必須充分認(rèn)識(shí)到重點(diǎn)工程項(xiàng)目的意義，發(fā)揮重點(diǎn)工程的示范作用，從而促進(jìn)城市發(fā)展。加強(qiáng)各個(gè)重點(diǎn)工程項(xiàng)目的合作，提高對(duì)城建工程的重視程度，提升整體工作效率。首重點(diǎn)工程項(xiàng)目所涉及的范圍比較廣，施工人員數(shù)量較多，容易增加管理難度。因此，在實(shí)際管理中必須選擇專業(yè)人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，做好檔案監(jiān)督和檢查工作，確保檔案可以第一時(shí)間歸檔，推進(jìn)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作順利開展。

在一些城建項(xiàng)目中，必須花費(fèi)大量的時(shí)間和精力做好檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，并且要挖掘一些有價(jià)值的檔案信息。要充分發(fā)揮城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作人員的典型示范作用，進(jìn)而提升人們的檔案管理意識(shí)以及城建檔案部門的社會(huì)影響力。

做好城建檔案管理服務(wù)信息化建設(shè)

第一，目前城建檔案館需要加快推進(jìn)館藏資料的數(shù)字化建設(shè)工作，一方面可以實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，另一方面需要對(duì)原始電子檔案進(jìn)行收集、管理以及綜合利用。

第二，政府需要加強(qiáng)對(duì)城建檔案信息化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入力度，購(gòu)買先進(jìn)的數(shù)字化設(shè)備，提升人員的數(shù)量和質(zhì)量，做好年度總結(jié)工作，逐步加快檔案信息化建設(shè)的步伐。

第三，擴(kuò)大電子檔案的宣傳范圍?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》充分肯定了電子檔案的法律效力，使公眾可以意識(shí)到電子檔案的重要性，提升電子檔案的利用率。

第四，實(shí)現(xiàn)城建檔案信息共享?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》中顯示了我國(guó)力圖打破地域及部門之間的限制，逐步做好電子檔案的共享應(yīng)用等工作，一般可以選擇通過特定網(wǎng)絡(luò)對(duì)城建檔案信息進(jìn)行傳輸，促使公眾可以上網(wǎng)查詢目錄。各個(gè)地區(qū)的城建檔案館必須將城建檔案信息做好聯(lián)網(wǎng)工作，可以設(shè)置跨網(wǎng)查詢利用系統(tǒng)，并且同其他機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進(jìn)行互聯(lián)，使全國(guó)范圍內(nèi)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進(jìn)行互聯(lián)，實(shí)現(xiàn)不同地域的信息共享。

結(jié)語

根據(jù)前文所述，為了逐步完善城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，首先，應(yīng)該適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的需求，解決目前檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作存在的問題，使用信息技術(shù)和信息平臺(tái)對(duì)城建檔案進(jìn)行管理，逐步完善檔案管理體制，從多個(gè)方面對(duì)城建檔案和業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作進(jìn)行檢查，不斷推進(jìn)城市建設(shè)跨越式發(fā)展。

其次，應(yīng)該嚴(yán)格依照規(guī)章制度做好檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，對(duì)城建檔案進(jìn)行全面監(jiān)管。

最后，作為檔案管理人員，需要結(jié)合實(shí)際情況，創(chuàng)新工作方式，充分發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，逐步提升檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的效率。