基于業(yè)財融合的費用報銷流程優(yōu)化探析

張羽西

（安誠保險銷售有限公司，重慶 400000）

引 言

企業(yè)的費用報銷流程優(yōu)化能夠有效降低財務管理過程中的潛在風險，應進一步加強企業(yè)成本控制，提高資金回收率，為財務管理的發(fā)展奠定良好基礎，從而提高企業(yè)在市場中的核心競爭力。另外，財務共享模式下的成本控制系統(tǒng)有助于企業(yè)利用信息技術，改善財務管理和提高會計的財務管理職能。雖然大多數(shù)電子發(fā)票仍以傳統(tǒng)方式打印和回收，但是這是發(fā)展的大勢所趨，也是減少紙質(zhì)票據(jù)和實現(xiàn)費用自動化報銷的一個重要先決條件。

一、業(yè)財融合的價值

（一）提高審核效率

業(yè)財融合可以避免企業(yè)在發(fā)展過程中出現(xiàn)財務孤立，從而縮短經(jīng)營到財務的閉環(huán)周期。與此同時，企業(yè)運用信息技術來實現(xiàn)業(yè)財融合以加強信息的傳播，從而降低通信成本。企業(yè)通過業(yè)財融合，可以實現(xiàn)流程自動化，以提高審核效率。

（二）縮短報銷周期

企業(yè)可以使用智能終端進行數(shù)據(jù)采集，還可以通過云處理在財務分享服務平臺上進行初步的收集。另外，財務共享平臺的OCR光學字符識別技術也可以用于數(shù)據(jù)采集、圖像預處理完成圖像的呈現(xiàn)和分類，并從數(shù)據(jù)中提取關鍵信息。企業(yè)通過財務共享平臺的OCR光學字符識別技術將圖像轉(zhuǎn)換為基本信息，以實現(xiàn)憑證的自動生成及其他業(yè)務信息的儲存，從而提高數(shù)據(jù)交換效率，縮短報銷周期。

（三）防控財稅風險

一方面，由于財務和業(yè)務一體化的影響，財務工作將更直接地與商業(yè)活動聯(lián)系起來，深入業(yè)務前端，在了解信息的同時，要對信息進行驗證，以確保信息的準確性，同時為企業(yè)提供財務支持，防范稅務風險，這樣才能為企業(yè)提供明確的財務支持，進一步加強風險管控。另一方面，在業(yè)財融合的過程中使用的各種新技術，如自動驗證技術，可以減少工作人員在工作中出現(xiàn)錯誤，進而降低財務風險，以確保業(yè)務和財務的一致性。

二、業(yè)財融合費用報銷的重要性

財務共享服務是促進財務管理體系效率提高的重要依據(jù)，它是企業(yè)資金流動的重要組成部分，所以企業(yè)可以通過優(yōu)化業(yè)務流程，提高管理效率。企業(yè)在發(fā)展的過程中，需要不斷降低生產(chǎn)成本和完善財務共享模式。

工作人員采用“財務共享”模式進行費用報銷，可以有效減少企業(yè)在經(jīng)營過程中的潛在風險，進而強化資金控制，為財務人員整合信息進行決策，還可以提高企業(yè)在市場中的核心競爭力。具體表現(xiàn)在以下幾個方面：首先，報銷標準化不僅是財務工作的重要基石，也是財務工作的重要組成部分，這對企業(yè)有序發(fā)展具有積極意義；其次，費用報銷加強財政資源，促進企業(yè)的業(yè)務和管理有序發(fā)展。通過對管理系統(tǒng)的優(yōu)化，可以有效地解決企業(yè)的經(jīng)營問題，并且可以制定以后的發(fā)展目標。目前，很多的企業(yè)采用財務共享服務模式。通過大數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)，財務共享模式能夠使這些大型企業(yè)降低投資成本、提高員工的工作效率并加強企業(yè)的財務控制。而且，各種研究表明，越來越多的企業(yè)均制定了財務部門費用報銷的標準流程，所以標準化已經(jīng)成為企業(yè)財務部門未來的發(fā)展趨勢之一。

隨著新技術的快速發(fā)展，市場競爭加劇給企業(yè)帶來新的商機，這對企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展和定位提出了新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的財務工作主要集中在財務控制、報銷等主要環(huán)節(jié)。因此，企業(yè)的財務信息必須盡可能真實地反映企業(yè)的經(jīng)營業(yè)績。此外，企業(yè)建立財務平臺，不僅符合企業(yè)發(fā)展的實際要求，也是完善管理制度、提高管理效率的重要保證。近年來，對業(yè)財融合理論與實踐的研究表明，必須解決企業(yè)在發(fā)展過程中的實際問題，才能提高和優(yōu)化企業(yè)績效。

三、費用報銷流程存在的問題

費用報銷是指員工要為自己所負責的工程支出和收入開列清單，并將發(fā)票報銷的清單提交給相關的財務人員。企業(yè)運營期間發(fā)生的各項支出包括開辦費、設備減值、技術開發(fā)費、網(wǎng)絡通信費、維修費、差旅費、商業(yè)娛樂費、廣告費等。因此，企業(yè)要建立相應的監(jiān)督制度，由財務人員制訂各部門資金開支計劃，然后定期監(jiān)察和分析各部門的開支情況并評估各部門的資金管理。

（一）費用報銷制度及流程執(zhí)行標準不統(tǒng)一

費用報銷制度是企業(yè)經(jīng)營的一個重要環(huán)節(jié)，所以費用報銷是企業(yè)治理的核心內(nèi)容。一般企業(yè)的做法是根據(jù)實際情況制定相應的制度和管理方法，對流程、權限、標準進行統(tǒng)一和規(guī)范。由于每個人對特定業(yè)務的判斷不同，不同審批人的實施標準和口徑不同，對制度的理解也不同，因此會產(chǎn)生不同的效果，從而造成不同的部門對管理要求和標準不盡相同，不能滿足每個員工的需求。

（二）費用報銷監(jiān)管缺乏業(yè)務模塊支撐，形成信息孤島

企業(yè)在發(fā)展的過程中除了投資大、沒有針對性，還會在市場競爭中發(fā)生難以預料的問題，而且財務人員缺少完整的數(shù)據(jù)，降低了財務人員工作的效率。由于財務人員在只有單一的票據(jù)的情況下，很難對業(yè)務的真實性、完整性進行判斷，同時也很難對同一業(yè)務中的多次報銷進行審查，所以單憑人工統(tǒng)計各種報銷票據(jù)，不僅費時費力，而且精確度和效率都不高。

（三）票據(jù)重復性、合法性難辨，存在稅務風險

隨著電子發(fā)票的推廣，更多的企業(yè)開始采用電子發(fā)票。財務人員在工作過程中為了有效避免重復開票的風險，必須創(chuàng)建電子發(fā)票臺賬進行管理，這需要很多的時間與精力，因此一些企業(yè)拒絕使用電子發(fā)票。此外，財務人員在工作過程中必須檢查每張發(fā)票，甚至反復檢查幾次，以確保發(fā)票的真實性。盡管如此，退回的發(fā)票仍可能存在潛在風險，應重新檢查以避免給企業(yè)造成不必要的損失，這會給財務人員的工作造成很大的麻煩。

（四）存貨管理流程煩瑣

在存貨管理過程中，財務人員要根據(jù)資金支出情況填寫單據(jù)，作為采購和銷售的銜接流程，存貨管理的業(yè)務信息比較煩瑣，出庫單據(jù)中的信息是數(shù)據(jù)的支撐和基礎，對財務共享平臺的及時性、共享性的要求更高。由于企業(yè)無法對財務共享平臺的采購單或銷售單自動存儲和處理，大多數(shù)企業(yè)僅使用財務人員手動注冊。因此，在實踐中，單據(jù)重復處理的概率通常很高，從而降低了財務信息的準確性和及時性。

（五）費用報銷流程問題較多

在報銷過程中，雖然企業(yè)實行了財務信息化，或者進行簡單的財務共享，但是會不可避免地出現(xiàn)一些問題。比如：不同的報銷類型、審核體系不夠嚴謹；審批形式太傳統(tǒng)；財務處理流程太慢；財務支持能力不夠；業(yè)務人員在需要報銷的時候，要填寫報銷單據(jù)，但是業(yè)務人員缺乏專業(yè)的財務知識，有時候會出現(xiàn)各種各樣的錯誤，因此需要與財務人員進行多次溝通，但由于部門之間溝通的方式單一，耽誤了報銷的效率；領導出差也很容易延誤審批，且各部門的管理者不同，對待同一業(yè)務的考慮視角不同，這使得業(yè)務部門和財務部門可能會耽擱相應的協(xié)調(diào)時間，不利于提升業(yè)務的整體效率。

現(xiàn)代信息處理手段對費用報銷非常重要。傳統(tǒng)的紙質(zhì)單據(jù)必須人工完成，因此傳統(tǒng)的工作方法已經(jīng)無法適應現(xiàn)代企業(yè)的財務管理。例如，當一家企業(yè)有大量的退款時，必須收集退款的憑證，但是收集、整理紙質(zhì)材料需要很長時間，而且效率低下，需要更多的員工進行查找。

（六）預算控制力度不夠

企業(yè)在進行年度預算時，應當對費用進行初步審查。但是，企業(yè)的預算不足，在工作中缺乏早期監(jiān)控，預算編制方法缺乏科學依據(jù)。而且，各部門制訂的計劃大多是員工和管理者對未來事件的主觀預測，缺乏調(diào)查和詳細的數(shù)據(jù)支持。由于管理人員的主觀預測和分析在項目的未來規(guī)劃和預算中起主導作用，只有少數(shù)部門根據(jù)歷史數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計并科學地制訂計劃。另一種情況是，企業(yè)沒有嚴格的報銷制度，工作人員濫用正式發(fā)票，并使用以前的發(fā)票來補償現(xiàn)在的金額。因此，企業(yè)在預算的審核和授權方面是有缺陷的，所以需要相關工作人員對大量賬目進行徹底審核。

四、業(yè)財融合的費用報銷流程優(yōu)化建議

隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，一些規(guī)模龐大、交易量大、分支機構(gòu)眾多的大型集團企業(yè)迫切需要將經(jīng)營核算與財務相結(jié)合。根據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，從目前我國建立的財務共享中心的實際運作來看，基本的財務工作依然占用了財務人員大量的時間和精力，而且財務與業(yè)務部門的關系也比較松散，導致企業(yè)在會計信息和財務數(shù)據(jù)的采集與報告中存在著嚴重的不完全性和滯后性，讓企業(yè)的決策效率受到了很大的影響。

業(yè)財融合是指通過優(yōu)化業(yè)務過程，有效地加強業(yè)務與財務之間的互聯(lián)，注重會計信息的挖掘與分析，既可以很好地服務于企業(yè)的業(yè)務拓展與運行，還可以為企業(yè)的決策提供支撐。從價值的角度來看，財務工作不再是會計人員的工作重心，而會計人員主要是作為戰(zhàn)略顧問的角色，讓企業(yè)的領導能夠?qū)I(yè)務活動進行準確的計算，并將計算結(jié)果反饋給業(yè)務人員，這樣既能確保員工工作的科學性，又能為企業(yè)決策提供支持。

（一）業(yè)務審批與費用報銷一體化

企業(yè)需要引入軟件公司的系統(tǒng)，包括財務系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、管理系統(tǒng)等。此外，不同企業(yè)有不同的管理方法，不同部門對主要財務指標也有不同的關注。企業(yè)不同部門的管理者也需要財務部門提供不同的財務報告來做出決策。例如，銷售經(jīng)理必須了解不同銷售區(qū)域相關銷售的情況。另外，業(yè)務端、費用報銷和付款是一個全流程閉環(huán)，無須多次申請和審批，這樣不僅可以減少企業(yè)的申請數(shù)量，而且有助于提升企業(yè)在市場上的經(jīng)濟地位。

（二）采用信息化技術自動審核匹配

基于業(yè)財融合優(yōu)化成本報銷流程，采用OCR發(fā)票檢測、自動預算等最新信息技術，相關人員通過OCR發(fā)票自動識別技術識別發(fā)票信息，然后生成發(fā)票數(shù)據(jù)并將其自動與稅務計算系統(tǒng)匹配，以評估發(fā)票的有效性和一致性。同時，將企業(yè)預算控制數(shù)據(jù)納入費用報銷體系，使整個財務控制流程由自動預算直到業(yè)務結(jié)束能夠順利完成。此外，企業(yè)使用大數(shù)據(jù)技術來發(fā)現(xiàn)業(yè)務問題，目的是最優(yōu)化地解決問題。目前，大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)完成了分銷體系的建設，很多企業(yè)建立財務共享平臺將先進業(yè)務與后臺資金進行緊密結(jié)合，以避免企業(yè)資本運營風險和財務風險。

（三）會計記賬自動化

在構(gòu)建兼容性強的財務共享管理平臺時，企業(yè)可以提前與軟件供應商協(xié)商，并進行對接。因此，企業(yè)要想實現(xiàn)這一功能，必須在原有信息系統(tǒng)的基礎上加強信息服務的開發(fā)，結(jié)合資金報銷、內(nèi)容轉(zhuǎn)移等新技術，進一步增加與原有系統(tǒng)模塊的鏈接，還可以幫助員工快速查找報銷的數(shù)據(jù)。

（四）實施財務預測

企業(yè)將傳統(tǒng)財務共享平臺進行整合，將單一的核算結(jié)果作為綜合平臺的主要部分，然后對數(shù)據(jù)進行會計整合、企業(yè)治理，實施集中化和標準化管理，相關的工作人員要實施財務預測，保持和加強財務部的控制和分析的專業(yè)能力。企業(yè)將財務部的工作重點放在數(shù)據(jù)全面分析和預測上，通過在業(yè)務前端建立財務資源，將融資與業(yè)務活動相結(jié)合。

企業(yè)可以在平臺上實施數(shù)據(jù)交換，從而達到資源的有效利用，還可以建立數(shù)據(jù)庫連接，通過數(shù)據(jù)庫共享解決跨部門的問題。另外，相關的工作人員整合財務共享平臺發(fā)布的信息，可以把不重要的信息轉(zhuǎn)換為有用的數(shù)據(jù)，還可以根據(jù)實際情況建立符合企業(yè)具體情況的制度。例如，領導者對員工負責的業(yè)務進行責任劃分，以明確各部門職責，付款必須在程序開始前進行審查和批準；負責人應確保發(fā)票完整一致，堅決拒絕不合理的單據(jù)。

（五）費用控制體系的建立

費用控制體系的建立促進了費用報銷制度的改革。電子發(fā)票可以保證發(fā)票的真實性和電子發(fā)票處理、記賬、支付的正確性，不僅可以有效避免員工用非標準的規(guī)則來掩蓋發(fā)票的問題，同時也能避免檔案管理員在存檔過程中大量使用紙質(zhì)發(fā)票，而且減少企業(yè)在人力方面的投入。此外，財務人員必須提供必要的基本信息并保證信息的正確性，這對于驗證和分析數(shù)據(jù)至關重要，這些信息是作為數(shù)據(jù)庫進行整合和處理的重要依據(jù)，并給管理者的決策提供重要的保障。企業(yè)一旦充分了解和收集信息，財務人員將會更加積極地開展工作，對企業(yè)經(jīng)營有更多的了解和全面的控制，并提高企業(yè)在市場上的經(jīng)濟地位。企業(yè)的整個費用報銷的速度越來越快，可以有效提高資金的回轉(zhuǎn)速度，提高工作人員的工作效率。

結(jié) 語

綜上所述，在實施財務共享過程中，工作人員要充分利用信息技術和管理手段，不斷完善內(nèi)部控制體系，建立財務共享服務模式，協(xié)助企業(yè)實現(xiàn)內(nèi)部管理目標和整體經(jīng)營目標。一方面，企業(yè)外部環(huán)境的快速變化，使得企業(yè)不得不適應時代的變化，因此業(yè)財融合是企業(yè)進行變革的必然選擇，也是提高企業(yè)在市場經(jīng)濟地位的必由之路。另一方面，隨著財務共享的整合，工作人員應將企業(yè)的業(yè)務和財務共享服務聯(lián)系起來，為了更好地實現(xiàn)業(yè)務和財務的融合，企業(yè)必須改變傳統(tǒng)的管理方法，要接受新的思想觀念。企業(yè)要以市場為導向，充分利用各種信息技術，不斷完善信息數(shù)據(jù)，為企業(yè)提供財務數(shù)據(jù)和重要決策。