文|劉卓爾
隨著數(shù)字科技的快速發(fā)展,以業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)深度融合為手段,在傳統(tǒng)供應(yīng)鏈及財(cái)務(wù)管理的基礎(chǔ)上,探索數(shù)字化轉(zhuǎn)型道路,有助于企業(yè)降本增效,高質(zhì)量發(fā)展。本文重點(diǎn)介紹某企業(yè)采購業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的深度融合,在深入調(diào)研該企業(yè)業(yè)務(wù)與信息化現(xiàn)狀的前提下,提出建設(shè)數(shù)據(jù)資產(chǎn)化時(shí)代下的業(yè)財(cái)一體化平臺(tái)。
采購管理分為五個(gè)發(fā)展階段:供料、價(jià)格、總成本、需求管理和全面增值,也代表了從“小采購”到“大采購”的發(fā)展路徑。
第一階段——供料階段。采購角色是采購員,典型的文秘工作。采購議價(jià)對(duì)價(jià)格的影響微乎其微。內(nèi)部客戶、供方市場的強(qiáng)勢(shì),粗放經(jīng)營,只是確保有料。
第二階段——價(jià)格階段。采購角色轉(zhuǎn)為談判員,節(jié)支是采購的主要指標(biāo)。與供料階段相比,處于價(jià)格階段的公司系統(tǒng)地跟蹤、比較價(jià)格,統(tǒng)計(jì)采購節(jié)支。
第三階段——總成本階段。采購角色轉(zhuǎn)換為供應(yīng)鏈管理,兼顧運(yùn)輸、倉儲(chǔ)、關(guān)稅、匯率、使用、回收等,對(duì)公司的影響更大、更全面。
第四階段——管理需求。采購盡早介入需求定義階段,做好設(shè)計(jì)、計(jì)劃工作,通過理順需求來理順供應(yīng)。
第五階段——全面增值。采購成為公司的核心競爭力,不但在于成本節(jié)支,而且在于確保采購產(chǎn)品的質(zhì)量和技術(shù)含量。
某核心企業(yè)下設(shè)10大職能部門及運(yùn)營管理中心(包括物流采購中心、營銷中心和技術(shù)中心,分別負(fù)責(zé)物資集中采購、產(chǎn)品銷售及企業(yè)發(fā)展技術(shù)儲(chǔ)備)。同時(shí)根據(jù)地域下設(shè)A、B、C、D共4個(gè)片區(qū),每個(gè)片區(qū)有若干家子公司。
主要分為總部集采、片區(qū)集采和自行采購。集采由總部或片區(qū)根據(jù)各子公司按年或按月上報(bào)的需求計(jì)劃匯總立項(xiàng)后開展招投標(biāo),中標(biāo)結(jié)果下發(fā)各子公司,各子公司根據(jù)自身需要與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂年度框架協(xié)議,后續(xù)按月度需求計(jì)劃直接向供應(yīng)商下單采購。
因總部財(cái)務(wù)對(duì)各子公司資金進(jìn)行統(tǒng)一管理,各子公司銷售收入定時(shí)由總部進(jìn)行資金歸集(票據(jù)暫未統(tǒng)一管理),資金支出嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行。采購付款需要業(yè)務(wù)人員按月向財(cái)務(wù)人員提交次月資金計(jì)劃,各子公司財(cái)務(wù)報(bào)備至總部財(cái)務(wù)審批通過后,總部財(cái)務(wù)將資金下?lián)苤粮髯庸?,由各子公司?cái)務(wù)人員向供應(yīng)商付款。
各子公司年采購額4~5億元左右,付款周期一般為2~3個(gè)月。其中,有些公司付款以電匯為主,有些公司付款以票據(jù)為主,主要取決于銷售收入收到的是電匯還是票據(jù),涉及商業(yè)銀行較多。其中,電匯業(yè)務(wù)可使用集團(tuán)財(cái)務(wù)公司提供的資金管理系統(tǒng)的進(jìn)行付款;票據(jù)業(yè)務(wù)需要分別使用商業(yè)銀行U-Key登錄網(wǎng)銀操作付款。
業(yè)財(cái)相關(guān)的信息系統(tǒng)有招標(biāo)網(wǎng)、ERP、財(cái)務(wù)總賬以及集團(tuán)財(cái)務(wù)公司提供的資金管理等業(yè)務(wù)和管理系統(tǒng)。其中,招標(biāo)網(wǎng)主要是對(duì)生產(chǎn)所需的原燃材料、生產(chǎn)設(shè)備替換的備品備件以及生產(chǎn)技術(shù)改進(jìn)等工程項(xiàng)目進(jìn)行物資集中采購的電子招投標(biāo)的平臺(tái);ERP系統(tǒng)涉及產(chǎn)、供、銷以及管理的各環(huán)節(jié);財(cái)務(wù)總賬系統(tǒng)主要是將生產(chǎn)經(jīng)營數(shù)據(jù)生成會(huì)計(jì)賬簿與會(huì)計(jì)憑證的賬務(wù)處理系統(tǒng);資金系統(tǒng)覆蓋資金收、付、投、融各環(huán)節(jié)的統(tǒng)一管理。
由于信息系統(tǒng)初期以煙囪式建設(shè),各系統(tǒng)間數(shù)據(jù)出現(xiàn)了數(shù)據(jù)源多種多樣、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、數(shù)據(jù)質(zhì)量差以及流程斷點(diǎn)帶來的重復(fù)工作等問題, 難以打破信息壁壘,產(chǎn)生規(guī)模效應(yīng)?,F(xiàn)有招標(biāo)網(wǎng)與供應(yīng)商的高效協(xié)同(合同、訂單、到貨入庫、對(duì)賬發(fā)票)能力、供應(yīng)商全生命周期管理及全面畫像能力、采購業(yè)務(wù)整體勢(shì)態(tài)的分析能力有待加強(qiáng)。
企業(yè)采購為運(yùn)營管理提供了必要的資源與能源,伴隨互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及和發(fā)展,數(shù)字化采購逐漸被企業(yè)所熟知,企業(yè)的互聯(lián)網(wǎng)化采購份額也逐漸加大。隨著企業(yè)工作效率不斷提升,企業(yè)采購由傳統(tǒng)的采購模式,快速向互聯(lián)網(wǎng)化采購轉(zhuǎn)型。
數(shù)據(jù)資產(chǎn)化背景下,業(yè)財(cái)一體化平臺(tái)把企業(yè)的采購與供應(yīng)商和電商的銷售鏈接起來,更高效服務(wù)于企業(yè)的采購業(yè)務(wù)。幫助企業(yè)做最佳采購決策和高效協(xié)同,建立企業(yè)采購生態(tài)圈,推進(jìn)管理決策鏈、生產(chǎn)經(jīng)營鏈以及客戶服務(wù)鏈的敏捷高效。
通過構(gòu)建線上一體化產(chǎn)融服務(wù)體系,打通產(chǎn)業(yè)鏈上下游,發(fā)展“平臺(tái)+生態(tài)”的新型服務(wù)模式,推進(jìn)產(chǎn)業(yè)數(shù)字化,數(shù)字產(chǎn)業(yè)化,形成產(chǎn)業(yè)鏈數(shù)據(jù)資產(chǎn),資源整合,信息共享,風(fēng)險(xiǎn)可控,降本增效。
將“云大物移智”等新一代信息技術(shù)與生產(chǎn)經(jīng)營深度融合,以“數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)”為抓手,以“分步驟、分階段、分層級(jí)推進(jìn)”為策略,逐步實(shí)現(xiàn)“指標(biāo)監(jiān)控預(yù)警自動(dòng)化、管控調(diào)整智能化、企業(yè)運(yùn)行智慧化”的總體建設(shè)目標(biāo),助力高質(zhì)量發(fā)展。
1.統(tǒng)一規(guī)劃、頂層設(shè)計(jì)
站在全局和戰(zhàn)略的高度,謀劃長遠(yuǎn)目標(biāo),準(zhǔn)確把握重點(diǎn),建立統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn),業(yè)務(wù)流程無縫集成,提質(zhì)增效。
2.分步實(shí)施、持續(xù)迭代
在統(tǒng)籌規(guī)劃設(shè)計(jì)的指導(dǎo)原則下,分階段、分批次、循序漸進(jìn)地推進(jìn)平臺(tái)建設(shè),在持續(xù)迭代中構(gòu)建平臺(tái)生態(tài)。
3.集中管控、數(shù)據(jù)共享
構(gòu)建招標(biāo)詢價(jià)等采購業(yè)務(wù)統(tǒng)一管理,供應(yīng)商全生命周期統(tǒng)一管理,信息共享,資源整合,完善風(fēng)控體系,降低業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。
4.先進(jìn)靈活、安全可靠
運(yùn)用云計(jì)算技術(shù),實(shí)現(xiàn)平臺(tái)在功能和性能方面的可擴(kuò)展性;采用先進(jìn)的安全防范技術(shù)和措施,保障平臺(tái)的網(wǎng)絡(luò)安全及長期穩(wěn)定可靠運(yùn)行。
5.立足體驗(yàn),完善服務(wù)
注重用戶體驗(yàn),實(shí)用便捷,充分結(jié)合一線人員的使用需求,利用信息技術(shù)提升管理水平與工作效率。
平臺(tái)為原燃材料、MRO工業(yè)品、辦公用品等不同品類采購提供一站式服務(wù),同時(shí)提供供應(yīng)商管理、采購執(zhí)行協(xié)同、分析決策,支付結(jié)算等服務(wù)。通過大數(shù)據(jù)、機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)的使用,讓采購決策與執(zhí)行更簡單,從交易過程到采購執(zhí)行管理全流程數(shù)字化、在線化,實(shí)現(xiàn)陽光透明采購,降低采購成本,提升采購管理效率。
打通平臺(tái)與ERP系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、資金系統(tǒng)等業(yè)務(wù)流程,實(shí)現(xiàn)采購業(yè)務(wù)全流程線上高效協(xié)同,全面提升采購管理能力、實(shí)現(xiàn)采購精細(xì)化管理,一鍵完成采購付款,自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證,推進(jìn)業(yè)財(cái)一體化。
1.建設(shè)主數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)
平臺(tái)貫徹《2019水泥工業(yè)物資分類與代碼標(biāo)準(zhǔn)》,建設(shè)主數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)中國建筑材料聯(lián)合會(huì)制定的水泥行標(biāo)38個(gè)大類、349個(gè)中類、2589個(gè)小類,對(duì)現(xiàn)有6萬條水泥行業(yè)物料代碼進(jìn)行梳理、清洗與編制,規(guī)范數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn),加強(qiáng)數(shù)據(jù)治理,確保數(shù)據(jù)同源,打通數(shù)據(jù)壁壘,激活數(shù)據(jù)價(jià)值。建立數(shù)據(jù)字典,以水泥行標(biāo)為基礎(chǔ),明確數(shù)據(jù)編碼規(guī)范,按照數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求,對(duì)單位、人員、供應(yīng)商、客戶、物資分類、物資代碼、資產(chǎn)、賬戶等主數(shù)據(jù)實(shí)施統(tǒng)一編碼,推進(jìn)產(chǎn)業(yè)數(shù)字化,數(shù)字產(chǎn)業(yè)化,形成建材行業(yè)產(chǎn)業(yè)鏈數(shù)據(jù)資產(chǎn),為采購、生產(chǎn)、銷售等業(yè)務(wù)系統(tǒng)和資金核算等財(cái)務(wù)系統(tǒng)聯(lián)通和業(yè)財(cái)數(shù)據(jù)貫通奠定基礎(chǔ),為高效分析決策提供結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)支撐。為數(shù)據(jù)分析及數(shù)字風(fēng)控提供了基礎(chǔ)支撐,也為建材行業(yè)產(chǎn)融數(shù)據(jù)資產(chǎn)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的制定打下了基礎(chǔ),積極引領(lǐng)建材行業(yè)創(chuàng)新發(fā)展。
2.打通業(yè)務(wù)流程
梳理原燃材料、備品備件等采購業(yè)務(wù)流程,重塑體系架構(gòu),再造業(yè)務(wù)流程,打通業(yè)務(wù)斷點(diǎn),與ERP系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、資金系統(tǒng)流程互通,打破信息孤島和數(shù)據(jù)煙囪,實(shí)現(xiàn)從需求計(jì)劃到支付結(jié)算的業(yè)財(cái)一體化平臺(tái),商流、物流、資金流和信息流四流合一,降低采購成本,增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管控,提升效率效益。
3.引入采購協(xié)同
為供應(yīng)商提供統(tǒng)一的線上交易協(xié)同平臺(tái),涵蓋訂單協(xié)同、發(fā)貨到貨協(xié)同、對(duì)賬開票協(xié)同,并通過與ERP系統(tǒng)對(duì)接,完整地貫通了計(jì)劃、采購、到貨、入庫、對(duì)賬、開票收票、支付等采購業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。社交化方式驅(qū)動(dòng)流程協(xié)同,大大加速企業(yè)商業(yè)流程。
4.完善供應(yīng)商管理
建立物資品類與供應(yīng)商的對(duì)應(yīng)關(guān)系,按品類、區(qū)域、場景等多種維度設(shè)定供應(yīng)商推薦列表。進(jìn)一步完善供應(yīng)商準(zhǔn)入,分級(jí),評(píng)價(jià)流程及智能風(fēng)控和反欺詐模型,細(xì)化供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)管理,將供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)貫穿于采前,采中,采后全流程。
供應(yīng)商全息畫像從采購業(yè)務(wù)和外部環(huán)境中獲取供應(yīng)商資質(zhì)業(yè)績信息、供應(yīng)商績效評(píng)價(jià)信息、供應(yīng)商社會(huì)征信、從輿情系統(tǒng)獲取行業(yè)環(huán)境信息,從供應(yīng)商企業(yè)年度報(bào)告獲取供應(yīng)商創(chuàng)新管理信息。搭建供應(yīng)商全息畫像標(biāo)簽庫,精準(zhǔn)展現(xiàn)供應(yīng)商全息特征,結(jié)合業(yè)務(wù)實(shí)際,開展特征歸類分析,最終通過柱圖、餅圖、曲面圖、雷達(dá)圖等多種圖表方式來表達(dá)供應(yīng)商變遷模型,多維度展示供應(yīng)商全息畫像核心特征。
通過構(gòu)建物資供應(yīng)商畫像數(shù)據(jù)庫,采用相關(guān)模型算法對(duì)物資供應(yīng)商的基本信息、中標(biāo)情況、供貨質(zhì)量、履約情況、不良行為等維度的數(shù)據(jù)進(jìn)行降維處理,并通過層次分析算法構(gòu)建物資供應(yīng)商評(píng)級(jí)模型,對(duì)物資供應(yīng)商的綜合得分進(jìn)行良好的度量和區(qū)分,實(shí)現(xiàn)物資供應(yīng)商的畫像和分檔分級(jí),通過模型結(jié)果發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商之間的明顯的差異。
在減少設(shè)備庫存成本和提高資金流動(dòng)率的大物資管理背景下,識(shí)別不同類型的供應(yīng)商,制定不同的管理策略,對(duì)提高物資供應(yīng)商的管理水平、提升企業(yè)競爭力具有非常重要的意義。
5.管理駕駛艙
針對(duì)供應(yīng)商供應(yīng)能力、供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)質(zhì)量分析;支持采購過程的成本分析;采購業(yè)務(wù)人員的績效分析;采購平臺(tái)的運(yùn)營分析。
基于產(chǎn)品搜索技術(shù),按照供應(yīng)商等級(jí)、評(píng)價(jià)結(jié)果、商品價(jià)格、銷量等多緯度綜合推薦有效供應(yīng)商。供應(yīng)商推薦引擎基于內(nèi)容畫像,如價(jià)格敏感、質(zhì)量優(yōu)先、交期為要等,提供個(gè)性化推薦服務(wù),如首頁推薦、詳情推薦、物料商品相關(guān)推薦;基于行為規(guī)則,如采購行為、操作軌跡等提供貨源、供應(yīng)商推薦;基于協(xié)同過濾,根據(jù)其他相似采購商的采購行為,協(xié)同過濾出相似采購?fù)扑]策略。
為企業(yè)提供智能經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警服務(wù)、可信供應(yīng)商及客戶體系鏈條服務(wù)、RPA機(jī)器人自動(dòng)化處理服務(wù)、行業(yè)關(guān)鍵信息監(jiān)控及獲取服務(wù),幫助企業(yè)在智能分析、需求預(yù)測、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)、智能算法推薦、市場行情波動(dòng)預(yù)測等場景精細(xì)化管理。
6.推進(jìn)業(yè)財(cái)一體化
ERP系統(tǒng)與業(yè)財(cái)一體化平臺(tái)及資金系統(tǒng)深度融合,采購業(yè)務(wù)人員在收到供應(yīng)商開具的采購物資發(fā)票后,在ERP系統(tǒng)向財(cái)務(wù)人員報(bào)備次月付款計(jì)劃,財(cái)務(wù)人員在資金系統(tǒng)匯總采購支出,及工資、社保、公積金等代收代扣支出后,統(tǒng)一向總部財(cái)務(wù)申請(qǐng)次月資金預(yù)算,由總部財(cái)務(wù)審批后向各子公司下?lián)苜Y金。各子公司在收到資金后,根據(jù)采購業(yè)務(wù)人員在ERP系統(tǒng)提交的付款申請(qǐng)推送至資金系統(tǒng),一鍵完成向供應(yīng)商付款。同時(shí),ERP系統(tǒng)和資金系統(tǒng)將生成的賬務(wù)自動(dòng)推送至財(cái)務(wù)系統(tǒng)形成會(huì)計(jì)憑證。
資金系統(tǒng)不僅可以實(shí)現(xiàn)一鍵支付結(jié)算,完成向供應(yīng)商付款,還可以實(shí)現(xiàn)銷售收入信息的實(shí)時(shí)獲取,同時(shí)與ERP系統(tǒng)的收款單進(jìn)行關(guān)聯(lián),節(jié)省財(cái)務(wù)人員大量時(shí)間,構(gòu)建高效率的信息鏈,規(guī)范業(yè)務(wù)流程,逐步實(shí)現(xiàn)向財(cái)務(wù)共享中心轉(zhuǎn)型。
全面打通ERP系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)和資金系統(tǒng),形成了完整的采購業(yè)務(wù)閉環(huán),實(shí)現(xiàn)采購到支付高效協(xié)同,推進(jìn)業(yè)財(cái)一體化,業(yè)務(wù)效率提升30%。
全方位各維度采集數(shù)據(jù),全面提升采購管理能力、實(shí)現(xiàn)采購精細(xì)化管理,推動(dòng)管理決策鏈、生產(chǎn)經(jīng)營鏈、客戶服務(wù)鏈更加敏捷高效,管理效率提升20%。
通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成,流程協(xié)同大大提高了采購作業(yè)效率。業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)一致性及供應(yīng)商風(fēng)控體系建設(shè),全面提升風(fēng)險(xiǎn)防控和預(yù)警能力,節(jié)約人力成本20%。
通過平臺(tái)在線協(xié)同,采購物資及時(shí)供應(yīng),提前介入并制定計(jì)劃、動(dòng)態(tài)預(yù)警、全程跟蹤,實(shí)現(xiàn)物資供應(yīng)與生產(chǎn)進(jìn)度無縫銜接,部分MRO類的商品實(shí)現(xiàn)零庫存管理,庫存水平降低20%。
通過采購尋源,充分利用平臺(tái)供應(yīng)商資源,發(fā)揮供應(yīng)商競爭性,采購價(jià)格透明化,采購成本降低10%。
通過集采定價(jià)的物資由供應(yīng)商在協(xié)議簽署前提報(bào)上架,協(xié)議審批后完成上架。內(nèi)部商城提供了MRO工業(yè)品、辦公用品、IT設(shè)備、勞保用品等物資的自助式采購服務(wù),引進(jìn)京東、蘇寧等綜合性電商,以及震坤行、西域等專業(yè)性電商,打通商城目錄,需求單位可視化選購、下單、履約、結(jié)算的采購一體化流程。
自助式內(nèi)部商城解決了供應(yīng)商庫容不足,本地服務(wù)能力不夠等問題,同時(shí)也減少了由于零星采購,緊急采購帶來的無訂單采購情況。
以產(chǎn)業(yè)鏈為抓手,以平臺(tái)全流程數(shù)據(jù)為依托,形成從原燃材料采購到渠道拓展的供應(yīng)鏈一體化服務(wù),真正實(shí)現(xiàn)商流、物流、資金流、信息流“四流合一”。為交易雙方提供基于交易的供應(yīng)鏈金融服務(wù),提供從結(jié)算支 付、金融保險(xiǎn)的各類產(chǎn)品,提升企業(yè)資金運(yùn)用的多種方式,提升整體供應(yīng)鏈的運(yùn)營效益。為中小企業(yè)提供保理融資、設(shè)備融資租賃及銷售渠道拓展,向中小企業(yè)提供“管家式”集成服務(wù),推動(dòng)中小企業(yè)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,實(shí)現(xiàn)產(chǎn)業(yè)升級(jí)和新舊動(dòng)能轉(zhuǎn)換。
在政策加持和金融服務(wù)實(shí)體經(jīng)濟(jì),以及普惠金融的趨勢(shì)下,越來越多的企業(yè)將供應(yīng)鏈和產(chǎn)融服務(wù)相結(jié)合,綜合運(yùn)用金融科技的發(fā)展,為產(chǎn)業(yè)生態(tài)重構(gòu)注入新動(dòng)能,產(chǎn)業(yè)生態(tài)中各主體之間的相對(duì)關(guān)系被重新勾勒,企業(yè)向線上化、數(shù)字化和生態(tài)化轉(zhuǎn)型,而這一趨勢(shì)促使產(chǎn)業(yè)鏈上下游需要進(jìn)一步共享數(shù)據(jù)并開放自身能力,推動(dòng)產(chǎn)業(yè)鏈誕生新興的商業(yè)模式。
在數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代,數(shù)據(jù)已成為驅(qū)動(dòng)商業(yè)模式創(chuàng)新和發(fā)展的核心資源。數(shù)據(jù)關(guān)系到企業(yè)發(fā)展、科技進(jìn)步、社會(huì)秩序穩(wěn)定,已成為各國的核心競爭要素。價(jià)值導(dǎo)向的數(shù)據(jù)應(yīng)用是企業(yè)級(jí)數(shù)據(jù)資產(chǎn)變現(xiàn)架構(gòu)的核心?;跀?shù)據(jù)資產(chǎn)管理的四層架構(gòu),可以有效地開發(fā)、使用不同數(shù)據(jù),拓展數(shù)據(jù)應(yīng)用領(lǐng)域,通過充分釋放數(shù)據(jù)的價(jià)值,幫助企業(yè)提升市場競爭力。數(shù)據(jù)資產(chǎn)化是數(shù)據(jù)市場發(fā)展的必然趨勢(shì)。數(shù)據(jù)資產(chǎn)化產(chǎn)生的新交易生態(tài)、新價(jià)值體系、新商品形態(tài),將是未來促進(jìn)數(shù)字經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新動(dòng)力。