強化檔案數(shù)據(jù)資源治理提升檔案公共服務(wù)效能
——以嘉興市檔案館為例

金培中 慈波/嘉興市檔案館

近年來，嘉興市檔案部門認(rèn)真貫徹落實習(xí)近平總書記關(guān)于檔案工作的重要指示和重要論述精神，以“三個走向”“四個好”“兩個服務(wù)”為根本遵循，始終堅持以人民為中心的發(fā)展思想，聚焦檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)，穩(wěn)步推進(jìn)以數(shù)字資源為主導(dǎo)的檔案資源體系建設(shè)，全力打造全域檔案公共服務(wù)均等化、普惠化、便捷化的“嘉興樣板”。2023年8月，市委書記陳偉作出重要批示，對全市檔案工作給予充分肯定。2023年10月，嘉興市檔案館機關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)原生數(shù)據(jù)檔案化治理的實踐做法在2023檔案數(shù)據(jù)產(chǎn)教融合大會暨第十三屆中國電子文件管理論壇作經(jīng)驗介紹。

1 堅持整體推進(jìn)、試點先行，大力推動檔案數(shù)據(jù)資源應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸

市檔案部門整合融合區(qū)域范圍內(nèi)各類檔案資源，積極推動檔案資源應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，不斷夯實檔案工作現(xiàn)代化先行的資源基礎(chǔ)。

1.1 攻堅完成館藏存量檔案數(shù)字化

夯實檔案數(shù)據(jù)資源“硬核心”，聯(lián)動實施存量檔案數(shù)字化、增量檔案電子化建設(shè)。全市8家綜合檔案館館藏總量達(dá)到1839余萬件，館藏檔案數(shù)字副本8413.6萬頁、電子目錄1654.3萬條全部納入數(shù)據(jù)庫在線管理。2022年，市檔案館啟動新一輪檔案接收工作時，市級機關(guān)行政權(quán)力事項電子文件、電子公文、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等檔案首次納入接收內(nèi)容，成為檔案資源新的增長點，共接收行政權(quán)力事項電子化歸檔總量1030.1萬件、電子公文檔案30170件，脫貧攻堅、疫情防控專題數(shù)字檔案10.6萬件。市檔案館以推進(jìn)省檔案數(shù)據(jù)資源歸集共享試點為契機，從館藏檔案數(shù)據(jù)底座治理著手，做好館藏檔案數(shù)據(jù)存儲結(jié)構(gòu)、命名編號、格式標(biāo)準(zhǔn)等數(shù)據(jù)治理工作，率全省各館之先完成歸集任務(wù)，全市共歸集檔案數(shù)據(jù)385.5萬件。

1.2 強力推進(jìn)室藏檔案資源數(shù)字化

注重檔案館室數(shù)字檔案資源的有效整合，全市1千多個市、縣級部門（單位）綜合檔案室全面開展數(shù)字檔案室創(chuàng)建工作并達(dá)到省級標(biāo)準(zhǔn)。室藏檔案數(shù)字化成果全部納入檔案業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)在線運行，數(shù)字檔案總量達(dá)到9529萬頁、電子目錄總量達(dá)到1498萬條，實現(xiàn)歸檔數(shù)據(jù)隨時入庫、集中存儲、在線移交、實時利用。指導(dǎo)益美高空氣冷卻系統(tǒng)（嘉興）有限公司等4家民營企業(yè)開展增值稅電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔省級試點，積極參與市財政局、稅務(wù)局、醫(yī)保局等部門承接的嘉興“大病無憂”理賠省級試點，并通過驗收。

1.3 主動培育數(shù)據(jù)檔案資源增長極

在全省率先探索應(yīng)用區(qū)塊鏈技術(shù)，開展重要業(yè)務(wù)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)歸檔治理的研究與應(yīng)用探索，市公積金中心等3個市級部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)7397萬條數(shù)據(jù)實現(xiàn)數(shù)據(jù)檔案化歸檔處置。2023年7月20日，嘉興市檔案局、檔案館舉行嘉興市機關(guān)政務(wù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)原生數(shù)據(jù)歸檔管理路演活動，介紹“推進(jìn)機關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)原生數(shù)據(jù)歸檔管理 創(chuàng)新打造數(shù)檔安居工程”工作經(jīng)驗，并在2023年第十三屆“中國電子文件管理論壇”上作主旨報告。在全省率先運用數(shù)字孿生技術(shù)，對館藏實物檔案進(jìn)行四維建模和數(shù)字化存檔利用，推進(jìn)實現(xiàn)實物檔案數(shù)據(jù)化、可視化。開展“互聯(lián)網(wǎng)地方特色檔案資源”采集工作，共自主采集檔案數(shù)據(jù)資源110余萬件，視頻7000余件。

2 堅持科技創(chuàng)新、標(biāo)準(zhǔn)先行，大力推動檔案數(shù)據(jù)資源融合整合、互聯(lián)互通

市檔案部門積極踐行“數(shù)字賦能、融合發(fā)展”的服務(wù)理念，在檔案工作多跨協(xié)同、機制貫通、平臺貫通、數(shù)據(jù)貫通上持續(xù)創(chuàng)新，為實現(xiàn)輕量化、協(xié)同化、區(qū)域化的數(shù)據(jù)交互和共享利用奠定基礎(chǔ)。

2.1 直面問題劃出標(biāo)線

市檔案部門制定原生數(shù)據(jù)的歸檔范圍、保管期限、編碼規(guī)則、采集標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)獲取、保存頻率等檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范，創(chuàng)新編制《嘉興市機關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)歸檔管理暫行標(biāo)準(zhǔn)（通用部分）》《嘉興市市級機關(guān)檔案管理集群應(yīng)用系統(tǒng)管理暫行辦法》等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，在繼承現(xiàn)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上，結(jié)合實際進(jìn)行了擴展補充，做到內(nèi)容管理標(biāo)準(zhǔn)化、流程管理規(guī)范化、歸檔數(shù)據(jù)包結(jié)構(gòu)規(guī)制化，初步形成一套與新時代嘉興檔案工作相適應(yīng)、可落地執(zhí)行的數(shù)據(jù)歸檔標(biāo)準(zhǔn)、流程標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)、共享利用標(biāo)準(zhǔn)。通過標(biāo)準(zhǔn)，確定了原生數(shù)據(jù)檔案在線獲取、規(guī)范管理、有效利用的方法和途徑。

2.2數(shù)字賦能強化集成

推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)共建共享，聚焦深化檔案工作數(shù)字化改革、推進(jìn)數(shù)字檔案系統(tǒng)迭代升級、加快檔案資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型、加大區(qū)域數(shù)字檔案共享利用、實施檔案行政智能監(jiān)管等五個先行，扎實推進(jìn)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型示范區(qū)創(chuàng)建。先后建成機關(guān)檔案管理集群應(yīng)用、檔案登記備份與數(shù)據(jù)保全、檔案遠(yuǎn)程利用服務(wù)、檔案行政監(jiān)管和檔案館綜合業(yè)務(wù)管理等五個系統(tǒng)，迭代升級區(qū)域數(shù)字檔案管理服務(wù)一體化平臺和館藏檔案長久保存系統(tǒng)、增設(shè)市級機關(guān)協(xié)同辦公系統(tǒng)電子公文預(yù)歸檔功能模塊、實施重大活動和突發(fā)事件檔案在線歸集系統(tǒng)等，有效提升檔案工作“數(shù)據(jù)高鐵”點線面綜合集成水平。市本級、嘉善縣、海寧市力爭2023年通過全省首批檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型示范區(qū)試點驗收。

2.3 科技興檔注重轉(zhuǎn)化

深入實施“科技興檔”工程，市檔案館《百姓用檔“最多跑一地”改革研究》《重要業(yè)務(wù)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)歸檔治理的研究與應(yīng)用探索》課題分別通過國家檔案局、省檔案局科技項目驗收。參與獲2022年全省改革突破獎銅獎的省檔案館“構(gòu)建檔案資源高效共享和便民服務(wù)新模式”改革項目。市檔案館與中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院、中國科學(xué)院檔案館等高等教育科研機構(gòu)聯(lián)合實施《結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)環(huán)境下國家文件（檔案）管理模式研究》課題，實現(xiàn)了國家檔案局重點科技項目“零”的突破。市檔案館承擔(dān)的“檔案庫房環(huán)境管理廣域化‘物聯(lián)集成’總控應(yīng)用”獲浙江省檔案科技成果一等獎。

3 堅持以人為本、服務(wù)先行，大力推動檔案數(shù)據(jù)資源共享共用、便民惠民

市檔案部門堅持目標(biāo)導(dǎo)向、需求導(dǎo)向，不斷創(chuàng)新服務(wù)方式，優(yōu)化完善檔案資源區(qū)域互認(rèn)互信、共建共享、綜合利用服務(wù)機制，架起跨省、跨市縣、跨部門的檔案服務(wù)橋梁，讓檔案數(shù)據(jù)資源“活起來”“用起來”“跑起來”。

3.1 檔案工作地位有新提升

市委、市政府高度重視檔案工作，市委主要領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作作出重要批示、赴市檔案館實地走訪調(diào)研，時隔八年以市委、市政府名義再次召開全市檔案工作會議，為檔案工作營造了良好發(fā)展環(huán)境。市檔案部門聚焦市委重大決策部署，主動融入忠實踐行“八八戰(zhàn)略”、加快打造長三角城市群重要中心城市各項工作，切實加強重大活動和重特大事件的檔案保障服務(wù)工作，圓滿完成疫情防控、脫貧攻堅、黨史學(xué)習(xí)教育、慶祝建黨百年活動、世界互聯(lián)網(wǎng)大會等檔案的匯集匯交。聯(lián)合相關(guān)部門舉辦“走進(jìn)嘉興——日新月異40年”圖片文獻(xiàn)展，市四套班子領(lǐng)導(dǎo)集中參觀展覽，給予較高評價。攻堅完成2023首屆嘉興人大會配套主題圖片展，會后舉行高校巡展。

3.2 服務(wù)民生工作有新成效

深化推進(jìn)民生檔案遠(yuǎn)程查檔、手機終端實名制查檔、一站式調(diào)檔用檔取證庫等一系列查檔舉措，在嘉興市政務(wù)服務(wù)網(wǎng)上新建“機關(guān)內(nèi)部查檔直通車”，全省率先推出市域民生檔案遠(yuǎn)程查檔出證“一網(wǎng)通辦”，查檔群眾在電腦或手機上查到的檔案無需再去查檔點打印蓋章，實現(xiàn)了查檔群眾從“最多跑一次”向“最多跑一地”的拓展延伸。市內(nèi)查檔出證平均時間壓減到10分鐘以內(nèi)，異地查檔出證平均時間壓減到15分鐘以內(nèi)，年均查檔4萬余人次并逐年增加，“百姓家門口的檔案館”便民利用服務(wù)品牌深入人心。大力推進(jìn)“館長接待日”和檔案利用“工作日全天候服務(wù)”“雙休日預(yù)約服務(wù)”等便民服務(wù)舉措，為查檔利用者提供更加高效、快捷、方便的檔案服務(wù)。

3.3 城市館際合作有新拓展

深化館際聯(lián)動機制，擴大異地查檔“朋友圈”，與江西省上饒市、上海市浦東新區(qū)等地檔案館簽訂民生檔案跨館異地利用服務(wù)工作協(xié)議，明確民生檔案跨館利用范圍、辦理流程和聯(lián)動機制，實現(xiàn)了跨地域、跨館際查閱利用，構(gòu)建了檔案館際合作城市新橋梁。目前，嘉興市檔案館實現(xiàn)的異地查詢檔案有婚姻登記、知青、學(xué)籍學(xué)歷等涉及群眾切身利益的民生檔案20余類。查檔群眾只需攜帶個人身份證明，直接到屬地檔案利用服務(wù)窗口就可享受“提交申請、登記審核、館際協(xié)辦、材料反饋”的“一站式”服務(wù)。此外，群眾還可以選擇傳真、郵政快遞等方式接收證明材料，免除舟車勞頓之苦。

4 堅持守住防線、安全先行，大力推動檔案數(shù)據(jù)資源精準(zhǔn)管控、穩(wěn)妥可靠

市檔案部門樹牢安全第一的思想，堅持底線思維，增強憂患意識，把檔案安全作為壓倒一切的任務(wù)抓實抓牢，將安全責(zé)任落到實處。

4.1 壓實檔案安全責(zé)任

按照“誰主管、誰負(fù)責(zé)，誰實施、誰擔(dān)責(zé)”的原則，嚴(yán)格落實檔案安全管理主體責(zé)任，明確各項工作職責(zé)，確保權(quán)責(zé)明確、責(zé)任到人，落實安全管理各項措施。利用“6·9國際檔案日”“12·4國家憲法日”等時間節(jié)點，連續(xù)12年在全市范圍內(nèi)開展檔案普法宣傳系列活動，抓好領(lǐng)導(dǎo)干部這個“關(guān)鍵少數(shù)”、庫房管理人員等重點群體的檔案安全法治宣傳教育，讓安全理念深入人心。建立檔案資源總庫管理員、數(shù)據(jù)調(diào)用分發(fā)員、數(shù)據(jù)修正經(jīng)辦員、數(shù)據(jù)匯交審核員崗位安全責(zé)任制和脫機載體管理登記制，常態(tài)化開展安全教育和技能培訓(xùn)工作，簽訂檔案數(shù)據(jù)安全管理保密承諾書，織密檔案數(shù)據(jù)資源梳理、提取、整理、匯交等環(huán)節(jié)的安全防護網(wǎng)，做到責(zé)任在肩、責(zé)任可溯。

4.2 加大數(shù)據(jù)安防力度

經(jīng)常性開展檔案安全風(fēng)險隱患排查治理，統(tǒng)籌抓好檔案實體、檔案信息安全的全過程風(fēng)險防范和閉環(huán)管控。持續(xù)加大對檔案數(shù)據(jù)管理要害場所的監(jiān)督檢查，嚴(yán)格做到互聯(lián)網(wǎng)與局域網(wǎng)“兩分開”、辦公電腦與檔案數(shù)據(jù)運管電腦“兩分開”，嚴(yán)守檔案數(shù)據(jù)安全工作邊界。突出關(guān)鍵環(huán)節(jié)治理，對立檔單位收集歸檔、檔案交接、整理、利用、運輸以及檔案數(shù)據(jù)備份遷移、電子檔案管理、檔案數(shù)字化外包等環(huán)節(jié)的檔案安全問題，嚴(yán)格工作流程、明確操作規(guī)范。開展市級機關(guān)檔案管理集群應(yīng)用系統(tǒng)室藏檔案和進(jìn)館檔案安全自查整治，審核完成81家部門（單位）檔案數(shù)據(jù)總量188萬件，遷移和刪除風(fēng)險548個。

4.3 提升安全管控能力

主動應(yīng)對檔案數(shù)據(jù)資源省級歸集、異地保存利用的新情況，積極探索區(qū)塊鏈技術(shù)在維護檔案數(shù)據(jù)真實性上的創(chuàng)新應(yīng)用，努力提升檔案數(shù)據(jù)資源在跨層次、跨地域、跨部門、跨系統(tǒng)、跨業(yè)務(wù)交互利用中的安全管控能力。健全人防、物防、技防“三位一體”檔案安全防護體系，加強對相關(guān)單位、企業(yè)的檔案安全工作監(jiān)督指導(dǎo)，全面提升各級檔案館室風(fēng)險防控和應(yīng)急管理水平。加強檔案風(fēng)險防控和應(yīng)急管理，配合相關(guān)部門開展電子政務(wù)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)攻防實戰(zhàn)演練，在亞運會、亞殘運會、互聯(lián)網(wǎng)大會等重要時間節(jié)點，開展7×24小時網(wǎng)絡(luò)安全值班，嚴(yán)格落實檔案安全每日“零報告”制度，確保檔案絕對安全。

有效整合檔案數(shù)據(jù)資源、提高檔案開發(fā)利用水平、加快推進(jìn)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型、及時高效提供檔案優(yōu)質(zhì)服務(wù)，是一項常做常新的基礎(chǔ)性、支撐性工作，還需要進(jìn)一步探索實踐。下一步，嘉興市檔案館將繼續(xù)堅持守正創(chuàng)新、勇于探索實踐，持續(xù)在強化檔案數(shù)據(jù)資源治理、提升檔案公共服務(wù)效能上走在前、做示范，為檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展、現(xiàn)代化先行增色添彩，為嘉興加快打造長三角城市群重要中心城市和智造創(chuàng)新強市，奮力譜寫中國式現(xiàn)代化嘉興新篇章貢獻(xiàn)檔案力量。