精細(xì)化管理在醫(yī)院申報(bào)國家自然科學(xué)基金項(xiàng)目中的應(yīng)用及思考

陳鐘 鄒曉沨

(武漢大學(xué)中南醫(yī)院科研處 湖北武漢 430071)

國家自然科學(xué)基金作為我國支持基礎(chǔ)研究的主要渠道之一，對(duì)各單位學(xué)科建設(shè)、人才培育及學(xué)術(shù)核心建設(shè)力的支持作用都具有重要意義[1]。作為目前用來評(píng)價(jià)承擔(dān)單位科研實(shí)力以及學(xué)術(shù)水平的重要指標(biāo)之一，其重要性也在各醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略中得以進(jìn)一步凸顯。然而，與大學(xué)或研究院所的研究人員不同，大部分醫(yī)院研究者臨床工作時(shí)間長、壓力大、科研條件差強(qiáng)人意，其進(jìn)行基礎(chǔ)科學(xué)研究的節(jié)奏較高校人員有很大不同。作為醫(yī)院科研管理部門，需要結(jié)合醫(yī)院的工作實(shí)際運(yùn)用現(xiàn)代化管理方法，幫助醫(yī)院科研水平不斷提高。該文擬以某三甲醫(yī)院為例，通過分析其近年來運(yùn)用精細(xì)化管理方法管理醫(yī)院國家自然科學(xué)基金項(xiàng)目申報(bào)中的關(guān)鍵做法和初步效果，探討醫(yī)院基金申報(bào)管理的經(jīng)驗(yàn)與思考，為大型綜合醫(yī)院在當(dāng)前激烈競爭背景下的科研管理服務(wù)工作提供借鑒。

1 精細(xì)化管理簡介

1.1 精細(xì)化管理的概念

精細(xì)化管理強(qiáng)調(diào)以專業(yè)化為前提、系統(tǒng)化為保證、數(shù)據(jù)化為標(biāo)準(zhǔn)、信息化為手段，以管理對(duì)象的產(chǎn)出需求作為工作核心[2]。通過將工作進(jìn)行規(guī)范化和流程化梳理，將管理目標(biāo)和過程逐一分解，對(duì)任務(wù)進(jìn)行細(xì)化和優(yōu)化，結(jié)合數(shù)據(jù)信息管理系統(tǒng)，為服務(wù)對(duì)象提供專業(yè)化服務(wù)，提高整體工作效率和產(chǎn)出質(zhì)量。作為現(xiàn)代科學(xué)化管理方法的代表之一，精細(xì)化管理近年來在多個(gè)行業(yè)領(lǐng)域里的運(yùn)用愈加廣泛。

1.2 精細(xì)化項(xiàng)目管理的重要性

作為我國影響力最大的國家級(jí)科研項(xiàng)目之一，國家自然科學(xué)基金對(duì)于青年研究者的資助是諸多科研人員在研究領(lǐng)域起步并實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的重要經(jīng)費(fèi)來源之一[3]。而醫(yī)院科研管理部門服務(wù)的臨床醫(yī)生因平時(shí)工作時(shí)間長、壓力大，進(jìn)行科學(xué)研究的時(shí)間有限。醫(yī)院申請(qǐng)人對(duì)于申報(bào)信息的把握和理解上一般較研究院所的同行更為欠缺，申請(qǐng)書準(zhǔn)備時(shí)間較短，且容易在截止時(shí)間的最后關(guān)頭提交申請(qǐng)。以某大型三甲醫(yī)院2021年科研管理部門在集中受理期每日受理形式審查的申請(qǐng)書份數(shù)為例（如圖1 所示），醫(yī)院國家基金申請(qǐng)書的提交呈現(xiàn)整體起步晚、提交時(shí)間集中、成稿時(shí)間晚的特點(diǎn)。作為醫(yī)院科研管理部門，需結(jié)合工作特點(diǎn)和實(shí)際情況，著眼全院統(tǒng)籌項(xiàng)目申請(qǐng)工作的全盤布局，在項(xiàng)目申報(bào)全過程實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，提高項(xiàng)目申請(qǐng)質(zhì)量，助力醫(yī)院項(xiàng)目獲取能力的提升。

圖1 某醫(yī)院某年在國家基金集中受理期受理形式審查的申請(qǐng)書數(shù)量變化情況

2 某大型綜合三甲醫(yī)院近年實(shí)踐

某大型綜合三甲醫(yī)院近年來年均申報(bào)近400項(xiàng)國家自然科學(xué)基金項(xiàng)目。為增強(qiáng)醫(yī)院科研人員積極性、提高申報(bào)質(zhì)量、增強(qiáng)醫(yī)院承擔(dān)國家級(jí)項(xiàng)目能力，醫(yī)院科研處從專業(yè)化、系統(tǒng)化、數(shù)據(jù)化和信息化這4個(gè)方面落實(shí)項(xiàng)目申請(qǐng)的精細(xì)化管理工作。

2.1 專業(yè)化為前提，滿足各階段申請(qǐng)需求

為滿足申請(qǐng)人在不同階段對(duì)申請(qǐng)服務(wù)提出的不同需求，適應(yīng)學(xué)科不同、代碼不同、類型不同的多樣化要求，科研處根據(jù)各申報(bào)階段制定相應(yīng)服務(wù)重點(diǎn)，并根據(jù)項(xiàng)目類型提供專業(yè)的審查服務(wù)，從以下3 個(gè)方面提升管理專業(yè)度，做好個(gè)性化服務(wù)工作。

2.1.1 緊抓質(zhì)量核心，舉辦多種形式學(xué)術(shù)交流活動(dòng)

科研處邀請(qǐng)經(jīng)驗(yàn)豐富的專家在全院范圍內(nèi)舉辦大型申報(bào)講座與學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，并創(chuàng)新活動(dòng)形式，牽頭組織開展以亞專業(yè)為單位的小型基金申請(qǐng)沙龍活動(dòng)?；鹕暾?qǐng)沙龍以1～3 個(gè)相近的學(xué)科代碼為中心，以亞專業(yè)為單位，將關(guān)注重點(diǎn)從“專家”轉(zhuǎn)到“申請(qǐng)人”。申請(qǐng)人在沙龍活動(dòng)中對(duì)其研究內(nèi)容和研究方法進(jìn)行匯報(bào)，再由3～5名院內(nèi)外同領(lǐng)域?qū)＜疫M(jìn)行深度點(diǎn)評(píng)。項(xiàng)目申請(qǐng)人既可以接觸到大同行的經(jīng)驗(yàn)分享，還通過與小同行進(jìn)行交流探討，對(duì)自己的研究方向進(jìn)行深度挖掘。科研管理部門利用多方資源促進(jìn)院內(nèi)外的學(xué)術(shù)交流，并通過小而精的活動(dòng)形式，提升項(xiàng)目申請(qǐng)質(zhì)量。

2.1.2 打造階段性服務(wù)重點(diǎn)，將形式審查與內(nèi)容審查相結(jié)合

每年年底，科研處首先將審查重點(diǎn)放在標(biāo)書完整性、代碼選擇合理性等方面，并通過深化政策解讀、分享優(yōu)質(zhì)申請(qǐng)模板，提高申請(qǐng)質(zhì)量。第二年年初，待醫(yī)院大部分申請(qǐng)書內(nèi)容定稿之后，再以清單列表、實(shí)例講解的方式解讀形式審查中的易錯(cuò)點(diǎn)，從而滿足項(xiàng)目申請(qǐng)?jiān)诓煌A段的服務(wù)需求[4]。

2.1.3 成立形式審查專班，堅(jiān)持專業(yè)人做專業(yè)事

為應(yīng)對(duì)日益增長的申請(qǐng)量與科研處人手不足的矛盾，科技管理部門在集中受理期間成立形式審查專班，并根據(jù)人員專業(yè)領(lǐng)域進(jìn)行分工。通過小組演練、分類審查及定期抽查，對(duì)專班成員進(jìn)行形式審查要點(diǎn)培訓(xùn)，確保專班人員的專業(yè)性。同時(shí)，為適應(yīng)不同學(xué)科代碼及項(xiàng)目類別所對(duì)應(yīng)的特殊要求，將上百個(gè)形式審查要點(diǎn)化、流程化、清單化，最大限度地避免申請(qǐng)書因形式審查不合格被初篩。

2.2 系統(tǒng)化為保證，按計(jì)劃執(zhí)行忙而不亂

國家自然科學(xué)基金的申請(qǐng)過程具有歷時(shí)長、跨度大、細(xì)節(jié)多、要求高的特點(diǎn)，醫(yī)院管理部門的組織動(dòng)員工作往往從上一年度9月左右開始，到次年3月左右結(jié)束。漫長的準(zhǔn)備時(shí)間和海量的細(xì)節(jié)要求對(duì)醫(yī)院科研管理部門的管理水平提出了更高的要求。管理部門不僅要從全院整體布局出發(fā)，做好整體動(dòng)員和組織協(xié)調(diào)工作，更要針對(duì)不同項(xiàng)目類型做出專業(yè)化指導(dǎo)，對(duì)申請(qǐng)書進(jìn)行審查和把關(guān)[5]。在申請(qǐng)量每年成倍增長、審查工作大幅增加的情況下，為確保申請(qǐng)階段的管理服務(wù)工作忙而不亂，科研處以精細(xì)化管理方法為指導(dǎo)，形成了包含組織動(dòng)員、培訓(xùn)交流、院內(nèi)預(yù)審及審查上報(bào)的全流程項(xiàng)目申報(bào)管理模式（如表1所示）。根據(jù)申請(qǐng)人的準(zhǔn)備進(jìn)度安排不同階段的工作重點(diǎn)，結(jié)合國家政策導(dǎo)向，制定嚴(yán)格的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，多層次、多角度開展項(xiàng)目組織工作，提高申報(bào)效率，確保申報(bào)工作有序按期完成。

表1 某醫(yī)院國家自然科學(xué)基金項(xiàng)目申報(bào)組織管理模式

2.3 數(shù)據(jù)化為標(biāo)準(zhǔn)，使工作方向有據(jù)可依

大型綜合醫(yī)院的國家基金申請(qǐng)往往因申請(qǐng)數(shù)量大、形式審查要點(diǎn)多、項(xiàng)目類型多、特殊要求復(fù)雜導(dǎo)致科研管理人員在集中申請(qǐng)期，特別是提交申請(qǐng)的2～4周里面對(duì)信息繁雜、工程浩大、時(shí)間緊缺的巨大壓力，若沒有前期的精準(zhǔn)規(guī)劃，重壓之下極易陷入疲于應(yīng)付的狀態(tài)，工作容易出現(xiàn)低級(jí)錯(cuò)誤[6]。為此，科研處在申請(qǐng)各環(huán)節(jié)做好數(shù)據(jù)采集和分析工作，將一切決策過程數(shù)據(jù)化：以數(shù)據(jù)分析為切入點(diǎn)，通過數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解決問題，打破傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)驅(qū)動(dòng)決策的方式，實(shí)現(xiàn)科學(xué)決策。運(yùn)用精細(xì)化管理方法，使工作軌跡有跡可循、工作方向有據(jù)可依。

2.3.1 提前采集預(yù)申請(qǐng)信息

在進(jìn)行充分院內(nèi)申請(qǐng)動(dòng)員和申報(bào)培訓(xùn)后，科研處在正式申請(qǐng)接收前3 個(gè)月采集項(xiàng)目預(yù)申請(qǐng)信息，由各科室擬申報(bào)人員登記其項(xiàng)目類型、申請(qǐng)代碼及近3 年代表作等個(gè)人背景情況?？蒲泄芾聿块T可根據(jù)預(yù)申請(qǐng)信息對(duì)部分潛力人員進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注，并根據(jù)全院提交的擬申報(bào)情況進(jìn)行整體再布局，結(jié)合醫(yī)院優(yōu)勢(shì)學(xué)科和優(yōu)勢(shì)力量，引導(dǎo)重點(diǎn)重大類項(xiàng)目申報(bào)，強(qiáng)化科研管理工作的全局意識(shí)。

2.3.2 審核上報(bào)階段每日更新審查進(jìn)度

為確保不遺漏全院上百個(gè)項(xiàng)目的形式問題，審查專班在最后一個(gè)月每日更新全院形式審查情況并制作重點(diǎn)關(guān)注日?qǐng)?bào)，結(jié)合項(xiàng)目類型和研究方案，利用表格篩選功能發(fā)現(xiàn)并標(biāo)記特殊情況（如中級(jí)職稱需要上傳專家推薦信、涉及人的研究需要上傳醫(yī)學(xué)倫理審批件、涉及致病性病原微生物的需要上傳生物安全保障承諾書等），確保最終提交的申請(qǐng)書不能因格式問題被不予受理。

2.4 信息化為手段，提升項(xiàng)目精益管理能力

作為醫(yī)院管理信息化的重要方面，系統(tǒng)化的科研信息管理工作能更好地支持科研管理決策[7]?？蒲刑幚每蒲泄芾硐到y(tǒng)中全院科研數(shù)據(jù)透明化和可統(tǒng)計(jì)化的特點(diǎn)，將項(xiàng)目、成果等科技投入和產(chǎn)出數(shù)據(jù)良好銜接，確保項(xiàng)目基礎(chǔ)的科研數(shù)據(jù)的清晰可追溯。同時(shí)，學(xué)科帶頭人和科室主任可利用科研管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)挖掘當(dāng)前科室內(nèi)學(xué)科發(fā)展重點(diǎn)資源和人才梯隊(duì)發(fā)展情況，并因時(shí)因地的制訂學(xué)科發(fā)展方向和基金申報(bào)布局計(jì)劃。

與此同時(shí)，利用信息網(wǎng)絡(luò)的抓手作用，科研處將項(xiàng)目申報(bào)和審查中的要點(diǎn)信息利用多渠道發(fā)布并加以宣傳，確保醫(yī)生在繁忙的臨床工作之余，能夠通過高效、簡潔、易接受的信息宣傳方式，了解基金申報(bào)的最新資訊和項(xiàng)目申請(qǐng)中的共性問題[8]?？蒲刑幫ㄟ^微信公眾號(hào)文章推送、基金申報(bào)要點(diǎn)講解直播、線上共性問題宣講會(huì)議、運(yùn)營社群集中答疑交流等方式，多維度滲透申請(qǐng)人的信息獲取渠道，為醫(yī)院申報(bào)人員提供多種碎片化、專業(yè)化申報(bào)信息講解服務(wù)，進(jìn)一步提升了信息傳播效率。

3 結(jié)果分析

某大型綜合性三甲醫(yī)院在實(shí)施精細(xì)化管理的近5年里，形式審查工作水平居全國前列，因形式不合格而未通過初審的項(xiàng)目數(shù)量保持在低位，近2 年所有申報(bào)項(xiàng)目全部通過形式審查（如圖2 所示）。同時(shí)，國家自然科學(xué)基金項(xiàng)目申報(bào)數(shù)量穩(wěn)步提升，且在愈發(fā)激烈的競爭中實(shí)現(xiàn)了整體獲批項(xiàng)目數(shù)量的持續(xù)增長（如表2所示）。2021年國家自然科學(xué)基金集中受理期間該院共提交申請(qǐng)書415項(xiàng)，無一項(xiàng)被初篩，項(xiàng)目獲批數(shù)量同比增長12%?？蒲刑幾鳛獒t(yī)院科研項(xiàng)目管理部門，在加強(qiáng)形式審查、降低初篩率之外著重提高項(xiàng)目申請(qǐng)質(zhì)量，從專業(yè)化、系統(tǒng)化、數(shù)據(jù)化和信息化這4 個(gè)方面落實(shí)項(xiàng)目申請(qǐng)全過程精細(xì)化管理。

圖2 某院近5年國家基金項(xiàng)目申請(qǐng)因形式審查不合格初篩率與全國平均水平對(duì)比

表2 某大型綜合性三甲醫(yī)院近五年國家自然科學(xué)基金申報(bào)獲批情況

4 結(jié)語

精細(xì)化管理在國家自然科學(xué)基金項(xiàng)目申報(bào)中的應(yīng)用，是促進(jìn)醫(yī)院科研管理良性發(fā)展的重要保障。顯然，傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)驅(qū)動(dòng)決策的管理時(shí)代已經(jīng)遠(yuǎn)去，現(xiàn)代項(xiàng)目管理工作對(duì)管理人員提出了更高的要求。因此，科研管理人員要增強(qiáng)主動(dòng)學(xué)習(xí)意識(shí)，在工作中養(yǎng)成定時(shí)思考和總結(jié)的習(xí)慣，及時(shí)根據(jù)項(xiàng)目結(jié)果和評(píng)審反饋來修正過程管理的重點(diǎn)方向，使管理體系動(dòng)態(tài)平衡、靈活可變，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新要求。要在平時(shí)的管理工作中堅(jiān)持精細(xì)化管理的理念，做到環(huán)環(huán)緊扣、道道把關(guān)，強(qiáng)調(diào)專業(yè)的細(xì)節(jié)管理。通過對(duì)過往工作經(jīng)驗(yàn)的反思形成適用于本單位的精細(xì)化管理方法，并在平時(shí)項(xiàng)目管理工作中進(jìn)行積極探索實(shí)踐，實(shí)現(xiàn)對(duì)科研人員、科研經(jīng)費(fèi)、科研項(xiàng)目等全方位精細(xì)化管理，形成具有自身特色的科研項(xiàng)目精細(xì)化管理體系，促進(jìn)醫(yī)院整體科研實(shí)力的進(jìn)一步提升和醫(yī)院的高質(zhì)量發(fā)展。