智慧醫(yī)院建設(shè)背景下的干部人事檔案數(shù)字化實(shí)現(xiàn)路徑

王紫娟

（天津市口腔醫(yī)院 天津 300041）

2021年，國家衛(wèi)生健康委、中醫(yī)藥管理局聯(lián)合發(fā)布《關(guān)于印發(fā)公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展促進(jìn)行動(dòng)（2021—2025年）的通知》（國衛(wèi)醫(yī)發(fā)〔2021〕27號(hào)），明確了建設(shè)智慧管理、智慧醫(yī)療、智慧服務(wù)“三位一體”的智慧醫(yī)院信息系統(tǒng)［1］，其中人事檔案的數(shù)字化是智慧管理的重要組成部分。人事檔案作為醫(yī)院教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評(píng)鑒人才的重要基礎(chǔ)［2］，隨著現(xiàn)階段智慧醫(yī)院建設(shè)的大力推進(jìn)和互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能、物聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)在醫(yī)院管理中的滲透，人事檔案數(shù)字化已然成為信息化時(shí)代發(fā)展的客觀需求。

1 醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀

1.1 管理意識(shí)薄弱

作為人力資源信息存放的具體載體，人事檔案記錄著檔案擁有者的個(gè)人資料和履歷等，在醫(yī)院人事管理中發(fā)揮著關(guān)鍵性作用［3］。但實(shí)際情況中，無論醫(yī)院管理層，還是實(shí)際管理人事檔案的工作人員，都未意識(shí)到人事檔案管理的重要性，而是將其看做一份簡(jiǎn)單、重復(fù)、機(jī)械且邊緣化的工作。醫(yī)院從上至下對(duì)人事檔案的不重視導(dǎo)致其安全性和專業(yè)性無法得到保障，同時(shí)也延緩了人事檔案的數(shù)字化進(jìn)程。

1.2 管理方式落后

據(jù)了解，國內(nèi)大部分大型三甲醫(yī)院仍延用傳統(tǒng)的人事檔案管理方式，即人工收集、人工裝訂。傳統(tǒng)的管理方式一是會(huì)造成人力資源的浪費(fèi)；二是易導(dǎo)致檔案材料缺損；三是人事檔案的機(jī)密性無法得到保證。更為重要的是無法發(fā)揮人事檔案在醫(yī)院管理中選拔提干、教學(xué)培養(yǎng)、管理任用干部和鑒別優(yōu)秀員工中的重要作用。所以在智慧醫(yī)院的建設(shè)實(shí)踐中，我們需要深刻認(rèn)識(shí)到以往的檔案管理體系已經(jīng)落后于目前信息化發(fā)展的趨勢(shì)，人事檔案的數(shù)字化、智能化勢(shì)在必行［4］。

1.3 管理人員素質(zhì)較低

當(dāng)前一部分醫(yī)院招聘的檔案管理員工并不是出自相關(guān)的專業(yè)領(lǐng)域，相當(dāng)比例的工作人員是醫(yī)院內(nèi)的“非核心人員”，或只是短期或長期兼職，沒有經(jīng)過系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)化的培訓(xùn)，對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)知不深入，對(duì)檔案的保密原則不明晰，還有一些檔案管理員工仍循規(guī)蹈矩，不對(duì)傳統(tǒng)的管理經(jīng)驗(yàn)和模式進(jìn)行創(chuàng)新優(yōu)化，缺乏檔案管理的創(chuàng)新性思考。

1.4 管理結(jié)果不盡如人意

國內(nèi)大部分醫(yī)院的人事檔案大都是將檔案集中于庫房，安排一名全職或兼職人員負(fù)責(zé)檔案的整理與歸檔，人工的歸檔過程易造成檔案內(nèi)容的缺損、遺失、時(shí)間錯(cuò)亂及檔案內(nèi)容的泄露，且隨著時(shí)間的流逝及管理人員的更迭，遺失或損壞的檔案信息無從查證與追回。同時(shí)，紙質(zhì)化的人事信息查閱困難且無法利用，這不僅造成了醫(yī)院信息數(shù)據(jù)的浪費(fèi)，還有一定的安全隱患。要實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化，使檔案管理與先進(jìn)的信息技術(shù)、開放的數(shù)據(jù)平臺(tái)、優(yōu)質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)等聯(lián)系起來，真正實(shí)現(xiàn)人事檔案管理對(duì)人力資源的整合，達(dá)到資源共享，最終發(fā)揮資源的作用。

2 人事檔案數(shù)字化的必要性

2.1 智慧醫(yī)院建設(shè)的客觀要求

智慧醫(yī)院建設(shè)實(shí)踐中，智慧管理是智慧醫(yī)療和智慧服務(wù)的重要支撐。人事檔案管理作為醫(yī)院智慧人力管理的核心，覆蓋醫(yī)院人力資源的選、育、用、留、淘汰等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，通過推行常態(tài)化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化的人力資源管理模式，從根本上提升醫(yī)院在人力資源的計(jì)劃、使用、協(xié)調(diào)、控制、評(píng)價(jià)和激勵(lì)等方面的管理能力［5］，重視關(guān)鍵人才的可持續(xù)發(fā)展，激發(fā)醫(yī)務(wù)人員的主動(dòng)性、積極性和創(chuàng)新意識(shí)，確保高質(zhì)量的醫(yī)療服務(wù)和健康管理產(chǎn)出。

2.2 數(shù)字信息化的浪潮推動(dòng)

現(xiàn)階段社會(huì)已大踏步邁入數(shù)字信息化時(shí)代。人事檔案需要與數(shù)字信息化的發(fā)展有機(jī)結(jié)合，在日常管理中要附加信息化手段，探索信息化發(fā)展與醫(yī)院管理的適配性，尤其在工作效率、內(nèi)容覆蓋面和信息安全3個(gè)方面。以往的人事檔案管理模式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于社會(huì)數(shù)字化的進(jìn)程，數(shù)字化、無紙化趨勢(shì)已融入和結(jié)合到醫(yī)院管理的方方面面，人事檔案的管理工作也需要與時(shí)俱進(jìn)。人事檔案的數(shù)字化是信息化時(shí)代的必然產(chǎn)物，因此，需要盡快建立支撐和承載人事檔案的數(shù)字化平臺(tái)。一方面可以大量簡(jiǎn)化人事檔案管理的成本，另一方面也有利于擴(kuò)充人事信息的存儲(chǔ)空間、延長檔案壽命、提高人事檔案的開發(fā)利用。但需要說明的是，針對(duì)目前醫(yī)院的人事檔案管理工作，一定要在保證人事檔案安全性和保密性的前提下去開展醫(yī)院人力資源管理的數(shù)字信息化，以強(qiáng)化信息化系統(tǒng)的安全穩(wěn)定性。

2.3 人事檔案保密性、安全性、完整性的內(nèi)在需求

目前我國大多數(shù)三甲醫(yī)院人事檔案的收集、整理、儲(chǔ)存、檢索及利用等一系列環(huán)節(jié)都采用的是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，易造成人事檔案的損壞、丟失、篡改及時(shí)間錯(cuò)亂等，對(duì)檔案的完整性、安全性、保密性易造成不可逆的后果。同時(shí)，此種檔案管理方式在實(shí)操過程中體現(xiàn)了對(duì)管理人員巨大的依賴性，很難保證檔案信息能夠隨著信息變化進(jìn)行動(dòng)態(tài)更新，以及信息的及時(shí)性和客觀性，流程繁雜，對(duì)員工的實(shí)際情況不能真實(shí)、全面地展示。建立人力資源信息管理系統(tǒng)，推動(dòng)醫(yī)院內(nèi)部人事檔案的數(shù)字化、信息化發(fā)展，利用安全保密技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫技術(shù)等，以實(shí)現(xiàn)人事檔案管理成本低、壽命長、保密性好、存儲(chǔ)量大、可靠性高、查找方便、檢索迅速等優(yōu)點(diǎn)。

2.4 整合信息，資源共享的必然要求

作為醫(yī)院內(nèi)部教學(xué)培養(yǎng)、選拔提干、管理干部和評(píng)價(jià)優(yōu)秀員工的基石，人事檔案的系統(tǒng)化管理無疑是重中之重。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案僅實(shí)現(xiàn)了信息的收集歸納，信息本身的利用價(jià)值為“零”。實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化，使信息的利用從“下游走向上游”，由整合檔案至整合檔案資源、分析檔案信息、傳遞有效信息，為決策部門提供更多的數(shù)據(jù)信息幫助其作出更合理的決策。同時(shí)，檔案部門還可以“走出去”“引進(jìn)來”，加強(qiáng)信息與技術(shù)部門的合作，扎實(shí)推進(jìn)人力資源信息化管理的發(fā)展進(jìn)程，提高人事檔案信息的數(shù)字化水平，優(yōu)化人事檔案的使用［6］。

3 人事檔案數(shù)字化實(shí)現(xiàn)路徑

3.1 樹立人事檔案數(shù)字化建設(shè)理念

一方面，要強(qiáng)化理念、提高認(rèn)識(shí)。人事檔案是一項(xiàng)入門容易但精通難度大、內(nèi)容復(fù)雜、意義重大的服務(wù)型工作，上至醫(yī)院相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)干部，下至工作人員，都需要從根本上轉(zhuǎn)變思路，意識(shí)到人事檔案管理的重要性并進(jìn)行改進(jìn)，同時(shí)給予人力、物力、財(cái)力的支持，要堅(jiān)決避免將人事檔案管理工作安排給醫(yī)院的“非核心人員”，切忌成為作風(fēng)懶散、安于現(xiàn)狀、不思進(jìn)取的醫(yī)院?jiǎn)T工的“安樂窩”。

另一方面，樹立人事檔案數(shù)字化建設(shè)理念。人事檔案數(shù)字化是醫(yī)院智慧管理的重要組成部分，必須深刻認(rèn)識(shí)到人力資源檔案數(shù)字信息化建設(shè)的重要性，將其納入醫(yī)院整體發(fā)展規(guī)劃，從全局出發(fā)對(duì)人事檔案數(shù)字化進(jìn)行科學(xué)謀劃，有組織、有目的、有系統(tǒng)地推進(jìn)本院人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作，進(jìn)一步提高智慧醫(yī)院建設(shè)水平［7］。在具體的實(shí)施過程中，也要因時(shí)、因地制宜，建立一套科學(xué)、合理、明確、可行的人事檔案數(shù)字化制度，使醫(yī)院的人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作有規(guī)可循、有章可依。

3.2 建立人事檔案數(shù)字化信息管理系統(tǒng)

人事檔案數(shù)字化信息管理系統(tǒng)的建設(shè)是檔案數(shù)字化的重要基礎(chǔ)，其旨在利用安全保密技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫技術(shù)搭建動(dòng)態(tài)、科學(xué)、全面、安全的數(shù)字化信息管理系統(tǒng)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的數(shù)字信息化、應(yīng)用普及化和遠(yuǎn)程動(dòng)態(tài)化。人事檔案數(shù)字化信息管理系統(tǒng)的建設(shè)首先要建立檔案信息數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫作為當(dāng)今社會(huì)收集和處理人事檔案信息的介質(zhì)，利用互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)可有效實(shí)現(xiàn)人事檔案材料的采集、處理、檢查、出借、轉(zhuǎn)出、接收等流程。如醫(yī)院因工作需要查看人員檔案，工作人員可通過賬戶和密碼直接進(jìn)入數(shù)據(jù)庫查詢、調(diào)取。如有員工調(diào)動(dòng)，可利用數(shù)據(jù)庫的轉(zhuǎn)出功能實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。第二，做好人員信息的收集工作。人事檔案詳實(shí)地記錄著員工的基本信息、工作情況和社會(huì)經(jīng)歷，是醫(yī)院人力資源管理最基本的部分。對(duì)于已存在的紙質(zhì)檔案材料，可依托第三方單位，推進(jìn)形成系統(tǒng)、全面的合作，推動(dòng)人事檔案數(shù)字信息化的健康發(fā)展，這樣既利于材料的完整保存，也利于計(jì)算機(jī)查閱。對(duì)于新增的人員信息，一方面，使用數(shù)字化管理系統(tǒng)智能收集員工工資、績(jī)效、獎(jiǎng)勵(lì)等各方面的真實(shí)信息；另一方面，對(duì)于外部環(huán)境信息，采集終端數(shù)據(jù)接口與人事檔案信息管理系統(tǒng)連接，自動(dòng)檢索并收集員工自己填寫的其他信息，最后將所有的數(shù)據(jù)集合成一個(gè)庫，即“大數(shù)據(jù)”，它們是員工面貌的真實(shí)寫照，是人力資源的信息基礎(chǔ)，能促進(jìn)這個(gè)行業(yè)更加科學(xué)化和量化［8］。第三，優(yōu)化設(shè)計(jì)查詢系統(tǒng)。推進(jìn)醫(yī)院內(nèi)部人事檔案管理工作的重中之重在于有效開展數(shù)字信息化服務(wù)。信息查詢系統(tǒng)需要建立、健全且動(dòng)態(tài)更新及覆蓋全面、有效的關(guān)鍵詞，如姓名、籍貫、專業(yè)領(lǐng)域、學(xué)位學(xué)歷、職稱、專業(yè)能力和工作履歷等，按照關(guān)鍵詞來進(jìn)行內(nèi)容的有效查找，以實(shí)現(xiàn)高效動(dòng)態(tài)化管理，助力全面數(shù)字信息化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。在此基礎(chǔ)上進(jìn)行持續(xù)的系統(tǒng)優(yōu)化和更新，針對(duì)病人的姓名、病歷、疾病名稱、診療和住院時(shí)間等對(duì)查詢系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)優(yōu)化，結(jié)合查詢?nèi)藛T的操作方式和檢索習(xí)慣進(jìn)行調(diào)整，有效提高檢索效率，同時(shí)對(duì)查詢系統(tǒng)的性能和適配性進(jìn)行優(yōu)化［9］。第四，打造信息安全管理屏障，不僅在醫(yī)院系統(tǒng)內(nèi)檢索使用，還要實(shí)現(xiàn)異地備份使用。首要保證的是檔案的保密性，即數(shù)字信息化檔案的管理流程、標(biāo)準(zhǔn)、密級(jí)需要與實(shí)體檔案同步。按照《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》要求，需要同步建立身份信息實(shí)名認(rèn)證、存儲(chǔ)平臺(tái)加密及信息的上傳和下載權(quán)限等安全管理保密機(jī)制，確保檔案信息的安全［10］。人事檔案數(shù)字化管理平臺(tái)的建立應(yīng)該在設(shè)備管理、環(huán)境監(jiān)控、數(shù)據(jù)備份、系統(tǒng)維護(hù)、查詢追溯等各個(gè)環(huán)節(jié)制定詳細(xì)的規(guī)范和制度要求。

3.3 打造專業(yè)的人力資源檔案數(shù)字化建設(shè)梯隊(duì)

管理員的選拔任用是檔案信息化管理的重中之重，專業(yè)能力過硬、緊跟時(shí)代發(fā)展、前沿信息適應(yīng)性強(qiáng)的管理梯隊(duì)是檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)［11］。一方面，要不斷提高檔案管理人才的專業(yè)化程度。在招聘工作中要有針對(duì)性地招錄檔案管理、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的相關(guān)人才，有衛(wèi)生相關(guān)背景者可優(yōu)先考慮。確保建立健全專業(yè)的檔案數(shù)字化管理梯隊(duì)，即懂檔案管理、懂前沿科技、懂?dāng)?shù)字化技術(shù)的復(fù)合型人才梯隊(duì)。另一方面，加強(qiáng)業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)。針對(duì)現(xiàn)有的檔案管理員工，教學(xué)相長，持續(xù)性開展各種形式的教學(xué)和培養(yǎng)工作，如舉辦技能培訓(xùn)、理論課程學(xué)習(xí)、定期考核等。同時(shí)，也要支持和動(dòng)員他們不斷保持學(xué)習(xí)的勢(shì)頭，積極適應(yīng)時(shí)代變化，通過學(xué)習(xí)和實(shí)踐逐步迎接和完成數(shù)字信息化時(shí)代的轉(zhuǎn)型升級(jí)，提升自身的綜合實(shí)力，開拓眼界，適應(yīng)大環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理向數(shù)字信息化的轉(zhuǎn)變。簡(jiǎn)而言之，要逐步打造起掌握專業(yè)的人力資源檔案管理體系建設(shè)、熟知并認(rèn)同數(shù)字信息化理念和發(fā)展、跟進(jìn)時(shí)代的步伐能夠持續(xù)學(xué)習(xí)和進(jìn)步的醫(yī)院人力資源檔案管理人才梯隊(duì)。

3.4 提升人事檔案數(shù)字化信息管理系統(tǒng)軟硬件水平

無論是傳統(tǒng)的檔案管理模式，還是數(shù)字化信息管理系統(tǒng)，人事檔案信息的安全都是最基本的要求，人事檔案信息的安全無法保證，數(shù)字化信息管理系統(tǒng)也就無任何實(shí)際意義。在硬件設(shè)備的采購上，一定要多方測(cè)試，確保硬件設(shè)備具備很強(qiáng)穩(wěn)定性、安全性、易操作性。同時(shí)，保證設(shè)備在不同環(huán)境的適應(yīng)性和耐久性，需綜合考慮溫度、濕度等氣候因素的影響，在使用過程中需要不斷優(yōu)化、不斷提升其整體性能。在軟件系統(tǒng)的選擇上，需要其具備數(shù)據(jù)加密、防篡改技術(shù)、安全可信賴的云端服務(wù)和重要信息的異地異質(zhì)備份等，并且定期檢查升級(jí)防火墻技術(shù)，服務(wù)系統(tǒng)打補(bǔ)丁等。

4 結(jié) 語

在當(dāng)前智慧醫(yī)院建設(shè)的大背景下，智慧管理系統(tǒng)的建設(shè)勢(shì)在必行，醫(yī)院人事檔案管理模式由實(shí)體化到數(shù)字化是時(shí)代發(fā)展的必然結(jié)果，“大數(shù)據(jù)”時(shí)代，醫(yī)院人事檔案信息資源“活起來”也是醫(yī)院發(fā)展的必然要求。人事檔案數(shù)字化信息管理系統(tǒng)目前還在探索和發(fā)展階段，隨著時(shí)代的發(fā)展，其必然不斷地發(fā)展壯大，智能化、信息化能更好地為檔案管理工作服務(wù)，更好地為組織選人用人服務(wù)。■