農機檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀與規(guī)范化建設途徑

孫 宇

(黑龍江省農業(yè)機械工程科學研究院 佳木斯分院,黑龍江 佳木斯 154000)

0 引言

隨著我國農業(yè)機械化發(fā)展，農業(yè)機械信息顯著影響農業(yè)機械化發(fā)展水平，注重加強農機檔案管理，提升農業(yè)機械管理效能，有利于更好實現(xiàn)我國農業(yè)機械的發(fā)展目標，適應我國農業(yè)機械化發(fā)展水平。

1 農機檔案管理的職責與實施難點

我國農機檔案管理工作是在農業(yè)機械化進程中逐步開展的，隨著國家和地方對“三農”問題重視和農業(yè)機械化水平不斷提高，農機檔案管理規(guī)范化建設工作取得了一定的進展，但由于我國農業(yè)機械化起步較晚，農機檔案管理工作中存在與農業(yè)機械化發(fā)展不適應的問題[1-2]。

1.1 農機檔案信息建冊與管理

目前，我國農機檔案信息建冊主要記錄信息是農業(yè)機械化生產(chǎn)與使用過程中農機具的品牌、型號、動力參數(shù)、具體日期(生產(chǎn)日期、購置日期、上牌日期)、使用單位及應用范圍等的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，農機管理部門負責整理和管理農機檔案，并統(tǒng)計數(shù)據(jù)作為國家及地方的農業(yè)機械化發(fā)展與改革的參考。但由于部分地區(qū)農業(yè)基礎薄弱及部分農業(yè)管理部門檔案管理意識缺乏，存在業(yè)務材料歸檔不及時、歸檔有遺漏、歸檔不準確等問題，導致農機檔案部分資料丟失、檔案管理流程不規(guī)范、管理臺賬信息不符等問題。

1.2 農機執(zhí)法信息記錄與管理

目前，我國農機檔案執(zhí)法信息主要記錄信息是農業(yè)機械化生產(chǎn)與使用過程中農機執(zhí)法的全過程，通過執(zhí)法人員記錄的執(zhí)法過程及農機監(jiān)理執(zhí)法記錄儀，最終以執(zhí)法記錄單(視頻、音頻、電子文本等)形式完成執(zhí)法備案，農機管理部門負責收集與管理農機執(zhí)法信息，作為執(zhí)法機關處理農機事故或違章案件的依據(jù)及農機管理的借鑒。但由于部分農業(yè)管理部門及農機檔案管理人員制度體系及職業(yè)素質不足，農機執(zhí)法處理不及時、不到位、不準確等，導致農機檔案管理及農機執(zhí)法可參考的經(jīng)驗缺失。

1.3 農機其他輔助信息記錄與管理

農機其他輔助信息主要記錄農業(yè)機械化生產(chǎn)與使用過程中農機相關的檔案管理，例如農機使用過程財務收支情況、農機設備使用記錄情況、農機監(jiān)理日常工作情況及農機使用過程的其他相關問題等數(shù)據(jù)。農機管理部門負責記錄與管理農機其他輔助信息，作為基礎數(shù)據(jù)補充農機檔案數(shù)據(jù)，形成系統(tǒng)化的農機檔案大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡，服務農業(yè)機械化發(fā)展。但由于農業(yè)管理部門及管理人員的崗位職責不明確，相關檔案管理人員調動頻繁、業(yè)務培訓不到位及數(shù)據(jù)提供人員不配合等，導致農機其他輔助信息記錄不全、存在數(shù)據(jù)丟失或數(shù)據(jù)錯誤，影響農機檔案全面、客觀、具體的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，造成農機檔案日常管理的效能降低，檔案數(shù)據(jù)不準確等問題。

2 農機檔案管理的規(guī)范化建設意義

農機檔案是國家及地區(qū)農業(yè)機械信息的主要參考依據(jù)，是農業(yè)發(fā)展中的農業(yè)資源合理調配、重大問題責任追究、農機具的發(fā)展預測與決策等的重要數(shù)據(jù)。由于農機檔案管理是農業(yè)管理部門通過文字、圖表及音視頻等格式記錄農業(yè)機械相關信息數(shù)據(jù)的基礎性工作，農機檔案管理的規(guī)范化建設有利于集中有效利用農機數(shù)據(jù)、構建現(xiàn)代化農機檔案管理體系，以及規(guī)范農機信息檢索，提高農機檔案管理人員素質及農機檔案日常管理效能，促進農業(yè)機械化水平提高；由于農機檔案是農機檔案管理人員與農業(yè)機械信息提供者協(xié)同的信息交互性工作，農機檔案管理的規(guī)范化建設有利于規(guī)范實施農業(yè)補貼政策，促進農機檔案管理業(yè)務能力的提高和農機檔案管理實際數(shù)據(jù)的及時準確反饋，真實反應農業(yè)機械化發(fā)展的水平；同時，農機檔案管理的規(guī)范化建設有利于加快農業(yè)機械信息化建設進程，促進我國“互聯(lián)網(wǎng)+農業(yè)”的發(fā)展，通過農機檔案的規(guī)范、合理、科學管理，對提高我國農業(yè)機械的管理水平，改變傳統(tǒng)的農機檔案管理方式，探索適合現(xiàn)代化農業(yè)機械化發(fā)展的農機管理模式具有重要的意義[3-5]。

3 農機檔案管理的規(guī)范化建設途徑

農機檔案是農業(yè)政策制定、農機產(chǎn)品研制及農機技術推廣的重要技術文件，農機管理部門應重視農機檔案管理工作的必要性，通過建立規(guī)范化農機檔案管理制度，建設現(xiàn)代化農機檔案體系，提升農機檔案管理人員素質、強化農機檔案日常管理效能，開展農機檔案管理的規(guī)范化建設工作[6-8]。

3.1 建立規(guī)范化農機檔案管理制度

傳統(tǒng)農機檔案管理是以人工手工記錄農機數(shù)據(jù)信息為主，農機檔案匯總信息比較分散，很難滿足現(xiàn)代化的大數(shù)據(jù)管理體制，同時農機檔案管理具有連續(xù)性、專業(yè)性的事業(yè)型工作特點，要求農機檔案管理人員具有較強的檔案管理專業(yè)能力。為了充分利用農機檔案管理數(shù)據(jù)資源，各級政府及農業(yè)部門應加強對農機檔案管理的重視程度，通過規(guī)范農機檔案管理制度及優(yōu)化農機檔案管理流程，加強各個行業(yè)對農機檔案管理宣傳與農機檔案管理人員培訓，逐步落實農機檔案工作并將其納入農業(yè)歸口單位的企業(yè)工作計劃，要求農機數(shù)據(jù)采集人員及數(shù)據(jù)提供人員積極配合，保證農機檔案信息(圖紙、數(shù)據(jù)、資料)內容的準確性和完整性，全面提高農機檔案管理水平。同時，為了達到農機檔案管理保密性和專業(yè)性要求，各級政府及農業(yè)主管部門要重視農機檔案管理制度建設，重視農機檔案信息各環(huán)節(jié)的保密與審查制度，堅持農機行政管理檔案與科技檔案分層及逐級審批原則，各級管理人員應明確審查權限，落實審查職責，加強審查強度，保證檔案安全，不斷完善農機檔案管理制度，加強農機檔案管理經(jīng)驗交流，開展農機信息分類收集，檔案數(shù)據(jù)集中統(tǒng)一管理的多元化模式，在規(guī)范化農機檔案管理制度下，逐步構建統(tǒng)一、高效、多元的管理新途徑。

3.2 建設現(xiàn)代化農機檔案體系

傳統(tǒng)農機檔案管理是以紙質媒介為主要記錄工具，人工處理檔案信息數(shù)據(jù)，很難適應現(xiàn)代大數(shù)據(jù)的管理要求。隨著計算機及互聯(lián)網(wǎng)技術逐漸普及與發(fā)展，在現(xiàn)代化農機檔案管理過程中，利用計算機及互聯(lián)網(wǎng)信息數(shù)據(jù)存儲空間大、計算處理速度快、運算過程故障低及人工神經(jīng)網(wǎng)絡的診斷推理能力強等優(yōu)勢，彌補傳統(tǒng)紙質媒介人工記錄信息數(shù)據(jù)的缺點和不足，提高農機檔案管理的能力和效率。在建設現(xiàn)代化農機檔案體系過程中，檔案管理部門應充分利用“互聯(lián)網(wǎng)+自動化辦公系統(tǒng)”協(xié)同管理體系，備份職權范圍內的“入庫”電子數(shù)據(jù)與“出庫”電子數(shù)據(jù)，建立農機檔案的臺賬管理流程，建設現(xiàn)代化農機檔案數(shù)據(jù)庫，促進傳統(tǒng)的人工數(shù)據(jù)記錄、手工匯總整理、人工入出庫管理向計算機數(shù)據(jù)記錄、數(shù)據(jù)庫匯總整理、系統(tǒng)程序化入出庫管理的信息交互平臺方向發(fā)展。同時，檔案管理部門健全農機檔案管理信息安全規(guī)范，確立農機檔案的信息安全級別，建立分級授權的農機檔案數(shù)據(jù)信息錄入、信息檢索、信息更新及信息刪除的全新管理體系，啟動農機檔案數(shù)據(jù)庫安全檢測功能，實時監(jiān)測數(shù)據(jù)庫運行狀態(tài)，記錄數(shù)據(jù)庫訪問、操作日志，不斷完善檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡安全制度，防止非法侵入和信息泄露。不斷增強農機檔案管理人員的責任意識、安全意識和擔當意識，積極改變傳統(tǒng)“只記錄，不利用”的觀念和思想，努力構建現(xiàn)代化農機管理體系。

3.3 提升農機檔案管理人員素質

傳統(tǒng)農機檔案管理人員大部分是非專業(yè)管理人員或其他崗位調轉人員，檔案管理綜合能力有待進一步提升。在農機檔案管理過程中，存在大量需要解決的實際問題或歷史遺留及農機發(fā)展問題，檔案管理部門在積極爭取各級政府及農業(yè)管理部門重視和協(xié)助的基礎上應加強人才培養(yǎng)。首先，農機檔案管理人員應不斷提高政治素質，明確農機檔案管理的特殊性和保密性，在具體工作中管理人員要具有責任意識和大局觀念，逐漸形成集中統(tǒng)一領導與多元檔案管理的工作理念；其次，農機檔案管理人員應不斷提高專業(yè)能力，積極參加各級各類檔案管理類培訓與學習交流，強化農機檔案管理基本知識結構與職業(yè)技能，同時科學合理地引進專業(yè)對口的農業(yè)機械專業(yè)及農機檔案管理專業(yè)人才，優(yōu)化傳統(tǒng)農機檔案管理人員隊伍結構，逐漸形成專業(yè)能力全面的農機檔案管理人力資源；最后，農機檔案管理人員應深入學習管理制度與管理流程，始終堅持“按制度、按流程”辦事的原則，全面落實《檔案法》中的各項標準開展相關工作，確保檔案管理工作健康持續(xù)發(fā)展。

3.4 強化農機檔案日常管理效能

傳統(tǒng)農機檔案管理是配合農業(yè)部門主要工作的一項額外任務，農機檔案日常管理水平有待進一步提高。在農機檔案管理過程中，管理人員應嚴格依據(jù)相關管理制度和管理體系整理并錄入農機檔案信息，嚴格遵守檔案管理流程解決各項工作的實際問題，確保農機檔案管理工作的準確性和規(guī)范性，促進農機檔案日常管理工作順利開展；農機檔案管理部門依據(jù)具體情況嚴格落實組織監(jiān)督、領導審核、部門定期復查的三級檔案審查流程，遵循實事求是的原則，詳細審查每一份文件，實時更新每一條數(shù)據(jù)，及時發(fā)現(xiàn)問題、改正問題并解決問題，檔案管理做到問題檔案及時更正，缺失文件及時補充，無誤數(shù)據(jù)及時存檔，無效信息及時刪除；農機檔案管理部門依據(jù)相關法律法規(guī)及部門管理規(guī)定，制定嚴格的農機檔案信息檢索、數(shù)據(jù)轉移和檔案借閱等流程，嚴禁其他非檔案管理部門及人員非法摘抄、復制、涂改及破壞檔案中相關內容，并嚴格追究相關人員的工作責任，確保檔案的保密性與安全性，提高農機檔案日常管理水平，強化農機檔案日常管理效能。

4 結論

隨著農業(yè)機械化水平的不斷提高，農機檔案管理工作越來越重要，通過農機檔案管理的現(xiàn)狀分析，深入探討了農機檔案管理的規(guī)范化建設意義及建設途徑，對全面提高農機檔案管理工作水平，促進我國農業(yè)機械化發(fā)展具有一定的參考價值。

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