醫(yī)院大事記編寫難點(diǎn)與對(duì)策
——以德陽(yáng)市第六人民醫(yī)院為例

■郭欣儀

一、醫(yī)院大事記編寫的概念及作用

大事記是按照時(shí)間順序簡(jiǎn)要記述一個(gè)地區(qū)、一個(gè)單位在一定時(shí)間、一定范圍內(nèi)發(fā)生的意義重大、影響深遠(yuǎn)或具有一定歷史價(jià)值的重大事件或重要公務(wù)活動(dòng)的檔案參考資料，是檔案編研成果的一種表現(xiàn)形式。對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)，大事記主要記錄醫(yī)院組織沿革、人事變動(dòng)、業(yè)務(wù)技術(shù)、行政管理、文化宣傳等方面的大事、要事，是醫(yī)院醫(yī)療、護(hù)理、科研、教學(xué)、管理等方面重要事項(xiàng)的備忘錄，也是為醫(yī)院發(fā)展和各項(xiàng)工作開展提供借鑒和參考的可靠信息來(lái)源，它既可以清晰、全面地反映醫(yī)院的發(fā)展脈絡(luò)，又能夠補(bǔ)充檔案史料的不足，為醫(yī)院宣傳及編史提供素材，在醫(yī)院的檔案工作中具有重要的意義和作用。

二、醫(yī)院大事記編制的原則

（一）科學(xué)取舍，綜合評(píng)判

從大事記的定義我們可以看出，“意義重大、影響深遠(yuǎn)或具有一定歷史價(jià)值”的大事、要事才應(yīng)被記入大事記中，因此大事記的編制人員應(yīng)對(duì)素材進(jìn)行認(rèn)真篩選，把握全局的、核心的、價(jià)值高、影響大的事件，做到大事突出，要事不漏，切忌流水賬式地記錄大量常規(guī)性、事務(wù)性工作，如“2023 年4 月3 日ICU 進(jìn)行院級(jí)疑難病例討論”、“2023 年5 月5 日各部門各科室按要求組織人員進(jìn)行手衛(wèi)生培訓(xùn)”等則不必要記入醫(yī)院大事記中；同時(shí)，由于大事記的編寫人員一般為辦公室工作人員，對(duì)于重要公文、人事變動(dòng)等事宜較為敏銳，而對(duì)醫(yī)院醫(yī)療、科研上的新項(xiàng)目、新技術(shù)進(jìn)展等不太熟悉，容易疏漏，故大事記的編寫應(yīng)對(duì)于所收集到的材料進(jìn)行科學(xué)取舍、綜合研判，防止重要信息被掩蓋，使大事記失去記錄的意義。

（二）真實(shí)準(zhǔn)確，客觀全面

原始記錄性是檔案的基本屬性，作為檔案編研成果的大事記也應(yīng)確保其真實(shí)性、客觀性，以便查考。就其真實(shí)性而言，首先，大事記記錄的時(shí)間需準(zhǔn)確，以年為綱，按月、日順序排列，如日期不詳且無(wú)法考證的，排在當(dāng)月的最末；如月份不詳且無(wú)法考證的，則排在當(dāng)年的最末[1]，人物姓名、職務(wù)、單位名稱等應(yīng)寫全稱，重要文件如獲獎(jiǎng)、專利、人事任免等，還應(yīng)附上發(fā)文機(jī)關(guān)及批準(zhǔn)文號(hào)等；其次，若發(fā)現(xiàn)多份材料對(duì)同一事項(xiàng)描述不一致的情況時(shí)，應(yīng)仔細(xì)查考，盡量采納原始記錄上的信息，最大程度還原事件原貌。就其客觀性而言，大事記既要收集本院在發(fā)展中取得的進(jìn)步、成績(jī)等正面信息，也要記錄在改革中出現(xiàn)的新問(wèn)題、新事件等負(fù)面信息，做到“報(bào)喜也報(bào)憂”，經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)都應(yīng)兼容并蓄，全面反映；同時(shí)，應(yīng)注意減少不必要的評(píng)論，以記述為主，直陳事實(shí)，一條一事，簡(jiǎn)潔精煉，不隨意添加主觀褒貶臆斷。

（三）要素齊備，連續(xù)完整

一個(gè)大事記條目一般包括背景、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、活動(dòng)、結(jié)果等要素。如果某一條目具體日期不詳、主體人物缺失、表述含糊不清、沒(méi)有事件結(jié)果，就無(wú)法針對(duì)該條目追溯事件原始依據(jù)，使得大事記的利用價(jià)值大大削弱。如“2023 年1 月12日我院組織看望慰問(wèn)4 名鄉(xiāng)村振興干部”，應(yīng)寫明慰問(wèn)的主體是誰(shuí)，被慰問(wèn)的干部具體是誰(shuí)，慰問(wèn)的地點(diǎn)在哪里，慰問(wèn)活動(dòng)解決了什么實(shí)際問(wèn)題等；“2023 年5 月7 日國(guó)家衛(wèi)健委專家來(lái)我院開展調(diào)研工作”，應(yīng)寫明具體調(diào)研內(nèi)容是什么，上級(jí)專家做出了什么重要指示或提出了什么具體要求，我院參與調(diào)研的領(lǐng)導(dǎo)是誰(shuí)等。此外，因有時(shí)大事記記錄的事件沒(méi)有原始檔案材料，如領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)召開的重要現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議，陪同到訪來(lái)賓參觀等，需要將視頻、照片或PPT 講稿等內(nèi)容提煉、歸納為大事記條目，也需要做到要素齊備、措辭嚴(yán)謹(jǐn)、簡(jiǎn)潔精煉，記述完整。還有些重要事件是長(zhǎng)期持續(xù)的，可在實(shí)際編寫過(guò)程中，在編年體的基礎(chǔ)上適當(dāng)使用紀(jì)事本末體，將重要事件的脈絡(luò)連貫、完整地呈現(xiàn)出來(lái)。

三、醫(yī)院大事記編寫的難點(diǎn)及對(duì)策

（一）完善制度保障

大事記編寫工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，不能僅依靠辦公室人員或檔案人員，應(yīng)由全醫(yī)院各部門相互配合，協(xié)同完成。我院大事記編寫工作開展以來(lái)，筆者發(fā)現(xiàn)第一個(gè)難點(diǎn)是各部門、各科室選取“大事”的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，上報(bào)信息的質(zhì)量良莠不齊，存在描述模糊、要素缺失等情況，且報(bào)送的積極性不高。探尋對(duì)策，筆者認(rèn)為，醫(yī)院要開展大事記工作，應(yīng)征得領(lǐng)導(dǎo)同意，在黨委領(lǐng)導(dǎo)下的院長(zhǎng)負(fù)責(zé)制下建立院科兩級(jí)大事記制度，明確規(guī)定醫(yī)院大事記工作的背景目的、組織領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)范流程，大事記的收錄范圍、收集渠道、編制要求、報(bào)送方式等，每個(gè)部門固定1- 2 名信息員，定期由醫(yī)院檔案人員或外聘專家對(duì)信息員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，確保信息員掌握大事記的入選標(biāo)準(zhǔn)，不斷提高編寫質(zhì)量，此外，還應(yīng)有明確的獎(jiǎng)懲制度，或?qū)⒋笫掠浌ぷ骷{入到科室績(jī)效考核中，將報(bào)送數(shù)量、質(zhì)量制定為可量化的指標(biāo)，激勵(lì)全院上下積極為醫(yī)院大事記的編寫提供優(yōu)質(zhì)素材支撐，才能讓大事記編寫工作細(xì)水長(zhǎng)流，持續(xù)高效、優(yōu)質(zhì)開展。

（二）明確收錄范圍

為使醫(yī)院各科室信息員明確大事記的入選標(biāo)準(zhǔn)，使大事記的編寫工作對(duì)非檔案人員更具可操作性，筆者根據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定（國(guó)家檔案局令第8 號(hào)）》，結(jié)合多年的檔案工作經(jīng)驗(yàn)和醫(yī)院行政工作經(jīng)驗(yàn)，初步擬定醫(yī)院大事記收錄范圍，力求橫向可反映醫(yī)院各方面工作全貌，縱向可反映各具體事件的過(guò)程、結(jié)果和影響。

1、醫(yī)院、院區(qū)、科室、病區(qū)的設(shè)置、撤銷、合并、更名、遷址等變化；

2、醫(yī)院中層以上干部的人事任免文件；紀(jì)檢、監(jiān)察工作中形成的綜合性報(bào)告、調(diào)查材料；

3、上級(jí)有關(guān)部門對(duì)本院工作的重要指示、決定、批復(fù)，醫(yī)院貫徹落實(shí)上級(jí)部門的政策措施和重要工作部署[2]；上級(jí)部門對(duì)醫(yī)院各項(xiàng)工作的評(píng)估、檢查、監(jiān)督、指導(dǎo)情況；重要的接待工作及本院主要領(lǐng)導(dǎo)人參加的重大活動(dòng)；

4、醫(yī)院重要發(fā)文及印發(fā)的重要規(guī)章制度；醫(yī)院召開的重要會(huì)議及其決議、決定；

5、本院臨床、教學(xué)、科研、學(xué)術(shù)、出版等成果及其重大影響，新技術(shù)、新項(xiàng)目的開展；醫(yī)療、護(hù)理、管理工作中發(fā)生的重大事故或嚴(yán)重差錯(cuò)；

6、醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、竣工等重要節(jié)點(diǎn)，醫(yī)院大型設(shè)備的購(gòu)置及重要項(xiàng)目合同、協(xié)議的簽訂；

7、醫(yī)院及職工獲得的國(guó)家級(jí)、省級(jí)和市級(jí)重大獎(jiǎng)項(xiàng)、受到的重大處分及撤銷；

8、本院發(fā)生、參與的重大輿情、重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件；

9、院外權(quán)威媒體發(fā)布的涉及本院工作業(yè)績(jī)及批評(píng)的重要新聞報(bào)道；

10、反映本院重要工作動(dòng)態(tài)、具有典型經(jīng)驗(yàn)的工作亮點(diǎn)及其他具有歷史意義、科研價(jià)值、影響深遠(yuǎn)的事件。

（三）拓寬收集渠道

《十四五全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出，新一代信息技術(shù)廣泛應(yīng)用，迫切要求創(chuàng)新檔案工作理念、方法、模式，加快全面數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級(jí)[3]。充分利用互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代新技術(shù)、新手段，拓寬大事記收集渠道，也是解決目前我院大事記素材收集困難的有效方法。具體來(lái)說(shuō)，可以從以下六個(gè)方面進(jìn)行收集：一是向各科室收集。這也是我院目前大事記收集工作采取的主要形式，但為了保證信息報(bào)送的質(zhì)量，應(yīng)完善制度保障，并對(duì)報(bào)送人員進(jìn)行規(guī)范化培訓(xùn)；二是從醫(yī)院院長(zhǎng)辦公會(huì)、黨委會(huì)（黨支部會(huì)）、中干會(huì)、專題會(huì)等院級(jí)以上會(huì)議紀(jì)要中選取。尤其是“三重一大”事項(xiàng)，應(yīng)納入大事記收集范圍；三是從醫(yī)院往來(lái)公文及院級(jí)發(fā)文中選取，大事記中引用正式公文中的內(nèi)容也可做到真實(shí)可追溯；四是從本院的官方媒體中選取，如辦公平臺(tái)、官方網(wǎng)站、官方微博、官方微信公眾號(hào)等。需要注意的是，由于媒體形式不同，官博、官微的語(yǔ)言風(fēng)格可能更生動(dòng)活潑，納入大事記中應(yīng)做適當(dāng)調(diào)整，采用標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臅嬲Z(yǔ)進(jìn)行描述，并將視頻、照片等內(nèi)容適當(dāng)加以提煉；五是從外部媒體、公開發(fā)行的書籍期刊等途徑收集。涉及本院的大事若被外部權(quán)威媒體報(bào)道或被公開發(fā)行的書籍期刊收錄必然說(shuō)明事件影響較大，引起廣泛的社會(huì)關(guān)注，需注意鑒別事件真?zhèn)?，確保事件描述客觀全面；六是從一些在突發(fā)事件、重大輿情等情形留下的音視頻資料中提煉。有時(shí)事發(fā)突然，并未形成文字材料，只有零星的音視頻材料記錄了事件情況，可作為其他收集渠道的補(bǔ)充。

（四）加強(qiáng)宣傳利用

大事記作為檔案編研材料的一種，其生命力在于宣傳利用，編寫大事記的最終目的也不僅僅是將其作為另一種檔案而進(jìn)行歸檔后束之高閣，而是通過(guò)大事記讓醫(yī)院?jiǎn)T工、社會(huì)外界更了解醫(yī)院乃至更了解本地區(qū)醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)。編寫大事記的過(guò)程，本就是促進(jìn)醫(yī)院?jiǎn)T工、領(lǐng)導(dǎo)更加了解醫(yī)院、熱愛(ài)醫(yī)院的有效方式，讓員工感受到記錄醫(yī)院的歷史人人有責(zé)、人人參與的自豪感，也是展示醫(yī)院技術(shù)實(shí)力、管理風(fēng)采、文化建設(shè)的重要途徑。因此，我們應(yīng)利用各種線上、線下相結(jié)合的方式對(duì)編撰的大事記進(jìn)行宣傳，如在院內(nèi)辦公平臺(tái)、官方網(wǎng)站、官方微博、官方微信等進(jìn)行發(fā)布，有條件的還可定期結(jié)集成冊(cè)進(jìn)行印制或出版。德陽(yáng)市第六人民醫(yī)院還創(chuàng)新了拍攝醫(yī)院大事記短視頻的方式，大膽啟用普通員工“新聞主播”，以視頻的形式播報(bào)月度大事記紀(jì)實(shí)，并在線上媒體發(fā)布，展示醫(yī)院風(fēng)采，其活潑的形式、廣泛的受眾面、較強(qiáng)的傳遞性和可觀看性，使得醫(yī)院的宣傳工作上了一個(gè)新臺(tái)階。此外，對(duì)于醫(yī)院主導(dǎo)或參與的重、特大事項(xiàng)，如關(guān)鍵技術(shù)突破、重大攻關(guān)成功，或者獲得重要榮譽(yù)、參與地區(qū)重大搶險(xiǎn)救災(zāi)及公共衛(wèi)生事件等，還可使用紀(jì)事本末體以專題的形式進(jìn)行編寫，開發(fā)年度亮點(diǎn)，為區(qū)域地方志的編寫提供素材。

四、結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院大事記工作是檔案人員發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢(shì)，為醫(yī)院創(chuàng)造文化價(jià)值的有效方式，也是延續(xù)和傳承醫(yī)院記憶、全面記述醫(yī)院整體發(fā)展?fàn)顩r的重要途徑，是一項(xiàng)有意義、需持續(xù)、長(zhǎng)積累的工作。把好來(lái)源關(guān)、擴(kuò)寬渠道關(guān)、做好整理關(guān)、加強(qiáng)宣傳關(guān)，有利于規(guī)范醫(yī)院大事記編寫工作的開展，充分發(fā)揮其決策參謀、史料查考的作用。