有力組織 分類指導(dǎo) 楚雄州探索電子公文歸檔四種模式

■李洪波

楚雄州積極落實(shí)省檔案局有關(guān)電子公文歸檔試點(diǎn)工作安排，構(gòu)建了州級機(jī)關(guān)電子檔案管理平臺(tái)，先后組織2 個(gè)黨委部門、8 個(gè)政府部門、1個(gè)其他部門的總計(jì)11 個(gè)州級機(jī)關(guān)參與試點(diǎn)，經(jīng)過1 年的努力，各試點(diǎn)單位已歸檔電子公文10207 份，順利通過省檔案局組織的試點(diǎn)驗(yàn)收，取得了預(yù)期效果。

一、主要做法

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，精心組織。在省檔案局確定楚雄州為試點(diǎn)單位后，州檔案局高度重視，第一時(shí)間組織人員學(xué)習(xí)研究，展開全面深入調(diào)研，選取試點(diǎn)單位。為強(qiáng)化試點(diǎn)工作組織領(lǐng)導(dǎo)，成立了以州委辦公室主任、州檔案局局長為組長，州委機(jī)要保密局副局長、州工信局副局長、州檔案館館長為副組長、各試點(diǎn)單位分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)為成員的楚雄州州級單位電子公文歸檔試點(diǎn)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，于2022 年9 月印發(fā)了《楚雄州州級單位電子公文歸檔試點(diǎn)工作方案》，明確試點(diǎn)任務(wù)、要求和工作步驟。

（二）通力合作，完善系統(tǒng)。電子公文歸檔是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要試點(diǎn)單位以及檔案、信息化、保密等主管部門的密切配合，尤其需要協(xié)同辦公系統(tǒng)及檔案管理系統(tǒng)的軟、硬件供應(yīng)商、系統(tǒng)集成商有力支撐保障。一年來，州檔案局認(rèn)真履行職責(zé)，召開2 次領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)議，分析研判試點(diǎn)工作的主要障礙、存在困難和問題，落實(shí)解決措施。為確保試點(diǎn)工作成效，我們將建設(shè)功能完善、能支撐全部州級機(jī)關(guān)應(yīng)用的協(xié)同辦公系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)作為試點(diǎn)工作的重要內(nèi)容，積極爭取州財(cái)政下?lián)芰?43.5 萬元專項(xiàng)資金用于相關(guān)設(shè)施設(shè)備購置及系統(tǒng)功能完善工作，先后組織軟、硬件供應(yīng)商、系統(tǒng)集成公司，就軟硬件配置、安全保密措施、系統(tǒng)接口、電子公文規(guī)范處理、電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理等問題，召開技術(shù)交底、協(xié)商會(huì)議29 次，協(xié)同辦公系統(tǒng)為此改進(jìn)升級3 次，檔案在線接收系統(tǒng)改進(jìn)升級7 次，有力保障了試點(diǎn)工作順利推進(jìn)。

（三）分類指導(dǎo)、注重實(shí)效。州檔案局根據(jù)試點(diǎn)單位電子公文應(yīng)用的實(shí)際情況，分類指導(dǎo)，幫助各試點(diǎn)單位建立適合自身實(shí)際的模式，為州級機(jī)關(guān)以電子公文歸檔管理為引領(lǐng)，全面推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案工作轉(zhuǎn)型升級樹立了可復(fù)制可推廣的示范。我們將試點(diǎn)單位分成四類：一是公文處理大部份在協(xié)同辦公系統(tǒng)上進(jìn)行的單位，主要有州投資促進(jìn)局、州財(cái)政局、州工信局、州教育體育局，采取直接歸檔電子公文，少數(shù)未在協(xié)同辦公系統(tǒng)處理的文件，在機(jī)關(guān)檔案室檔案管理系統(tǒng)中通過掃描的方式歸檔；二是協(xié)同辦公系統(tǒng)僅用于收發(fā)文，公文處理還是用紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)的單位，主要有州委辦公室、州機(jī)關(guān)事務(wù)管理局，采取先歸檔電子公文，再歸檔紙質(zhì)檔案并進(jìn)行數(shù)字化加工后在機(jī)關(guān)檔案室檔案管理系統(tǒng)中集中管理；三是公文處理用協(xié)同辦公系統(tǒng)，領(lǐng)導(dǎo)批示用紙質(zhì)的單位，主要有州交通局，采取先歸檔電子公文，再對文件處理簽進(jìn)行掃描后在機(jī)關(guān)檔案室檔案管理系統(tǒng)中掛接；四是使用獨(dú)立的OA 系統(tǒng)的單位，主要有州稅務(wù)局、州中心血站，州稅務(wù)局直接在稅務(wù)部門的OA 系統(tǒng)中進(jìn)行歸檔，中心血站將自己的OA 系統(tǒng)中的電子公文全部下載轉(zhuǎn)到州級協(xié)同辦公系統(tǒng)中再進(jìn)行歸檔。

（四）建章立制、強(qiáng)化培訓(xùn)。為科學(xué)、高效、安全推進(jìn)電子公文歸檔工作，楚雄州檔案局從源頭進(jìn)行把控，結(jié)合全州推行檔案“三合一”制度，對試點(diǎn)單位的“三合一”制度進(jìn)行了認(rèn)真審核和把關(guān)，方便技術(shù)人員在前期工作中設(shè)定分類方案以及各單位在歸檔過程中能更清晰地確定歸檔范圍、保管期限。同時(shí)為使工作流程更加規(guī)范，州檔案局?jǐn)M定了《州級單位電子公文歸檔制度（試行）》《電子公文歸檔流程圖（試行）》等相關(guān)制度，要求各單位認(rèn)真落實(shí)制度，按流程和步驟進(jìn)行規(guī)范歸檔。一年來，我們分別組織面向試點(diǎn)單位的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和面向全部州級單位的培訓(xùn)各1 次，到試點(diǎn)單位現(xiàn)場指導(dǎo)27 次。在對各州級機(jī)關(guān)開展日常檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)時(shí)也把電子公文歸檔作為重要內(nèi)容，強(qiáng)化指導(dǎo)。

（五）源頭管控，確保安全。安全工作始終是電子公文歸檔的首要問題，為此我們多角度加強(qiáng)化電子公文歸檔安全工作：建立了電子公文歸檔制度，審查試點(diǎn)單位的“三合一”制度，印發(fā)檔案安全工作提醒等。同時(shí)結(jié)合業(yè)務(wù)指導(dǎo)，督促各單位落實(shí)相關(guān)制度，確保歸檔環(huán)境、歸檔過程、歸檔數(shù)據(jù)安全。

二、存在問題

雖然我們完成了試點(diǎn)工作任務(wù)，但也存在一些需要進(jìn)一步解決的問題：一是我州的協(xié)同辦公系統(tǒng)服務(wù)器未在當(dāng)?shù)?，歸檔時(shí)間會(huì)有延遲；二是有的單位公文處理工作不能及時(shí)辦結(jié)電子公文處理流程，造成電子公文不能及時(shí)歸檔；三是多數(shù)州級機(jī)關(guān)電子公文應(yīng)用不全面不完整，需要“混合制”歸檔，較為繁瑣，影響各單位開展電子公文歸檔工作的積極性。

三、下一步措施

我們將進(jìn)一步總結(jié)試點(diǎn)工作經(jīng)驗(yàn)，堅(jiān)持問題導(dǎo)向，主動(dòng)謀劃，切實(shí)解決電子公文歸檔中的問題，在州級單位全力推進(jìn)電子公文歸檔，助力“數(shù)字楚雄”建設(shè)。一是增強(qiáng)電子公文歸檔工作的意識(shí)，提高領(lǐng)導(dǎo)干部對電子公文歸檔的關(guān)注度和支持；二是積極配合相關(guān)部門加快推進(jìn)電子政務(wù)協(xié)同辦公平臺(tái)的全面使用，構(gòu)建電子公文“單套制”歸檔的良好生態(tài)；三是強(qiáng)化監(jiān)督指導(dǎo)，提高電子公文歸檔的制度化規(guī)范化管理水平；四是積極向州工信局、州政府辦等單位匯報(bào)，提升協(xié)同辦公系統(tǒng)歸檔時(shí)效。