高度重視 有力保障 規(guī)范操作 扎實(shí)做好電子公文歸檔工作

■李興鵬

省檔案局2022 年7 月安排加快推進(jìn)機(jī)關(guān)電子公文歸檔工作，省林草局認(rèn)真執(zhí)行有關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范程序，于2023 年3 月順利實(shí)現(xiàn)局機(jī)關(guān)電子公文歸檔，主要有以下做法。

一、高度重視，深化電子公文應(yīng)用

省林草局一直把做好檔案工作作為搞好自身建設(shè)、服務(wù)決策、提高辦事效率的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，配齊了硬件設(shè)施，配備專職檔案管理人員，每年經(jīng)費(fèi)預(yù)算足額保障，先后投入140 余萬(wàn)元，對(duì)2007 年以來永久和長(zhǎng)期保存的非涉密紙質(zhì)文書檔案，全部進(jìn)行了數(shù)字化并移交省檔案館，實(shí)現(xiàn)存量檔案數(shù)字化。2021 年1 月，林草OA系統(tǒng)正式上線，局主要領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)高度重視，統(tǒng)一思想，強(qiáng)力推行全流程無紙化處理非涉密公文，明確一位二級(jí)巡視員牽頭，組織局辦公室等部門，多次與技術(shù)團(tuán)隊(duì)對(duì)接，優(yōu)化流程，適配了移動(dòng)端OA，開展了全員培訓(xùn)，確保每位干部職工熟練掌握。在系統(tǒng)運(yùn)行過程中，多次組織相關(guān)處室與技術(shù)團(tuán)隊(duì)研究，不斷改進(jìn)系統(tǒng)瑕疵。同時(shí)，制定了電子公文系統(tǒng)管理辦法等一系列制度，全面打通了局機(jī)關(guān)與局屬各單位、與州市縣區(qū)林草局的公文傳輸通道，在本系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)電子公文全面應(yīng)用。目前，林草OA 注冊(cè)用戶1803 人，流轉(zhuǎn)收文、發(fā)文、簽報(bào)、事務(wù)等各類材料40 萬(wàn)份次，數(shù)據(jù)量6.6TB。

二、對(duì)接歸檔，實(shí)現(xiàn)電子公文全流程管理

充分利用省林業(yè)雙中心，以及浪潮集團(tuán)在局機(jī)關(guān)駐場(chǎng)人員的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，在OA 上線前就多次組織有關(guān)處室與技術(shù)團(tuán)隊(duì)對(duì)接，將辦文和歸檔需求，按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)提前設(shè)計(jì)到OA 系統(tǒng)；在辦文過程中嚴(yán)格執(zhí)行保密相關(guān)規(guī)定，提前對(duì)文件進(jìn)行定密審查，做到非涉密文件全流程在OA 上流轉(zhuǎn)。在辦文過程中，OA 系統(tǒng)及時(shí)抓取電子公文重要字段，電子公文辦理完畢后，歸檔人員根據(jù)字段確定歸檔屬性，及時(shí)上傳歸檔。為實(shí)現(xiàn)電子公文全流程規(guī)范處理，我們與省檔案局積極溝通，協(xié)調(diào)技術(shù)團(tuán)隊(duì)開發(fā)接口，將省林草局在政務(wù)外網(wǎng)自建的辦公系統(tǒng)成功對(duì)接省級(jí)機(jī)關(guān)非涉密電子公文歸檔與移交系統(tǒng)，將檔案管理“三合一”制度的內(nèi)容和電子檔案有關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)到系統(tǒng)功能之中，形成電子公文形成、辦理、歸檔和移交進(jìn)館的全流程一體化管理體系。

三、規(guī)范移交，館室一體顯效益

省林草局OA 系統(tǒng)上線之初就充分考慮電子檔案移交進(jìn)館需要，局辦公室多次與省檔案館檔案接收部門溝通協(xié)調(diào)，確定了電子檔案移交進(jìn)館的技術(shù)保障和移交接收方式。根據(jù)林草局公文數(shù)據(jù)量大的特點(diǎn)和網(wǎng)絡(luò)帶寬的情況，我們與省檔案館檔案接收部門反復(fù)試驗(yàn)，不斷摸索經(jīng)驗(yàn)，對(duì)數(shù)據(jù)量較小的文件一次多個(gè)、最多5 個(gè)，集中打包移交，對(duì)數(shù)據(jù)量較大的文件一次一個(gè)打包移交，以保證移交工作順利進(jìn)行。截至目前，省林草局累計(jì)上傳16000 余份電子公文到省檔案局電子公文歸檔管理系統(tǒng)，完成整理歸檔9000 余份，成功移交進(jìn)館4000 余份電子檔案，為電子檔案長(zhǎng)期保存、長(zhǎng)期可用建構(gòu)了堅(jiān)實(shí)保障。通過電子公文歸檔和在線移交進(jìn)館，一方面大幅提高了公文流轉(zhuǎn)速度、辦文效率和協(xié)同辦公水平，另一方面，減少了紙質(zhì)檔案數(shù)字化帶來的泄密風(fēng)險(xiǎn)，大幅節(jié)約了經(jīng)費(fèi)。